QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế làm việc của Lãnh đạo Bộ Tư pháp
_____________
BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP
Căn cứ Điều 16 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02 tháng 3 năm 1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 04 tháng 6 năm 1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Đào tạo,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Lãnh đạo Bộ Tư pháp.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký văn bản.
Điều 3. Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc Sở Tư pháp, Chánh án Toà án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này./.
QUY CHẾ
Làm việc của Lãnh đạo Bộ Tư pháp
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/1999/QĐ-BTP
ngày 09/01/1999 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)
_____________
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về lề lối làm việc của Lãnh đạo Bộ Tư pháp và mối quan hệ công tác giữa Bộ trưởng với các Thứ trưởng; giữa Bộ trưởng với Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ; giữa các Thứ trưởng với nhau; giữa Thứ trưởng với Thủ trưởng các đơn vị do Thứ trưởng phụ trách; giữa Lãnh đạo Bộ và Ban cán sự Đảng, Đảng uỷ và các tổ chức chính trị - xã hội trong Bộ.
Quy chế này cũng quy định về chế độ thông tin, báo cáo, thủ tục trình giải quyết công việc và ký văn bản của Bộ Tư pháp.
Điều 2. Nguyên tắc chung
Quan hệ công tác và lề lối làm việc của Lãnh đạo Bộ Tư pháp phải bảo đảm các nguyên tắc sau đây:
1. Bộ trưởng là người đứng đầu Bộ, thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm cá nhân trước Đảng và Nhà nước về toàn bộ hoạt động của ngành Tư pháp.
Bộ trưởng phân công cho Thứ trưởng và có thể uỷ quyền cho Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng và chịu trách nhiệm về việc thực hiện sự phân công, uỷ quyền đó;
2. Trong chỉ đạo điều hành công việc, Lãnh đạo Bộ thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng, đi đôi với việc phát huy trách nhiệm cá nhân của từng người trong Lãnh đạo Bộ;
3. Lãnh đạo Bộ giải quyết công việc theo chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và theo các quy chế làm việc được ban hành, trừ trường hợp có yêu cầu đột xuất của cơ quan cấp trên;
4. Thứ trưởng là người giúp Bộ trưởng phụ trách một số lĩnh vực công tác của Bộ, ngành.
Thứ trưởng được phân công phụ trách lĩnh vực công tác nào thì có trách nhiệm chủ động giải quyết các nội dung công việc của lĩnh vực công tác đó.
Thứ trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công;
5. Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chủ động giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách về việc thực hiện công việc được giao hoặc được ủy quyền và phải thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của Quy chế này.
Chương II
QUAN HỆ CÔNG TÁC VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO BỘ
Điều 3. Bộ trưởng
1. Bộ trưởng phụ trách chung công việc của Bộ, thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai, thực hiện công việc của các Thứ trưởng và phối hợp hoạt động giữa các Thứ trưởng
2. Bộ trưởng chịu trách nhiệm về các quyết định giải quyết công việc của Thứ trưởng trong phạm vi công việc được Bộ trưởng phân công.
3. Bộ trưởng thông tin thường xuyên cho các Thứ trưởng về các chủ trương, chính sách và quan điểm của Đảng và Nhà nước liên quan đến lĩnh vực công tác của Bộ, ngành.
4. Ngoài cương vị phụ trách chung, Bộ trưởng trực tiếp chỉ đạo, giải quyết một số lĩnh vực công tác sau đây:
a. Các công việc thuộc lĩnh vực công tác mà Bộ trưởng trực tiếp phụ trách;
b. Những vấn đề liên quan đến nhiều đơn vị đã được các Thứ trưởng phụ trách chỉ đạo giải quyết, nhưng còn có ý kiến khác nhau;
c. Những vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền giải quyết của Thứ trưởng phụ trách;
d. Các công việc khác mà Bộ trưởng thấy cần thiết phải trực tiếp giải quyết.
Điều 4. Thứ trưởng
1. Thứ trưởng giúp Bộ trưởng lãnh đạo chung công tác của Bộ, ngành; trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác và một số đơn vị thuộc Bộ theo sự phân công của Bộ trưởng; theo dõi và chỉ đạo hoạt động của các cơ quan tư pháp địa phương thuộc lĩnh vực được phân công và giải quyết các công việc đột xuất khác do Bộ trưởng giao.
