THÔNG TƯ

Hướng dẫn quản lý thu, chi tiền mặt qua Hệ thống Kho bạc Nhà nước

Căn cứ Nghị định 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định 25/CP ngày 5/4/1995 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;

Để tăng cường quản lý quỹ ngân sách nhà nước; Bộ Tài chính hướng dẫn công tác quản lý tiền mặt qua Kho bạc Nhà nước như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1/ Các khoản thu, chi bằng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán (sau đây gọi chung là tiền mặt) qua Kho bạc Nhà nước đều phải được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ nhằm quản lý chi tiêu ngân sách có hiệu quả.

2/ Tất cả các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, các đơn vị giao dịch với kho bạc nhà nước có thanh toán bằng tiền mặt đều phải đăng ký kế hoạch tiền mặt với kho bạc nhà nước và chịu sự quản lý của kho bạc nhà nước về thu, chi tiền mặt.

3/ Kho bạc nhà nước thực hiện quản lý và tổ chức điều chuyển tiền mặt trong nội bộ hệ thống kho bạc nhà nước để đảm bảo nhu cầu thanh toán, chi trả bằng tiền mặt cho các đơn vị sử dụng ngân sách và các đơn vị giao dịch.

4/ Kho bạc nhà nước được giữ lại các khoản thu tiền mặt trực tiếp để đáp ứng nhu cầu thanh toán chi trả tiền mặt cho các đơn vị sử dụng ngân sách và các đơn vị giao dịch, đồng thời phối hợp với ngân hàng nhà nước, Ngân hàng Thương mại quốc doanh nơi kho bạc Nhà nước mở tài khoản để đáp ứng, điều hoà tiền mặt theo kế hoạch hai bên đã thoả thuận.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

A/ QUẢN LÝ TIỀN MẶT ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ SỬ DỤNG NGÂN SÁCH, CÁC ĐƠN VỊ GIAO DỊCH

1/ Lập và đăng ký kế hoạch tiền mặt

1.1/ Lập kế hoạch tiền mặt:

Hàng quý, năm các đơn vị sử dụng ngân sách, các đơn vị giao dịch với kho bạc Nhà nước lập kế hoạch chi tiền mặt với kho bạc nhà nước.

a/ Các đơn vị hành chính sự nghiệp, các đơn vị giao dịch lập kế hoạch tiền mặt với kho bạc nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản, kế hoạch tiền mặt của đơn vị bao gồm các khoản chủ yếu sau:

- Chi lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương;

- Chi học bổng, sinh hoạt phí;

- Chi hoạt động thường xuyên;

- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản (nếu có sử dụng tiền mặt).

b/ Cơ quan Đầu tư Phát triển (ngoài việc lập kế hoạch chi tiền mặt như đã nêu tại điểm a) tổng hợp kế hoạch cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản, cho vay tài trợ bằng tiền mặt với Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản. Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản bằng tiền mặt bao gồm:

- Chi giải phóng mặt bằng, đền bù, giải toả;

- Chi cho ban quản lý công trình (như chi lương, phụ cấp lương và các khoản chi hành chính);

- Các khoản chi từ nguồn phí được Chính phủ và Bộ Tài Chính cho phép.

c/ Cơ quan Dự trữ Quốc gia (ngoài việc lập kế hoạch chi tiền mặt như đã nêu tại điểm a) tổng hợp kế hoạch tiền mặt phục vụ công tác thu mua lương thực dự trữ theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền duyệt. Việc đăng ký kế hoạch tiền mặt chi mua lương thực dự trữ quốc gia do Cục Dự trữ Quốc gia xây dựng và đăng ký với Kho bạc Nhà nước TW. Kho bạc Nhà nước TW duyệt và thông báo kế hoạch tiền mặt chi mua lương thực dự trữ cho từng Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố để thực hiện.

Kế hoạch chi tiền mặt mua lương thực dự trữ quốc gia chủ yếu là phần do cơ quan Dự trữ Quốc gia thu mua trực tiếp. Trường hợp thu mua qua các Tổng công ty, Công ty lương thực được thanh toán bằng chuyển khoản.

d/ Các đơn vị thuộc khối đặc biệt (Quốc phòng, Công an, Cơ yếu Chính phủ) lập kế hoạch tiền mặt với cơ quan quản lý cấp trên. Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ xét duyệt và tổng hợp kế hoạch chi tiền mặt với Kho bạc Nhà nước TW chi tiết theo từng tỉnh, thành phố.

