THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính trong hợp tác xã nông nghiệp

_______________________________

Căn cứ Luật Hợp tác xã năm 2003;

Căn cứ Luật Kế toán năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 177/2004/NĐ-CP ngày 12 tháng 10 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hợp tác xã năm 2003;

Để công tác quản lý tài chính của các hợp tác xã nông nghiệp chặt chẽ, hiệu quả, đúng pháp luật, Liên Bộ Tài chính - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hướng dẫn chế độ quản lý tài chính trong Hợp tác xã nông nghiệp như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thông tư này áp dụng cho hợp tác xã nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối được gọi chung là hợp tác xã nông nghiệp (HTX).

2. Căn cứ vào các quy định của Thông tư này, HTX vận dụng để xây dựng quy chế quản lý tài chính nội bộ phù hợp với đặc điểm, điều kiện hoạt động của HTX; thông qua Đại hội xã viên và tổ chức thực hiện đầy đủ quy chế tài chính nội bộ, các quy định của pháp luật liên quan, đảm bảo nguyên tắc tự nguyện, công khai, dân chủ và đúng pháp luật.

II. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CÁC NGUỒN VỐN CỦA HTX

1. Vốn điều lệ của HTX:

1.1 Vốn điều lệ của hợp tác xã là tổng số vốn do các xã viên đóng góp theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 177/2004/NĐ-CP ngày 12/10/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hợp tác xã năm 2003 (sau đây gọi tắt là Nghị định số 177/2004/NĐ-CP) và được ghi vào điều lệ của HTX.

1.2 Tăng, giảm vốn điều lệ của HTX:

Đại hội xã viên quyết định việc điều chỉnh tăng, giảm vốn điều lệ của HTX theo quy định tại khoản 5 Điều 14 Nghị định số 177/2004/NĐ-CP.   

2. Vốn chủ sở hữu của HTX:

Vốn chủ sở hữu của HTX được chia thành hai loại:

2.1 Vốn không được chia của HTX gồm:

a) Vốn được hình thành từ tích luỹ của HTX: Là phần lợi nhuận sau thuế, được Đại hội xã viên quyết định trích một phần hay toàn bộ bổ sung vốn kinh doanh của HTX.

b) Các quỹ hợp tác xã: Là các quỹ được trích từ lợi nhuận sau thuế gồm quỹ phát triển sản xuất, quỹ dự phòng và quỹ khác (nếu có) theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định số 177/2004/NĐ-CP và do Đại hội xã viên quyết định.

c) Vốn trợ cấp: Bao gồm các khoản tài trợ của Nhà nước, quà biếu, tặng của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước cho HTX. Nếu khoản tài trợ bằng hiện vật thì HTX thành lập hội đồng định giá quy thành tiền tại thời điểm nhận tài trợ đó. HTX phải tổ chức quản lý chặt chẽ nguồn vốn này theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 177/2004/NĐ-CP và Điều lệ HTX.

2.2 Vốn chia của HTX:

Vốn chia của HTX là vốn góp của xã viên: Xã viên gia nhập HTX phải góp vốn theo quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 14 Nghị định số 177/2004/NĐ- CP và Điều lệ HTX.

Xã viên được hoàn trả vốn góp khi chấm dứt tư cách xã viên theo quy định tại khoản 2 Điều 31 Luật Hợp tác xã năm 2003. Việc trả lại vốn góp cho xã viên căn cứ vào thực trạng tài chính của HTX tại thời điểm trả lại vốn, sau khi HTX đã quyết toán năm và đã giải quyết xong các quyền lợi, nghĩa vụ về kinh tế của xã viên đối với HTX. Hình thức, thời hạn trả lại vốn góp của xã viên phải phù hợp với quy định của Điều lệ HTX về vốn góp và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Vốn vay và các khoản nợ chưa đến hạn trả

3.1 Vốn vay:

HTX được quyền huy động vốn theo quy định của pháp luật để phục vụ sản xuất kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng vốn huy động, hoàn trả đầy đủ cả gốc và lãi cho chủ nợ theo cam kết trong hợp đồng vay vốn.

Hợp tác xã được tổ chức hoạt động tín dụng nội bộ huy động vốn nhàn rỗi của xã viên để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của HTX và hộ xã viên.

Lãi suất huy động vốn thực hiện theo hợp đồng vay vốn của các tổ chức tài chính, tín dụng không vượt quá lãi suất trần do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định. Trường hợp vay vốn trực tiếp của cá nhân, tổ chức kinh tế khác thì lãi suất vay tối đa không vượt quá 1,2 lần lãi suất do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định tại thời điểm vay vốn.