2. Khi giải quyết công việc được phân công, Thứ trưởng nhân danh Bộ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về kết quả công việc đó;
Trong phạm vi công việc được phân công, Thứ trưởng có trách nhiệm:
a. Tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ theo lĩnh vực được phân công;
b. Chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực được phân công. Đối với những vấn đề phức tạp liên quan đến cơ chế, chính sách mà chưa được pháp luật quy định và các vấn đề quan trọng khác thể hiện quan điểm của Bộ, ngành thì Thứ trưởng phải báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng trước khi giải quyết.
3. Đối với các đơn vị do mình trực tiếp phụ trách, Thứ trưởng có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công việc và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về kết quả giải quyết công việc của các đơn vị đó; thường xuyên thông tin cho Thủ trưởng các đơn vị về những chủ trương, chính sách và quan điểm của Đảng và Nhà nước liên quan đến lĩnh vực công tác của đơn vị đó.
Điều 5. Thứ trưởng thường trực
1. Bộ trưởng chỉ định một trong số các Thứ trưởng giữ cương vị Thứ trưởng thường trực.
2. Thứ trưởng thường trực, ngoài các công việc được phân công, còn có các quyền hạn, nhiệm vụ sau:
a. Thay mặt Bộ trưởng, giải quyết công việc của Bộ trưởng khi Bộ trưởng vắng mặt;
b. Được Bộ trưởng uỷ quyền ký một số văn bản của Bộ;
c. Giải quyết công việc của Thứ trưởng khác khi Thứ trưởng đó vắng mặt;
d. Thay mặt Lãnh đạo Bộ giữ mối quan hệ, chỉ đạo, phối hợp hoạt động với Đảng uỷ và các tổ chức chính trị - xã hội trong Bộ.
3. Khi Thứ trưởng thường trực vắng mặt, Bộ trưởng chỉ định một Thứ trưởng khác tạm thay làm nhiệm vụ thường trực.
Điều 6. Quan hệ giữa các Thứ trưởng
1. Quan hệ giữa các Thứ trưởng là quan hệ phối hợp, các Thứ trưởng có trách nhiệm thường xuyên thông tin cho nhau về việc giải quyết các công việc được phân công.
2. Khi thực hiện công việc được phân công, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực do Thứ trưởng khác phụ trách mà cần có ý kiến của Thứ trưởng đó, thì Thứ trưởng chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp để giải quyết. Trong trường hợp giữa các Thứ trưởng còn có ý kiến khác nhau, thì Thứ trưởng chủ trì báo cáo Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng thường trực quyết định.
3. Trong trường hợp có sự điều chỉnh lại sự phân công công việc giữa các Thứ trưởng, thì giữa các Thứ trưởng đó phải có sự bàn giao nội dung công việc, hồ sơ, tài liệu liên quan.
Điều 7. Giao ban Lãnh đạo Bộ
1. Vào thứ hai hàng tuần, Lãnh đạo Bộ tổ chức giao ban. Chế độ giao ban phải được duy trì thường xuyên.
Bộ trưởng chủ trì giao ban. Khi Bộ trưởng vắng mặt, Thứ trưởng thường trực chủ trì.
2. Thành phần giao ban Lãnh đạo Bộ gồm: Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có liên quan đến nội dung giao ban có thể được mời tham dự theo yêu cầu của Bộ trưởng.
3. Tại phiên giao ban:
a. Bộ trưởng và các Thứ trưởng thông tin cho nhau về các công việc đã giải quyết trong tuần và các công việc tiếp theo;
b. Các Thứ trưởng báo cáo Bộ trưởng, xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng về những vấn đề cần thiết;
c. Bộ trưởng và các Thứ trưởng thảo luận về biện pháp tổ chức, thực hiện các công việc đặt ra trong tuần.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm phân công người thường xuyên ghi Biên bản các phiên giao ban Lãnh đạo Bộ. Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác và được lưu giữ theo đúng quy định về công tác lưu trữ.
5. Căn cứ vào biên bản giao ban, Chánh Văn phòng có trách nhiệm thông báo kịp thời bằng văn bản kết quả giao ban cho các đơn vị thuộc Bộ chậm nhất là 2 ngày sau ngày họp.
6. Văn Phòng Bộ có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu phục vụ giao ban Lãnh đạo Bộ.
Điều 8. Họp Lãnh đạo Bộ
1. Lãnh đạo Bộ họp định kỳ mỗi tháng một lần vào đầu tuần cuối của tháng.
Lãnh đạo Bộ có thể họp đột xuất theo yêu cầu của Bộ trưởng hoặc đề nghị của các Thứ trưởng.
