NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Số: 185/2000/QĐ-NHNN2

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 15 tháng 6 năm 2000

QUYẾT ĐỊNH CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Về việc ban hành Chế độ kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu huỷ tiền, ngân phiếu thanh toán.

 

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997;

Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 81/1998/NĐ-CP ngày 1/10/1998 của Chính phủ về in, đúc, bảo quản, vận chuyển và tiêu huỷ tiền giấy, tiền kim loại, bảo quản, vận chuyển tài sản quý và giấy tờ có giá trong hệ thống ngân hàng;

Căn cứ Nghị định số 87/1998/NĐ-CP ngày 31/10/1998 của Chính phủ về phát hành, thu hồi và thay thế tiền giấy, tiền kim loại;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính,

 

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.- Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu huỷ tiền, ngân phiếu thanh toán".

Điều 2.- Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3.- Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Kho tiền Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN GIAO NHẬN, ĐIỀU CHUYỂN, PHÁT HÀNH, THU HỒI VÀ TIÊU HỦY TIỀN, NGÂN PHIẾU THANH TOÁN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 185/2000/QĐ-NHNN2 ngày 15/6/2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

 

PHẦN I: CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.- Phạm vi áp dụng.

Chế độ kế toán giao - nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh toán quy định trong văn bản này áp dụng cho các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước đối với các nghiệp vụ sau đây:

- Kế toán nhập tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc từ nhà máy in đúc tiền về Kho tiền Trung ương;

- Kế toán các nghiệp vụ điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán giữa các Kho tiền Trung ương; giữa Kho tiền Trung ương với Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; và giữa các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với nhau;

- Kế toán phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh toán.

* Riêng kế toán thu đổi tiền không thuộc phạm vi điều chỉnh của Chế độ này. Trường hợp phát sinh sẽ có hướng dẫn cụ thể cho từng lần thu đổi.

Điều 2.- Nguyên tắc ghi chép kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh toán.

- Việc hạch toán kế toán giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc, điều chuyển và tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh toán tại các Kho tiền Trung ương do Vụ Kế toán - Tài chính Ngân hàng Nhà nước thực hiện.

- Việc hạch toán kế toán điều chuyển, phát hành, thu hồi tiền, ngân phiếu thanh toán tại các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là Chi nhánh), Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước (gọi tắt là Sở giao dịch) do Phòng kế toán - thanh toán tại các Chi nhánh, Sở giao dịch thực hiện.

- Tại các Kho tiền Trung ương còn có bộ phận chuyên trách theo dõi kho do Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ thực hiện, chủ yếu là mở sổ sách, lập thẻ kho, sổ quỹ theo quy định hiện hành để ghi chép số liệu và đối chiếu với Vụ Kế toán - Tài chính.

Điều 3.- Chứng từ, sổ sách và tài khoản kế toán sử dụng trong việc xuất, nhập, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh toán.

1. Chứng từ và các giấy tờ cần thiết kèm theo khi xuất, nhập tiền, ngân phiếu thanh toán:

- Chứng từ và các giấy tờ cần thiết kèm theo khi xuất, nhập Quỹ dự trữ phát hành bao gồm: Lệnh điều chuyển tiền của Ngân hàng Nhà nước Trung ương (gọi tắt là Lệnh điều chuyển) hoặc Lệnh xuất, nhập tiền giữa Quỹ dự trữ phát hành và Quỹ nghiệp vụ phát hành do Giám đốc Chi nhánh, Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ ký (gọi tắt là Lệnh xuất/ nhập tiền); Biên bản giao nhận tiền; và Phiếu xuất, nhập kho.

- Chứng từ và các giấy tờ cần thiết kèm theo khi xuất, nhập Quỹ nghiệp vụ phát hành bao gồm: các giấy tờ cần thiết theo quy định hiện hành và Phiếu chi (thu) tiền, Giấy nộp tiền, Séc, Giấy lĩnh tiền mặt của khách hàng (hoặc nội bộ ngân hàng) khi có Lệnh xuất, nhập Quỹ dự trữ phát hành.

- Chứng từ sử dụng khi xuất, nhập, thu - chi ngân phiếu thanh toán:

• Tại các Kho tiền Trung ương: là Lệnh điều chuyển ngân phiếu thanh toán của Ngân hàng Nhà nước Trung ương; Phiếu xuất, nhập kho; và Biên bản giao nhận ngân phiếu thanh toán.
• Tại các Chi nhánh, Sở giao dịch: là Lệnh điều chuyển ngân phiếu thanh toán; Thông báo đưa ngân phiếu thanh toán mới vào lưu hành; Phiếu chi (thu) ngân phiếu thanh toán; Giấy nộp ngân phiếu thanh toán; Séc, Giấy lĩnh ngân phiếu thanh toán của khách hàng; và Biên bản giao nhận ngân phiếu thanh toán.

Việc luân chuyển chứng từ kế toán và các giấy tờ cần thiết kèm theo khi xuất nhập tiền, ngân phiếu thanh toán giữa Kho tiền Trung ương và Vụ Kế toán - Tài chính được vận dụng các máy móc và thiết bị công nghệ thông tin để truyền tải nhưng phải có những quy định chặt chẽ, đảm bảo tính pháp lý, bí mật, an toàn về số liệu xuất, nhập, điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán và đáp ứng được yêu cầu hạch toán kịp thời, chính xác.

2. Sổ sách để theo dõi và hạch toán:

- Thẻ kho: Thẻ kho phải mở riêng theo từng loại tiền, ngân phiếu thanh toán của mỗi loại quỹ đang bảo quản tại đơn vị. Nếu một loại tiền, ngân phiếu thanh toán để ở nhiều giá, tủ, két thì phải mở thẻ kho riêng cho từng giá, tủ, két. Số liệu trên thẻ kho được ghi theo số hòm, bao (bó, tờ).

- Sổ kho, sổ quỹ: Thủ kho, thủ quỹ phải mở sổ kho, sổ quỹ để theo dõi tình hình biến động, xuất, nhập, thu, chi, tồn kho, tồn quỹ của tiền mặt và ngân phiếu thanh toán đang bảo quản trong kho, trong quỹ.

- Nhật ký quỹ: Kế toán phải mở Nhật ký quỹ tiền mặt, ngân phiếu thanh toán để theo dõi tình hình thu - chi và tồn quỹ tiền mặt, ngân phiếu thanh toán. Nhật ký quỹ phải có đầy đủ các yếu tố như: ngày phát sinh; số chứng từ thu (chi) tiền và ngân phiếu thanh toán; số tài khoản đối ứng; số tiền thu - chi; và số tồn quỹ cuối ngày.

Nhật ký quỹ được lập dưới hình thức sổ tờ rời, mỗi ngày mở riêng cho tiền và ngân phiếu thanh toán thuộc Quỹ nghiệp vụ phát hành. Khi lập Nhật ký quỹ phải ghi tên loại tiền, ngân phiếu thanh toán và số hiệu tài khoản tương ứng trên đầu mỗi trang sổ.

- Sổ kế toán chi tiết thuộc các tài khoản 1011, 1012, 1013, 1019, 1021, 1022, 1023, 1111, 1112, 1119, 401, 402, 9011, 9012, 902, 903, 9081, 9082, 9089, 909, 9111, 9112, 912, 913 và 914, 919.

3. Tài khoản kế toán: Các tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh toán bao gồm:

3.1.- Các tài khoản nội bảng:

- Tài khoản 101 "Quỹ dự trữ phát hành"

+ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

+ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

+ TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành

+ TK 1019: Quỹ dự trữ phát hành đang vận chuyển

- Tài khoản 102 "Quỹ nghiệp vụ phát hành"

+ TK 1021: Tiền đang lưu hành

+ TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

+ TK 1023: Tiền đình chỉ lưu hành

- Tài khoản 111 "Ngân phiếu thanh toán"

+ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

+ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

+ TK 1119: Ngân phiếu thanh toán đang vận chuyển

- Tài khoản 401 "Tiền để phát hành"

- Tài khoản 402 "Ngân phiếu thanh toán để phát hành"

3.2.- Các tài khoản ngoại bảng:

- Tài khoản 901 "Tiền chưa công bố lưu hành"

+ TK 9011: Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương

+ TK 9012: Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Chi nhánh

- Tài khoản 902 "Tiền giao đi tiêu hủy"

- Tài khoản 903 "Tiền đã tiêu hủy"

- Tài khoản 908 "Tiền không có giá trị lưu hành"

+ TK 9081: Tiền mẫu

+ TK 9082: Tiền lưu niệm

+ TK 9089: Tiền nghi giả và tiền giả chờ xử lý

- Tài khoản 909 "Tiền chưa công bố lưu hành đang vận chuyển"

- Tài khoản 911 "Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành"

+ TK 9111: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền TW

+ TK 9112: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền Chi nhánh

- Tài khoản 912 "Ngân phiếu thanh toán giao đi tiêu hủy"

- Tài khoản 913 "Ngân phiếu thanh toán đã tiêu hủy"

- Tài khoản 914 "Ngân phiếu thanh toán nghi giả, bị rách, nát, hư hỏng, phá hoại chờ xử lý"

- Tài khoản 918 "Ngân phiếu thanh toán mẫu"

- Tài khoản 919 "Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành đang vận chuyển"

Nội dung, kết cấu của các tài khoản nói trên được thực hiện theo Quyết định số 425/1998/QĐ-NHNN2 ngày 17/12/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Hệ thống tài khoản kế toán Ngân hàng Nhà nước.

PHẦN II: CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CỤ THỂ

CHƯƠNG I - HẠCH TOÁN TIỀN, NGÂN PHIẾU THANH TOÁN MỚI IN, ĐÚC

Điều 4.- Chứng từ sử dụng khi nhập tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc.

- Khi nhập tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc từ nhà máy in đúc tiền, Vụ Kế toán - Tài chính tiến hành lập Phiếu nhập kho (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính ủy quyền cho Kho tiền Trung ương lập), nếu nhập tại Kho tiền Trung ương I thì lập 4 liên, nếu nhập tại Kho tiền Trung ương II thì lập 5 liên. Kho tiền Trung ương kiểm nhận thực tế; đối chiếu với Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán đã nhận của nhà máy in đúc tiền; tiến hành lập Biên bản nhập kho tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc và nhập kho theo đúng chế độ hiện hành. Ban quản lý Kho tiền Trung ương có trách nhiệm giám sát, lập và ký đầy đủ trên các liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc.

- Bộ chứng từ khi nhập kho tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc gồm có:

+ Phiếu nhập kho;

+ Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc.

- Sau khi nhập kho, Kho tiền Trung ương xử lý:

• Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính để làm chứng từ hạch toán;
• Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để tổng hợp;
• Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương để thủ kho ghi nhập sổ quỹ, thẻ kho theo quy định;

(* Riêng Kho tiền Trung ương II thì lưu thêm 1 bộ để kế toán kho tiền vào sổ theo dõi).

