QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNGBỘ TÀI CHÍNH
Về việcban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ Pháp lệnh Kế toán vàThống kê ngày 20/5/1988;
Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tàiliệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày02/3/1993 của Chính phủ quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lýNhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày28/10/1994 của Chính Phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của BộTài chính;
Sau khi có sự thoả thuận củaCục lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 521/TTNC-LTNN ngày 02 tháng 11 năm 2000;
Theo đề nghị của Vụ trưởng VụChế độ kế toán và Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ápdụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinhdoanh cá thể; các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị vũ trang, các tổ chứcchính trị, chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp có sử dụngvốn, kinh phí của Nhà nước, của tập thể.
Điều 2: Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ban hành kèm theo Quyết định này ápdụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/2001. Các quy định trước đây về lưutrữ tài liệu kế toán trái với Chế độ này đều bãi bỏ.
Điều 3: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương, cơ quan Trung ương của các tổ chức xã hội chịu tráchnhiệm triển khai thực hiện Quyết định này ở các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆUKẾ TOÁN
(Ban hành theo Quyếtđịnh số 218 /2000/QĐ/BTC
ngày 29 tháng 12 năm2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này làbản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý vềkế toán, bao gồm:
1- Chứng từ kế toán,gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;
2- Sổ kế toán, gồm: Sổkế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
3- Báo cáo tài chính,gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm;
4- Tài liệu khác liênquan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùnglàm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinhtế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh...);các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợitức, phân phối các quỹ từ lợi tức...); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngânsách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư...); các tài liệu liên quan đến nghĩavụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế,quyết toán thuế hàng năm...) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản(như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá...); các tài liệu liên quan đếnkiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểmtoán...); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quanđến tiêu huỷ tài liệu kế toán.
Điều 2: Các tài liệu kế toán quy định tại Điều 1 nếu được ghi chép trên máy,trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưutrữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của Nhànước về tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu).
Điều 3: Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phânloại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáotài chính ...). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theothứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tracứu, sử dụng khi cần thiết.
Điều 4: Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo quy định dưới đây:
1. Tài liệu kế toán của niên độkế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kếtoán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niênđộ kế toán;
2. Tài liệu kế toán về báo cáoquyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
3. Tài liệu kế toán liên quanđến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưutrữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên
Điều 5: Nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định như sau:
1. Tài liệu kế toán của đơn vịnào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó.
2. Tài liệu kế toán của công tyliên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tạiViệt Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty tronglãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam.
3. Tài liệu kế toán của đơn vịgiải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), baogồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đếnsự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấpgiấy phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theoquyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản.
4. Tài liệu kế toán của đơn vịcổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niênđộ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thứcsở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơitheo quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu.
5. Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiềuđơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếutài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định củacấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thìlưu trữ tại đơn vị mới chia, tách.
6. Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập của cácđơn vị bị sáp nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập.
Trường hợp tại đơn vị không tổchức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại cáctổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụthể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuêvà phương thức thanh toán chi phí thuê.
Điều 6: Tại mỗi đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán chịu tráchnhiệm giúp Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị tổ chức, phân loại, sắp xếptài liệu và làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ.
Điều 7: Tài liệu kế toán lưu trữ phải được bảo quản theo pháp luật hiện hành củaNhà nước về bảo vệ tài liệu lưu trữ và theo quy định của chế độ này. Tài liệukế toán lưu trữ phải được bảo quản trong kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữphải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn tàiliệu kế toán lưu trữ, như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hoả hoạn; chống ẩm,mốc; chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn...
Người đứng đầu đơn vị phải chịutrách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kếtoán của đơn vị đang lưu trữ.
Điều 8: Các đơn vị phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" đểghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kếtoán lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngàytháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưutrữ.
Điều 9: Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phảichịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hưhỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu trữ do chủ quan mình gâyra.
Người quản lý và bảo quản tàiliệu kế toán lưu trữ không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào xem, sửdụng tài liệu kế toán lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của ngườiđứng đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị. Trường hợp có nguycơ hoặc phát hiện tài liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quảnlý, bảo quản tài liệu kế toán phải báo cáo ngay cho người đứng đầu đơn vị đểkịp thời có biện pháp xử lý, khắc phục.
Điều 10: Tài liệu kế toán đang trong thời gian lưu trữ, có giá trị pháp lý trongmọi trường hợp khai thác, sử dụng hợp pháp. Việc khai thác, sử dụng tài liệu kếtoán lưu trữ phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc người đượcuỷ quyền của người đứng đầu đơn vị và được thực hiện tại nơi lưu trữ.
Trường hợp cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền được pháp luật quy định, có văn bản yêu cầu cung cấp và mang tàiliệu kế toán lưu trữ ra ngoài đơn vị thì đơn vị và người thực hiện nhiệm vụ củacơ quan yêu cầu cung cấp tài liệu phải lập "Biên bản giao nhận tài liệu kếtoán". Ngoài nội dung quy định của một văn thư biên bản, "Biên bảngiao nhận tài liệu kế toán" phải ghi rõ: loại tài liệu, số lượng, niên độkế toán của tài liệu, hiện trạng của tài liệu, thời gian sử dụng và hạn trả lạikho lưu trữ.