2. Thành phần họp Lãnh đạo Bộ gồm: Bộ trưởng và các Thứ trưởng;
Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có liên quan đến nội dung cuộc họp có thể được mời tham dự theo yêu cầu của Bộ trưởng.
3. Bộ trưởng chủ trì cuộc họp Lãnh đạo Bộ. Tại cuộc họp, Lãnh đạo Bộ thảo luận các vấn đề quan trọng của Bộ, ngành mà Bộ trưởng xét thấy cần thiết phải lấy ý kiến của tập thể Lãnh đạo Bộ trước khi quyết định.
4. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị liên quan có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu phục vụ họp Lãnh đạo Bộ. Trong trường hợp nội dung cuộc họp bàn về một đề án thì nội dung đề án và các tài liệu có liên quan phải được gửi cho những người tham dự chậm nhất là 3 ngày trước khi họp, trừ trường hợp họp đột xuất để giải quyết những vấn đề khẩn trương.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm phân công người ghi Biên bản cuộc họp Lãnh đạo Bộ. Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác và được lưu giữ theo đúng quy định về công tác lưu trữ.
5. Sau khi xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, Chánh Văn phòng có trách nhiệm kịp thời thông báo bằng văn bản kết quả họp Lãnh đạo Bộ cho các đơn vị thuộc Bộ chậm nhất là 3 ngày sau ngày họp; trong trường hợp cần thiết, kết quả họp Lãnh đạo Bộ được thông báo cho các Sở Tư pháp, Toà án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc các cơ quan, tổ chức hữu quan.
Điều 9. Việc cử đại diện Lãnh đạo Bộ tham gia các cuộc họp
1. Bộ trưởng có trách nhiệm tham gia đầy đủ các phiên họp của Chính phủ, tham dự các phiên họp của Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội theo giấy triệu tập và các cuộc họp khác mời đích danh Bộ trưởng. Trong trường hợp Bộ trưởng vắng, ở ngoài Hà Nội hoặc không thể tham dự được và được sự đồng ý của cơ quan triệu tập, thì Bộ trưởng ủy quyền cho Thứ trưởng thường trực hoặc một Thứ trưởng khác đi họp thay. Người được ủy quyền phải xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng trước khi tham dự và có trách nhiệm báo cáo với Bộ trưởng về nội dung, kết quả của cuộc họp.
2. Trong trường hợp giấy mời họp gửi đại diện Lãnh đạo Bộ, thì Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng thường trực đi họp hoặc cử Thứ trưởng phụ trách hoặc Thủ trưởng đơn vị có liên quan tham dự. Người được cử đi họp đại diện cho Lãnh đạo Bộ phải báo cáo với Bộ trưởng về kết quả của cuộc họp đó.
3. Khi giấy mời họp mời đích danh Thứ trưởng nào, thì Thứ trưởng đó đi họp. Trong trường hợp Thứ trưởng được mời vắng, ở ngoài Hà Nội hoặc không thể tham dự được thì sau khi thoả thuận với cơ quan mời, Bộ trưởng, Thứ trưởng thường trực cử một Thứ trưởng khác đi thay. Thứ trưởng đi họp thay phải tìm hiểu, nắm rõ vấn đề cuộc họp. Nếu nội dung cuộc họp đề cập đến những vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động của Bộ, ngành, thì Thứ trưởng đi họp có trách nhiệm báo cáo kịp thời và xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng.
4. Chánh Văn phòng và Thủ trưởng các đơn vị liên quan có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho Lãnh đạo Bộ tham dự họp.
Điều 10. Việc đi công tác địa phương của Lãnh đạo Bộ
1. Để kiểm tra tình hình thực hiện các chính sách, pháp luật của Nhà nước, việc chỉ đạo các cơ quan Tư pháp địa phương, kịp thời giúp địa phương khắc phục các khó khăn; khảo sát tình hình thực tế, tiếp xúc với nhân dân; nghiên cứu kinh nghiệm và mô hình tiên tiến và uốn nắn lệch lạc (nếu có), Bộ trưởng quyết định việc đi công tác địa phương của Lãnh đạo Bộ.
2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm lập kế hoạch, chương trình công tác của Lãnh đạo Bộ tại địa phương.