- Kế hoạch chi tiền mặt của Bộ Quốc Phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ được chia làm hai phần:

+ Phần chi nội bộ: bao gồm các khoản chi lương, phụ cấp lương, tiền ăn, tiền tiêu vặt của chiến sĩ, tiền ăn cho phạm nhân và nhu cầu chi thường xuyên tối thiểu cần thiết;

+ Phần chi khác: bao gồm các khoản chi cho hoạt động khác của các đơn vị, lực lượng vũ trang.

e) Cơ quan bảo hiểm xã hội (ngoài việc lập kế hoạch chi tiền mặt như đã nêu tại điểm a) tổng hợp, lập kế hoạch chi bảo hiểm xã hội với Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản, kế hoạch chi tiền mặt cho bảo hiểm xã hội bao gồm:

- Chi trả tiền lương hưu cho các đối tượng thuộc ngân sách nhà nước cấp.

- Chi trả bảo hiểm xã hội cho các đối tượng thuộc nguồn vốn bảo hiểm xã hội quản lý.

f/ Cơ quan lao động Thương binh và Xã hội lập kế hoạch tiền mặt chi trả cho các đối tượng được hưởng chính sách xã hội do ngành lao động thương binh xã hội quản lý.

g/ Đối với các trường học, cơ sở giáo dục đào tạo, (ngoài việc lập kế hoạch chi tiền mặt như tại điểm a) tổng hợp và lập kế hoạch thu chi tiền mặt từ quỹ học phí thu được gửi vào Kho bạc Nhà nước theo quy định tại thông tư liên tịch số 54/1998/TTLT-Bộ GDĐT- BTC ngày 31/08/1998 của Liên bộ Giáo dục đào tạo và Tài Chính.

1.2/ Đăng ký kế hoạch tiền mặt:

a) Kế hoạch chi tiền mặt được xây dựng hàng quý, năm gửi Kho bạc Nhà nước theo thời hạn như sau:

- Kế hoạch năm gửi trước ngày 10/12 của năm trước;

- Kế hoạch quý gửi trước ngày 10 tháng cuối quý trước.

b/ Đối với các đơn vị Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ, Cục Dự trữ Quốc gia kế hoạch năm gửi trước ngày 15/12 của năm trước, kế hoạch quý gửi trước ngày 15 tháng cuối quý trước để Kho bạc Nhà nước TW duyệt kế hoạch và thông báo lại cho các đơn vị để phối hợp thực hiện.

c/ Trong quý nếu phát sinh các nhu cầu chi tiền mặt đột xuất nằm ngoài kế hoạch tiền mặt đã đăng ký với Kho bạc Nhà nước, các đơn vị lập kế hoạch tiền mặt bổ sung gửi Kho bạc Nhà nước duyệt.

2/ Tổ chức quản lý.

2.1/ Các cơ quan, đơn vị có phát sinh thu bằng tiền mặt (như phí, lệ phí...) phải nộp đầy đủ vào Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản, không được toạ chi tiền mặt trừ trường hợp chế độ quy định cho phép để lại.

2.2/ Các cơ quan đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước cần tăng cường việc thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc thanh toán bằng tiền mặt nhất là các khoản thanh toán với các đơn vị, tổ chức kinh tế có mở tài khoản tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

2.3/ Kho bạc Nhà nước kiểm soát các khoản chi bằng tiền mặt của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đảm bảo đúng chế độ quy định, từ chối chi trả các khoản chi bằng tiền mặt nằm ngoài kế hoạch và không phù hợp với quy định tại thông tư này.

B/ QUẢN LÝ, ĐIỀU CHUYỂN TIỀN MẶT TRONG HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC

1. Lập kế hoạch thu, chi tiền mặt.

1.1/ Hàng quý, năm Kho bạc Nhà nước lập kế hoạch thu chi tiền mặt qua Kho bạc Nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước cấp trên và gửi ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản để điều hoà tiền mặt đảm bảo nhu cầu thanh toán chi trả bằng tiền mặt.

a/ Căn cứ để xây dựng kế hoạch tiền mặt của Kho bạc Nhà nước bao gồm:

+ Kế hoạch thu, chi ngân sách nhà nước;

+ Kế hoạch chi tiền mặt của các đơn vị giao dịch;

+ Tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt của kỳ trước.

b/ Kế hoạch thu, chi tiền mặt của Kho bạc Nhà nước bao gồm hai phần:

- Phần thu tiền mặt bao gồm các khoản chủ yếu sau:

+ Thu ngân sách bằng tiền mặt như: Các khoản thu thuế, phí, lệ phí, thu tiền phạt, vay dân và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước bằng tiền mặt;

+ Thu tiền gửi các đơn vị giao dịch (không thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước) bằng tiền mặt;

+ Các khoản thu khác bằng tiền mặt.

