THÔNG TƯ
Hướng dẫn việc quản lý doanh thu, chi phí
và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nước
Thực hiện Nghị định số 59/CP ngày 03/10/1996 của Chính phủ ban hành "Quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước" và Nghị định số 27/1999/NĐ-CP ngày 20/4/1999 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của quy chế tài chính nói trên;
Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nước như sau:
I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
1. Doanh nghiệp Nhà nước phải tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản doanh thu, chi phí, giá thành sản phẩm, dịch vụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, tự trang trải mọi khoản chi phí bằng các khoản thu và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh.
3. Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật, chế độ tài chính do cấp có thẩm quyền ban hành, doanh nghiệp phải:
- Xây dựng và thường xuyên hoàn chỉnh hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật phù hợp với tình hình cụ thể của mình.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ chi tiêu tài chính, chế độ kế toán thống kê hiện hành của Nhà nước.
4. Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước Nhà nước và trước pháp luật về tính đúng đắn và hợp pháp của các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mình.
5. Trong thông tư này một số thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Chiết khấu thanh toán là số tiền người bán giảm trừ cho người mua đối với số tiền phải trả do người mua thanh toán tiền mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp trước thời hạn thanh toán và được ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc hợp đồng kinh tế.
- Giảm giá hàng bán là số tiền người bán giảm trừ cho người mua trên giá bán đã thoả thuận do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời hạn đã được quy định trong hợp đồng kinh tế hoặc giảm giá cho khách hàng do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp với khối lượng lớn.
- Doanh thu hàng bán bị trả lại là trị giá tính theo giá thanh toán của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ doanh nghiệp đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại...
- Hoa hồng đại lý là số tiền doanh nghiệp trả cho các đại lý tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Hoa hồng môi giới là số tiền trả cho các tổ chức kinh tế, tập thể hoặc cá nhân làm môi giới trong việc mua bán vật tư, sản phẩm, cung ứng dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
II. NHỮNG QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CỤ THỂ
A. QUẢN LÝ DOANH THU:
1. Doanh thu của doanh nghiệp Nhà nước gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh và thu nhập từ các hoạt động khác.
1.1. Doanh thu từ hoạt động kinh doanh là toàn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng, dịch vụ sau khi trừ (-) khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại (nếu có chứng từ hợp lệ) được khách hàng chấp nhận thanh toán (không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền).
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn bao gồm:
- Các khoản phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có), trợ giá, phụ thu theo quy định của Nhà nước mà doanh nghiệp được hưởng đối với hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp tiêu thụ trong kỳ.
- Giá trị các sản phẩm hàng hoá đem biếu, tặng, trao đổi hoặc tiêu dùng cho sản xuất trong nội bộ doanh nghiệp như: điện sản xuất ra được dùng trong các nhà máy sản xuất điện, xi măng thành phẩm để sửa chữa ở xí nghiệp sản xuất xi măng, quạt sản xuất ra sử dụng ở nhà máy sản xuất quạt.
Doanh nghiệp chỉ được hạch toán giảm doanh thu khi việc giảm giá hàng bán phát sinh sau khi đã phát hành hoá đơn bán hàng. Đối với trường hợp bán hàng theo khối lượng lớn nếu giảm giá hàng bán cho người mua thì phải ghi rõ trên hoá đơn phát hành lần cuối cùng.
Doanh nghiệp phải có quy chế quản lý và công bố công khai các khoản giảm giá hàng bán.Giám đốc doanh nghiệp được quyền quyết định và chịu trách nhiệm về các khoản giảm trừ nói trên.
Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ số lượng, đơn giá và giá trị hàng bị trả lại kèm theo chứng từ nhập lại kho số hàng nói trên.
1.2. Thu nhập từ các hoạt động khác bao gồm các khoản thu nhập từ hoạt động đầu tư tài chính và các hoạt động bất thường.
1.2.1. Thu nhập từ hoạt động đầu tư tài chính bao gồm các khoản thu:
- Từ các hoạt động liên doanh liên kết; góp vốn cổ phần; lãi tiền gửi, lãi tiền cho vay (trừ lãi tiền vay phát sịnh từ nguồn vốn vay đầu tư XDCB); tiền lãi trả chậm của việc bán hàng trả góp; tiền hỗ trợ lãi xuất tiền vay của nhà nước trong kinh doanh (nếu có); thu từ hoạt động mua bán chứng khoán (công trái,trái phiếu, tín phiếu, cổ phiếu)...