3.2 Các khoản nợ chưa đến hạn trả:

Là các khoản nợ chưa phải thanh toán, lãi chưa đến kỳ phân phối, HTX được sử dụng để phục vụ cho sản xuất kinh doanh. HTX có trách nhiệm mở sổ theo dõi đầy đủ các khoản nợ phải trả gồm cả các khoản lãi phải trả và thanh toán các khoản nợ phải trả theo đúng thời hạn đã cam kết.

4. Nguồn vốn huy động hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

5. Thẩm quyền quyết định việc vay vốn; cho vay; góp vốn liên doanh, đầu tư thành lập doanh nghiệp trong HTX; đầu tư mua sắm, thanh lý tài sản cố định; bổ sung vốn lưu động được quy định cụ thể trong Điều lệ HTX do Đại hội xã viên thông qua và phù hợp với các quy định của pháp luật liên quan.

III. QUẢN LÝ TÀI SẢN, VỐN BẰNG TIỀN CỦA HỢP TÁC XÃ

Tài sản của HTX được phân chia thành hai loại: Tài sản cố định (TSCĐ) và đầu tư dài hạn; tài sản lưu động (TSLĐ) và đầu tư ngắn hạn.

1. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn:

1.1 Tài sản cố định của HTX: Bao gồm tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình. Tiêu chuẩn để xác định TSCĐ; việc quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.

1.2 Đầu tư dài hạn: Là các khoản HTX góp vốn (bằng tiền hoặc tài sản, công lao động) vào các đơn vị khác để thành lập doanh nghiệp, HTX, liên doanh, hợp đồng hợp tác kinh doanh cùng chịu rủi ro, cùng chia lợi nhuận từ kết quả hoạt động kinh doanh.

HTX phải mở sổ kế toán theo dõi các khoản đầu tư dài hạn, việc thu lợi nhuận của hoạt động đầu tư. Định kỳ phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động đầu tư dài hạn.

2. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn:

2.1 Tài sản lưu động: Là các loại vật tư, nhiên liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, tiền mặt tồn quỹ, số dư tiền gửi ngân hàng, nợ phải thu, cổ phiếu, trái phiếu tồn quỹ. HTX phải mở sổ sách theo hệ thống quản lý chặt chẽ, khoa học và sử dụng có hiệu quả tài sản lưu động.

2.2. Quản lý tài sản lưu động:

- Định kỳ (sáu tháng đầu năm, cuối năm), HTX phải kiểm kê, xác định số lượng, chất lượng và giá trị tài sản lưu động; khi phát hiện thừa thì hạch toán vào thu nhập khác; phát hiện thiếu phải xác định rõ nguyên nhân: Nếu do khách quan thì hạch toán giá trị tổn thất vào kết quả kinh doanh, nếu do chủ quan phải xác định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân để yêu cầu bồi thường toàn bộ hay một phần giá trị tổn thất; trường hợp bồi thường một phần giá trị tổn thất, phần còn lại hạch toán vào kết quả kinh doanh.

- Mọi trường hợp nhập, xuất kho đều phải lập đầy đủ các chứng từ và ghi chép sổ sách có liên quan (phiếu nhập, xuất kho; các sổ kho vật liệu, sản phẩm hàng hóa).

- Giá hạch toán nhập kho TSLĐ mua ngoài: Là giá mua cộng với chi phí vận chuyển, bảo quản, phí bảo hiểm, chọn lọc, tái chế (nếu có), thuế nhập khẩu đối với hàng nhập khẩu.

- Giá hạch toán nhập kho TSLĐ do HTX tự chế: Là giá vật tư xuất kho cộng với chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tự chế.

- Giá hạch toán của vật tư thuê ngoài gia công, chế biến: Là giá vật tư thực tế xuất kho giao gia công cộng với chi phí gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ.

- Toàn bộ giá trị những TSLĐ đã xuất dùng phải tính vào chi phí của đối tượng sử dụng trong kỳ sản xuất kinh doanh, dịch vụ của HTX.

Những trường hợp xuất dùng công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, có thời gian sử dụng từ một năm trở lên thì phân bổ vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng tối đa không quá 3 năm.

- HTX phải xây dựng định mức tiêu hao vật tư, nhiên liệu cho từng mặt hàng, sản phẩm; hàng năm xem xét điều chỉnh cho phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm, hàng hoá trên thị trường.

- HTX được hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào chi phí kinh doanh trong kỳ trước khi lập báo cáo tài chính năm. Việc trích lập và sử dụng khoản dự phòng này thực hiện theo Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/02/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, dự phòng nợ khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hoá tại doanh nghiệp.