• Đối với các chứng từ dùng để thanh toán cho nhà máy in, đúc tiền, Kho tiền Trung ương xử lý như sau:
• Nếu nhập tại Kho tiền Trung ương I: Kho tiền Trung ương I phải gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ thêm 2 liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán mới in đúc và 1 liên Phiếu nhập kho để làm thủ tục thanh toán tiền với nhà máy in, đúc tiền.
• Nếu nhập tại Kho tiền Trung ương II: Kho tiền Trung ương II dùng 2 liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán mới in đúc và 1 liên Phiếu nhập kho để làm thủ tục thanh toán tiền với nhà máy in đúc tiền.

Điều 5.- Hạch toán nhập tiền, ngân phiếu thanh toán mới in, đúc.

Căn cứ vào bộ chứng từ do Kho tiền Trung ương gửi, Vụ Kế toán - Tài chính xử lý như sau:

1. Đối với tiền chưa công bố lưu hành:

Nhập TK 9011: Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương

(tiểu khoản Kho tiền nhập)

2. Đối với tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

Có TK 401: Tiền để phát hành

3. Đối với ngân phiếu thanh toán chưa phát hành:

Nhập TK 9111: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền TW (tiểu khoản Kho tiền nhập)

CHƯƠNG II - HẠCH TOÁN XUẤT, NHẬP GIỮA QUỸ DỰ

TRỮ PHÁT HÀNH VÀ QUỸ NGHIỆP VỤ PHÁT HÀNH

Điều 6.- Xuất Quỹ dự trữ phát hành, nhập Quỹ nghiệp vụ phát hành.

1. Tại Chi nhánh:

- Căn cứ vào Lệnh xuất/ nhập tiền, Biên bản giao nhận tiền, Phiếu xuất kho và Phiếu thu từ kế toán chuyển sang: Thủ kho Quỹ dự trữ phát hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ và làm thủ tục xuất tiền giao sang Quỹ nghiệp vụ phát hành theo quy định. Thủ quỹ Quỹ nghiệp vụ phát hành phải tổ chức kiểm đếm, giao nhận và nhập kho Quỹ nghiệp vụ phát hành theo đúng quy định hiện hành.

- Thủ kho Quỹ dự trữ phát hành căn cứ Lệnh xuất/ nhập tiền, Biên bản giao nhận tiền, và Phiếu xuất kho để làm thủ tục xuất quỹ theo quy định.

Thủ quỹ Quỹ nghiệp vụ phát hành căn cứ Lệnh xuất/ nhập tiền, Biên bản giao nhận tiền và Phiếu nhập để làm thủ tục nhập quỹ theo quy định.

- Căn cứ vào Lệnh xuất/ nhập tiền, Biên bản giao nhận tiền, Phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền, kế toán ghi Nhật ký quỹ tiền mặt và hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

2. Tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương:

2.1.- Xử lý của Kho tiền Trung ương I:

- Căn cứ Lệnh điều chuyển và các giấy tờ hợp lệ (Giấy ủy quyền, Chứng minh nhân dân của người nhận), Vụ Kế toán - Tài chính trực tiếp lập Phiếu xuất kho (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính ủy quyền cho kế toán Kho tiền Trung ương lập).

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển và Phiếu xuất kho, Kho tiền Trung ương I lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và tiến hành xuất đủ số tiền trên Lệnh điều chuyển giao Sở giao dịch theo đúng quy định hiện hành.

- Chứng từ kế toán xuất Quỹ dự trữ phát hành gồm có:

+ Lệnh điều chuyển;

+ Phiếu xuất kho;

+ Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau đây:

+ Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính (kèm theo Giấy ủy quyền) để hạch toán;

+ Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của các Kho tiền Trung ương;

+ Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương I để thủ kho ghi sổ;

+ Một (01) bộ gửi Sở giao dịch.

2.2.- Xử lý của Vụ Kế toán - Tài chính:

Căn cứ vào bộ chứng từ xuất kho do Kho tiền Trung ương I chuyển đến, Vụ Kế toán - Tài chính hạch toán:

Nợ TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Nợ TK 5211: Liên hàng đi năm nay

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền Trung ương I)

hoặc Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang lưu hành

2.3.- Xử lý của Sở giao dịch:

a/ Tại bộ phận quỹ:

- Căn cứ Lệnh điều chuyển và bộ chứng từ gửi kèm theo tiền, ngân phiếu thanh toán nhập từ Quỹ dự trữ phát hành, Sở giao dịch tiến hành kiểm nhận, đối chiếu và lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, Phiếu thu tiền, ngân phiếu thanh toán, rồi nhập quỹ số tiền, ngân phiếu thanh toán này theo quy định hiện hành. Sau đó, gửi 1 liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán cho Kho tiền Trung ương I làm chứng từ hồi báo.

- Thủ quỹ Quỹ nghiệp vụ phát hành căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán để ghi sổ quỹ và thẻ kho.

b/ Tại bộ phận kế toán:

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, Phiếu thu tiền, ngân phiếu thanh toán và Lệnh chuyển Nợ hoặc Giấy báo Nợ liên hàng (gọi tắt là Giấy báo Nợ), kế toán ghi Nhật ký quỹ và hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Có TK 5212: Liên hàng đến năm nay

Điều 7.- Xuất Quỹ nghiệp vụ phát hành, nhập Quỹ dự trữ phát hành.

1. Tại Chi nhánh:

- Căn cứ vào Lệnh nhập tiền, Biên bản giao nhận tiền, Phiếu chi và Phiếu nhập kho từ kế toán chuyển sang: Thủ quỹ Quỹ nghiệp vụ phát hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, nếu đúng thì tiến hành xuất đủ số tiền theo Lệnh nhập tiền giao cho Quỹ dự trữ phát hành; Thủ kho Quỹ dự trữ phát hành phải tổ chức kiểm đếm, giao nhận và nhập kho Quỹ dự trữ phát hành theo đúng quy định hiện hành.

- Thủ kho Quỹ dự trữ phát hành căn cứ Lệnh xuất/ nhập tiền, Biên bản giao nhận tiền, và Phiếu nhập kho để làm thủ tục nhập quỹ theo quy định.

Thủ quỹ Quỹ nghiệp vụ phát hành căn cứ Lệnh xuất/ nhập tiền, Biên bản giao nhận tiền và Phiếu chi để làm thủ tục xuất quỹ theo quy định.

- Căn cứ vào Lệnh nhập tiền, Biên bản giao nhận tiền, Phiếu nhập kho và Phiếu chi tiền, kế toán ghi Nhật ký quỹ tiền mặt và hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Nợ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (thuộc Quỹ dự trữ phát hành)

Có TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (thuộc Quỹ nghiệp vụ phát hành)

hoặc Nợ TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành (thuộc Quỹ dự trữ phát hành)

Có TK 1023: Tiền đình chỉ lưu hành (thuộc Quỹ nghiệp vụ phát hành)

2. Tại Ngân hàng Nhà nước trung ương:

2.1.- Xử lý của Sở giao dịch:

a/ Tại bộ phận quỹ:

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, Phiếu chi tiền, ngân phiếu thanh toán do kế toán lập và chuyển sang, thủ quỹ phải kiểm tra đầy đủ tính hợp pháp và hợp lệ của các chứng từ, nếu đúng thì tiến hành xuất đủ số tiền trên Lệnh điều chuyển giao Kho tiền Trung ương I theo đúng quy định hiện hành.

Thủ quỹ Quỹ nghiệp vụ phát hành căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và Phiếu xuất kho để làm thủ tục xuất quỹ theo quy định.

b/ Tại bộ phận kế toán:

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, Phiếu chi tiền, ngân phiếu thanh toán, kế toán ghi Nhật ký quỹ tiền mặt, ngân phiếu thanh toán và hạch toán:

Nợ TK 3639: Các khoản khác phải thu (tiểu khoản tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển)

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Có TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

hoặc Có TK 1023: Tiền đình chỉ lưu hành

hoặc Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành;

hoặc Có TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành;

Khi nhận được Lệnh chuyển Có hoặc Giấy báo Có liên hàng (gọi tắt là Giấy báo Có) của Vụ Kế toán - Tài chính về số tiền, ngân phiếu thanh toán đã giao Kho tiền Trung ương I, kế toán hạch toán:

Nợ TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Nợ TK 5212: Liên hàng đến năm nay

Có TK 3639: Các khoản khác phải thu (tiểu khoản tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển)

2.2.- Xử lý của Kho tiền Trung ương I:

- Căn cứ Lệnh điều chuyển và bộ chứng từ gửi kèm theo tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển từ Sở giao dịch về, Kho tiền Trung ương I tiến hành kiểm nhận, đối chiếu, lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và nhập kho số tiền, ngân phiếu thanh toán theo đúng quy định. Phiếu nhập kho do Vụ Kế toán - Tài chính trực tiếp lập (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính ủy quyền cho Kho tiền Trung ương I lập).

- Bộ chứng từ kế toán nhập Kho tiền Trung ương I bao gồm:

+ Lệnh điều chuyển;

+ Phiếu nhập kho;

+ Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau đây:

+ Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính (kèm theo Giấy ủy quyền) để hạch toán;

+ Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của 3 Kho tiền;

+ Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương I;

+ Riêng Sở giao dịch thì chỉ gửi một (01) liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán để làm chứng từ hồi báo.

2.3.- Xử lý của Vụ Kế toán - Tài chính:

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và Phiếu nhập kho do Kho tiền Trung ương I gửi đến, Vụ Kế toán - Tài chính lập Giấy báo Có gửi Sở giao dịch, hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền I)

hoặc Nợ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (tiểu khoản Kho tiền I)

hoặc Nợ TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành (tiểu khoản Kho tiền I)

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

hoặc Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Có TK 5211: Liên hàng đi năm nay

CHƯƠNG III - HẠCH TOÁN ĐIỀU CHUYỂN TIỀN, NGÂN PHIẾU THANH TOÁN

Mục I: Điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán giữa các Kho tiền Trung ương

Điều 8.- Tại Kho tiền Trung ương xuất tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển.

- Căn cứ Lệnh điều chuyển và các giấy tờ hợp lệ (Giấy ủy quyền, Chứng minh nhân dân của người nhận), Vụ Kế toán - Tài chính trực tiếp lập Phiếu xuất kho (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính ủy quyền cho kế toán Kho tiền Trung ương lập). Căn cứ vào Lệnh điều chuyển và Phiếu xuất kho, Kho tiền Trung ương xuất lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và tiến hành xuất đủ số tiền trên Lệnh điều chuyển theo đúng quy định hiện hành.

- Bộ chứng từ khi xuất Kho tiền Trung ương gồm có:

+ Lệnh điều chuyển;

+ Phiếu xuất kho;

+ Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau đây:

+ Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán

- Tài chính (kèm theo Giấy ủy quyền) để hạch toán;

+ Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của các Kho tiền Trung ương;

+ Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương xuất để thủ kho ghi sổ;

(*Riêng đối với Kho tiền Trung ương II và III thì gửi thêm 01 bộ để kế toán Kho tiền ghi sổ theo dõi);

+ Một (01) bộ gửi Kho tiền Trung ương nhập.