Nội dung làm việc tại địa phương của Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng liên quan đến lĩnh vực công tác của đơn vị nào thì Thủ trưởng đơn vị đó có trách nhiệm chủ trì phối hợp với Chánh Văn phòng chuẩn bị.
Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm thông báo trước ít nhất 3 ngày cho địa phương về lịch làm việc của Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng, trừ trường hợp đột xuất.
Nếu địa phương có các vấn đề kiến nghị, đề xuất với Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng xử lý thì phải gửi trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng ít nhất là 3 ngày trước khi Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng đến địa phương làm việc.
3. Tổng số người tham gia Đoàn công tác của Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng về địa phương không quá 5 người; Đoàn công tác hoạt động có hiệu quả và không gây phiền hà cho địa phương.
Điều 11. Việc tiếp khách của Bộ trưởng, Thứ trưởng
1. Bộ trưởng, Thứ trưởng tiếp khách đến làm việc theo lịch do Chánh Văn phòng Bộ đề xuất.
Khi nhận được yêu cầu làm việc, Chánh Văn phòng có trách nhiệm xin ý kiến của Bộ trưởng, Thứ trưởng và kịp thời thông báo cho khách có yêu cầu biết về thời gian, địa điểm, người tiếp và nội dung làm việc.
Trong trường hợp khách đến làm việc đột xuất, Chánh Văn phòng hoặc Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng trực tiếp báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng xem xét, quyết định.
Chánh Văn phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung phục vụ việc tiếp khách.
2. Trong trường hợp khách đến chào xã giao, Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng có trách nhiệm thu xếp để Bộ trưởng, Thứ trưởng tiếp.
3. Bộ trưởng, Thứ trưởng tiếp cán bộ, công chức thuộc Bộ theo Quy chế thực hiện dân chủ trong cơ quan Bộ Tư pháp; tiếp khách nước ngoài theo Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp; tiếp dân theo Quy chế tiếp dân.
Điều 12. Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng
1. Thư ký Bộ trưởng do Bộ trưởng lựa chọn và quyết định theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Đào tạo.
Chuyên viên giúp việc Thứ trưởng do Thứ trưởng lựa chọn theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Đào tạo trình Bộ trưởng quyết định.
2. Trong thời gian giúp việc cho Lãnh đạo Bộ, Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng vẫn thuộc biên chế của đơn vị nơi họ công tác và được hưởng mọi quyền lợi như cán bộ, công chức của đơn vị đó, kể cả quyền được đào tạo, bổ nhiệm và khen thưởng.
3. Ngoài việc phải tuân thủ các quy định có liên quan, khi nhận Hồ sơ trình giải quyết công việc hoặc văn bản trình ký của các đơn vị thuộc Bộ, Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng có trách nhiệm ký nhận và kịp thời trình Lãnh đạo Bộ xem xét.
4. Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng có trách nhiệm thường xuyên thông tin cho nhau và giữ mối liên hệ chặt chẽ với Chánh Văn phòng trong việc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ.
5. Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Bộ trưởng, Thứ trưởng, Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng tham dự các cuộc họp Lãnh đạo Bộ, giao ban Lãnh đạo Bộ, giao ban cấp vụ và các cuộc họp khác.
6. Văn phòng Bộ có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho Thư ký Bộ trưởng, các chuyên viên giúp việc Thứ trưởng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Điều 13. Lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ
1. Chánh Văn phòng cùng với Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc của Thứ trưởng lên lịch làm việc hàng tuần của Lãnh đạo Bộ. Lịch làm việc phải bao gồm đầy đủ các hoạt động của Bộ trưởng và các Thứ trưởng theo từng ngày trong tuần và được gửi cho Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ vào sáng thứ 7 hàng tuần.
Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm đăng ký lịch làm việc với Lãnh đạo Bộ thông qua Chánh Văn phòng Bộ chậm nhất vào sáng thứ 6 hàng tuần;
Trong trường hợp thật cần thiết, Bộ trưởng, Thứ trưởng xếp lịch làm việc ngoài giờ. Chánh Văn phòng có trách nhiệm thực hiện chế độ làm việc ngoài giờ cho những cán bộ, công chức tham dự.
2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc Thủ trưởng các đơn vị chuẩn bị đầy đủ nội dung công việc được giao để Bộ trưởng, Thứ trưởng giải quyết công việc theo đúng lịch đã đặt ra và cùng với Thư ký Bộ trưởng, các chuyên viên giúp việc của Thứ trưởng có trách nhiệm giữ đúng lịch làm việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng.