- HTX xây dựng quy chế quản lý tài chính và mở sổ theo dõi chặt chẽ các hoạt động thu, chi tiền mặt, tiền gửi, ngân phiếu, cổ phiếu, trái phiếu, ngoại tệ. Thủ quỹ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu, chi, thực hiện đúng quy chế quản lý tiền mặt.

Hàng tháng HTX phải tổ chức kiểm quỹ tiền mặt và thực hiện đối chiếu số dư các tài khoản của HTX với ngân hàng.

3. Hoạt động tín dụng nội bộ:

3.1 Hợp tác xã dùng vốn nhàn rỗi của HTX và huy động tiền gửi của xã viên để cho xã viên vay theo hình thức tín dụng nội bộ. HTX phải xây dựng phương án: Về tiền huy động, tiền cho vay, lãi suất cho vay, lãi suất tiền gửi, cơ sở vật chất và các điều kiện thực hiện tín dụng nội bộ. Xây dựng quy chế hoạt động tín dụng nội bộ phù hợp với các văn bản pháp luật liên quan và được Đại hội xã viên thông qua.

3.2  HTX phải tổ chức hạch toán riêng hoạt động tín dụng nội bộ: Mở sổ hạch toán các hoạt động cho vay, nhận tiền gửi và các hoạt động thu chi khác liên quan. Cuối tháng, cuối quý phải kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu công nợ; Tổ chức công tác quản lý theo quy định tại Thông tư số 06/2004/TT-NHNN ngày 27/9/2004 hướng dẫn tín dụng nội bộ HTX, Thông tư số 04/2007/TT-NHNN ngày 13/6/2007 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam sửa đổi, bổ sung Thông tư số 06/2004/TT-NHNN và chế độ quản lý tài chính, kế toán hiện hành.

IV. QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ

1. Quản lý doanh thu:

1.1 Doanh thu của HTX: Là toàn bộ giá trị sản phẩm hàng hóa, dịch vụ mà HTX đã bán, cung cấp cho các xã viên và khách hàng được các xã viên và khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán (chưa thu được tiền), bao gồm:

a) Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh: Là toàn bộ giá trị sản phẩm hàng hóa, dịch vụ mà HTX đã bán, cung cấp cho khách hàng và khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán (chưa thu được tiền).

b) Doanh thu từ hoạt động dịch vụ cho xã viên là các khoản thu từ các dịch vụ hỗ trợ sản xuất, kinh doanh của xã viên như: Dịch vụ tưới tiêu nước, dịch vụ nước sạch, cung cấp vật tư, giống, phân bón, thuốc trừ sâu, làm đất,  điện sinh hoạt, chuyển giao khoa học kỹ thuật và dịch vụ phục vụ đời sống văn hoá, xã hội khác của xã viên như: Dịch vụ chăm sóc người cao tuổi, dịch vụ hiếu hỷ, vệ sinh môi trường.

HTX theo dõi và hạch toán riêng các khoản doanh thu này để làm căn cứ miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định số 88/2005/NĐ-CP ngày 11/7/2005 của Chính phủ về một số chính sách khuyến khích phát triển HTX.

c) Doanh thu từ hoạt động tài chính: Là thu tiền lãi các khoản tiền gửi ngân hàng, tiền lãi cho vay của hoạt động tín dụng nội bộ, thu từ hoạt động mua bán công trái, cổ phiếu, lãi hoạt động đầu tư dài hạn.

d) Doanh thu từ các hoạt động khác: Là các khoản thu hỗ trợ về giá của Nhà nước (khuyến nông, trợ giá điện,...), thu cho thuê hoặc do thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và các khoản thu bất thường khác.

Tất cả các khoản doanh thu được tính bằng tiền. Trường hợp thu bằng hàng hóa, dịch vụ, đổi hàng thì phải tính thành tiền tại thời điểm thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu.

Toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ phải có các hóa đơn, chứng từ và phải phản ánh đầy đủ kịp thời vào sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.

1.2 Các khoản thu không được hạch toán vào doanh thu, gồm:

a) Tiền thu hồi công nợ, thu tạm ứng, thu vốn góp của xã viên, nhận vốn góp liên doanh của các tổ chức, cá nhân khác.

b) Các khoản hỗ trợ đầu tư của Nhà nước:

- Nhà nước hỗ trợ đầu tư (bằng tiền hoặc hiện vật) cho giao thông, thủy nông và hạ tầng cơ sở khác: Sau khi tiếp nhận tài sản để quản lý và sử dụng thì hạch toán tăng vốn không chia của HTX.