Điều 9.- Tại Kho tiền Trung ương nhận tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển.

- Căn cứ Lệnh điều chuyển và bộ chứng từ gửi kèm theo tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển, Kho tiền Trung ương nhận tiến hành kiểm nhận, đối chiếu và nhập kho số tiền, ngân phiếu thanh toán theo đúng quy định và lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán. Phiếu nhập kho do Vụ Kế toán - Tài chính trực tiếp lập (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính ủy quyền cho Kho tiền Trung ương lập).

- Bộ chứng từ kế toán nhập Kho tiền Trung ương bao gồm:

+ Lệnh điều chuyển;

+ Phiếu nhập kho;

Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau đây:

+ Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính để hạch toán;

+ Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của các Kho tiền Trung ương;

+ Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương nhập;

+ Riêng Kho tiền Trung ương xuất thì chỉ gửi một (01) liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán để làm chứng từ hồi báo.

Điều 10.- Hạch toán điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán giữa các Kho tiền Trung ương.

1. Hạch toán xuất điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán:

Căn cứ Lệnh điều chuyển, Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, Vụ Kế toán - Tài chính hạch toán:

- Đối với tiền chưa công bố lưu hành:

Xuất TK 9011: Tiền chưa công bố lưu hành tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương (tiểu khoản Kho tiền xuất)

Nhập TK 909: Tiền chưa công bố lưu hành đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

- Đối với tiền đã công bố lưu hành:

Nợ TK 1019: Quỹ dự trữ phát hành đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền xuất)

hoặc Có TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (tiểu khoản Kho tiền xuất)

hoặc Có TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành (tiểu khoản Kho tiền xuất)

- Đối với ngân phiếu thanh toán chưa phát hành:

Xuất TK 9111: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền TW (tiểu khoản Kho tiền xuất)

- Đối với ngân phiếu thanh toán đã phát hành:

Nợ TK 1119: Ngân phiếu thanh toán đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập);

Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành (tiểu khoản Kho tiền xuất);

hoặc Có TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành (tiểu khoản Kho tiền xuất).

2. Hạch toán nhập tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển:

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Phiếu nhập kho và Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, Vụ Kế toán - Tài chính hạch toán:

- Đối với tiền chưa công bố lưu hành:

Xuất TK 909: Tiền chưa công bố lưu hành đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

Nhập TK 9011: Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương (tiểu khoản Kho tiền nhập)

- Đối với tiền đã công bố lưu hành:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

Có TK 1019: Quỹ dự trữ phát hành đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

- Đối với ngân phiếu thanh toán chưa phát hành:

Nhập TK 9111: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền TW (tiểu khoản Kho tiền nhập)

- Đối với ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành:

Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

hoặc Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK 1119: Ngân phiếu thanh toán đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

MỤC II: ĐIỀU CHUYỂN TIỀN, NGÂN PHIẾU THANH TOÁN GIỮA KHO TIỀN

TRUNG ƯƠNG VỚI CÁC CHI NHÁNH, SỞ GIAO DỊCH

Điều 11.- Điều chuyển tiền đã công bố lưu hành, ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành từ Kho tiền Trung ương về Chi nhánh.

1. Tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương:

1.1.- Về thủ tục chứng từ xuất kho:

- Căn cứ Lệnh điều chuyển và các giấy tờ hợp lệ (Giấy ủy quyền, Chứng minh nhân dân của người nhận), Vụ Kế toán - Tài chính trực tiếp lập Phiếu xuất kho (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính ủy quyền cho kế toán Kho tiền Trung ương lập). Căn cứ vào Lệnh điều chuyển và Phiếu xuất kho, Kho tiền Trung ương xuất lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và tiến hành xuất đủ số tiền trên Lệnh điều chuyển theo đúng quy định hiện hành.

- Bộ chứng từ khi xuất Kho tiền Trung ương gồm có:

+ Lệnh điều chuyển;

+ Phiếu xuất kho;

+ Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau đây:

+ Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính (kèm theo Giấy ủy quyền);

+ Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của các Kho tiền Trung ương;

+ Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương xuất để thủ kho ghi sổ;

(*Riêng đối với Kho tiền Trung ương II và III thì gửi thêm 01 bộ để kế toán Kho tiền ghi sổ theo dõi);

+ Một (01) bộ gửi Chi nhánh nhận điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán.

1.2.- Về hạch toán kế toán: Vụ Kế toán - Tài chính thực hiện như sau:

a/ Trường hợp Chi nhánh ủy nhiệm cán bộ đến nhận tiền, ngân phiếu thanh toán tại Kho tiền Trung ương:

Căn cứ vào bộ chứng từ xuất, kế toán hạch toán:

Nợ TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Nợ TK 5211: Liên hàng đi năm nay

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền xuất)

hoặc Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

b/ Trường hợp Kho tiền Trung ương ủy nhiệm cán bộ giao tiền, ngân phiếu thanh toán tại Chi nhánh:

- Đối với tiền mặt:

Căn cứ vào bộ chứng từ xuất, kế toán hạch toán:

Nợ TK 1019: Quỹ dự trữ phát hành đang vận chuyển (tiểu khoản Chi nhánh nhận)

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền Trung ương xuất điều chuyển)

Khi nhận được Giấy báo Có của Chi nhánh, sau khi kiểm tra, nếu đúng thì hạch toán:

Nợ TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Nợ TK 5212: Liên hàng đến năm nay

Có TK 1019: Quỹ dự trữ phát hành đang vận chuyển (tiểu khoản Chi nhánh nhận)

- Đối với ngân phiếu thanh toán:

Căn cứ vào bộ chứng từ xuất, kế toán hạch toán:

Nợ TK 1119: Ngân phiếu thanh toán đang vận chuyển (tiểu khoản Chi nhánh nhận)

Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Khi nhận được Giấy báo Có của Chi nhánh, sau khi kiểm tra, nếu đúng thì hạch toán:

Nợ TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Nợ TK 5212: Liên hàng đến năm nay

Có TK 1119: Ngân phiếu thanh toán đang vận chuyển (tiểu khoản Chi nhánh nhận)

2. Tại Chi nhánh:

2.1.- Về thủ tục chứng từ nhập kho:

- Căn cứ bộ chứng từ gửi kèm theo tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển, Chi nhánh tiến hành kiểm nhận, đối chiếu và nhập kho số tiền, ngân phiếu thanh toán theo đúng quy định và lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, Phiếu nhập kho (đối với tiền mặt) hoặc Phiếu thu ngân phiếu thanh toán.

- Thủ kho (thủ quỹ) căn cứ Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán để ghi sổ quỹ, thẻ kho và gửi 1 liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán cho Kho tiền Trung ương xuất điều chuyển làm chứng từ hồi báo.

2.2.- Về hạch toán kế toán:

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Phiếu nhập kho hoặc Phiếu thu ngân phiếu thanh toán, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán do Chi nhánh lập, kế toán hạch toán như sau:

a/ Trường hợp Kho tiền Trung ương cử cán bộ đến giao tiền, ngân phiếu thanh toán tại Chi nhánh, hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Có TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Có TK 5211: Liên hàng đi năm nay

b/ Trường hợp Chi nhánh cử cán bộ đến nhận tiền, ngân phiếu thanh toán tại Kho tiền Trung ương:

- Trường hợp tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển và Giấy báo Nợ của Vụ Kế toán - Tài chính đến cùng một ngày: căn cứ vào Giấy báo Nợ, hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Có TK 5212: Liên hàng đến năm nay

- Trường hợp tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển đã nhập kho tại Chi nhánh mà chưa nhận được Giấy báo Nợ của Vụ Kế toán - Tài chính, hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

hoặc Nợ TK 1111 : Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Có TK 4639: Các khoản khác phải trả (tiểu khoản tiền, ngân phiếu thanh toán đang điều chuyển)

Khi nhận được Giấy báo Nợ của Vụ Kế toán - Tài chính thì hạch toán:

Nợ TK 4639: Các khoản khác phải trả (tiểu khoản tiền, ngân phiếu thanh toán đang điều chuyển - tên Kho xuất)

Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Có TK 5212: Liên hàng đến năm nay

- Trường hợp đã nhận được Giấy báo Nợ của Vụ Kế toán - Tài chính nhưng tiền, ngân phiếu thanh toán đang trên đường: Căn cứ vào Giấy báo Nợ, hạch toán:

Nợ TK 3639: Các khoản khác phải thu (tiểu khoản tiền, ngân phiếu

thanh toán đang điều chuyển - tên Kho xuất)

Có TK 5112: Tiền chuyển đến năm nay

hoặc Có TK 5212: Liên hàng đến năm nay

Khi tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển về đến Chi nhánh và nhập kho xong thì hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Có TK 3639: Các khoản khác phải thu (tiểu khoản tiền, ngân phiếu thanh toán đang điều chuyển - tên Kho xuất)

Điều 12. Điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh toán từ Chi nhánh về Kho tiền Trung ương.

1. Tại Chi nhánh:

1.1.- Về thủ tục chứng từ xuất kho:

- Căn cứ Lệnh điều chuyển và các giấy tờ hợp lệ (Giấy ủy quyền, Chứng minh nhân dân của người nhận), Chi nhánh lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, và Phiếu xuất kho (đối với tiền) hoặc Phiếu chi ngân phiếu thanh toán. Căn cứ vào Lệnh điều chuyển và Phiếu xuất kho (đối với tiền) hoặc Phiếu chi ngân phiếu thanh toán, Chi nhánh tiến hành xuất đủ số tiền trên Lệnh điều chuyển theo đúng quy định hiện hành.

- Bộ chứng từ xuất gồm có:

+ Lệnh điều chuyển;

+ Phiếu xuất kho (hoặc Phiếu chi ngân phiếu thanh toán);

+ Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán;và được lưu 1 bộ tại Phòng kế toán và thanh toán của Chi nhánh để hạch toán. Ngoài ra còn phải gửi Phiếu xuất kho (hoặc Phiếu chi ngân phiếu thanh toán) và Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán cho Kho tiền Trung ương nhận kèm theo tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển.

- Thủ kho (thủ quỹ) căn cứ Bộ chứng từ xuất kho để ghi sổ quỹ, thẻ kho.