Trong trường hợp có sự thay đổi lịch làm việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng sang một thời gian khác, thì Chánh Văn phòng hoặc Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng có trách nhiệm thông báo kịp thời tới những người có liên quan về sự thay đổi đó.
Chương III
LỀ LỐI LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO BỘ TRONG QUAN HỆ
VỚI THỦ TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ
Điều 14. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ
Lãnh đạo Bộ chỉ đạo, điều hành hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch, lịch làm việc; có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng trong Lãnh đạo Bộ, theo sự phân cấp cho Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Thủ trưởng các đơn vị trong việc giải quyết kịp thời, đầy đủ công việc được giao.
Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất của Lãnh đạo Bộ, đồng thời phát huy tính tích cực, chủ động, sáng tạo trong hoạt động quản lý ở đơn vị mình.
Điều 15. Quan hệ công tác giữa Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ
1. Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách đơn vị nào, trực tiếp chỉ đạo công tác chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị đó; quyết định, giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ trình của Thủ trưởng các đơn vị và định kỳ làm việc với tập thể đơn vị do mình phụ trách ít nhất sáu tháng một lần.
2. Thứ trưởng phụ trách đơn vị nào, có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về kết quả hoạt động của đơn vị đó, trừ trường hợp Bộ trưởng yêu cầu Thủ trưởng đơn vị trực tiếp báo cáo.
3. Trên cơ sở chương trình, kế hoạch, lịch làm việc đã được phê duyệt, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chủ động giải quyết và thường xuyên báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách.
Trong trường hợp giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực phụ trách của Thứ trưởng khác, thì Thủ trưởng đơn vị còn phải xin ý kiến chỉ đạo của Thứ trưởng đó.
4. Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách về việc bao quát hoạt động của đơn vị mình; trong trường hợp vắng mặt một ngày trở lên, thì có trách nhiệm ủy quyền cho một cấp phó chịu trách nhiệm thay mình quản lý đơn vị và báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách về việc ủy quyền đó.
5. Khi Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách làm việc với Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ về công việc của đơn vị, thì chuyên viên trực tiếp theo dõi, thực hiện mảng công việc đó phải có mặt.
Điều 16. Chế độ báo cáo, thông tin
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có nghĩa vụ thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về kế hoạch và kết quả hoạt động của đơn vị mình, gửi cho Văn phòng Bộ theo lịch cụ thể sau đây:
a. Vào thứ sáu, đối với báo cáo công tác tuần;
b. Ngày 25 hàng tháng, đối với báo cáo công tác tháng;
c. Trước ngày 25 của tháng cuối quý, đối với báo cáo công tác quý;
d. Trước ngày 25 tháng 6, đối với báo cáo công tác 6 tháng đầu năm;
đ. Trước ngày 25 tháng 11, đối với báo cáo công tác năm;
Trong trường hợp các ngày quy định cụ thể tại các điểm a, b, c, d và đ Khoản 1 Điều này trùng với ngày lễ, ngày nghỉ, thì lịch gửi báo cáo được xác định là ngày tiếp theo sau ngày lễ, ngày nghỉ đó.
Đối với các báo cáo được quy định tại các điểm d và đ Khoản 1 Điều này, trước khi báo cáo, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ phải xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách.
Trong trường hợp đột xuất, Bộ trưởng, các Thứ trưởng có thể yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ báo cáo.
Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm thực hiện công việc theo kế hoạch đặt ra; trong trường hợp xét thấy không hoàn thành được, thì phải báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách để xin ý kiến chỉ đạo.
2. Khi được Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách cử đi họp, đi công tác, Thủ trưởng đơn vị xin ý kiến chỉ đạo trước và có trách nhiệm báo cáo với Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách về nội dung và kết quả của cuộc họp, chuyến công tác chậm nhất là 5 ngày sau khi cuộc họp, chuyến công tác kết thúc.
Trong trường hợp được mời đích danh, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chủ động đi họp. Sau cuộc họp, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm báo cáo kịp thời với Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách kết quả cuộc họp, nếu nội dung của cuộc họp đề cập đến vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động của Bộ, ngành.
3. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức cập nhật vào mạng tin học nội bộ (mạng LAN) các loại báo cáo, thông tin điều hành, các văn bản pháp luật do Bộ ban hành.