- Trợ giá cước vận chuyển hỗ trợ chi phí cho vùng núi, biên giới: HTX hạch toán giảm chi phí trong năm.

c) Tiền hoặc tài sản do tổ chức, cá nhân tặng HTX: Hạch toán tăng tiền hoặc tài sản; đồng thời tăng vốn không chia của HTX.

d) Tại thời điểm lập báo cáo quyết toán, HTX đã viết hóa đơn bán hàng và đã thu tiền nhưng chưa xuất hàng thì số tiền đã thu không được ghi vào doanh thu, mà hạch toán là khoản thu trước của khách hàng.

1.3. Một số nội dung cần chú ý khi hạch toán doanh thu:

a) Đối với hàng hóa nhận bán đại lý (ký gửi) của các đơn vị khác thì doanh thu là khoản thu hoa hồng đại lý mà HTX được hưởng.

b) HTX nhận gia công vật tư, hàng hóa thì doanh thu tính theo giá trị gia công ghi trên hóa đơn (bao gồm tiền công lao động, nhiên liệu, động lực, vật liệu phụ và chi phí khác liên quan) của khối lượng sản phẩm gia công hoàn thành trong kỳ được bên thuê gia công chấp nhận thanh toán.

c) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ HTX sản xuất ra dùng để trao đổi, biếu, tặng, thưởng, trang bị cho người lao động thì doanh thu là giá bán của sản phẩm cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm phát sinh hoạt động đó.

d) Đối với sản phẩm, dịch vụ do HTX sản xuất dùng vào phục vụ sản xuất kinh doanh như điện máy nổ của HTX, sản phẩm sản xuất ra để làm TSCĐ của HTX thì doanh thu là các chi phí trực tiếp, gián tiếp làm ra sản phẩm đó.

đ) Đối với hoạt động cho thuê TSCĐ có nhận trước tiền cho thuê của nhiều năm thì HTX hạch toán số tiền thu trước này như một khoản nợ phải trả. Hàng năm tính doanh thu cho thuê tài sản bằng tổng số tiền cho thuê chia cho số năm cho thuê tài sản đã nhận tiền.

e) Đối với hoạt động dịch vụ giao khoán trong HTX thì doanh thu là số tiền phải thu ghi trong hợp đồng giao nhận khoán đến hạn phải trả.

g) Đối với hoạt động cho vay, thu lãi tiền gửi, thu nghiệp vụ cho thuê tài chính thì doanh thu là số lãi phải thu trong kỳ được xác định như sau: Số lãi phải thu của các khoản cho vay trong hạn. Còn số lãi phải thu của các khoản cho vay quá hạn không đưa vào doanh thu mà theo dõi khoản lãi vay này ngoài bảng cân đối kế toán, khi thu được thì hạch toán vào thu nghiệp vụ.

h) Doanh thu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh doanh thu.

2. Quản lý chi phí, giá thành:

2.1. Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh:

- Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong HTX bao gồm: Các khoản chi trực tiếp và chi phí gián tiếp có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Chi phí hoạt động tài chính: Chi phí mua, bán trái phiếu, cổ phiếu, chi hoạt động tín dụng nội bộ.

HTX phải ghi chép, phản ánh mọi chi phí thực tế phát sinh của từng dịch vụ, từng ngành sản xuất kinh doanh. Việc quản lý và hạch toán chi phí thực hiện theo hướng dẫn như sau:

a) Chi phí trực tiếp:

- Chi phí vật tư: Bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, dụng cụ. Việc quản lý chi phí vật tư được thực hiện qua 2 khâu: Mức tiêu hao vật tư và giá vật tư (theo quy định tại khoản 2 Mục III Thông tư này).

Trường hợp vật tư mua của người trực tiếp sản xuất không có hóa đơn, thì người mua hàng phải lập bảng kê, ghi rõ tên, địa chỉ người bán, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người bán hàng, chủ nhiệm HTX duyệt chi.

- Chi phí khấu hao TSCĐ (theo quy định tại khoản 1 Mục III của Thông tư này).

- Chi phí tiền công: Bao gồm tiền công trả cho xã viên HTX và lao động thuê ngoài trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với giá cả thị trường thời điểm thuê (nếu trả bằng hiện vật thì quy ra bằng tiền).

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài, chi phí điện, nước; tiền thuê bốc vác vận chuyển hàng hóa; các dịch vụ mua ngoài khác và chỉ hạch toán theo số được chi, có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lý theo quy định.