1.2.- Về hạch toán kế toán:

Căn cứ vào bộ chứng từ xuất, hạch toán:

a/ Trường hợp Chi nhánh ủy nhiệm cán bộ đi giao tiền điều chuyển đến Kho tiền Trung ương:

- Đối với tiền mặt:

Nợ TK 1019: Quỹ dự trữ phát hành đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

hoặc Có TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

hoặc Có TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành

- Đối với ngân phiếu thanh toán:

Nợ TK 1119: Ngân phiếu thanh toán đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

hoặc Có TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

- Khi nhận được Giấy báo Có của Vụ Kế toán - Tài chính, hạch toán:

Nợ TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Nợ TK 5212: Liên hàng đến năm nay

Có TK 1019: Quỹ dự trữ phát hành đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Có TK 1119: Ngân phiếu thanh toán đang vận chuyển (tiểu khoản Kho tiền nhập)

b/ Trường hợp Kho tiền Trung ương ủy nhiệm cán bộ đến nhận tiền, ngân phiếu thanh toán tại Chi nhánh:

Nợ TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Nợ TK 5211: Liên hàng đi năm nay

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

hoặc Có TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

hoặc Có TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành

hoặc Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

hoặc Có TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

2. Tại Kho tiền Trung ương:

- Căn cứ bộ chứng từ gửi kèm theo tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển, Kho tiền Trung ương nhận tiến hành kiểm nhận, đối chiếu, lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và nhập kho số tiền, ngân phiếu thanh toán theo đúng quy định hiện hành. Phiếu nhập kho do Vụ Kế toán - Tài chính trực tiếp lập (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính ủy quyền cho Kho tiền Trung ương lập).

- Bộ chứng từ khi nhập Kho tiền Trung ương gồm có:

+ Lệnh điều chuyển;

+ Phiếu nhập kho;

+ Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau đây:

+ Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính để hạch toán;

+ Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của 3 Kho tiền;

+ Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương nhập;

+ Riêng Chi nhánh điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán thì chỉ gửi một (01) liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán để làm chứng từ hồi báo.

3. Tại Vụ Kế toán - Tài chính:

3.1.- Trường hợp Chi nhánh ủy nhiệm cán bộ đi giao tiền điều chuyển đến Kho tiền Trung ương:

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, và Phiếu nhập kho, Vụ Kế toán - Tài chính lập Giấy báo Có gửi Chi nhánh và hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

hoặc Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Có TK 5211: Liên hàng đi năm nay

3.2.- Trường hợp Kho tiền Trung ương ủy nhiệm cán bộ đến nhận tiền, ngân phiếu thanh toán tại Chi nhánh:

a/ Trường hợp tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển nhập kho cùng ngày Vụ Kế toán - Tài chính nhận được Giấy báo Nợ của Chi nhánh:

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và Giấy báo Nợ, hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

hoặc Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Có TK 5212: Liên hàng đến năm nay

b/ Trường hợp Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được Giấy báo Nợ của Chi nhánh nhưng tiền, ngân phiếu thanh toán vẫn còn đang trên đường:

Căn cứ vào Giấy báo Nợ, hạch toán:

Nợ TK 3639: Các khoản khác phải thu (tiểu khoản tiền, ngân phiếu thanh toán đang điều chuyển - tên đơn vị xuất)

Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Có TK 5212: Liên hàng đến năm nay

Khi nhập xong tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển, căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Phiếu nhập kho và Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán, hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

hoặc Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK 3639: Các khoản khác phải thu (tiểu khoản tiền, ngân phiếu thanh toán đang điều chuyển - tên đơn vị xuất tương ứng)

 MỤC III: HẠCH TOÁN ĐIỀU CHUYỂN TIỀN, NGÂN PHIẾU THANH TOÁN GIỮA CÁC CHI NHÁNH

Điều 13.- Điều chuyển tiền đã công bố lưu hành, ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành giữa các Chi nhánh.

Các Chi nhánh thực hiện các thủ tục xuất, nhập kho tiền, ngân phiếu thanh toán và hạch toán điều chuyển tương tự như quy định đối với điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán giữa Kho tiền Trung ương và Chi nhánh tại điều 11 và điều 12 của Chế độ này.

MỤC IV: XỬ LÝ THỪA, THIẾU KHI KIỂM ĐẾM TIỀN, NGÂN PHIẾU

THANH TOÁN ĐIỀU CHUYỂN

Điều 14.- Xử lý các trường hợp thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán qua kiểm đếm lại tiền, ngân phiếu thanh toán khi điều chuyển.

1. Tại đơn vị nhận tiền, ngân phiếu thanh toán:

- Hội đồng kiểm đếm được tạm ứng một số tiền, ngân phiếu thanh toán từ Quỹ nghiệp vụ phát hành hoặc Ngân phiếu thanh toán tại đơn vị (hạch toán vào tài khoản 3639 "Các khoản khác phải thu") để bù số tiền, ngân phiếu thanh toán bị thiếu. Sau khi kiểm đếm xong, Hội đồng kiểm đếm phải làm thủ tục hoàn trả số tiền, ngân phiếu thanh toán đã tạm ứng không sử dụng hết.

- Trường hợp phát hiện thiếu tờ, lẫn loại dẫn đến thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán trong bó nguyên niêm phong; hoặc thiếu tờ, thiếu thếp, thiếu bó, lẫn loại dẫn đến thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán trong bao nguyên niêm phong, Hội đồng kiểm đếm phải lập ba (03) liên Biên bản thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán ghi rõ tình trạng bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán thiếu theo chế độ hiện hành và bù đủ số tiền, ngân phiếu thanh toán thiếu để đảm bảo nguyên tắc đủ số và loại tiền, ngân phiếu thanh toán theo Lệnh điều chuyển.

Biên bản thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán xử lý như sau:

• Một (01) liên gửi thủ kho tiền đơn vị nhận;
• Một (01) liên gửi kế toán làm chứng từ hạch toán báo Nợ;
• Một (01) liên Biên bản và niêm phong của bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán thiếu gửi đơn vị giao.

- Trường hợp phát hiện tiền, ngân phiếu thanh toán giả, tiền, ngân phiếu thanh toán bị phá hoại và tiền, ngân phiếu thanh toán mẫu qua kiểm đếm, Hội đồng kiểm đếm phải lập biên bản, thu hồi và niêm phong lại số tiền, ngân phiếu thanh toán đó, rồi hạch toán vào các tài khoản thích hợp (TK 9089 "Tiền nghi giả và tiền giả chờ xử lý" hoặc TK 914 "Ngân phiếu thanh toán nghi giả, bị rách, nát, hư hỏng, phá hoại chờ xử lý", v.v... ), đồng thời báo Nợ cho đơn vị điều chuyển đến và báo cáo Ngân hàng Nhà nước Trung ương biết để cùng phối hợp xử lý theo đúng quy định hiện hành.

- Khi kết thúc đợt kiểm đếm tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển, căn cứ vào số tiền, ngân phiếu thanh toán thực tế thiếu đã hạch toán trên tài khoản "Các khoản khác phải thu", Biên bản thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán (hoặc Biên bản phát hiện tiền, ngân phiếu thanh toán giả, bị phá hoại, mẫu) và niêm phong của bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán thiếu, bộ phận kế toán nơi kiểm đếm hạch toán như sau:

Nợ TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Nợ TK 5211: Liên hàng đi năm nay

Có TK 3639: Các khoản khác phải thu (tiểu khoản tạm ứng cho Hội đồng kiểm đếm)

2. Tại đơn vị giao tiền, ngân phiếu thanh toán:

- Khi nhận được Giấy báo Nợ của đơn vị nhận truy thu về số tiền, ngân phiếu thanh toán thiếu, đơn vị giao căn cứ vào Biên bản thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán; hoặc Biên bản phát hiện tiền, ngân phiếu thanh toán giả, bị phá hoại, mẫu lẫn loại trong đó, và niêm phong của bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán thiếu để hạch toán:

Nợ TK 3635: Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý

Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Có TK 5212: Liên hàng đến năm nay đồng thời tiến hành truy thu theo đúng chế độ hiện hành về xử lý thiếu tiền, tài sản trong quỹ.

- Trường hợp các Tổ chức tín dụng nộp thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán; hoặc nộp tiền, ngân phiếu thanh toán giả, bị phá hoại, mẫu vào Chi nhánh (hoặc Sở giao dịch): Căn cứ vào Biên bản và niêm phong của bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán do đơn vị nhận điều chuyển gửi đến, nếu xảy ra ở Tổ chức tín dụng nào thì Chi nhánh (hoặc Sở giao dịch) phải tiến hành truy thu Tổ chức tín dụng đó.

Điều 15.- Xử lý các trường hợp thừa tiền, ngân phiếu thanh toán qua kiểm đếm lại tiền, ngân phiếu thanh toán điều chuyển.

1. Tại đơn vị nhận tiền, ngân phiếu thanh toán:

- Trường hợp thừa tiền, ngân phiếu thanh toán trong bó nguyên niêm phong hoặc thừa tờ, thừa thếp, thừa bó, lẫn loại dẫn đến thừa tiền, ngân phiếu thanh toán trong bao nguyên niêm phong thì Hội đồng kiểm đếm phải lập ba (03) liên Biên bản thừa tiền, ngân phiếu thanh toán ghi rõ tình trạng bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán thừa theo chế độ hiện hành.

Biên bản thừa tiền, ngân phiếu thanh toán xử lý như sau:

• Một (01) liên gửi thủ kho tiền đơn vị nhận;
• Một (01) liên gửi kế toán làm chứng từ hạch toán báo Có;
• Một (01) liên biên bản và niêm phong của bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán thừa gửi đơn vị giao.

Sau khi kiểm đếm lại xong, Hội đồng kiểm đếm nộp lại số tiền, ngân phiếu thanh toán thừa vào Quỹ nghiệp vụ phát hành hoặc Ngân phiếu thanh toán.

- Căn cứ vào Biên bản thừa tiền, ngân phiếu thanh toán và niêm phong của bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán thừa, kế toán đơn vị kiểm đếm lập Giấy báo Có và hạch toán như sau:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành (hoặc tài khoản thích hợp khác)

Có TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Có TK 5211: Liên hàng đi năm nay

2. Tại đơn vị giao tiền, ngân phiếu thanh toán:

Căn cứ vào Giấy báo Có và niêm phong bao, bó tiền, ngân phiếu thanh toán thừa, hạch toán:

Nợ TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

hoặc Nợ TK 5212: Liên hàng đến năm nay

Có TK 4635: Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý

* Trường hợp Tổ chức tín dụng, Kho bạc nhà nước nộp tiền thừa: đơn vị sẽ ghi Có vào tài khoản tiền gửi của các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước đã nộp tiền thừa vào đơn vị, trên cơ sở Biên bản thừa tiền, ngân phiếu thanh toán và niêm phong các bao, bó tiền thừa do đơn vị nhận tiền kiểm đếm gửi tới.

* Trường hợp số tiền, ngân phiếu thanh toán thừa phát sinh tại Ngân hàng Nhà nước thì được hạch toán vào thu nhập.