- Từ hoạt động nhượng bán ngoại tệ hoặc thu nhập về chênh lệch tỷ giá nghiệp vụ ngoại tệ theo quy định của chế độ tài chính.
- Hoàn nhập số dư khoản dự phòng giảm giá chứng khoán.
- Tiền cho thuê tài sản đối với doanh nghiệp cho thuê tài sản không phải là hoạt động kinh doanh thường xuyên.
1.2.2. Thu nhập từ các hoạt động bất thường là các khoản thu từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên ngoài các khoản thu đã được quy định ở điểm 1.2.1 mục A như: thu từ bán vật tư, hàng hoá, tài sản dôi thừa; bán công cụ, dụng cụ đã phân bổ hết giá trị, bị hư hỏng hoặc không cần sử dụng; các khoản phải trả nhưng không trả được vì nguyên nhân từ phía chủ nợ; thu chuyển nhượng, thanh lý tài sản, nợ khó đòi đã xoá sổ nay thu hồi được; hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho, khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích vào chi phí của năm trước; hoàn nhập số dư chi phí trích trước về bảo hành hàng hoá ,sản phẩm, công trình và hạng mục công trình khi hết thời hạn bảo hành; chi phí trích trước về sửa chữa TSCĐ lớn hơn số thực chi; thu về cho sử dụng hoặc chuyển quyền sử dụng sở hữu trí tuệ; thu về tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế; thu về chiết khấu thanh toán; các khoản thuế phải nộp (trừ thuế thu nhập doanh nghiệp) được Nhà nước giảm.
2. Một số điểm cần chú ý về quản lý và hạch toán doanh thu:
- Đối với các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của hoạt động kinh doanh, tài chính và bất thường thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) nếu:
+ Xác định số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu hoặc thu nhập là số tiền phải thu từ các hoạt động không bao gồm thuế GTGT (đầu ra).
+ Xác định số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu hoặc thu nhập là tổng số tiền phải thu từ các hoạt động ( tổng giá thanh toán).
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ của các hoạt động kinh doanh,tài chính, bất thường không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh thu hoặc thu nhập là số tiền phải thu của các hoạt động trên.
2.1 Phương pháp xác định cụ thể một số khoản doanh thu:
- Đối với hàng hoá bán theo phương thức trả góp thì tính vào doanh thu hoạt động kinh doanh theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm. Lãi trả chậm tính vào thu nhập hoạt động tài chính hàng năm.
- Đối với sản phẩm, hàng hoá ,dịch vụ dùng để trao đổi hàng hoá dịch vụ khác thì doanh thu tính theo giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm trao đổi.
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ doanh nghiệp sản xuất ra dùng để biếu tặng, hoặc tiêu dùng cho sản xuất trong nội bộ doanh nghiệp thì doanh thu tính theo giá thành sản xuất (hoặc giá vốn) sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đó.
- Đối với hoạt động cho thuê tài sản có nhận trước tiền cho thuê của nhiều năm thì doanh thu của từng năm là tổng số tiền cho thuê chia cho số năm cho thuê tài sản.
- Đối với hoạt động bán hàng đại lý thì doanh thu là khoản phải thu về hoa hồng đại lý.
- Đối với hoạt động gia công thì doanh thu tính theo giá gia công ghi trên hoá đơn của khối lượng sản phẩm gia công hoàn thành trong kỳ.
- Đối với sản phẩm giao khoán trong các doanh nghiệp sản xuất nông lâm nghiệp nếu thu bằng tiền thì doanh thu là số tiền phải thu ghi trong hợp đồng giao nhận khoán đến hạn trả; nếu thu bằng hiện vật thì khi bán sản phẩm thu khoán đó mới hạch toán doanh thu và tính theo giá bán thực tế.
- Đối với hoạt động tín dụng, doanh thu là lãi tiền cho vay đến hạn phải thu trong kỳ.
