THÔNG TƯ
Hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài
_______________________
Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài ngày 18/6/2009;
Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 4/2/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;
Thực hiện Nghị quyết số 50/NQ-CP ngày 10/12/2010 của Chính phủ về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao, Bộ Ngoại giao hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân ở nước ngoài như sau:
Điều 1. Nội dung, mục đích của việc đăng ký công dân
1. Đăng ký công dân là việc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) ghi vào Sổ đăng ký công dân các chi tiết nhân thân của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài.
2. Việc đăng ký công dân nhằm giúp các Cơ quan đại diện thực hiện chức năng bảo hộ công dân và các chức năng lãnh sự khác đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài, đồng thời phục vụ công tác tổng hợp, thống kê về công dân Việt Nam ở nước ngoài.
Điều 2. Đối tượng đăng ký công dân
Đối tượng đăng ký công dân bao gồm:
1. Người có hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng;
2. Người không có một trong những loại giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này nhưng có một trong những loại giấy tờ chứng minh họ có quốc tịch Việt Nam.
Điều 3. Cơ quan có thẩm quyền đăng ký công dân
Cơ quan có thẩm quyền đăng ký công dân bao gồm:
1. Cơ quan đại diện ở nước nơi người đề nghị đăng ký công dân đang cư trú hoặc Cơ quan đại diện kiêm nhiệm nước đó.
2. Cơ quan đại diện nơi thuận tiện nhất cho người đề nghị đăng ký công dân, nếu ở nước người đó cư trú không có Cơ quan đại diện.
Điều 4. Thủ tục đăng ký công dân
1. Người đề nghị đăng ký công dân nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
- 01 Phiếu đăng ký công dân được khai đầy đủ (có thể dưới hình thức khai trực tuyến trên trang tin điện tử của Cơ quan đại diện);
- 01 bản chụp hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế hộ chiếu Việt Nam đối với trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này;
- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân và 01 bản chụp giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam quy định tại Điều 11 Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008 (Giấy khai sinh; Giấy chứng minh nhân dân; Quyết định cho nhập quốc tịch Việt Nam, Quyết định cho trở lại quốc tịch Việt Nam, Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi đối với trẻ em là người nước ngoài, Quyết định cho người nước ngoài nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi) đối với trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này.
- 01 phong bì có dán sẵn tem và địa chỉ người nhận trong trường hợp đương sự muốn nhận kết quả qua đường bưu điện.
2. Hồ sơ đề nghị đăng ký công dân được nộp trực tiếp tại Cơ quan đại diện hoặc gửi qua đường bưu điện.
3. Trên cơ sở kiểm tra, đối chiếu các thông tin trong Phiếu đăng ký công dân với các giấy tờ khác trong hồ sơ, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả bằng văn bản cho đương sự trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
4. Trường hợp người đề nghị đăng ký công dân không có một trong những loại giấy tờ chứng minh có quốc tịch Việt Nam hoặc cần phải kiểm tra, xác minh tính xác thực của giấy tờ này, Cơ quan đại diện hướng dẫn đương sự làm thủ tục xác minh quốc tịch Việt Nam theo các quy định của pháp luật về quốc tịch. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh của cơ quan có thẩm quyền, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả bằng văn bản cho đương sự.
Điều 5. Cập nhật thông tin đăng ký công dân
1. Người đã đăng ký công dân có trách nhiệm thông báo cho Cơ quan đại diện trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày có sự thay đổi các chi tiết nhân thân đã khai trong Phiếu đăng ký công dân để Cơ quan đại diện cập nhật vào Sổ đăng ký công dân.
2. Người đề nghị cập nhật thông tin đăng ký công dân nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
- 01 Phiếu đăng ký công dân đã được khai đầy đủ, có thể dưới hình thức khai trực tuyến trên trang tin điện tử của Cơ quan đại diện;
- 01 phong bì có dán sẵn tem và địa chỉ người nhận trong trường hợp đương sự muốn nhận kết quả qua đường bưu điện.
3. Hồ sơ đề nghị cập nhật thông tin đăng ký công dân được nộp trực tiếp tại Cơ quan đại diện hoặc gửi qua đường bưu điện.
4. Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả bằng văn bản cho đương sự trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Điều 6. Lưu trữ hồ sơ đăng ký công dân
1. Hồ sơ đăng ký công dân bao gồm Phiếu đăng ký công dân (kể cả các lần cập nhật thông tin đăng ký công dân), bản chụp giấy tờ, tài liệu mà người đề nghị đăng ký công dân đã nộp cho Cơ quan đại diện, giấy tờ xác minh và các giấy tờ, tài liệu liên quan khác.
2. Hồ sơ đăng ký công dân được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ đăng ký công dân. Sổ đăng ký công dân được lập dưới hình thức Sổ in và lưu trữ bằng phần mềm quản lý trên máy tính.
3. Cơ quan đại diện có trách nhiệm thực hiện các biện pháp bảo quản hồ sơ đăng ký công dân và lưu trữ theo thời hạn sau:
- 05 năm đối với hồ sơ đăng ký công dân;
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với Sổ đăng ký công dân.
Điều 7. Tổ chức thực hiện
1. Việc đăng ký công dân đối với người có quốc tịch Việt Nam nhưng đang hưởng quy chế tị nạn theo Công ước về quy chế người tị nạn ngày 28/7/1951 và Nghị định thư về quy chế người tị nạn ngày 31/1/1967 hoặc theo pháp luật nước ngoài và đối với người đồng thời có quốc tịch Việt Nam và quốc tịch nước ngoài được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.
2. Ban hành kèm theo Thông tư này các biểu mẫu Phiếu đăng ký công dân (mẫu số 01/NG-ĐKCD), văn bản xác nhận đăng ký công dân (mẫu số 02/NG-ĐKCD) và Sổ đăng ký công dân (mẫu số 03/NG-ĐKCD) thay thế cho các biểu mẫu số 01/NG-LS và 02/NG-LS ban hành kèm theo Quyết định số 05/2002/QĐ-BNG ngày 30/7/2002 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành quy định về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.
3. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 713/NG-QĐ ngày 17/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành quy định tạm thời về thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các Cơ quan đại diện báo cáo Bộ Ngoại giao xem xét, giải quyết./.