CHƯƠNG IV - HẠCH TOÁN KẾ TOÁN ĐƯA TIỀN, NGÂN PHIẾU THANH TOÁN

VÀO LƯU THÔNG VÀ THU HỒI TIỀN, NGÂN PHIẾU THANH TOÁN TỪ LƯU THÔNG VỀ

Việc phát hành tiền, ngân phiếu thanh toán vào lưu thông chỉ tiến hành tại các Chi nhánh, Sở giao dịch thông qua các hoạt động về dịch vụ ngân quỹ, thanh toán và các hoạt động nghiệp vụ khác với khách hàng.

Điều 16.- Phát hành tiền, ngân phiếu thanh toán được phép lưu hành vào lưu thông.

1- Tại bộ phận kế toán:

Căn cứ vào chứng từ lĩnh tiền mặt (Séc, Giấy lĩnh tiền mặt, ngân phiếu thanh toán... ) của khách hàng, kế toán tiến hành kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi hoặc khế ước cho vay:

• Nếu tài khoản tiền gửi của khách hàng còn số dư hoặc khế ước cho vay đã được duyệt thì ký tên, đóng dấu trên chứng từ, vào Nhật ký quỹ và chuyển chứng từ cho thủ quỹ làm thủ tục chi tiền, ngân phiếu thanh toán;
• Nếu tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư hoặc khế ước cho vay chưa được duyệt thì trả lại chứng từ cho khách hàng.

Căn cứ vào các chứng từ lĩnh tiền mặt của khách hàng, kế toán chuyển cho thủ quỹ để chi tiền, ngân phiếu thanh toán cho khách hàng và hạch toán:

Nợ TK Thích hợp

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

2. Tại bộ phận Quỹ nghiệp vụ phát hành:

Căn cứ vào chứng từ do kế toán chuyển tới, thủ quỹ làm thủ tục chi tiền, ngân phiếu thanh toán cho khách hàng theo đúng quy định hiện hành, sau đó chuyển trả chứng từ cho kế toán để hạch toán và lưu trữ.

Điều 17.- Thu hồi tiền, ngân phiếu thanh toán từ lưu thông về.

1. Tại bộ phận Quỹ nghiệp vụ phát hành:

Căn cứ Giấy nộp tiền mặt, ngân phiếu thanh toán của khách hàng là các tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước hoặc cá nhân đổi tiền, ngân phiếu thanh toán... , thủ quỹ kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và kiểm đếm, đối chiếu giữa số tiền, ngân phiếu thanh toán thực tế khách hàng nộp với số tiền, ngân phiếu thanh toán ghi trên chứng từ:

• Nếu có sai sót thì phải báo lại và chuyển trả cho khách hàng.
• Nếu đúng, thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, ngân phiếu thanh toán của khách hàng theo đúng quy định hiện hành, sau đó chuyển chứng từ này cho kế toán để hạch toán và lưu.(Trường hợp có thu phí thì số phí thu được sẽ ghi vào thu nhập).

2. Tại bộ phận kế toán:

Căn cứ vào chứng từ do bộ phận quỹ chuyển tới, kế toán ghi Nhật ký quỹ tiền mặt, ngân phiếu thanh toán và hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Nợ TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

hoặc Nợ TK 1023: Tiền đình chỉ lưu hành

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

hoặc Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK Thích hợp

Có TK Thu nhập thích hợp (trường hợp có thu phí)

Điều 18.- Hạch toán các loại tiền, ngân phiếu thanh toán mới công bố đưa vào lưu hành và thu hồi các loại tiền, ngân phiếu thanh toán đình chỉ lưu hành.

1. Hạch toán các loại tiền, ngân phiếu thanh toán mới công bố lưu hành:

1.1.- Thủ tục chứng từ:

- Căn cứ vào Quyết định của Thủ tướng Chính phủ công bố lưu hành tiền mới và Lệnh điều chuyển; hoặc căn cứ vào Thông báo của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước công bố lưu hành ngân phiếu thanh toán mới và Lệnh điều chuyển Ngân phiếu thanh toán, Vụ Kế toán - Tài chính trực tiếp lập (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính uỷ quyền cho Kho tiền Trung ương lập) Phiếu xuất kho tiền chưa công bố lưu hành, ngân phiếu thanh toán chưa phát hành, Phiếu nhập kho nhập Quỹ dự trữ phát hành (tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành), ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành.

- Căn cứ vào Quyết định của Thủ tướng Chính phủ công bố lưu hành tiền mới và Lệnh điều chuyển; hoặc căn cứ vào Thông báo của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước công bố lưu hành ngân phiếu thanh toán mới và Lệnh điều chuyển Ngân phiếu thanh toán, Kho tiền Trung ương lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và tiến hành xuất kho tiền chưa công bố lưu hành, ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để nhập kho tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành, ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành theo đúng quy định.

- Bộ chứng từ xuất, nhập kho gồm có:

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ công bố lưu hành tiền mới (hoặc Thông báo của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước công bố lưu hành Ngân phiếu thanh toán mới);

+ Lệnh điều chuyển;

+ Phiếu xuất kho;

+ Phiếu nhập kho;

+ Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau đây:

+ Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính để hạch toán;

+ Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của các Kho tiền Trung ương;

+ Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương xuất để thủ kho ghi sổ;

(*Riêng đối với Kho tiền Trung ương II và III thì gửi thêm một (01) bộ để kế toán Kho tiền ghi sổ theo dõi);

+ Một (01) bộ gửi Kho tiền Trung ương nhập (hoặc Chi nhánh nhận điều chuyển tiền, ngân phiếu thanh toán).

1.2.- Thủ tục hạch toán:

a/ Tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính):

Căn cứ vào bộ chứng từ xuất, nhập kho, hạch toán:

- Đối với tiền mới in đúc đưa vào lưu hành:

+ Nếu đưa tiền vào lưu hành từ các Kho tiền Trung ương:

Xuất TK 9011: Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương (tiểu khoản Kho tiền xuất)

đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành (tiểu khoản Kho tiền nhập)

Có TK 401: Tiền để phát hành

+ Nếu đưa tiền vào lưu hành từ các Kho tiền của Chi nhánh:

* Trong trường hợp tiền chưa được công bố lưu hành, phải xuất Kho tiền Trung ương đưa đi các Chi nhánh để đợi đến thời điểm được phép đưa vào lưu hành, căn cứ vào Lệnh điều chuyển và Phiếu xuất kho, Vụ Kế toán - Tài chính ghi:

Xuất TK 9011: Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương (tiểu khoản Kho tiền xuất)

Nhập TK 909: Tiền chưa công bố lưu hành đang vận chuyển (tiểu khoản Chi nhánh nhận)

* Khi nhận được Biên bản giao nhận và Phiếu nhập kho tiền chưa được phép công bố lưu hành từ các đơn vị tiếp nhận gửi đến thì hạch toán:

Xuất TK 909: Tiền chưa công bố lưu hành đang vận chuyển (tiểu khoản Chi nhánh nhận)

* Khi nhận được Giấy báo Có của Chi nhánh về số tiền đến thời điểm được phép đưa vào lưu hành, sau khi đối chiếu và kiểm tra lại, hạch toán:

Nợ TK 5112 hoặc Nợ TK 5212 Có TK 401

: Chuyển tiền đến năm nay : Liên hàng đến năm nay : Tiền để phát hành

- Đối với ngân phiếu thanh toán mới đưa vào lưu hành:

+ Nếu đưa ngân phiếu thanh toán vào lưu hành từ các Kho tiền Trung ương:

Xuất TK 9111: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền Trung ương đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Có TK 402: Ngân phiếu thanh toán để phát hành

+ Nếu đưa ngân phiếu thanh toán vào lưu hành từ các Kho tiền của Chi nhánh:

* Trong trường hợp ngân phiếu thanh toán chưa có giá trị lưu hành, phải xuất Kho tiền trung ương đưa đi các Chi nhánh để đến thời điểm ngân phiếu thanh toán có giá trị lưu hành sẽ đưa vào lưu hành, căn cứ vào Lệnh điều chuyển và Phiếu xuất kho, Vụ Kế toán - Tài chính ghi:

Xuất TK 9111: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền TW (tiểu khoản Kho tiền Trung ương xuất điều chuyển)

Nhập TK 919: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành đang vận chuyển (tiểu khoản Chi nhánh nhận)

* Khi nhận được Biên bản giao nhận và Phiếu nhập kho ngân phiếu thanh toán chưa được phép công bố lưu hành từ các đơn vị tiếp nhận gửi đến thì hạch toán:

Xuất TK 919: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành đang vận chuyển (tiểu khoản Chi nhánh nhận)

* Kể từ ngày ngân phiếu thanh toán được phép phát hành, khi nhận được Giấy báo Có của Chi nhánh về số ngân phiếu thanh toán đến thời điểm được phép phát hành, sau khi đối chiếu và kiểm tra lại thì xử lý:

Nợ TK 5212 hoặc Nợ TK 5112 Có TK 402

: Liên hàng đến năm nay : Chuyển tiền đến năm nay : Ngân phiếu thanh toán để phát hành

b/ Tại các Chi nhánh:

- Đối với tiền chưa công bố lưu hành:

+ Khi nhận được tiền chưa công bố lưu hành của Trung ương chuyển về, các đơn vị phải tổ chức bảo quản và mở sổ theo dõi chặt chẽ theo quy định. Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận và Phiếu nhập kho, hạch toán:

Nhập TK 9012: Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Chi nhánh

và đồng thời gửi 1 liên Biên bản giao nhận tiền về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính).

+ Căn cứ vào Quyết định của Thủ tướng Chính phủ công bố lưu hành tiền mới và số lượng cụ thể do Thống đốc quy định, trên cơ sở số tiền chưa công bố lưu hành đang bảo quản tại đơn vị, khi đến thời điểm mà loại tiền mới được phép lưu hành, bộ phận kế toán báo cho bộ phận kho quỹ về việc đưa loại tiền đó vào lưu hành và hạch toán như sau:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

Có TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Có TK 5211: Liên hàng đi năm nay và đồng thời ghi:

Xuất TK 9012: Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Chi nhánh

- Đối với ngân phiếu thanh toán chưa phát hành:

+ Khi nhận được ngân phiếu thanh toán mới in chưa có giá trị lưu hành của Trung ương chuyển về, các đơn vị phải tổ chức bảo quản và mở sổ theo dõi chặt chẽ theo quy định. Căn cứ vào Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận và Phiếu nhập kho, hạch toán:

Nhập TK 9112: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền Chi nhánh và đồng thời gửi 1 liên Biên bản giao nhận ngân phiếu thanh toán về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính).