- Đối với hoạt động bảo hiểm, doanh thu là phí bảo hiểm phải thu trong kỳ.
- Đối với sản phẩm xây lắp thi công trong nhiều năm thì doanh thu một năm là giá trị phải thu tương ứng với giá trị khối lượng công việc, hạng mục, công trình xây lắp hoàn thành trong năm đó được người giao thầu chấp nhận thanh toán.
Trường hợp doanh nghiệp xây lắp giao thầu lại cho nhà thầu phụ thì doanh thu bao gồm cả phần giá trị xây lắp giao thầu lại.
2.2 Thời điểm hạch toán doanh thu là khi doanh nghiệp đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá, sản phẩm, hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho người mua hoặc hoàn thành công việc theo hợp đồng và được người mua chấp nhận thanh toán không phụ thuộc vào tiền đã thu hay chưa thu được.
Hàng hoá sản phẩm được bán thông qua đại lý theo phương thức bán đúng giá quy định của chủ hàng giao và được hưởng hoa hồng đại lý thì thời điểm hạch toán doanh thu là khi hàng hoá gửi đại lý đã được bán.
3. Doanh nghiệp có phát sinh doanh thu bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh doanh thu.
4. Toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ phải có các hoá đơn, chứng từ hợp lệ chứng minh và phản ánh đầy đủ vào trong sổ kế toán của doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành.
B. QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH
Chi phí của doanh nghiệp bao gồm chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí hoạt động khác.
1. Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh:
Chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm các chi phí có liên quan đến quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: chi phí nguyên, nhiên, vật liệu; khấu hao tài sản cố định; tiền lương và các khoản chi phí có tính chất lương; các khoản trích nộp theo quy định của Nhà nước như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và chi phí công đoàn; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác.
Việc quản lý và hạch toán chi phí được quy định như sau:
1.1. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực... (dưới đây gọi tắt là chi phí vật tư) phải quản lý chặt chẽ trong 2 khâu: mức tiêu hao vật tư và giá vật tư.
a) Mức tiêu hao vật tư:
- Tổng giám đốc hoặc Giám đốc phải căn cứ vào định mức vật tư do các cấp có thẩm quyền ban hành và tình hình cụ thể của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống định mức vật tư của doanh nghiệp trình Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị), phê duyệt và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các định mức đó.
Các loại vật tư sử dụng vào kinh doanh phải được quản lý chặt chẽ theo các định mức tiêu hao của doanh nghiệp đã ban hành trong các khâu: dự trữ, cấp phát và thanh quyết toán.
- Doanh nghiệp phải theo dõi, kiểm tra, tổ chức phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình thực hiện định mức vật tư để đề ra các biện pháp nhằm không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức, kịp thời biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân sử dụng tiết kiệm vật tư và xử lý các trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức.
b) Giá vật tư: Dùng để hạch toán và xác định chi phí vật tư là giá thực tế, bao gồm:
- Giá vật tư mua ngoài gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán hàng (nếu là vật tư tự nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ của liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh cộng thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu - nếu có) cộng với chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho (nếu có), phí chọn lọc tái chế.
- Giá vật tư tự chế gồm: giá vật tư thực tế xuất kho cộng với chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tự chế.
- Giá vật tư thuê ngoài gia công chế biến gồm: giá vật tư thực tế xuất kho đem gia công cộng với chi phí gia công như phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho người gia công.
- Giá các loại vật tư và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua... nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính. Trường hợp vật tư là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản... mua của người trực tiếp sản xuất không có hoá đơn thì người mua hàng phải lập bảng kê mua hàng ghi rõ tên, địa chỉ người bán, số lượng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi.
c) Đối với công cụ, dụng cụ sử dụng cho quá trình kinh doanh như: khuôn mẫu, dàn giáo, cân, giá đựng, bàn ghế, máy tính cầm tay... doanh nghiệp căn cứ vào thời gian sử dụng và giá trị của công cụ, dụng cụ để phân bổ dần vào các khoản mục chi phí trong các kỳ kinh doanh theo tiêu thức phù hợp.
d) Giá trị vật tư tiêu hao thực tế được hạch toán vào chi phí vật tư. sau khi trừ tiền đền bù của cá nhân hoặc tập thể gây ra tiêu hao vật tư vượt định mức và trị giá phế liệu thu hồi (nếu có) và số tiền giảm giá hàng mua (nếu có).
