CHỈ THỊ
Về việc tổ chức thực hiện nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký
Ngày 18 tháng 5 năm 2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây viết là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP). Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP một số công việc chứng nhận bản sao, chứng thực chữ ký trước đây thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng Nhà nước tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị, nay được chuyển giao lại cho Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn. Vì vậy, trong thời gian đầu thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP sẽ không tránh khỏi những khó khăn nhất định về cơ sở vật chất và cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực ở cấp huyện, cấp xã.
Để đảm bảo triển khai thực hiện tốt Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:
1. Sở Tư pháp :
a) Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trên địa bàn tỉnh; tổ chức tập huấn chuyên sâu Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cho các đối tượng là lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đăng ký cấp bản chính và cấp bản sao từ sổ gốc; Trưởng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp các huyện, thị; cán bộ chuyên môn giúp việc cho Trưởng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp; Chủ tịch Ủy ban nhân dân và cán bộ tư pháp các xã, phường, thị trấn;
b) Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực cho các Phòng Tư pháp, cán bộ tư pháp xã, phường, thị trấn; tổ chức kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn tỉnh theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;
c) Phối hợp với Sở Tài chính hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trang bị phương tiện vật chất cần thiết phục vụ công tác chứng thực ở địa phương; dự toán kinh phí và tổ chức in ấn sổ sách phục vụ công tác chứng thực để cấp phát ban đầu cho các Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
d) Tổ chức thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong việc cấp bản sao và chứng thực theo thẩm quyền;
đ) Chủ động phối hợp với các sở, ban, ngành hữu quan, các cơ quan thông tin đại chúng đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đến mọi tầng lớp nhân dân trên địa bàn tỉnh;
e) Tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác cấp bản sao, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh về Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Tư Pháp theo định kỳ 6 tháng, năm.
2. Sở Nội vụ:
a) Chủ trì phối hợp với Sở Tư Pháp xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực bản sao từ bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký ở cấp huyện, cấp xã;
b) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng phương án bố trí thêm biên chế cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đảm bảo về trình độ năng lực chuyên môn, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao;
c) Chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng đề án chuẩn hoá trình độ đội ngũ cán bộ tư pháp cấp xã trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
3. Sở Tài chính:
a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc đảm bảo kinh phí cho công tác tập huấn, triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; đảm bảo kinh phí in ấn sổ sách phục vụ cho công tác chứng thực để cấp phát ban đầu cho các Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
b) Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thu chi tài chính, quản lý, sử dụng kinh phí trong hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh;
c) Phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn vả chỉ đạo các Phòng Tài chính – Kế hoạch đảm bảo kinh phí trang bị phương tiện vật chất cần thiết phục vụ công tác chứng thực cho Phòng Tư pháp huyện, thị; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.
4. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã:
a) Chuẩn bị nhân sự, cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện tốt Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; căn cứ vào điều kiện kinh tế, xã hội của địa phương đề xuất các giải pháp về biên chế, kinh phí phục vụ cho công tác chứng thực ở địa phương gửi về Sở Nội vụ, để trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo;
b) Xây dựng kế hoạch bố trí đội ngũ cán bộ tư pháp thực hiện công tác chứng thực theo hướng ổn định lâu dài. Hạn chế tối đa việc thay đổi cán bộ, công chức làm công tác chứng thực ở cơ sở; trường hợp do yêu cầu cần thiết của công việc, buộc phải thay đổi người, thì phải có phương án bố trí cán bộ thay thế đủ tiêu chuẩn theo quy định;
c) Hàng năm, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã có kế hoạch hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; tổ chức kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động chứng thực, cấp bản sao theo thẩm quyền;
d) Chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn báo cáo tình hình thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) theo định kỳ 6 tháng, 1 năm; tổ chức quản lý tốt kinh phí chứng thực và cấp bản sao, thực hiện chế độ thu chi tài chính đảm bảo đúng quy định của pháp luật hiện hành; khi thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký phải ghi vào sổ và lưu trữ hồ sơ đúng theo quy định; có biện pháp bảo đảm lưu trữ hồ sơ, giấy tờ chứng thực an toàn, phòng chống cháy nổ, ẩm ướt, mối mọt;
đ) Chỉ đạo niêm yết công khai thủ tục, trình tự chứng thực, cấp bản sao và các quy định về mức thu phí, lệ phí trong hoạt động chứng thực, cấp bản sao trên địa bàn.
5. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn:
a) Sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện tốt Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;
b) Tạo điều kiện để đội ngũ cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp mình được đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao kiến thức pháp luật, chuyên môn nghiệp vụ;
c) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký báo cáo về Phòng Tư pháp theo định kỳ 6 tháng, 1 năm;
d) Thường xuyên theo dõi, kiểm tra hoạt động chứng thực, cấp bản sao của cán bộ, công chức thuộc quyền;
đ) Niêm yết công khai thủ tục, trình tự chứng thực, cấp bản sao và các quy định về mức thu phí, lệ phí chứng thực, cấp bản sao;
e) Tổ chức quản lý tốt kinh phí chứng thực và cấp bản sao; thực hiện chế độ thu chi tài chính đảm bảo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
6. Tổ chức thực hiện:
a) Nghiêm cấm cán bộ, công chức sách nhiễu hoặc gây phiền hà nhân dân khi đến yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; không được để xảy ra tình trạng cán bộ, công chức giải quyết việc cấp bản sao từ sổ gốc hoặc chứng thực trái với quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, nếu có sai phạm phải tổ chức kiểm điểm, xử lý nghiêm theo pháp luật.
b) Các sở, ban, ngành tỉnh có liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện nghiêm Chỉ thị này.
c) Trong khi chưa có quy định mới về chế độ thu, nộp và quản lý, sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực, các địa phương tiếp tục thực hiện theo Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21 tháng 11 năm 2001 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí lệ phí công chứng, chứng thực cho đến khi có hướng dẫn mới.
Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức thực hiện nghiêm Chỉ thị này. Giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc yêu cầu báo cáo kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để được hướng dẫn, chỉ đạo.
Chỉ thị này có hiệu lực sau mười ngày kể từ ngày ký ban hành./.