+ Căn cứ vào Thông báo đưa ngân phiếu thanh toán mới in vào lưu hành của Ngân hàng Trung ương, khi đến thời điểm loại ngân phiếu thanh toán mới in được phép lưu hành, bộ phận kế toán báo cho bộ phận kho quỹ về việc đưa loại ngân phiếu thanh toán mới in đang bảo quản tại Chi nhánh vào lưu hành và hạch toán như sau:

Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Có TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

hoặc Có TK 5211: Liên hàng đi năm nay và đồng thời ghi:

Xuất TK 9112: Ngân phiếu thanh toán chưa phát hành để tại Kho tiền Chi nhánh

2. Hạch toán tiền, ngân phiếu thanh toán đình chỉ lưu hành:

- Căn cứ vào Quyết định của Thủ tướng Chính phủ công bố đình chỉ tiền đang lưu hành hoặc căn cứ vào Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đình chỉ ngân phiếu thanh toán đang lưu hành, các Kho tiền Trung ương, Chi nhánh và Sở giao dịch phải tiến hành kiểm kê số tiền, ngân phiếu thanh toán đã công bố đình chỉ lưu hành. Biên bản kiểm kê phải ghi rõ từng loại tiền, ngân phiếu thanh toán và tổng số tiền của từng quỹ (Quỹ dự trữ phát hành, Quỹ nghiệp vụ phát hành, Ngân phiếu thanh toán).

- Căn cứ vào Biên bản kiểm kê tiền, ngân phiếu thanh toán đình chỉ lưu hành, kế toán xử lý như sau:

+ Đối với Quỹ nghiệp vụ phát hành: kế toán lập Phiếu chi tiền đang lưu hành, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và lập Phiếu thu tiền đình chỉ lưu hành, ghi Nhật ký quỹ và hạch toán:

Nợ TK 1023: Tiền đình chỉ lưu hành

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc/và Có TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

+ Đối với Quỹ dự trữ phát hành: kế toán lập Phiếu xuất kho tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và lập Phiếu nhập kho tiền đình chỉ lưu hành, hạch toán:

Nợ TK 1013: Tiền đình chỉ lưu hành

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông

hoặc/và Có TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

+ Đối với ngân phiếu thanh toán: kế toán lập Phiếu chi ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành và lập Phiếu thu ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành, ghi Nhật ký quỹ ngân phiếu thanh toán, hạch toán:

Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

CHƯƠNG V - HẠCH TOÁN THU ĐỔI TIỀN, NGÂN PHIẾU THANH TOÁN

Điều 19.- Hạch toán thu đổi tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông.

1. Tại bộ phận quỹ:

- Căn cứ Giấy nộp tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông của khách hàng là các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước hoặc cá nhân, tổ chức đổi tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông, Bảng kê nộp tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông và Giấy nộp tiền thu phí dịch vụ (nếu có), thủ quỹ kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và kiểm đếm, đối chiếu giữa số tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông thực tế khách hàng nộp với số tiền ghi trên chứng từ:

• Nếu có sai sót thì phải báo lại và chuyển trả cho khách hàng.
• Nếu đúng, thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, ngân phiếu thanh toán của khách hàng theo đúng quy định hiện hành, sau đó chuyển chứng từ này cho kế toán để hạch toán.

- Khi nhận được Giấy lĩnh tiền mặt, ngân phiếu thanh toán (đối với Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước); Phiếu chi tiền mặt, ngân phiếu thanh toán (đối với cá nhân, tổ chức); hoặc séc lĩnh tiền mặt, ngân phiếu thanh toán do bộ phận kế toán chuyển sang, thủ quỹ làm thủ tục chi tiền cho khách hàng theo đúng quy định hiện hành, sau đó chuyển trả chứng từ cho kế toán để hạch toán và lưu trữ.

2- Tại bộ phận kế toán:

2.1.- Đối với Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước:

Khi Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước nộp tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông vào Ngân hàng Nhà nước để đổi lấy loại tiền, ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành, kế toán lập Phiếu thu tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông và ghi Nhật ký quỹ, hạch toán:

Nợ TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành (mở tiểu khoản Ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông)

Có TK Tiền gửi của các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước

- Khi Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước lĩnh tiền, ngân phiếu thanh toán, căn cứ vào Giấy lĩnh tiền mặt, ngân phiếu thanh toán hoặc Séc lĩnh tiền mặt, ngân phiếu thanh toán của các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước nộp vào, hạch toán:

Nợ TK Tiền gửi của các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

2.2.- Đối với các cá nhân, tổ chức không mở tài khoản tại Chi nhánh, Sở giao dịch:

Căn cứ vào chứng từ do bộ phận quỹ chuyển tới, kế toán lập Phiếu thu tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông và ghi Nhật ký quỹ, hạch toán:

Nợ TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

hoặc Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành (mở tiểu khoản Ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông)

Có TK 4612: Tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã xử lý và chờ thanh toán cho khách hàng

Sau đó, kế toán lập Phiếu chi tiền, ngân phiếu thanh toán có giá trị lưu hành và chuyển sang bộ phận quỹ để trả tiền cho khách hàng, khi nhận Phiếu chi do bộ phận quỹ chuyển lại thì ghi Nhật ký quỹ và hạch toán:

Nợ TK 4612: Tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông

đã xử lý và chờ thanh toán cho khách hàng

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

2.3.- Tiền thu lệ phí thu đổi tiền, ngân phiếu thanh toán không đủ tiêu chuẩn lưu thông hạch toán vào TK 733 "Thu về dịch vụ ngân quỹ".

Điều 20.- Thu đổi tiền đình chỉ lưu hành.

1. Tại bộ phận quỹ:

- Căn cứ Giấy nộp tiền của khách hàng là các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước hoặc cá nhân, tổ chức đổi tiền đình chỉ lưu hành và Bảng kê nộp tiền, thủ quỹ kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và kiểm đếm, đối chiếu giữa số tiền đình chỉ lưu hành thực tế khách hàng nộp với số tiền ghi trên chứng từ:

• Nếu có sai sót thì phải báo lại và chuyển trả cho khách hàng.
• Nếu đúng, thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, ngân phiếu thanh toán của khách hàng theo đúng quy định hiện hành, sau đó chuyển chứng từ này cho kế toán để hạch toán.

- Khi nhận được Giấy lĩnh tiền (đối với Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước) hoặc Phiếu chi tiền (đối với cá nhân, tổ chức) do bộ phận kế toán chuyển sang, thủ quỹ làm thủ tục chi tiền cho khách hàng theo đúng quy định hiện hành, sau đó chuyển trả chứng từ cho kế toán để hạch toán và lưu trữ.

2. Tại bộ phận kế toán:

2.1.- Đối với Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước:

- Căn cứ vào chứng từ do bộ phận quỹ chuyển tới, kế toán lập Phiếu thu tiền đình chỉ lưu hành và ghi Nhật ký quỹ, hạch toán:

Nợ TK 1023: Tiền đình chỉ lưu hành

Có TK Tiền gửi của các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước

- Căn cứ vào Giấy lĩnh tiền mặt, ngân phiếu thanh toán của các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước nộp vào, hạch toán:

Nợ TK Tiền gửi của các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

2.2.- Đối với các cá nhân, tổ chức không mở tài khoản tại Chi nhánh, Sở giao dịch:

Căn cứ vào chứng từ do bộ phận quỹ chuyển tới, kế toán lập Phiếu thu tiền đình chỉ lưu hành và ghi Nhật ký quỹ, hạch toán:

Nợ TK 1023: Tiền đình chỉ lưu hành

Có TK 4619: Các khoản khác phải trả

Sau đó, kế toán lập Phiếu chi tiền đang lưu hành hoặc Phiếu chi ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành (nếu khách hàng muốn lấy bằng ngân phiếu thanh toán) và chuyển sang bộ phận quỹ để trả tiền cho khách hàng, khi nhận Phiếu chi do bộ phận quỹ chuyển lại thì ghi Nhật ký quỹ và hạch toán:

Nợ TK 4619: Các khoản khác phải trả

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

hoặc Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Điều 21.- Thu đổi tiền mặt lấy ngân phiếu thanh toán và ngược lại:

1. Đổi tiền mặt lấy ngân phiếu thanh toán:

1.1.- Tại bộ phận quỹ: thực hiện tương tự như quy định tại khoản 1, điều 19 của Chế độ này.

1.2.- Tại bộ phận kế toán:

- Căn cứ vào Phiếu thu tiền đang lưu hành và Phiếu chi ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành, hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

- Căn cứ vào Giấy nộp tiền thu phí dịch vụ, hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

Có TK 733: Thu về dịch vụ ngân quỹ

2. Đổi ngân phiếu thanh toán lấy tiền mặt:

2.1. Tại bộ phận quỹ: thực hiện tương tự như quy định tại khoản 1, điều 19 của Chế độ này.

2.2.- Tại bộ phận kế toán:

a/ Trường hợp nộp ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành:

Nợ TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Có TK 1021 : Tiền đang lưu hành

Căn cứ vào Giấy nộp tiền thu phí dịch vụ, hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

Có TK 733: Thu về dịch vụ ngân quỹ

b/ Trường hợp nộp ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành:

Nợ TK 1112 : Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK 1021 : Tiền đang lưu hành

Căn cứ vào Giấy nộp tiền phạt về ngân phiếu thanh toán quá hạn, hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

Có TK 799: Các khoản thu khác

3. Đổi ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành lấy ngân phiếu thanh toán có giá trị lưu hành:

3.1.- Tại bộ phận quỹ: thực hiện tương tự như quy định tại khoản 1, điều 19 của Chế độ này.

3.2.- Tại bộ phận kế toán:

Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

Có TK 1111: Ngân phiếu thanh toán đang có giá trị lưu hành

Căn cứ vào Giấy nộp tiền phạt về ngân phiếu thanh toán quá hạn, hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

Có TK 799: Các khoản thu khác

Điều 22.- Tuyển chọn tiền và xử lý kết quả tuyển chọn.

1. Tuyển chọn tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông từ tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành:

Việc tuyển chọn tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông từ Quỹ nghiệp vụ phát hành, Quỹ dự trữ phát hành được thực hiện theo quy định hiện hành. Căn cứ vào Biên bản tuyển chọn tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, kế toán xử lý như sau:

1.1.- Đối với Quỹ nghiệp vụ phát hành:

Căn cứ vào tổng số tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã tuyển chọn được, kế toán lập Phiếu chi tiền đang lưu hành và lập Phiếu thu tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, ghi Nhật ký quỹ và hạch toán:

Nợ TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

Có TK 1021: Tiền đang lưu hành

1.2.- Đối với Quỹ dự trữ phát hành:

Căn cứ vào tổng số tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã tuyển chọn được, kế toán lập Phiếu xuất kho số tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành và lập Phiếu nhập kho số tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, hạch toán:

Nợ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

Có TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

2. Tuyển chọn lại tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành từ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông:

Việc tuyển chọn lấy tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành từ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông thuộc Quỹ nghiệp vụ phát hành, Quỹ dự trữ phát hành được thực hiện theo quy định hiện hành. Căn cứ vào Biên bản tuyển chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành, tiền đình chỉ lưu hành, kế toán xử lý như sau:

2.1.- Đối với Quỹ nghiệp vụ phát hành:

Căn cứ vào tổng số tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành đã tuyển chọn được, kế toán lập Phiếu chi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và lập Phiếu thu tiền đang lưu hành, ghi Nhật ký quỹ và hạch toán:

Nợ TK 1021: Tiền đang lưu hành

Có TK 1022: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

2.2.- Đối với Quỹ dự trữ phát hành:

Căn cứ vào tổng số tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành đã tuyển chọn được, kế toán lập Phiếu xuất kho số tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và lập Phiếu nhập kho số tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành, hạch toán:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành

Có TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

CHƯƠNG VI - HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIÊU HỦY TIỀN, NGÂN PHIẾU

THANH TOÁN

Điều 23.- Hạch toán tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành và ngân phiếu thanh toán mẫu giao Hội đồng tiêu hủy.