- Khoản chi xúc tiến thương mại: Mua thông tin về thị trường, thuê tư vấn kinh tế thương mại, hoạt động tìm kiếm thị trường, thuê gian hàng hội chợ triển lãm. Các khoản chi đầu tư lập văn phòng đại diện, chi nhánh ở nước ngoài thì hạch toán tăng TSCĐ.

Ban quản trị HTX xây dựng quy chế quản lý chi phí sản xuất kinh doanh thông qua Đại hội xã viên và công bố công khai, làm căn cứ để quản lý điều hành và giám sát. Chủ nhiệm HTX quyết định mức chi và chịu trách nhiệm trước Đại hội xã viên về quyết định của mình.

b) Chi phí quản lý HTX:

- Chi phí vật tư văn phòng.

- Chi khấu hao và sửa chữa TSCĐ văn phòng.

- Chi tiền lương cán bộ quản lý HTX: Căn cứ vào điều kiện sản xuất, kinh doanh, Ban quản lý HTX vận dụng hướng dẫn tại Thông tư này để xây dựng và thông qua Đại hội xã viên ban hành mức tiền lương trả cho cán bộ quản lý HTX.

Tiền lương cán bộ quản lý HTX được xác định theo 3 phương pháp sau:

+ Hệ số lương tối thiểu theo doanh thu kết hợp chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh.

+ Tỷ lệ trên doanh thu kết hợp chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh.

+  Tỷ lệ theo kết quả sản xuất kinh doanh.

Việc lựa chọn và vận dụng 1 trong 3 phương pháp trên để tính quỹ tiền lương của cán bộ quản lý HTX do Đại hội xã viên quyết định

(Các phương pháp xác định tiền lương cán bộ quản lý HTX - Phụ lục 1 kèm theo).

- Chi bảo hiểm xã hội: Xã viên, người lao động làm việc thường xuyên cho HTX có hưởng tiền lương của HTX thực hiện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Bộ luật Lao động. Mức đóng bảo hiểm xã hội thực hiện theo Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc và Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH ngày 30/01/2007 của Bộ Lao động - Thương binh vµ xã hội.

Khoản chi bảo hiểm xã hội (phần HTX đóng cho cán bộ quản lý) được tính như sau: Nộp 21% theo mức lương cơ bản cho cơ quan bảo hiểm xã hội, trong đó: người lao động bỏ ra 5 %,  phần còn lại 16% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và hạch toán vào khoản chi phí quản lý chung của HTX (mức lương cơ bản cho từng cá nhân do Đại hội xã viên quyết định).

- Chi Bảo hiểm y tế: Xã viên, người lao động làm việc thường xuyên cho HTX có hưởng tiền lương của HTX thực hiện đóng bảo hiểm y tế theo quy định của Bộ luật Lao động. Mức đóng được tính như sau: nộp 2%  theo mức lương cơ bản cho cơ quan bảo hiểm y tế, trong đó người lao động đóng góp 1%, phần còn lại 1% được tính vào chi phí quản lý chung của HTX.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện thắp sáng, điện thoại.

- Các khoản chi phí bằng tiền khác như: Chi trả lãi vay vốn từ các tổ chức, cá nhân (trừ lãi vay đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ); chi phí bán hàng, các loại thuế và nghĩa vụ tài chính khác phải nộp Nhà nước.

- Chi phí công tác phí cho cán bộ, xã viên HTX, chi phí tiếp tân, khách tiết, chi phí giao dịch phục vụ sản xuất kinh doanh của HTX, chi phí hội nghị phải có mục tiêu rõ ràng, hiệu quả, tiết kiệm; tuỳ theo điều kiện của từng HTX để quy định mức chi trình Đại hội xã viên quyết định. Khi xác định chi phí sản xuất kinh doanh để tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì căn cứ  mức quy định tại Thông tư số 23/2007/TT-BTC ngày 21 tháng 3 năm 2007 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập; Thông tư số 57/2007/TT-BTC ngày 11 tháng 6 năm 2007 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.

Cuối năm chi phí quản lý HTX được tổng hợp chung và phân bổ để tính giá thành từng sản phẩm, dịch vụ của HTX theo tiêu thức doanh thu hoặc chi phí của từng hoạt động.

Không được tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ các khoản sau:

- Các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng, vi phạm pháp luật như: Luật Lao động, Luật thuế, Luật môi trường, Luật giao thông, vi phạm chế độ báo cáo thống kê, tài chính kế toán. Nếu do HTX vi phạm thì tiền phạt được khấu trừ vào lãi sau thuế của HTX; nếu do nhóm người hoặc cá nhân vi phạm thì nhóm người hoặc cá nhân phải nộp phạt.

- Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi mua sắm TSCĐ. Khoản chi trả lãi vay vốn đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ trong thời kỳ chưa hoàn thành đưa vào sử dụng thì hạch toán vào nguyên giá TSCĐ đó.

- Các khoản chi tạm ứng, chi trả tiền vay, trả tiền gốc của người gửi tiết kiệm trong hoạt động tín dụng nội bộ.

- Các khoản chi thuộc nội dung chi của các quỹ HTX (quỹ phát triển sản xuất, quỹ dự phòng).

2.2 Giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ tiêu thụ trong kỳ.

Giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ bao gồm: Chi phí trực tiếp; chi phí gián tiếp được xác định như sau:

a) Giá thành sản xuất sản phẩm tiêu thụ trong kỳ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền của giá thành sản xuất sản phẩm trong kỳ và giá thành sản phẩm tồn kho đầu kỳ. Chi phí dịch vụ tiêu thụ trong kỳ được xác định bằng chi phí dở dang đầu kỳ, cộng chi phí phát sinh trong kỳ, trừ chi phí dở dang cuối kỳ.

b) Chi phí quản lý HTX phát sinh được phân bổ hết vào giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. Trường hợp do chu kỳ sản xuất sản phẩm dài hoặc sản xuất mang tính đặc thù, tùy theo tình hình cụ thể, HTX được phân bổ chi phí quản lý đảm bảo phù hợp với khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ, sản phẩm tồn kho và sản phẩm dở dang cuối kỳ.

Tùy theo điều kiện sản xuất kinh doanh HTX xác định đối tượng và chọn phương pháp phù hợp để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.

V. QUẢN LÝ CÁC KHOẢN CÔNG NỢ

1. Các khoản nợ phải trả:

Nợ phải trả phát sinh do đi vay hoặc phát sinh trong quá trình mua bán vật tư, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ phải được phân loại theo đối tượng nợ và tính chất nợ, bao gồm: Phải trả các tổ chức tín dụng, phải trả người bán hàng, phải trả Nhà nước, phải trả xã viên và các khoản phải trả khác.

HTX phải mở sổ chi tiết theo dõi từng chủ nợ, nội dung từng khoản vay, thời hạn vay và từng lần thanh toán.

Kế toán theo dõi trả nợ vay, thực hiện việc kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng tiền vay đúng mục đích, trả nợ kịp thời không để phát sinh nợ quá hạn.

2. Các khoản nợ phải thu

2.1 Các khoản nợ phải thu trong HTX gồm:

a) Phải thu của khách hàng: Là những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ HTX bán cho khách hàng, nhưng chưa được thanh toán.

b) Phải thu trong hoạt động tín dụng nội bộ: Là khoản cho vay nội bộ trong HTX  (cả gốc và lãi).

c) Phải thu khác: Là những khoản phải thu của cá nhân, đơn vị trong và ngoài HTX về tiền bồi thường vật chất, tiền vốn vay mượn có tính chất tạm thời.

2.2 HTX phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng nợ, theo nội dung nợ và từng lần thanh toán. Những khoản nợ bằng hiện vật phải theo dõi  thu hồi hiện vật để bảo toàn vốn khi giá cả biến động.

Đối với khoản nợ phải thu của khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, định kỳ phải kiểm tra đối chiếu số phải thu, số đã thu, số còn lại và xác nhận nợ với HTX bằng văn bản.

Cuối kỳ kế toán, HTX lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi theo quy định tại Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản đầu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo hành hàng hoá, công trình xây lắp tại doanh nghiệp.

Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ đã quá hạn thanh toán 2 năm trở lên, HTX đã đối chiếu, đòi nợ nhiều lần nhưng vẫn chưa thu hồi được; hoặc khoản nợ quá hạn chưa tới 2 năm nhưng khách nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, người nợ đã chết hoặc bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử.

Hàng năm HTX lập hội đồng thanh, xử lý tài sản, công nợ để xử lý các khoản nợ trên. Sau khi xử lý trách nhiệm và bồi thường tổn thất đối với tổ chức, cá nhân, khoản tổn thất do xóa nợ được hạch toán giảm trừ vào khoản dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, nếu thiếu thì lấy Quỹ Dự phòng tài chính để bù đắp, nếu vẫn thiếu thì hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm. Trường hợp hạch toán vào chi phí kinh doanh mà HTX bị lỗ thì chuyển lỗ sang năm sau theo quy định của pháp luật về thuế; trường hợp lỗ 3 năm liên tiếp thì Ban quản trị báo cáo Đại hội xã viên quyết định cho giảm vốn điều lệ của HTX.

