CHỈ THỊ
Về việc Chấn chỉnh công tác văn thư và giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động
của các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Kon Tum
______________________
Trong thời gian qua, công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước của tỉnh đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ. Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị hành chính của tỉnh còn chưa thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư; việc gửi văn bản, tài liệu tuỳ tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước.
Để tăng cường công tác văn thư và nhằm giảm một cách căn bản văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đưa việc phát hành và sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính đi vào trật tự, nền nếp. Uỷ ban nhân dân tỉnh yêu cầu:
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã:
Quán triệt và chấp hành nghiêm túc Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg, ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong các cơ quan hành chính Nhà nước; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tuyên truyền, giáo dục cán bộ, công chức thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong công tác in ấn, sao chụp và phát hành các loại văn bản; khuyến khích phát huy sáng kiến trong việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính.
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, bố trí hợp lý số lượng cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách; cán bộ làm công tác văn thư phải đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định.
Việc đóng dấu văn bản phải thực hiện nghiêm túc theo quy định, không được đóng dấu khống chỉ; toàn bộ các văn bản đi phải được đóng dấu ngay sau khi đã nhân bản đúng số lượng quy định, không được thực hiện việc đóng dấu các bản chính lưu tại văn thư theo tuần, tháng, năm.
Hạn chế việc gửi văn bản để báo cáo, thay báo cáo, để biết và không gửi văn bản vượt cấp. Chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại cơ quan một cách hợp lý và khoa học. Văn bản gửi phải là bản chính; nội dung và thể thức đúng quy định; gửi đúng địa chỉ, đúng thời gian; gửi đúng cấp có trách nhiệm xử lý và chỉ gửi một bản duy nhất. Khi ban hành văn bản, giấy tờ hành chính phải sử dụng đúng hình thức văn bản bảo đảm phù hợp với nội dung công việc cần giải quyết.
2. Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật phải tuân thủ đúng quy trình, thủ tục của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND-UBND. Cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật phải là cơ quan có thẩm quyền trình ban hành văn bản theo quy định. Trước khi đề xuất ban hành văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan chủ trì soạn thảo phải trao đổi với cơ quan tư pháp cùng cấp về sự cần thiết của việc ban hành văn bản, trừ trường hợp đã được đưa vào kế hoạch ban hành văn bản hàng năm. Phải thực hiện nghiêm túc việc lấy ý kiến thẩm định tính pháp lý đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan tư pháp cùng cấp trước khi trình ban hành. Văn bản quy phạm pháp luật phải được đánh số và lưu trữ riêng.
3. Những nhiệm vụ Uỷ ban nhân dân tỉnh giao cho nhiều cơ quan thực hiện, trong đó một cơ quan chủ trì, thì văn bản gửi UBND tỉnh phải có ý kiến đồng trình. Trường hợp có những ý kiến khác nhau, cơ quan chủ trì phải ghi rõ những ý kiến đó và có ý kiến đề xuất để UBND tỉnh xem xét, quyết định. Trong quá trình trao đổi, các sở, ban, ngành gửi văn bản cho nhau để giải quyết công việc thì không cần gửi văn bản đó để báo cáo UBND tỉnh.
Đối với những văn bản trình UBND tỉnh để xin chủ trương, đơn vị chủ trì phải làm việc với các ngành liên quan trước khi trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.
4. Các cơ quan phải ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý văn bản, từng bước thay thế việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết các công việc có liên quan. Những cơ quan đã nối mạng tin học, sớm thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị hành chính có trách nhiệm quản lý, hạn chế sao chụp văn bản quy phạm pháp luật. Tăng cường khai thác văn bản quy phạm pháp luật qua Công báo Chính phủ, Công báo UBND tỉnh và các Website công báo khác. Thực hiện việc lập cơ sở liệu trên mạng để tra cứu, sử dụng chung trong nội bộ cơ quan.
5. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm:
Tổ chức hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ cho các cơ quan hành chính của tỉnh theo quy định.
Chỉ tiếp nhận công văn, tài liệu gửi đến của các cơ quan, đơn vị có nội dung đúng thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh. Huỷ bỏ hoặc không xử lý những văn bản giới thiệu năng lực của tổ chức, sản phẩm; quảng cáo hàng hoá dịch vụ; mời du lịch, tham quan, hội thảo của các tổ chức mang tính chất dịch vụ. Trả lại những văn bản vượt cấp, không đúng thể thức văn bản, không đúng quy trình xử lý, không đúng thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh. Nếu phát sinh hậu quả do văn bản gửi trả thì cơ quan gửi sai phải chịu trách nhiệm.
Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã của tỉnh thực hiện Chỉ thị này./.