- Phần chi tiền mặt bao gồm các khoản chủ yếu sau:

+ Chi ngân sách nhà nước bằng tiền mặt, bao gồm:

* Chi xây dựng cơ bản, chi cho ban quản lý công trình (bao gồm cả các khoản chi do Kho bạc Nhà nước cấp phát trực tiếp và các khoản chi xây dựng cơ bản cấp phát qua Tổng cục Đầu tư Phát triển);

* Chi thường xuyên cho các đơn vị hành chính sự nghiệp;

* Chi bảo hiểm xã hội (kể cả phần chi từ quỹ BHXH);

* Chi đặc biệt (chi cho Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ);

* Chi mua lương thực dự trữ;

* Chi trả nợ dân;

* Chi khác bằng tiền mặt;

+ Chi tiền gửi cho các đơn vị giao dịch.

c/ Trên cơ sở kế hoạch thu, chi tiền mặt của các đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị giao dịch trên địa bàn; Kho bạc Nhà nước xác định nhu cầu tiền mặt cần được ngân hàng (nơi mở tài khoản) hoặc Kho bạc Nhà nước cấp trên điều hoà; Số tiền mặt thừa phải nộp Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước cấp trên.

1.2/ Trình tự lập kế hoạch tiền mặt trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

a/ Đối với Kho bạc Nhà nước quận, huyện:

Kho bạc Nhà nước quận, huyện lập kế hoạch tiền mặt gửi Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố và ngân hàng nơi mở tài khoản (đối với trường hợp ngân hàng điều hoà) theo thời hạn sau:

+ Kế hoạch năm gửi trước ngày 10/12 năm trước;

+ Kế hoạch quý gửi trước ngày 10 tháng cuối quý trước.

b/ Đối với Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố:

- Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố tổng hợp kế hoạch thu, chi tiền mặt trên toàn địa bàn (kể cả thu, chi tiền mặt tại Văn phòng Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố và các quận huyện trực thuộc) gửi Kho bạc Nhà nước TW và gửi Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố theo thời hạn sau:

+ Kế hoạch năm gửi trước ngày 20/12 năm trước;

+ Kế hoạch quý gửi trước ngày 20 tháng cuối quý trước.

- Kế hoạch thu, chi tiền mặt của Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố cần phân định rõ:

+ Mức điều hoà tiền mặt của Ngân hàng Thương Mại Quốc doanh cho các Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố, quận, huyện;

+ Mức điều hoà tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước cho Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố.

c/ Đối với Kho bạc Nhà nước TW:

Căn cứ kế hoạch thu, chi tiền mặt của Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố gửi; căn cứ vào kế hoạch chi tiền mặt của lực lượng vũ trang, bảo hiểm xã hội, trợ cấp cho các đối tượng hưởng chính sách xã hội, chi mua lương thực dự trữ, Kho bạc Nhà nước TW tổng hợp kế hoạch thu, chi tiền mặt toàn hệ thống gửi Ngân hàng Nhà nước Trung ương.

+ Kế hoạch năm gửi trước ngày 31 tháng 12 năm trước;

+ Kế hoạch quý gửi trước ngày 30 tháng cuối quý trước;

2/ Định mức tồn quỹ tiền mặt.

a/ Các đơn vị kho bạc Nhà nước được để tồn quỹ tiền mặt theo định mức do Kho bạc Nhà nước cấp trên thông báo.

- Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố duyệt và thông báo định mức tồn quỹ tiền mặt cho các Kho bạc Nhà nước quận, huyện, thị xã trực thuộc.

- Định mức tồn quỹ tiền mặt tại Văn phòng kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh quyết định căn cứ vào nhu cầu thực tế thu, chi tiền mặt trên địa bàn.

b/ Định mức tồn quỹ tiền mặt của các kho bạc Nhà nước được xác định theo phương pháp sau:

Trong đó:

- Tổng nhu cầu thanh toán chi trả bằng tiền mặt trong kỳ (quý) tính theo kế hoạch tiền mặt được duyệt.