1.2. Chi phí khấu hao tài sản cố định:
Mọi tài sản cố định của doanh nghiệp phải được huy động vào hoạt động kinh doanh và trích khấu hao theo quy định của Nhà nước để thu hồi vốn. Sau khi đã khấu hao hết nguyên giá, tài sản cố định vẫn còn sử dụng được thì doanh nghiệp không phải trích khấu hao, nhưng phải quản lý và sử dụng theo chế độ hiện hành.
Công trình XDCB hoàn thành đã đưa vào sử dụng nhưng chưa quyết toán giá trị công trình thì doanh nghiệp tạm ghi tăng giá trị TSCĐ theo giá tạm tính để trích khấu hao. Sau khi nghiệm thu, bàn giao quyết toán giá trị công trình phải điều chỉnh giá trị TSCĐ theo giá trị quyết toán.
1.3. Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương:
Chi phí tiền lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định của chế độ hiện hành.
Tiền lương phải được quản lý chặt chẽ và chi đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ cở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Chi phí tiền ăn giữa ca phải chi cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Nếu chi cao hơn mức Nhà nước quy định thì phần cao hơn được lấy quỹ phúc lợi chi. Quĩ phúc lợi không đủ thì người quyết định chi phải bồi thường.
1.4. Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của doanh nghiệp theo các chế độ hiện hành của Nhà nước.
Chi phí cho tổ chức Đảng được lấy từ nguồn kinh phí của tổ chức này, nếu nguồn kinh phí của tổ chức Đảng không đủ để chi thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
1.5. Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Là các khoản chi phí sửa chữa tài sản cố định thuê ngoài, chi phí điện, nước, điện thoại, tiền bốc vác, vận chuyển hàng hoá, sản phẩm, tiền trả hoa hồng đại lý, môi giới, uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu, tiền mua bảo hiểm tài sản, tiền thuê kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, và các dịch vụ mua ngoài khác.
+ Giá trị khối lượng xây lắp thanh toán cho nhà thầu phụ là chi phí của nhà thầu chính.
+ Các khoản chi phí hoa hồng đại lý, uỷ thác phải thể hiện trong các hợp đồng đại lý, uỷ thác và chỉ được hạch toán theo số phải chi, có đủ chứng từ hợp pháp.
+ Chi phí hoa hồng môi giới: doanh nghiệp phải xây dựng định mức chi và quy chế quản lý chi tiêu gắn với hiệu quả kinh tế do việc môi giới mang lại. Hoa hồng môi giới không được áp dụng cho các đối tượng là đại lý của doanh nghiệp, các khách hàng được chỉ định, các chức danh quản lý trong doanh nghiệp, những nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp.
+ Chi phí sửa chữa tài sản cố định nhằm khôi phục năng lực của tài sản thì được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong năm theo số thực chi. Nếu chi phí sửa chữa phát sinh một lần quá lớn thì được phân bổ cho các năm sau. Đối với những tài sản cố định đặc thù, việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ doanh nghiệp cần trích trước chi phí sửa chữa lớn thì phải có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của cơ quan quản lý tài chính doanh nghiệp. Nếu khoản trích trước thấp hơn số thực chi thì được hạch toán thêm số chênh lệch vào chi phí, nếu cao hơn thì hạch toán hoàn nhập vào thu nhập bất thường trong năm.
1.6. Chi phí bằng tiền khác:
Là các khoản chi phí ngoài các khoản trên đây như: thuế môn bài, thuế sử dụng đất hoặc tiền thuê đất, thuế tài nguyên, lệ phí cầu phà, chi phí tiếp tân, khánh tiết, quảng cáo, tiếp thị, chi phí giao dịch đối ngoại, chi phí hội nghị, chi phí tuyển dụng, tập quân sự, bồi dưỡng nâng cao kiến thức cho cán bộ công nhân viên, chi bảo hộ lao động, các khoản thiệt hại được phép hạch toán vào chi phí, chi phí bảo hành sản phẩm, các khoản dự phòng, tiền nộp quỹ quản lý Tổng công ty, tiền đóng hội phí, niêm liễm, chi phí dự thầu, trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của Luật lao động và các khoản chi khác.