Điều 17. Giao ban cấp Vụ
1. Vào ngày thứ năm của tuần cuối tháng hoặc do yêu cầu đột xuất, Bộ tổ chức giao ban cấp Vụ để kiểm điểm, đánh giá tình hình thực hiện công việc trong tháng và triển khai công việc của tháng tiếp theo.
2. Bộ trưởng chủ trì giao ban cấp Vụ; nếu Bộ trưởng vắng mặt thì Thứ trưởng thường trực hoặc Thứ trưởng được phân công chủ trì.
3. Nội dung giao ban cấp Vụ do Chánh Văn phòng Bộ đề xuất trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng chủ trì quyết định. Chánh Văn phòng có trách nhiệm thông báo trước nội dung giao ban cho Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị ít nhất 1 ngày.
4. Thành phần tham gia giao ban cấp Vụ bao gồm Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ và người đứng đầu các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội trong Bộ. Trong trường hợp cần thiết, thành phần giao ban cấp Vụ có thể bao gồm cả chuyên viên chính theo quyết định của Bộ trưởng.
5. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm phân công người ghi Biên bản giao ban cấp Vụ. Biên bản giao ban cấp Vụ phải được ghi đầy đủ, chính xác và được lưu giữ theo đúng quy định về công tác lưu trữ.
6. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản kết luận của Bộ trưởng về các vấn đề được đặt ra để các đơn vị trong Bộ tổ chức triển khai thực hiện chậm nhất là 3 ngày sau giao ban cấp Vụ.
Chương IV
QUAN HỆ GIỮA LÃNH ĐẠO BỘ VÀ BAN CÁN SỰ ĐẢNG,
ĐẢNG ỦY, CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI TRONG BỘ
Điều 18. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ và Ban cán sự Đảng
Ban cán sự Đảng Bộ Tư pháp bàn bạc và quyết định tập thể những vấn đề thuộc thẩm quyền của Ban cán sự Đảng quy định tại Hướng dẫn số 10-HD-TC/TW ngày 28 tháng 11 năm 1995 về Quy chế làm việc của Ban cán sự Đảng ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ và cơ quan thuộc Chính phủ. Bộ trưởng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các Nghị quyết của Ban cán sự Đảng theo chế độ thủ trưởng.
Mối quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Bộ và Ban cán sự Đảng tuân theo Quy chế làm việc của Ban cán sự Đảng Bộ Tư pháp.
Điều 19. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ và Đảng ủy
1. Định kỳ 6 tháng một lần hoặc khi có yêu cầu đột xuất, Lãnh đạo Bộ và Đảng uỷ hoặc Thường vụ Đảng uỷ họp liên tịch để thông báo về các chủ trương, kế hoạch, tình hình thực hiện công tác chuyên môn và công tác Đảng trong cơ quan Bộ; bàn các nội dung và biện pháp phối hợp lãnh đạo công tác giáo dục chính trị - tư tưởng, công tác tổ chức - cán bộ, bảo vệ nội bộ, lãnh đạo các đoàn thể chính trị - xã hội trong cơ quan thực hiện các nhiệm vụ chính trị, củng cố đoàn kết, nhất trí nội bộ, chăm lo đời sống của cán bộ, công chức trong cơ quan.
2. Trong công tác bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ, Lãnh đạo Bộ làm việc với Đảng uỷ hoặc Thường vụ Đảng uỷ để quán triệt chủ trương, đồng thời tham khảo ý kiến đề xuất nhân sự của Đảng uỷ. Lãnh đạo Bộ lựa chọn nhân sự và tổ chức lấy ý kiến tín nhiệm trong Đảng uỷ trước khi Bộ trưởng quyết định. Khi nhận xét, đánh giá, phân loại cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý của cấp trên, Lãnh đạo Bộ tham khảo ý kiến của Đảng uỷ.
3. Lãnh đạo Bộ phối hợp chặt chẽ với Đảng ủy chỉ đạo công tác kiểm tra, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức là đảng viên và thông báo công khai về kết quả xử lý.
4. Lãnh đạo Bộ tạo điều kiện thuận lợi để Đảng uỷ hoạt động có hiệu quả.
Điều 20. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ và Công đoàn, các tổ chức chính trị - xã hội khác trong Bộ
1. Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm thông tin cho Công đoàn Bộ và các tổ chức chính trị - xã hội khác trong Bộ về tình hình kinh tế - xã hội, các chủ trương, chính sách mới của Đảng và Nhà nước liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của cán bộ, công chức trong Bộ.
