QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Phước
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2016;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch ngày 15 tháng 6 năm 2018;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCA ngày 05 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn việc trao đổi, cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm giữa cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền lưu hành tài sản;
Căn cứ Thông tư 34/2014/TT-BTNMT ngày 30 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về xây dựng, quản lý và khai thác hệ thống thông tin đất đai;
Căn cứ Điều 23 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 153/TTr-STP ngày 23 tháng 12 năm 2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhât, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, ngành: Tư pháp, Thông tin và Truyền thông, Tài nguyên và Môi trường, Tài chính, Xây dựng, Công an tỉnh; Cục Trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành có liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh Bình Phước, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2022./.
QUY CHẾ
Quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Phước
(Kèm theo Quyết định số 04/2022/QĐ-UBND ngày 27 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Phước)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động quản lý, cung cấp thông tin, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (sau đây viết tắt là cơ sở dữ liệu) là hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng, chứng thực và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.
2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn do chính cơ quan, tổ chức đã có yêu cầu ngăn chặn trước đó hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật ban hành.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố (sau đây viết tắt là Phòng Tư pháp cấp huyện), Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã) đã thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và được nhập vào cơ sở dữ liệu.
5. Quản lý Cơ sở dữ liệu là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, nhập thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.
6. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép khai thác, truy cập và sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện việc công chứng, chứng thực theo quy định.
7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, cập nhật, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ liệu.
5. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode, các chương trình kiểm tra và diệt vi rút phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu.
Điều 4. Về cấp, quản lý và sử dụng tài khoản
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng Phòng Giáo dục và Bổ trợ tư pháp; Chánh Văn phòng Sở Tư pháp;
b) Công chức được phân công quản lý Cơ sở dữ liệu;
c) Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;
d) Trưởng Phòng Tư pháp cấp huyện;
đ) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho công chức, nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu; quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.
3. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.
4. Tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp sau:
a) Cá nhân làm việc của cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc;
b) Cá nhân làm việc cho tổ chức hành nghề công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng đó đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; tổ chức hành nghề công chứng cố ý không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng;
c) Cá nhân vi phạm quy định tại Điều 5 và quy định khác tại Quy chế này.
5. Phạm vi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của các tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của cá nhân sử dụng tài khoản quy định tại Quy chế này.
Điều 5. Những hành vi nghiêm cấm
1. Tiết lộ thông tin, để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu. Truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác.
2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực.
4. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu.
5. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu.
6. Các hành vi vi phạm pháp luật khác.
Điều 6. Sao lưu
1. Việc sao lưu dữ liệu, các phiên bản của Cơ sở dữ liệu và chương trình máy tính khác có chứa Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên định kỳ 01 tháng/lần.
2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống và bảo đảm tính bảo mật.
3. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức việc sao lưu, lưu trữ thông tin quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này, theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực và pháp luật về lưu trữ.
Chương II
Mục 1
TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT THÔNG TIN NGĂN CHẶN VÀ THÔNG TIN GIẢI TỎA NGĂN CHẶN
Điều 7. Tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn để quản lý, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai, áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp cưỡng chế liên quan đến tài sản bị hạn chế hoặc cấm dịch chuyển quyền về tài sản do Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cung cấp;
b) Thông tin ngăn chặn giao dịch đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác do Công an tỉnh, Công an các huyện, thị xã, thành phố cung cấp;
c) Thông tin về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự do Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thị xã, thành phố cung cấp;
d) Thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai do Thanh tra tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục thuế, Chi cục thuế, cơ quan thanh tra cấp huyện, cơ quan tài nguyên và môi trường cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp;
đ) Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức, cá nhân, có thẩm quyền khác cung cấp theo quy định của pháp luật.
2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 8. Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu
1. Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cung cấp quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời cấm dịch chuyển quyền về tài sản, cấm thay đổi hiện trạng tài sản đối với tài sản đang tranh chấp và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên.
2. Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cung cấp quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn truy tố và quyết định hủy bỏ quyết định trên.
3. Công an tỉnh, Công an các huyện, thị xã, thành phố cung cấp Thông tin ngăn chặn giao dịch đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác theo quy định pháp luật.
4. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thị xã, thành phố cung cấp thông tin bằng văn bản về việc áp dụng biện pháp chấm dứt, tạm dừng việc đăng ký tạm dừng, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự.
5. Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi các giấy chứng nhận như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất; Hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.
6. Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo cơ quan tài nguyên và môi trường cấp huyện kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất; Hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.
7. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền phải chủ động cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Sở Tư pháp chậm nhất là 02 (hai) ngày làm việc sau khi ban hành văn bản. Sở Tư pháp chỉ cập nhật thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn khi đúng hình thức văn bản được pháp luật quy định.
8. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu, phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.
9. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; bỏ sót người thừa kế và các thông tin khác có liên quan), các cơ quan, các tổ chức hành nghề công chứng cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
Điều 9. Cập nhật, quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.
2. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong thời hạn 01 ngày làm việc, Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhập đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn (trừ những trường hợp bất khả kháng) vào Cơ sở dữ liệu.
3. Đối với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp phải tiến hành kiểm tra lại và đối chiếu thông tin.
a) Nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu;
b) Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì chuyển trả văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi thông tin giải tỏa ngăn chặn và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.
4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, Sở Tư pháp phải có biện pháp để kịp thời xử lý, giải quyết theo quy định.
Điều 10. Chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập Cơ sở dữ liệu
1. Việc chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.
2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu nhưng chưa được đăng tải và đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu bộ phận quản trị chủ động chỉnh sửa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
3. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu công chức phát hiện thông tin sai phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt việc chỉnh sửa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
Mục 2
QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 11. Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực tại đơn vị mình vào Cơ sở dữ liệu. Thời gian nhập thông tin trong vòng 24 giờ kể từ khi hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực.
2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (các trường hợp thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
a) Đối với thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số CMND/CCCD/HC, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;
b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động và người đại diện (nếu có), mã số doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập;
c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất, quyền sử dụng nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Địa chỉ thửa đất, số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích thửa đất, số phát hành các giấy chứng nhận hoặc số vào sổ Giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp;
d) Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
đ) Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc chứng thực;
e) Các thông tin khác có liên quan.
3. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức, cá nhân có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự.
Mọi sự thay đổi nội dung thông tin cũng phải được cung cấp, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm.
Điều 12. Trách nhiệm tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực phải có trách nhiệm trực tiếp tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của tài sản.
2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn, tập huấn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu.
3. Xử lý kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu
Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, công chứng làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đó.
a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;
b) Nếu phát hiện tài sản có thông tin bị trùng về số phát hành, số vào sổ cấp giấy chứng nhận, số thửa đất, số tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích thửa đất, thông tin của người sở hữu, sử dụng tài sản hoặc trong trường hợp phát sinh tình huống cụ thể khác, các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch báo cáo kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để được hướng dẫn, giải quyết.
Điều 13. Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký tham gia vào hệ thống Cơ sở dữ liệu trước khi đề nghị cấp giấy đăng ký hoạt động.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.
3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14. Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu.
3. Chủ trì phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định về chế độ tài chính liên quan đến việc khai thác, duy trì và sử dụng Cơ sở dữ liệu khi có văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp và các bộ, ngành có liên quan.
Điều 15. Trách nhiệm của các Sở, ngành
1. Trách nhiệm của Sở Thông tin và truyền thông
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện các hoạt động kết nối, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu bảo đảm liên tục, hiệu quả;
b) Chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng và duy trì hạ tầng kết nối Cơ sở dữ liệu;
c) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức việc sao lưu, lưu trữ thông tin theo quy định tại Điều 6 Quy chế này;
2. Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường
a) Cung cấp thông tin và chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thị xã, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh; Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất nêu tại Điều 8 Quy chế này gửi Sở Tư pháp để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu;
b) Có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai do Cơ quan mình trực tiếp hoặc chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết gửi Sở Tư pháp cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
3. Trách nhiệm của Sở Xây dựng
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao phối hợp với Sở Tư pháp cung cấp các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch để Sở Tư pháp kịp thời cập nhật, chỉnh sửa, quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo quy định tại Điều 9, Điều 10 Quy chế này.
4. Trách nhiệm của Công an tỉnh
Chỉ đạo các phòng nghiệp vụ thuộc Công an tỉnh; Công an các huyện, thị xã, thành phố cung cấp các văn bản do mình quyết định áp dụng nêu tại Khoản 3 Điều 8 Quy chế này đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
5. Thanh tra tỉnh và cơ quan thanh tra cấp huyện
Có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai do Cơ quan mình trực tiếp hoặc chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân cũng cấp xem xét, giải quyết gửi Sở Tư pháp cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
6. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh
Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cung cấp đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại Điều 8 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
Điều 16. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện; Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân dân cấp xã có thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm:
a) Chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu trước khi chứng thực hợp đồng, giao dịch;
b) Phối hợp cung cấp thông tin và chỉ đạo các phòng chuyên môn cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất gửi Sở Tư pháp đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
2. Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm:
a) Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với công chức đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản;
b) Thực hiện cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu các hợp đồng, giao dịch đã chứng thực.
Điều 17. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu khi công chứng các hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm thực hiện cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu cáchợp đồng, giao dịch đã công chứng.
2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu;
b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu;
c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu;
đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng; Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;
e) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.
Điều 18. Hội Công chứng viên tỉnh Bình Phước
Hội Công chứng viên tỉnh quán triệt các Công chứng viên là Hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; có biện pháp xử lý đối với các hành vi không cập nhật thông tin kịp thời, trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
Điều 19. Điều khoản thi hành
1. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; Tổ chức tập huấn, hướng dẫn công chứng viên và các cá nhân khác có liên quan cách thức cập nhật, khai thác thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.
Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc hoặc có những vấn đề chưa phù hợp với tình hình thực tế, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.