1. Thủ tục chứng từ xuất, nhập kho:

1.1.- Tại Kho tiền Trung ương:

- Căn cứ Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Lệnh điều chuyển tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành, ngân phiếu thanh toán mẫu giao Hội đồng tiêu hủy, và các giấy tờ hợp lệ (Giấy ủy quyền, Chứng minh nhân dân của người nhận), Vụ Kế toán - Tài chính trực tiếp lập Phiếu xuất kho (hoặc Vụ Kế toán - Tài chính ủy quyền cho kế toán Kho tiền Trung ương lập).

Căn cứ vào Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Lệnh điều chuyển và Phiếu xuất kho, Kho tiền Trung ương lập Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và tiến hành xuất đủ số tiền, ngân phiếu thanh toán trên Lệnh điều chuyển giao cho Hội đồng tiêu hủy theo đúng quy định hiện hành.

- Bộ chứng từ xuất kho gồm:

• Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Lệnh điều chuyển tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành, ngân phiếu thanh toán mẫu để tiêu hủy;
• Một (01) liên Phiếu xuất kho;
• Một (01) liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau:

• Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính (kèm theo Giấy ủy quyền) để hạch toán;
• Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của các Kho tiền Trung ương;
• Một (01) bộ lưu tại Kho tiền Trung ương để thủ kho ghi sổ;

(* Riêng đối với Kho tiền Trung ương II thì gửi thêm một (01) bộ để kế toán Kho tiền ghi sổ theo dõi).

Ngoài ra, Kho tiền Trung ương gửi Hội đồng tiêu hủy một (01) liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

1.2.- Tại Hội đồng tiêu hủy:

- Căn cứ Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Lệnh điều chuyển, Phiếu xuất kho tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành, ngân phiếu thanh toán mẫu giao Hội đồng tiêu hủy và Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán của Kho tiền Trung ương, Hội đồng tiêu hủy tiến hành giao nhận, kiểm đếm, lập Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán và nhập Kho tiền tiêu hủy (do Hội đồng tiêu hủy quản lý) theo đúng quy định hiện hành.

- Bộ chứng từ nhập kho gồm:

• Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước;
• Lệnh điều chuyển;
• Phiếu nhập kho;
• Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán.

Bộ chứng từ này được gửi cho các đơn vị sau:

• Một (01) bộ lưu tại Hội đồng tiêu hủy để tổng hợp và theo dõi;
• Một (01) bộ gửi Vụ Kế toán - Tài chính (kèm theo Giấy ủy quyền) để hạch toán;
• Một (01) bộ gửi Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để tổng hợp và theo dõi;
• Một (01) bộ gửi thủ kho Kho tiền tiêu hủy để ghi sổ quỹ, thẻ kho;
• Một (01) Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán gửi Hội đồng giám sát tiêu hủy để theo dõi.

2. Về hạch toán kế toán:

Căn cứ bộ chứng từ xuất kho tiền để tiêu hủy, Vụ Kế toán - Tài chính hạch toán nội bảng như sau:

- Đối với tiền mặt:

Nợ TK 401 Có TK 1012 hoặc/ và Có TK 1013

: Tiền để phát hành : Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông : Tiền đình chỉ lưu hành

- Đối với ngân phiếu thanh toán:

Nợ TK 402 Có TK 1112

: Ngân phiếu thanh toán để phát hành : Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

đồng thời căn cứ vào bộ chứng từ do Hội đồng tiêu hủy lập và gửi đến, hạch toán:

Nhập TK 902: Tiền giao đi tiêu hủy

hoặc Nhập TK 912: Ngân phiếu thanh toán giao đi tiêu hủy

Điều 24.- Quy định về công việc và mở sổ sách ghi chép theo dõi tại Hội đồng tiêu hủy tiền.

1. Xuất tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành giao cho Tổ kiểm đếm hoặc Tổ cắt hủy:

Căn cứ Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán của Hội đồng tiêu hủy, Kho tiền tiêu hủy xuất tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành giao cho Tổ kiểm đếm hoặc Tổ cắt hủy theo đúng Quy chế tiêu hủy tiền.

Chứng từ xuất kho được xử lý như sau:

• Thủ kho lưu một (01) liên Biên bản giao nhận giữa các tổ và một (01) liên Phiếu xuất kho để vào sổ quỹ và thẻ kho;
• Tổ kiểm đếm lưu một (01) liên Biên bản giao nhận giữa các tổ và 01 liên Phiếu xuất kho để theo dõi (nếu giao cho Tổ kiểm đếm);
• Tổ cắt hủy lưu một (01) liên Biên bản giao nhận giữa các tổ và một (01) liên Phiếu xuất kho để theo dõi (nếu giao cho Tổ cắt hủy);
• Hội đồng tiêu hủy lưu một (01) liên Biên bản giao nhận và một (01) liên Phiếu xuất kho để theo dõi;
• Hội đồng giám sát tiêu hủy lưu một (01) liên Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán gửi để theo dõi.

2. Kiểm đếm và giao Tổ cắt hủy tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành từ Kho tiêu huỷ.

- Tổ kiểm đếm tiến hành mở Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết để theo dõi số tiền, ngân phiếu thanh toán nhận từ Kho tiền tiêu hủy; số tiền, ngân phiếu thanh toán đã kiểm đếm xong giao cho tổ cắt hủy và số tiền, ngân phiếu thanh toán đang kiểm đếm.

- Căn cứ Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán của Hội đồng tiêu hủy, Tổ kiểm đếm ghi nhập vào Sổ tổng hợp (mở riêng 1 sổ về tiền, 1 sổ về ngân phiếu thanh toán) và Sổ chi tiết (theo từng loại tiền hoặc theo mệnh giá và thời hạn đối với ngân phiếu thanh toán).

- Căn cứ Biên bản giao nhận giữa Tổ kiểm đếm và Tổ cắt hủy về số tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành, Tổ kiểm đếm tiến hành ghi xuất sổ tổng hợp và sổ chi tiết của từng loại tiền, ngân phiếu thanh toán. Mỗi tổ giữ 1 liên Biên bản giao nhận, gửi 1 liên Biên bản giao nhận cho Hội đồng tiêu hủy và Hội đồng giám sát tiêu hủy để theo dõi và tổng hợp.

- Trong quá trình kiểm đếm, Tổ kiểm đếm được sử dụng số tiền cùng mệnh giá với số tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông trong tổng số tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông giao đi tiêu hủy do Hội đồng tiêu hủy trích để dùng làm nguồn bù tiền thiếu (nếu bó tiền bị thiếu) hoặc đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông bị lẫn loại, lẫn tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành, lẫn tiền giả, đồng thời phải theo dõi số tiền thừa (nếu bó tiền bị thừa) trong bó tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông theo đúng quy định hiện hành. Số tiền trích để làm nguồn bù nói trên do một cán bộ trong Tổ kiểm đếm chịu trách nhiệm theo dõi và sẽ được quyết toán cùng với kết quả thừa, thiếu tiền và được tiêu hủy vào thời điểm cuối cùng đối với loại tiền có cùng mệnh giá được phép tiêu hủy.

- Cuối mỗi ngày, Tổ kiểm đếm tổng hợp, lập Biên bản các trường hợp thừa, thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán của từng đơn vị kèm theo niêm phong số tiền thừa thiếu, đồng thời vào sổ theo dõi các trường hợp này. Biên bản phải ghi đầy đủ nội dung, có đầy đủ chữ ký theo đúng quy định hiện hành và phải mở sổ theo dõi để xác định tại thời điểm đó:

+ Số tiền, ngân phiếu thanh toán đã nhận của Hội đồng tiêu hủy để kiểm đếm;

+ Số tiền, ngân phiếu thanh toán giao cho Tổ cắt hủy;

+ Số tiền, ngân phiếu thanh toán thừa, thiếu qua kiểm đếm;

+ Số tiền, ngân phiếu thanh toán đang quản lý tại Tổ.

- Cuối mỗi đợt tiêu hủy hoặc định kỳ, Tổ kiểm đếm tổng hợp số tiền, ngân phiếu thanh toán thừa, thiếu theo niêm phong của từng đơn vị để gửi cho Vụ Kế toán - Tài chính.

3. Tổ cắt hủy nhận tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành đưa vào cắt hủy.

- Căn cứ vào Biên bản giao nhận tiền, ngân phiếu thanh toán với Tổ kiểm đếm, Tổ cắt hủy nhận tiền, ngân phiếu thanh toán đã kiểm đếm xong và ghi nhập Sổ tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết từng loại tiền, ngân phiếu thanh toán.

- Cuối ngày căn cứ vào Biên bản tiêu hủy hoàn toàn, Tổ cắt hủy tiền, ngân phiếu thanh toán tiến hành ghi xuất Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết từng loại tiền, ngân phiếu thanh toán và phải mở sổ theo dõi để xác định tại thời điểm đó:

+ Số tiền, ngân phiếu thanh toán đã nhận về Tổ;

+ Số tiền, ngân phiếu thanh toán đã cắt hủy;

+ Số tiền, ngân phiếu thanh toán đang bảo quản tại Tổ.

Điều 25.- Kết thúc đợt tiêu hủy.

Chậm nhất là 10 ngày sau khi kết thúc tiêu hủy theo định kỳ hoặc cuối mỗi đợt tiêu hủy, Hội đồng tiêu hủy phải gửi Biên bản xác nhận kết quả tiêu hủy hoàn toàn về Vụ Kế toán - Tài chính. Căn cứ vào Biên bản xác nhận kết quả tiêu hủy hoàn toàn hợp lệ của Hội đồng tiêu hủy, Vụ Kế toán - Tài chính lập Phiếu xuất ngoại bảng tài khoản 902 hoặc tài khoản 912 và lập Phiếu nhập ngoại bảng tài khoản 903 hoặc tài khoản 913, hạch toán:

- Đối với tiền:

Xuất TK 902 : Tiền giao đi tiêu hủy Nhập TK 903: Tiền đã tiêu hủy

theo đúng số tiền đã tiêu hủy trên biên bản

- Đối với ngân phiếu thanh toán:

Xuất TK 912 : Ngân phiếu thanh toán giao đi tiêu hủy Nhập TK 913: Ngân phiếu thanh toán đã tiêu hủy

theo đúng số NPTT đã tiêu hủy trên biên bản

Hết đợt tiêu hủy các tài khoản 902 và tài khoản 912 phải hết số dư.