- Số ngày làm việc trong kỳ (quý) được thống nhất quy định là 78 ngày.

- Số ngày định mức: Do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố quy định tuỳ thuộc vào nhiệm vụ chi và số lần điều hoà tiền mặt giữa Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố với Kho bạc Nhà nước quận, huyện.

3/ Quản lý, tập trung tiền mặt đáp ứng nhu cầu chi tiền mặt trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

3.1/ Các đơn vị Kho bạc Nhà nước phối hợp chặt chễ với cơ quan thuế, cơ quan tài chính tổ chức tập trung các khoản thu Ngân sách Nhà nước bằng tiền mặt vào kho bạc Nhà nước.

3.2/ Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm tra, kiểm soát và thanh toán chi trả tiền mặt cho các đơn vị sử dụng ngân sách, các đơn vị giao dịch theo kế hoạch tiền mặt được duyệt và chứng từ chi hợp pháp, hợp lệ.

Trường hợp tiền mặt có khó khăn, các đơn vị Kho bạc Nhà nước được áp dụng chế độ ưu tiên trong thanh toán tiền mặt; trước hết đảm bảo các khoản chi lương, phụ cấp lương, chi quốc phòng an ninh, chi bảo hiểm xã hội, trợ cấp xã hội, chi trả nợ dân và một số khoản chi tối thiểu cần thiết của đơn vị.

3.3/ Phối hợp với Ngân hàng trong việc điều hoà đảm bảo tiền mặt thanh toán chi trả.

- Đối với trường hợp Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Thương mại quốc doanh điều hoà: Kho bạc Nhà nước phối hợp với Ngân hàng thống nhất quy định lịch nộp và rút tiền mặt hàng quý có chia ra tháng.

- Đối với trường hợp Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố điều chuyển trực tiếp tiền mặt cho các kho bạc Nhà nước quận, huyện: Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố quy định lịch điều chuyển tiền mặt quý, có chia ra tháng để chủ động chi trả tiền mặt, đảm bảo không đọng vốn và không làm mất khả năng thanh toán của từng đơn vị Kho bạc Nhà nước. Việc điều chuyển tiền mặt giữa Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc nhà nước quận, huyện thực hiện theo cơ chế điều chuyển vốn trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

4/ Báo cáo và kiểm tra.

4.1/ Hàng tháng, quý, năm Kho bạc Nhà nước quận, huyện báo cáo tình hình thực hiện thu, chi tiền mặt với Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố, đồng gửi Ngân hàng nơi mở tài khoản.

+ Báo cáo tháng: gửi trước ngày 05 tháng sau.

+ Báo cáo quý: gửi trước ngày 10 tháng đầu quý sau.

+ Báo cáo năm: gửi trước ngày 15 tháng 01 năm sau.

- Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố tổng hợp tình hình thu, chi tiền mặt (bao gồm thu, chi tại Văn phòng Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố và các quận, huyện trực thuộc) gửi Kho bạc Nhà nước TW và Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố.

+ Báo cáo tháng gửi trước ngày 10 tháng sau.

+ Báo cáo quý gửi trước ngày 15 tháng đầu quý sau.

+ Báo cáo năm gửi trước ngày 20 tháng 01 năm sau.

- Kho bạc Nhà nước TW tổng hợp báo cáo của các tỉnh, thành phố gửi Ngân hàng Nhà nước TW hàng quý và năm.

+ Báo cáo quý gửi trước ngày 25 tháng đầu quý sau.

+ Báo cáo năm gửi trước ngày 31/1 năm sau.

4.2/ Kiểm tra tình hình quản lý tiền mặt.

- Các đơn vị Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố, quận, huyện có trách nhiệm kiểm tra tình hình quản lý điều hoà tiền mặt tại đơn vị mình.

- Kho bạc Nhà nước cấp trên kiểm tra tình hình quản lý, điều hoà tiền mặt của các đơn vị Kho bạc Nhà nước cấp dưới trực thuộc.

- Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện các hiện tượng vi phạm, thủ trưởng các đơn vị Kho bạc Nhà nước có biện pháp xử lý theo thẩm quyền và báo cáo Kho bạc Nhà nước cấp trên.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1/ Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

2/ Các đơn vị trực thuộc hệ thống Kho bạc Nhà nước, các đơn vị sử sụng ngân sách Nhà nước, các đơn vị giao dịch với Kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.