- Các khoản chi tiếp tân, tiếp khách, hội họp, đối ngoại giao dịch và chi phí bằng tiền khác phải gắn liền với kinh doanh và hiệu quả kinh tế. Mức chi cụ thể do giám đốc doanh nghiệp quyết định không vượt quá mức quy định tại khoản 11 phần III của thông tư số 99/1998/TT- BTC ngày 14/7/1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 30/1998/NĐ- CP ngày 13/5/1998 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp .
Đối với một số ngành hoạt động đặc thù như triển lãm, quảng cáo có nhu cầu chi quảng cáo, tiếp thị, đối ngoại, giao dịch lớn hơn mức khống chế trên thì doanh nghiệp phải xây dựng mức khống chế phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, báo cáo cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp và Bộ Tài chính xem xét chấp thuận bằng văn bản.
- Chi bảo hộ lao động, doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo số thực chi trong phạm vi chế độ định mức hiện hành.
- Doanh nghiệp được trích trước khoản chi bảo hành vào chi phí đối với sản phẩm, hàng hoá, công trình XDCB cần bảo hành trong nhiều năm. Hết thời hạn bảo hành sản phẩm, nếu số chi bảo hành thực tế lớn hơn số trích trước thì phần chênh lệch được hạch toán thêm vào chi phí. Trường hợp số chi bảo hành thực tế nhỏ hơn số trích trước thì số chênh lệch hạch toán vào thu nhập khác.
- Khoản kinh phí quản lý Tổng công ty là để chi tiêu cho bộ máy quản lý Tổng công ty, cho công tác đào tạo, điều trị y tế, nghiên cứu khoa học mà Tổng công ty đảm nhiệm chung cho các đơn vị thành viên.
Theo phương án do Hội đồng quản trị phê duyệt, Tổng giám đốc quyết định mức huy động của từng đơn vị thành viên. Doanh nghiệp thành viên hạch toán vào chi phí theo số phải nộp.
Trong năm, nếu kinh phí quản lý Tổng công ty đã huy động nhưng chi không hết, thì được chuyển sang năm sau để chi và giảm bớt mức huy động của năm sau, nếu số đã huy động nhỏ hơn số thực chi thì phần thiếu được huy động bổ sung trong năm sau.
- Doanh nghiệp được trích chi phí dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng hoá vật tư tồn kho vào chi phí trong kỳ theo quy định hiện hành .
- Chi trợ cấp thôi việc cho người lao động thực hiện theo Nghị định số 198/CP ngày 31/12/1995 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều trong Bộ luật lao động về hợp đồng lao động và các văn bản hiện hành khác của Nhà nước.
- Doanh nghiệp được chi thưởng năng suất lao động, thưởng sáng kiến, cải tiến, thưởng tiết kiệm vật tư và hạch toán vào chi phí kinh doanh theo số thực chi nhưng không vượt quá hiệu quả đem lại từ các khoản chi này. Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc(đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị) phải ban hành và công bố công khai các quy chế thưởng.
- Doanh nghiệp được hạch toán khoản chi nghiên cứu khoa học, nghiên cứu đổi mới công nghệ, chế thử sản phẩm mới,chi sáng kiến ,cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp theo số thực chi. Đề tài nghiên cứu và dự toán chi phí nghiên cứu của từng đề tài phải được Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị) phê duyệt và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả của các đề tài đó.
- Khoản chi cho các trường lớp, đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề, năng lực quản lý và chi cho cơ sở y tế chỉ được hạch toán vào chi phí khoản chi cho các đối tượng là cán bộ công nhân viên chức của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo số thực chi sau khi trừ các khoản hỗ trợ của ngân sách nhà nước (nếu có). Mức chi tối đa không vượt quá 1,3 lần định mức chi sự nghiệp cho các đối tượng trên do nhà nước quy định.
Nếu đào tạo, điều trị cho những đối tượng ngoài doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải thu phí để tự trang trải các khoản chi.