Đơn vị phải có trách nhiệm cungcấp tài liệu kế toán cho cơ quan điều tra, cơ quan thuế và cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra. Các cơ quan này phải cótrách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phảihoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.
Trong trường hợp được pháp luậtquy định, cơ quan tiến hành tố tụng có quyết định bằng văn bản thu giữ bảnchính tài liệu kế toán để làm tang chứng, vật chứng thì đơn vị phải lưu trữbằng bản copy đối với tài liệu kế toán bị thu giữ. Khi thu giữ tài liệu kếtoán, cơ quan tố tụng và đơn vị phải lập biên bản về thu giữ tài liệu kế toán.
Điều 11: Mọi tài liệu kế toán đang sử dụng trong niên độ kế toán, tài liệu kếtoán trong thời gian chuẩn bị đưa vào lưu trữ theo quy định tại Điều 4 của Chếđộ này phải được quản lý, bảo quản và sử dụng theo chế độ kế toán hiện hành.
Chương II
THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀILIỆU KẾ TOÁN
Điều 12: Tất cả tài liệu kế toán quy định tại Điều 1 của Chế độ này được phânloại và được bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây:
1- Thời hạn tối thiểu là 5 năm;
2- Thời hạn 20 năm;
3- Thời hạn trên 20 năm.
Điều 13: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụngtrực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm (như phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán củaphòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng...) lưutrữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
Điều 14: Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lậpbáo cáo tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:
1. Tài liệu kế toán thuộc niênđộ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán;
2. Tài liệu kế toán về đầu tưdự án hoàn thành, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kếtoán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từkhi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
3. Tài liệu kế toán về tài sảncố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;
4. Tài liệu kế toán liên quanđến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 20 nămtính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên;
5. Biên bản tiêu huỷ tài liệukế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưutrữ 20 năm tính từ khi lập biên bản.
Điều 15: Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu,có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như:
1- Sổ kế toán tổng hợp;
2- Báo cáo tài chính năm;
3- Hồ sơ báo cáo quyết toán vốnđầu tư dự án hoàn thành;
4- Chứng từ và tài liệu kế toánkhác.
Việc xác định tài liệu kế toánlưu trữ trên 20 năm, do đơn vị, ngành hoặc do cơ quan có thẩm quyền căn cứ vàotính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từngtrường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dướihình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
Điều 16: Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ 5 năm hoặc 20 năm nhưng có liênquan đến các vụ kiện tụng, tranh chấp, các vụ án đã, đang hoặc chưa xét xử thìkhông áp dụng thời hạn lưu trữ tại Điều 13, Điều 14, Điều 15 mà áp dụng theothời hạn quy định của pháp luật hiện hành có liên quan hoặc theo quyết định củangười có thẩm quyền.
Điều 17: Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hoả hoạn, tài liệu kế toánbị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi, xử lý tài liệu kếtoán do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng, kế toán trưởng hoặc ngườiphụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên quan. Hội đồng phải thực hiện cáccông việc:
Bằng mọi biện pháp phục hồi,bảo toàn các tài liệu có thể phục hồi được;
Tiến hành kiểm kê, xác định sốtài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng không thể phục hồi được;
Lập biên bản xác định số tàiliệu hiện còn, số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán. Biên bảnphải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với tài liệu bị hư hỏng,bị mất.
Chương III
TIÊU HUỶ TÀI LIỆU KẾTOÁN HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ
Điều 18: Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này,nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyềnthì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷtài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theoquy định của chế độ này.
Điều 19: Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ:
1- Tài liệu kế toán lưu trữ củađơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ;
2- Người đứng đầu đơn vị quyếtđịnh thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưutrữ". Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc ngườiphụ trách công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ;
3- Hội đồng tiêu huỷ tài liệukế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kếtoán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" và "Danh mục tàiliệu kế toán lưu trữ trên 20 năm";
4- Lập "Biên bản tiêu huỷtài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" và tiến hành tiêu huỷ tài liệu kếtoán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nộidung quy định của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tàiliệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hìnhthức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng.
Biên bản tiêu huỷ tài liệu kếtoán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và Danhmục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi "Sổtheo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ củađơn vị.
Điều 20: Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải được thực hiệnngay trong khi lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán. Tuỳ theo điều kiện cụthể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán theo các hình thức như:đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán đãtiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó. Trường hợptận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thựchiện các hình thức tiêu huỷ nói trên trước khi đưa giấy vụn ra ngoài đơn vị.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 21: Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng01 năm 2001. Các quy định trước đây trái với Chế độ này đều bãi bỏ.
Điều 22: Mọi hành vi làm huỷ hoại, làm hư hỏng hoặc mất tài liệu kế toán lưu trữ,tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị xửlý theo quy định của pháp luật.
Điều 23: Các ngành, các lĩnh vực có đặc thù riêng về tài liệu kế toán (như Ngânhàng, thị trường chứng khoán...), căn cứ vào chế độ này, phối hợp với Bộ Tàichính, Cục lưu trữ Nhà nước xây dựng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán của ngành,lĩnh vực mình.