2. Lãnh đạo Bộ cần tham khảo ý kiến của Công đoàn trước khi quyết định các vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của đông đảo cán bộ, công chức.
3. Ban Lãnh đạo Công đoàn, các tổ chức chính trị - xã hội khác trong Bộ có trách nhiệm thường xuyên phản ánh với Lãnh đạo Bộ về tình hình hoạt động của tổ chức mình, về tâm tư, nguyện vọng của cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ.
4. Ít nhất một năm một lần, Lãnh đạo Bộ tổ chức họp liên tịch với Ban Lãnh đạo hoặc Thường vụ Công đoàn, các tổ chức chính trị - xã hội khác trong cơ quan Bộ để nghe báo cáo và ý kiến đề xuất của các tổ chức này.
5. Lãnh đạo Bộ tạo điều kiện cho Công đoàn và các tổ chức chính trị - xã hội khác trong Bộ hoạt động có hiệu quả. Công đoàn và các tổ chức chính trị - xã hội khác trong Bộ có trách nhiệm động viên cán bộ, công chức thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao.
6. Ban Lãnh đạo Công đoàn Bộ có trách nhiệm phối hợp với Lãnh đạo Bộ tổ chức Hội nghị cán bộ, công chức toàn cơ quan hàng năm.
Chương V
XỬ LÝ CÔNG VĂN, TÀI LIỆU VÀ THỦ TỤC TRÌNH
GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO BỘ
Điều 21. Xử lý công văn, tài liệu đến
1. Công văn, tài liệu đến hàng ngày phải được Văn phòng Bộ vào sổ, xử lý kịp thời và theo dõi chặt chẽ việc giải quyết.
2. Công văn, tài liệu gửi đích danh Bộ trưởng, Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị và cán bộ, công chức thuộc Bộ phải được Văn thư chuyển đến đúng địa chỉ; nếu nội dung thuộc về việc công thì phải được chuyển trả lại ngay cho Chánh Văn phòng để xử lý theo quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Công văn, tài liệu gửi chung cho Bộ Tư pháp, Lãnh đạo Bộ và đơn vị thuộc Bộ được Chánh Văn phòng xử lý theo nguyên tắc sau đây:
a. Công văn, tài liệu của Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị, Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc công văn, tài liệu có nội dung liên quan đến chủ trương, chính sách quan trọng của Bộ, ngành được chuyển cho Bộ trưởng để xử lý;
b. Công văn, tài liệu có nội dung liên quan đến lĩnh vực phụ trách của Thứ trưởng nào thì chuyển cho Thứ trưởng đó để xử lý. Trong trường hợp xét thấy nội dung của công văn, tài liệu đó không thuộc lĩnh vực mình phụ trách, thì Thứ trưởng chuyển lại cho Chánh Văn phòng để chuyển tiếp;
c. Sau khi Bộ trưởng, Thứ trưởng xử lý, công văn, tài liệu phải được chuyển lại ngay cho Chánh Văn phòng để vào sổ theo dõi và kịp thời chuyển cho Thủ trưởng đơn vị được phân công giải quyết. Bản gốc của công văn, tài liệu được gửi đến phải được lưu giữ tại đơn vị chủ trì giải quyết, trừ trường hợp pháp luật về bảo mật, lưu trữ có quy định khác;
d. Công văn, tài liệu khẩn phải được xử lý theo chế độ khẩn; công văn, tài liệu mật phải được xử lý theo chế độ mật.
4. Bộ trưởng, Thứ trưởng khi phân công cho đơn vị giải quyết công văn, tài liệu, có trách nhiệm chỉ đạo cụ thể việc thực hiện, kể cả về tiến độ việc thực hiện công việc đó.
5. Hàng tuần, Chánh Văn phòng có trách nhiệm lập Danh mục công văn, tài liệu được gửi đến Bộ và việc phân công xử lý các công văn, tài liệu đó để báo cáo Lãnh đạo Bộ và thông báo cho Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ.
Điều 22. Thẩm quyền ký văn bản của Bộ
1. Bộ trưởng ký các báo cáo, tờ trình gửi Bộ chính trị, Thường vụ Bộ chính trị, Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các quyết định, thông tư, chỉ thị, các văn bản về chủ trương, chính sách quan trọng liên quan đến tổ chức và hoạt động của ngành Tư pháp, về tổ chức bộ máy và nhân sự và các văn bản khác mà Bộ trưởng xét thấy cần thiết.
2. Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng các văn bản xử lý, giải quyết công việc thuộc lĩnh vực do mình phụ trách; trong trường hợp được Bộ trưởng uỷ quyền ký thay các văn bản quy định tại khoản 1 Điều này thì phải được Bộ trưởng cho ý kiến trước khi ký. Các văn bản do các Thứ trưởng ký phải được gửi Bộ trưởng để báo cáo.
3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng các công văn có nội dung hướng dẫn nghiệp vụ, trả lời các vấn đề chuyên môn thuộc lĩnh vực công tác của đơn vị mình và công văn gửi các cơ quan, tổ chức khác cùng cấp. Công văn do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng phải được gửi báo cáo Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách.
4. Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng báo cáo công tác tuần, tháng, quý và sáu tháng gửi Văn phòng Chính phủ; văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, Thứ trưởng; công văn mời họp của Lãnh đạo Bộ, sao trích các văn bản đã ban hành và các công văn, giấy tờ khác thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng.
5. Vụ trưởng Vụ Tổ chức, cán bộ và Đào tạo ký thừa lệnh Bộ trưởng các quyết định cử cán bộ đi đào tạo, tham gia các tổ chức, hoạt động trong nước, nâng lương trong phạm vi được phân cấp.
6. Việc ký các văn bản thuộc lĩnh vực quan hệ đối ngoại của Bộ tuân theo Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp.
Điều 23. Thủ tục trình giải quyết công việc của Bộ
1. Bộ trưởng, Thứ trưởng xem xét, giải quyết công việc hàng ngày trên cơ sở Hồ sơ trình của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ.
Hồ sơ trình giải quyết công việc của Thủ trưởng các đơn vị bao gồm:
a. Phiếu trình giải quyết công việc theo mẫu quy định;
b. Dự thảo văn bản trình;
c. Ý kiến tham gia của Thủ trưởng đơn vị có liên quan (nếu có);
d. Kế hoạch triển khai thực hiện (nếu có);
đ. Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
Nếu dự thảo văn bản, công văn trình Bộ trưởng ký, thì phải có ý kiến của Thứ trưởng phụ trách;
2. Khi nhận được hồ sơ của các đơn vị gửi trình Lãnh đạo Bộ, Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng có nhiệm vụ kiểm tra về mặt thủ tục, hình thức của Hồ sơ, tài liệu trình. Trong trường hợp có sai sót về hình thức hoặc chưa đủ thủ tục theo quy định thì Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng chuyển trả lại ngay cho đơn vị trình.
3. Khi nhận được Hồ sơ đúng thủ tục, Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ ngay trong ngày.
4. Trong trường hợp cần thiết, Bộ trưởng, Thứ trưởng triệu tập Thủ trưởng đơn vị chủ trì thuyết trình thêm về nội dung và các ý kiến có liên quan.
Trong thời gian 3 ngày kể từ ngày nhận được Hồ sơ trình, Bộ trưởng, Thứ trưởng có ý kiến chính thức.
Điều 24. Yêu cầu đối với văn bản trình ký, gửi đi
1. Tất cả các Hồ sơ trình ký phải được hoàn thành đúng thời hạn theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, phải được đánh máy đúng và rõ ràng; phải tuân theo đúng những quy định của Văn phòng Bộ về loại Hồ sơ trình (mẫu hồ sơ, màu sắc hồ sơ).
2. Tất cả các văn bản trình ký chính thức phải có chữ ký "nháy" của Thủ trưởng hoặc Phó thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản ở sau chữ cuối cùng của dòng cuối cùng văn bản. Chữ ký "nháy" của Thủ trưởng, Phó thủ trưởng các đơn vị phải được đăng ký với Văn phòng Bộ.
Điều 25. Xử lý công văn, tài liệu gửi đi
1. Sau khi được Lãnh đạo Bộ ký, các công văn phải được Văn phòng Bộ vào sổ, lấy mã số văn bản, đóng dấu, được gửi đi kịp thời theo địa chỉ nơi nhận và lưu trữ theo quy định hiện hành.
2. Hàng tuần, Văn phòng Bộ có trách nhiệm lập Danh mục các công văn, tài liệu đã gửi đi để báo cáo Lãnh đạo Bộ và thông báo cho Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ.
3. Công văn, tài liệu khẩn phải được xử lý theo chế độ khẩn; công văn, tài liệu mật phải được xử lý theo chế độ mật./.