- Các khoản chi hỗ trợ giáo dục cho các tổ chức giáo dục thành lập theo quy định của nhà nước như: quỹ khuyến học, trường học sinh tàn tật, học sinh không nơi nương tựa, căn cứ vào chế độ qui định và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Giám đốc quyết định mức chi hỗ trợ nói trên.
- Khoản thực chi về bảo vệ môi trường phát sinh trong kỳ, nếu khoản chi lớn có tác dụng cho nhiều năm thì phân bổ dần cho các năm sau.
- Chi phí cho lao động nữ theo chế độ quy định.
- Các chi phí khác bằng tiền.
1.7. Không được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh các khoản sau đây:
- Các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật như: luật giao thông, luật thuế, luật môi trường, luật lao động, vi phạm chế độ báo cáo thống kê, tài chính kế toán và các luật khác. Nếu do tập thể hoặc cá nhân vi phạm pháp luật, thì tập thể, hoặc cá nhân phải nộp phạt. Ngoài khoản tiền đền bù nói trên, phần nộp phạt còn lại lấy từ lợi nhuận sau thuế.
- Các khoản đầu tư xây dựng cơ bản, chi mua sắm tài sản cố định hữu hình và vô hình, chi ủng hộ cho các tổ chức xã hội.
- Chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức của doanh nghiệp.
- Các khoản thuộc nguồn kinh phí khác đài thọ như khoản chi sự nghiệp đã được ngân sách nhà nước cấp, cơ quan cấp trên hoặc các tổ chức khác hỗ trợ; Chi trả lãi vay vốn đầu tư xây dựng cơ bản trong thời kỳ công trình chưa hoàn thành đưa vào sử dụng. Số lãi này được hạch toán vào chi phí đầu tư xây dựng cơ bản;
- Các khoản chi phí sản xuất kinh doanh vượt mức quy định của chế độ tài chính thì được bù đắp bằng quỹ khen thưởng và phúc lợi.
2. Hạch toán giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Tuỳ theo quy trình công nghệ và điều kiện sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tự xác định đối tượng và chọn phương pháp phù hợp để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Giá thành sản phẩm, dịch vụ có thể tính theo yếu tố hoặc khoản mục.
2.1. Giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ gồm các khoản mục chi phí trực tiếp:
- Chi phí vật tư trực tiếp: gồm các chi phí về nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu và động lực tiêu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm các khoản trả cho người lao động trực tiếp sản xuất như: tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương, chi ăn ca, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn của công nhân trực tiếp.
- Chi phí sản xuất chung: gồm các khoản chi phí chung phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp như: tiền lương, phụ cấp, ăn ca trả cho nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền ngoài các chi phí kể trên.
2.2. Giá thành toàn bộ sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ gồm:
- Giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ.
- Chi phí bán hàng: gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như: tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, tiếp thị, đóng gói, vận chuyển, bảo quản... khấu hao tài sản cố định; chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác như: chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí quảng cáo...
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: gồm các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp như: tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn ca trả cho ban giám đốc và nhân viên quản lý ở các phòng ban, bảo hiểm, kinh phí công đoàn của bộ máy quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu, đồ dùng cho văn phòng, khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp, các khoản thuế, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc văn phòng doanh nghiệp và các chi phí khác bằng tiền chung cho toàn doanh nghiệp như: dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phí kiểm toán, chi phí tiếp tân, khánh tiết, công tác phí, khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động; các khoản chi nghiên cứu khoa học, nghiên cứu đổi mới công nghệ, chi sáng kiến, chi phí đào tạo nâng cao tay nghề công nhân, năng lực quản lý; chi y tế cho người lao động; chi bảo vệ môi trường; chi cho lao động nữ, trích nộp kinh phí quản lý Tổng Công ty.
Về nguyên tắc toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển cho sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp đặc biệt, đối với một số doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong năm không có sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh thu không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong năm được phân bổ cho sản phẩm dở dang và tồn kho, căn cứ vào chi phí sản xuất dở dang và giá thành sản xuất sản phẩm tồn.
3. Quản lý chi phí hoạt động khác
Chi phí hoạt động khác bao gồm: chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường.