Điều 26.- Hạch toán kế toán tiền, ngân phiếu thanh toán thừa, thiếu trong quá trình tiêu hủy.

1. Tại Vụ Kế toán - Tài chính:

Theo định kỳ hoặc cuối mỗi đợt tiêu hủy, căn cứ Báo cáo tình hình thừa, thiếu tiền (ngân phiếu thanh toán) trong kiểm đếm tiền tiêu hủy do Hội đồng tiêu hủy lập, Vụ Kế toán - Tài chính xử lý như sau:

1.1.- Đối với trường hợp thiếu tiền, ngân phiếu thanh toán:

Căn cứ vào Báo cáo tình hình thừa, thiếu tiền (ngân phiếu thanh toán) trong kiểm đếm tiền (ngân phiếu thanh toán) tiêu hủy để lập phiếu chuyển khoản và làm thủ tục hạch toán báo Nợ cho từng Chi nhánh, Sở giao dịch theo đúng quy định tại Quy chế tiêu hủy tiền, hạch toán:

- Trường hợp thiếu tiền:

Nợ TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay hoặc Nợ TK 5211: Liên hàng đi năm nay Có TK 401: Tiền để phát hành

số tiền thiếu theo Biên bản tiêu hủy

đồng thời căn cứ vào Biên bản chênh lệch thiếu so với số tiền xuất ra ban đầu để lập phiếu xuất ngoại bảng, ghi:

Xuất TK 902: Tiền giao đi tiêu hủy (số tiền thiếu theo biên bản)

- Trường hợp thiếu ngân phiếu thanh toán:

Nợ TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay hoặc Nợ TK 5211: Liên hàng đi năm nay Có TK 402: Ngân phiếu thanh toán để phát hành

số ngân phiếu thanh toán thiếu theo Biên bản tiêu hủy

đồng thời căn cứ vào Biên bản chênh lệch thiếu so với số ngân phiếu thanh toán xuất ra ban đầu để lập phiếu xuất ngoại bảng, ghi:

Xuất TK 912: Ngân phiếu thanh toán giao đi tiêu hủy

(số ngân phiếu thanh toán thiếu theo biên bản)

1.2.- Đối với trường hợp thừa tiền, ngân phiếu thanh toán:

Căn cứ vào Báo cáo tình hình thừa, thiếu tiền (ngân phiếu thanh toán) trong kiểm đếm tiền, ngân phiếu thanh toán tiêu hủy để lập phiếu chuyển khoản và làm thủ tục hạch toán báo Có cho từng Chi nhánh, Sở giao dịch theo đúng quy định tại Quy chế tiêu hủy tiền, hạch toán:

- Trường hợp thừa tiền:

Nợ TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay hoặc Có TK 5211: Liên hàng đi năm nay

số tiền thừa theo Biên bản tiêu hủy

đồng thời hạch toán:

Nợ TK 401: Tiền để phát hành Có TK 1012: Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

số tiền thừa theo Biên bản tiêu hủy

và căn cứ vào Biên bản chênh lệch thừa so với số tiền xuất ra ban đầu để lập phiếu nhập ngoại bảng, ghi:

Nhập TK 902: Tiền giao đi tiêu hủy (số tiền thừa theo biên bản)

- Trường hợp thừa ngân phiếu thanh toán:

Nợ TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành Có TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay hoặc Có TK 5211: Liên hàng đi năm nay

số NPTT thừa theo Biên bản tiêu hủy

đồng thời hạch toán:

Nợ TK 402: Ngân phiếu thanh toán để phát hành Có TK 1112: Ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành

số NPTT thừa theo Biên bản tiêu hủy

và căn cứ vào Biên bản chênh lệch thừa so với số ngân phiếu thanh toán xuất ra ban đầu để lập phiếu nhập ngoại bảng, ghi:

Nhập TK 912: Ngân phiếu thanh toán giao đi tiêu hủy (số ngân phiếu thanh toán thừa theo biên bản)

1.3.- Đối với trường hợp phát hiện qua kiểm đếm tiền để tiêu hủy, tuyển chọn được tiền còn đủ tiêu chuẩn lưu thông, Hội đồng tiêu hủy phải làm thủ tục nhập lại Quỹ dự trữ phát hành số tiền đã tuyển chọn được.

Căn cứ vào Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm đếm thừa, thiếu tiền trong tiêu hủy tiền của Hội đồng tiêu hủy và số tiền còn đủ tiêu chuẩn lưu thông phát hiện qua kiểm đếm và tuyển chọn được để tiếp tục đưa vào lưu thông, Vụ Kế toán - Tài chính hạch toán như sau:

Nợ TK 1011: Tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành Có TK 401: Tiền để phát hành

số tiền còn đủ tiêu chuẩn lưu thông phát hiện khi kiểm đếm

2. Tại Chi nhánh, Sở Giao dịch:

Khi nhận được giấy báo Có về số chênh lệch thừa hoặc giấy báo Nợ về số chênh lệch thiếu của Vụ Kế toán - Tài chính, Công văn của Hội đồng tiêu hủy về việc thanh toán tiền thừa (hoặc thiếu) trong kiểm đếm tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành, ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành để tiêu hủy kèm theo Biên bản, Bảng kê và niêm phong chuyển đến, Chi nhánh, Sở Giao dịch xử lý như sau:

2.1.- Căn cứ vào giấy báo Có và Giấy báo Nợ về số tiền (ngân phiếu thanh toán) thừa, thiếu trong tiêu hủy, xử lý:

- Đối với các Giấy báo Có thì hạch toán:

Nợ TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay hoặc Nợ TK 5212: Liên hàng đến năm nay Có TK 4619: Các khoản khác phải trả

số chênh lệch thừa

- Đối với các Giấy báo Nợ thì hạch toán:

Nợ TK 4619: Các khoản khác phải trả Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay hoặc Có TK 5212: Liên hàng đến năm nay

số chênh lệch thiếu

2.2.- Căn cứ vào Biên bản, Bảng kê chi tiết thừa, thiếu tiền (ngân phiếu thanh toán) trong tiêu hủy và niêm phong, xử lý:

- Đối với trường hợp thiếu tiền (ngân phiếu thanh toán) thì hạch toán:

Nợ TK 3635: Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (tiểu khoản cá nhân gây sai sót -nếu phát sinh thiếu của Chi nhánh)

hoặc Nợ TK Thích hợp (tiền mặt, tiền gửi của các Tổ chức tín dụng -nếu phát sinh thiếu là của các TCTD)

Có TK 4619: Các khoản khác phải trả

- Đối với trường hợp thừa tiền (ngân phiếu thanh toán):

+ Nếu phát sinh tại Chi nhánh thì hạch toán:

Nợ TK 4619: Các khoản khác phải trả

Có TK 799: Các khoản thu khác

+ Nếu phát sinh tại các Tổ chức tín dụng thì hạch toán:

Nợ TK 4619: Các khoản khác phải trả

Có TK Thích hợp

CHƯƠNG VII - KIỂM KÊ, BÁO CÁO ĐỊNH KỲ

Điều 27.- Kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho, xuất, nhập các Quỹ.

1. Đối chiếu số liệu hàng ngày:

Cuối giờ làm việc hàng ngày, Giám đốc Chi nhánh (hoặc Sở giao dịch) phải tổ chức kiểm kê tồn Quỹ Nghiệp vụ phát hành, Ngân phiếu thanh toán để đảm bảo tiền mặt, ngân phiếu thanh toán tồn quỹ thực tế khớp đúng với số dư trên Nhật ký quỹ, sổ sách kế toán theo đúng chế độ quản lý kho, quỹ hiện hành. Trường hợp kết quả kiểm kê thực tế chênh lệch với sổ sách kế toán phải tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời.

2. Kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu số liệu hàng tháng:

Hàng tháng, Hội đồng kiểm kê của Chi nhánh (Sở giao dịch, Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ) thực hiện kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành và đối chiếu với sổ sách kế toán, lập báo cáo kế toán gửi Ngân hàng Nhà nước Trung ương theo đúng chế độ hiện hành vào cuối ngày làm việc cuối tháng. Trường hợp có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân. Nếu do sai số học hoặc ghi sổ sai thì điều chỉnh lại theo đúng quy định hiện hành, nếu do tham ô thì phải lập biên bản và có biện pháp xử lý kịp thời.

3. Kiểm kê 6 tháng, cuối năm:

Định kỳ 6 tháng một lần, vào ngày 01/01 và ngày 01/7 hàng năm hoặc đột xuất, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ra quyết định kiểm kê và kiểm tra Quỹ dự trữ phát hành tại các Kho tiền Trung ương, đối chiếu số sách kế toán với hiện vật theo đúng chế độ kho quỹ hiện hành.

Điều 28.- Báo cáo.

1. Các Chi nhánh, Sở giao dịch, Kho tiền Trung ương, Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ phải tiến hành báo cáo theo đúng Chế độ báo cáo kế toán hiện hành. Báo cáo phản ánh đúng về tình hình tiền, ngân phiếu thanh toán, khớp đúng với số dư trên các tài khoản nội bảng và ngoại bảng. Các báo cáo kiểm kê các lại tiền, ngân phiếu thanh toán thuộc quỹ dự trữ phát hành và Quỹ nghiệp vụ phát hành cũng như các loại tiền, ngân phiếu thanh toán đang hạch toán ngoại bảng tại các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước phải lập đúng mẫu quy định trong các phụ lục từ số 01 đến số 05 ban hành kèm theo Chế độ này.

2. Hàng tháng, Hội đồng tiêu hủy phải lập báo cáo tình hình tiêu hủy, gồm các chỉ tiêu: số tiền (ngân phiếu thanh toán) Hội đồng tiêu hủy nhận của các Kho tiền Trung ương, số đã tiêu hủy, số còn lại chưa tiêu hủy tại Kho tiêu hủy; số thừa, thiếu phát hiện qua kiểm đếm của Hội đồng tiêu hủy để gửi Vụ Kế toán - Tài chính và Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ để theo dõi, báo cáo gửi chậm nhất vào ngày mùng 10 của tháng kế tiếp.

Sau 10 ngày kể từ khi kết thúc đợt tiêu hủy, Hội đồng tiêu hủy phải gửi Biên bản xác nhận kết quả tiêu hủy hoàn toàn hợp lệ cho Vụ Kế toán - Tài chính và Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ.

PHẦN III: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 29.- Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ chịu trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức kiểm tra, theo dõi các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Hội đồng tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh toán thực hiện Chế độ này.

Điều 30.- Giám đốc Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Hội đồng tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh toán có nhiệm vụ thường xuyên đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện Chế độ này tại đơn vị mình.

Điều 31.- Việc sửa đổi, bổ sung Chế độ này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định./.