Các khoản nợ phải thu khó đòi sau khi đã xử lý như trên, HTX vẫn phải theo dõi riêng và tổ chức thu hồi. Số tiền thu hồi được hạch toán vào thu nhập của HTX.

3. Quản lý, theo dõi tạm ứng và thanh toán tạm ứng:

Tạm ứng là khoản tiền mà HTX ứng trước cho cán bộ, xã viên để thực hiện các nhiệm vụ đã được chủ nhiệm HTX phê duyệt.

Việc theo dõi hạch toán tạm ứng được thực hiện theo các quy định sau:

- Người nhận tạm ứng phải là cán bộ hoặc xã viên trong HTX.

- Giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền xin tạm ứng, lý do tạm ứng, mục đích sử dụng tiền tạm ứng, thời gian thanh toán ghi rõ ngày hoàn lại số tiền đã tạm ứng và phải được chủ nhiệm HTX ký duyệt. Kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ xuất quỹ.

- Tiền tạm ứng được thanh toán ngay sau khi hoàn thành công việc. Nếu việc thanh toán chậm quá ngày quy định ghi trên giấy tạm ứng thì người ứng tiền và kế toán theo dõi tạm ứng phải chịu trách nhiệm theo qui chế quản lý tài chính kế toán của HTX.

- Người nhận tạm ứng phải sử dụng tiền đúng nội dung ghi trên giấy tạm ứng, thanh toán đúng hạn và có đầy đủ các chứng từ gốc. Người nhận tạm ứng chưa thanh toán số tiền tạm ứng lần trước thì không được tạm ứng tiếp lần sau.

- HTX mở sổ theo dõi tạm ứng chi tiết đến từng đối tượng, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng.

4. Quản lý các khoản thuế phải nộp và các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước:

HTX thực hiện đầy đủ quy định của các văn bản pháp luật về thuế. HTX theo dõi số phải nộp, số đã nộp, số còn phải nộp chi tiết từng khoản thuế và các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.

5. Quản lý thanh toán với xã viên và người lao động:

Thanh toán với xã viên và người lao động trong HTX gồm: Các khoản tiền công, tiền lãi, các khoản khác mà HTX phải trả.

HTX phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng, từng khoản tiền phải trả. Những khoản trả công bằng sản phẩm phải mở sổ chi tiết theo dõi số lượng, đơn giá và số tiền phải trả; đồng thời HTX phải mở sổ thanh toán với hộ xã viên để thực hiện việc công khai tài chính và thực hiện quy chế dân chủ đối với xã viên, không được thanh toán qua các đội, tổ.

VI. PHÂN PHỐI KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA HTX

1. Lãi và phân phối lãi

1.1 Lãi là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX trong một năm, bao gồm:

- Chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.

- Chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động tài chính (là khoản lãi tiền gửi ngân hàng, lãi hoạt động tín dụng nội bộ, lãi kinh doanh cổ phiếu, trái phiếu).

- Lãi khác.

1.2 Toàn bộ lãi trong năm của HTX được phân phối như sau:

a) Bù các khoản lỗ các năm trước (không quá 5 năm) của HTX theo quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp.

b) Nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

c) Trừ các khoản tiền vi phạm hợp đồng, vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của HTX.

d) Số lãi còn lại được phân phối như sau:

- Trích lập các quỹ bắt buộc theo quy định gồm: Quỹ phát triển sản xuất, quỹ dự phòng. Tỷ lệ trích lập hai quỹ này hàng năm do Đại hội xã viên quyết định nhưng không thấp hơn theo quy định tại Điều 17 Nghị định 177/2004/NĐ-CP ngày 12 tháng 10 năm 2004 của Chính phủ. Việc trích lập các quỹ khác do Đại hội xã viên quyết định tuỳ thuộc vào điều kiện của HTX.

- Chia theo tỷ lệ góp vốn, công sức đóng góp của xã viên và theo mức độ sử dụng dịch vụ của HTX.

(Ví dụ phân phối lãi - Phụ lục 2)

2. Xử lý các khoản lỗ:

Các khoản lỗ của HTX bao gồm: Lỗ sản xuất kinh doanh, lỗ hoạt động tài chính và lỗ khác. 

Các khoản lỗ của HTX được xử lý theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 177/2004/NĐ-CP.

3. Mục đích sử dụng các quỹ của HTX:

3.1 Quỹ phát triển sản xuất: Để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đổi mới kỹ thuật, công tác khuyến nông, đào tạo bồi dưỡng cán bộ HTX (bù đắp  phần Nhà nước không hỗ trợ theo chế độ quy định).

3.2 Quỹ dự phòng: Để bù đắp những thiệt hại do nguyên nhân bất khả kháng và bù lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.3 Quỹ phúc lợi: Để chi phúc lợi cho xã viên, xoá đói, giảm nghèo, phát triển cộng đồng.

3.4 Quỹ khen thưởng: Chi khen thưởng cho các tập thể, cá nhân có thành tích đóng góp cho hoạt động kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của HTX.

3.5 Đối với các quỹ khác: Đại hội xã viên quyết định việc lập các quỹ này và quy định rõ ràng việc sử dụng các quỹ này trong điều lệ HTX.

VII. BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ KIỂM TRA TÀI CHÍNH

1. Báo cáo tài chính:

Cuối kỳ kế toán (báo cáo 6 tháng đầu năm, báo cáo cả năm) HTX có trách nhiệm lập báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính về ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các HTX gửi Phòng Kinh tế, Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Chi cục Thuế (quận, huyện).

Uỷ ban nhân dân huyện có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tài chính của các HTX trên địa bàn gửi Sở Tài chính, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổng hợp, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của các HTX gửi Bộ Tài chính (Cục Tài chính doanh nghiệp), Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn) và Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Công khai tài chính:

Chủ nhiệm HTX có trách nhiệm công khai tình hình tài chính hàng năm cho xã viên và trước Đại hội xã viên.

Nội dung chủ yếu báo cáo công khai tài chính gồm:

- Tổng thu: Các nguồn thu cụ thể.

- Tổng chi: Các khoản chi cụ thể.

Chi tiết thu, chi từng ngành nghề; loại dịch vụ, sản phẩm; kết quả lãi, lỗ của các hoạt động trên.

- Kết quả phân phối lãi, xử lý lỗ.

- Các khoản công nợ trong HTX: Nợ cũ, nợ mới phát sinh, nợ quá hạn, nợ đến hạn và nợ khó đòi.

- Kết quả kiểm kê tài sản, vốn của HTX.

3. Bàn giao công tác quản lý tài chính:

Khi thực hiện bàn giao giữa Ban quản trị cũ cho Ban quản trị mới hoặc giữa Chủ nhiệm cũ cho Chủ nhiệm mới hoặc giữa kế toán trưởng cũ cho kế toán trưởng mới phải lập biên bản bàn giao, có xác nhận của Ban kiểm soát của HTX và tuân thủ các quy định của Nhà nước về chế độ quản lý tài sản, tài chính. Ban quản trị, Chủ nhiệm và kế toán trưởng cũ chịu trách nhiệm những phần việc đã làm; Ban quản trị, Chủ nhiệm và kế toán trưởng mới phải kế thừa quyền hạn và trách nhiệm hợp pháp về quản lý tài chính, tài sản của HTX kể từ ngày nhận bàn giao. 

4. Kiểm tra tài chính kế toán:

4.1 Kế toán trưởng HTX có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra công tác kế toán nội bộ.

4.2 Ban kiểm soát có trách nhiệm giám sát, kiểm tra (kiểm toán nội bộ) những hoạt động về tài chính kế toán theo quy định của pháp luật và điều lệ HTX. Kiểm tra, kiểm soát định mức quản lý sử dụng vật tư, tài sản, vốn, quỹ; quản lý thu, chi và phân phối thu nhập; kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, chấp hành chính sách chế độ tài chính, kế toán, thống kê  của Nhà nước.

4.3 Phòng Kinh tế huyện có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành các chế độ tài chính, kế toán của HTX.

5. Chế độ quản lý hồ sơ chứng từ:

HTX phải thực hiện chế độ quản lý, lưu giữ tài liệu, chứng từ, hồ sơ tài chính, kế toán theo quy định của Nhà nước.

VIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Cục Tài chính doanh nghiệp - Bộ Tài chính, Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có nhiệm vụ chỉ đạo Sở Tài chính, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này. Sở Tài chính và Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ quản lý tài chính đối với HTX và thực hiện chế độ thưởng phạt theo quy định hiện hành.

2. Căn cứ hướng dẫn của Thông tư này, Ban quản trị HTX vận dụng, xây dựng Quy chế quản lý tài chính nội bộ HTX, trình Đại hội xã viên thông qua để thực hiện.

3. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng công báo và thay thế Thông tư liên tịch số 48/2002/TTLT-BTC-BNNPTNT ngày 28/5/2002 của Bộ Tài chính, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với HTX.

Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc, đề nghị các Bộ, ngành, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các HTX kịp thời phản ánh về Bộ Tài chính và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để có hướng dẫn bổ sung cho phù hợp./.