3.1. Chi phí hoạt động tài chính:
Chi phí hoạt động tài chính là các khoản chi phí đầu tư tài chính ra ngoài doanh nghiệp nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, tăng thêm thu nhập và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí các hoạt động tài chính bao gồm:
- Chi phí liên doanh, liên kết là các khoản chi phí phát sinh trong các hoạt động liên doanh, liên kết (không thuộc chi phí của doanh nghiệp liên doanh, liên kết).
- Chi phí cho thuê tài sản.
- Chi phí mua bán trái phiếu, tín phiếu, cổ phiếu kể cả khoản tổn thất trong đầu tư nếu có.
- Dự phòng giảm giá chứng khoán.
- Giá trị ngoại tệ bán ra, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ theo chế độ tài chính hiện hành( không bao gồm chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thuộc vốn vay để đầu tư XDCB khi công trình chưa đưa vào sử dụng hoặc vốn vay bằng ngoại tệ để góp vốn liên doanh).
- Chi phí về lãi phải trả cho số vốn huy động trong kỳ. Đối với số vốn huy động của các đối tượng ngoài tổ chức tín dụng Nhà nước thì lãi suất huy động không được vượt quá mức lãi suất trần của ngân hàng thương mại quốc doanh của cùng thời điểm.
- Chi phí chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá dịch vụ khi thanh toán tiền trước hạn.
- Chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư ra ngoài doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào hiệu quả của từng hoạt động tài chính và các quy định của pháp luật để quyết định các khoản chi phí trên đây, đồng thời hạch toán chi tiết các chi phí thực tế phát sinh của từng hoạt động tài chính.
3.2. Chi phí bất thường là:
Các khoản chi phí xảy ra không thường xuyên gồm có:
- Chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định (bao gồm cả giá trị còn lại của tài sản cố định khi thanh lý và nhượng bán).
- Giá trị tài sản tổn thất thực tế sau khi đã giảm trừ tiền đền bù của người phạm lỗi và tổ chức bảo hiểm, trị giá phế liệu thu hồi (nếu có) và số đã được bù đắp bằng các quỹ dự phòng tài chính.
- Chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ phải thu khó đòi đã xoá sổ kế toán.
- Chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế
- Chi phí để thu tiền phạt
- Các khoản chi phí bất thường khác.
Doanh nghiệp phải có quy chế quản lý từng khoản chi phí bất thường. Đối với các khoản thiệt hại do tập thể hay cá nhân gây ra phải làm rõ mức độ, nguyên nhân và trách nhiệm đền bù kèm theo các biện pháp xử lý hành chính.
4. Một số điểm cần chú ý về quản lý và khi hạch toán chi phí .
4.1. - Đối với các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của hoạt động kinh doanh, tài chính và bất thường thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) nếu:
+ Xác định số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thì chi phí không bao gồm tiền thuế GTGT đầu vào.
+ Xác định số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp thì chi phí bao gồm cả tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có).
Trường hợp doanh nghiệp đồng thời có 2 loại kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT thì phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào,chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định nói trên. Nếu không hạch toán riêng được thì hạch toán chung toàn bộ thuế GTGT đầu vào và phân bổ số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định hiện hành. Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo từng đối tượng phù hợp, nếu lớn thì có thể phân bổ dần vào chi phí của các kỳ sau.
- Đối với các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của hoạt động kinh doanh, tài chính và bất thường không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì chi phí của doanh nghiệp bao gồm cả tiền thuế GTGT (đầu vào).
4.2. Doanh nghiệp có phát sinh các khoản chi phí bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ của liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh chi phí.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thông tư này thay thế Thông tư số 76/TC/TCDN ngày 15/11/1996 của Bộ Tài chính và có hiệu lực thi hành kể từ ngày Nghị định số 27/1999/NĐ-CP ngày 20/4/1999 của Chính phủ có hiệu lực.
2. Cơ quan quản lý tài chính doanh nghiệp có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các doanh nghiệp Nhà nước thực hiện việc quản lý doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm theo các quy định trong Thông tư này.
3. Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị) có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.
4. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các doanh nghiệp Nhà nước kịp thời phản ánh về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết.