THÔNG TƯ
Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp
______________________________
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Khoản 5 Điều 6 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia,
Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp như sau:
I. HƯỚNG DẪN CHUNG
1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn việc xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu (gọi tắt là xác định nguồn nộp lưu) vào lưu trữ lịch sử các cấp.
Các loại hình tài liệu nộp lưu và các nhóm thành phần tài liệu nộp lưu không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.
2. Đối tượng áp dụng
Đối tượng để xem xét khi xác định nguồn nộp lưu theo hướng dẫn tại Thông tư này bao gồm: cơ quan, tổ chức sự nghiệp Nhà nước; tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp; tổ chức xã hội; tổ chức kinh tế Nhà nước; đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) đang hoạt động, có tài khoản, con dấu, văn thư và biên chế độc lập.
Đối tượng thực hiện việc xác định nguồn nộp lưu theo hướng dẫn tại Thông tư này là lưu trữ lịch sử các cấp, bao gồm: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Trung tâm Lưu trữ tỉnh); Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Lưu trữ huyện).
3. Mục đích, yêu cầu việc xác định nguồn nộp lưu
a. Mục đích
- Để cơ quan quản lý Nhà nước quản lý thống nhất việc bổ sung vào Phòng Lưu trữ Quốc gia những tài liệu có giá trị về hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức trong bộ máy Nhà nước ở các cấp, các ngành, lĩnh vực chuyên môn;
- Để lưu trữ lịch sử các cấp chủ động trong việc thu thập tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu;
- Để các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định của pháp luật.
b. Yêu cầu
Việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải bảo đảm các yêu cầu chủ yếu sau:
- Đúng đối tượng là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
- Đúng phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử;
- Kết quả của việc xác định nguồn nộp lưu là Quyết định của cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tương ứng (gọi tắt là Danh mục nguồn nộp lưu).
Danh mục nguồn nộp lưu của từng lưu trữ lịch sử được xây dựng thành Danh mục số 1 và Danh mục số 2.
Danh mục số 1 gồm các cơ quan, tổ chức phải nộp lưu toàn bộ tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ lịch sử.
Danh mục số 2 gồm các cơ quan, tổ chức chỉ nộp lưu những nhóm tài liệu có giá trị lịch sử được lựa chọn.
4. Tiêu chuẩn nguồn nộp lưu
a. Tiêu chuẩn nguồn nộp lưu thuộc Danh mục số 1
Là cơ quan, tổ chức giữ vị trí cao nhất trong bộ máy Nhà nước; bộ máy quản lý ngành, lĩnh vực chuyên môn; tổ chức chính trị - xã hội -nghề nghiệp; tổ chức xã hội; tổ chức kinh tế Nhà nước ở từng cấp.
b. Tiêu chuẩn nguồn nộp lưu thuộc Danh mục số 2
Là cơ quan, tổ chức sự nghiệp, kinh tế tiêu biểu, điển hình theo các tiêu chí chủ yếu sau:
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ chuyên môn then chốt, trọng yếu của ngành, lĩnh vực;
- Tổ chức bộ máy với quy mô lớn, ứng dụng công nghệ hiện đại, đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả cao;
- Có điểm đặc biệt về địa bàn hoạt động, về lịch sử hình thành và phát triển...;
- Đại diện cho nhóm các cơ quan, tổ chức có cùng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động trên cùng địa bàn;
- Đang bảo quản những tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức tiền thân hoặc do lịch sử để lại v.v...
II. XÁC ĐỊNH NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CÁC CẤP
1. Nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
a. Danh mục số 1
Danh mục số 1 nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia gồm:
- Các cơ quan giữ vị trí cao nhất trong tổ chức bộ máy Nhà nước ở Trung ương:
+ Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội;
+ Văn phòng Chủ tịch nước;
+ Tòa án nhân dân tối cao;
+ Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
+ Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
- Các tổ chức thuộc Bộ có chức năng quản lý Nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn (Tổng cục, Cục...).
- Các doanh nghiệp Nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập (các tập đoàn kinh tế Nhà nước và các tổng công ty 91).
- Cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị -xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội hoạt động bằng ngân sách Nhà nước. Ví dụ: Hội Nhà báo, Hội Nhà văn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Người mù...
b. Danh mục số 2
Danh mục số 2 nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia gồm các tổ chức sự nghiệp, kinh tế tiêu biểu, điển hình trong số các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ, ngành. Ví dụ:
- Các thư viện, bảo tàng, viện nghiên cứu... tiêu biểu, điển hình trong số các tổ chức sự nghiệp thuộc ngành văn hóa;
- Các bệnh viện, viện nghiên cứu... tiêu biểu, điển hình trong số các tổ chức sự nghiệp thuộc ngành y tế;
- Các trường đại học, trung học, dạy nghề... tiêu biểu, điển hình trong số các tổ chức sự nghiệp thuộc ngành giáo dục, đào tạo;
- Các doanh nghiệp Nhà nước tiêu biểu, điển hình trong số các doanh nghệp Nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập (các tổng công ty 90); các doanh nghiệp Nhà nước thuộc tập đoàn kinh tế Nhà nước và thuộc các tổng công ty 91.
2. Nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh
a. Danh mục số 1
Danh mục số 1 nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh gồm:
- Các cơ quan giữ vị trí cao nhất trong tổ chức bộ máy chính quyền Nhà nước cấp tỉnh:
+ Đoàn đại biểu Quốc hội;
+ Hội đồng nhân dân;
+ Tòa án nhân dân;
+ Viện kiểm sát nhân dân;
+ Ủy ban nhân dân và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân;
- Các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh. Ví dụ: Bưu điện tỉnh, Điện lực tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Ngân hàng Nhà nước tỉnh...
- Các cơ quan trực thuộc Sở có chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực chuyên môn. Ví dụ: Chi cục Thú y, Chi cục Bảo vệ thực vật...
- Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập (các tổng công ty 90).
- Các tổ chức chính trị - xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội ở cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách Nhà nước. Ví dụ: Hội Nhà báo, Hội liên hiệp Văn học - Nghệ thuật, Hội Chữ thập đỏ, Hội Người khuyết tật...
b. Danh mục số 2
Danh mục số 2 nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh gồm các tổ chức sự nghiệp, kinh tế tiêu biểu, điển hình trong số các tổ chức thuộc Sở, ngành ở tỉnh. Ví dụ:
- Thư viện tỉnh, Bảo tàng tỉnh, Trung tâm Văn hóa - Thể thao tỉnh... trong số các tổ chức sự nghiệp thuộc ngành văn hóa của tỉnh;
- Bệnh viện đa khoa tỉnh, Trung tâm điều dưỡng, Viện y học dân tộc cổ truyền... trong số các tổ chức sự nghiệp thuộc ngành y tế của tỉnh;
- Trường đại học, Trung tâm giáo dục thường xuyên, Trung tâm đào tạo nghề, Trường trung học phổ thông tiêu biểu, điển hình... trong số các tổ chức sự nghiệp thuộc ngành giáo dục, đào tạo của tỉnh v.v...
3. Nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện
a. Danh mục số 1
Danh mục số 1 nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện gồm:
- Các cơ quan cao nhất trong tổ chức bộ máy của chính quyền Nhà nước ở cấp huyện:
+ Hội đồng nhân dân;
+ Tòa án nhân dân;
+ Viện kiểm sát nhân dân;
+ Ủy ban nhân dân và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân;
+ Các cơ quan của Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại huyện. Ví dụ các ngành: Bưu điện huyện, Điện lực huyện, Bảo hiểm xã hội huyện, Ngân hàng Nhà nước huyện...
- Tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội ở cấp huyện hoạt động bằng ngân sách Nhà nước. Ví dụ: Hội Văn học - Nghệ thuật, Hội Chữ thập đỏ...
b. Danh mục số 2
Danh mục số 2 nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện gồm các tổ chức sự nghiệp tiêu biểu, điển hình ở huyện. Ví dụ:
- Nhà Văn hóa huyện;
- Trung tâm y tế huyện;
- Trung tâm giáo dục thường xuyên;
- Trường trung học cơ sở tiêu biểu, điển hình v.v...
III. XÂY DỰNG, BAN HÀNH DANH MỤC NGUỒN NỘP LƯU
1. Tổ chức xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu
Lưu trữ lịch sử các cấp có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và ban hành.
a. Căn cứ xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu
- Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử;
- Tiêu chuẩn nguồn nộp lưu được hướng dẫn tại Thông tư này;
- Văn bản quy phạm pháp luật về việc thành lập, đổi tên, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất... các cơ quan, tổ chức trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử;
- Kết quả khảo sát thực tế về mức độ giá trị tài liệu đang bảo quản tại cơ quan, tổ chức trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử.
b. Phương pháp xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu
Việc xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của mình, lưu trữ lịch sử nghiên cứu văn bản quy phạm pháp luật và tư liệu liên quan về hệ thống các cơ quan, tổ chức trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu để xây dựng dự thảo Danh mục. Ưu tiên xây dựng Danh mục số 1 trước. Đối với Danh mục số 2, lưu trữ lịch sử phải phối hợp với cơ quan quản lý cấp trên của đối tượng dự kiến nguồn nộp lưu để nghiên cứu, khảo sát thực tế tài liệu trước khi lựa chọn xác định nguồn nộp lưu và những nhóm tài liệu phải nộp lưu.
- Bước 2: Lưu trữ lịch sử tổ chức xin ý kiến các cơ quan, đơn vị có liên quan và hoàn chỉnh Danh mục nguồn nộp lưu.
- Bước 3: Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
c. Sửa đổi, bổ sung Danh mục nguồn nộp lưu
Danh mục số 1, hoặc Danh mục số 2 được sửa đổi, bổ sung trong các trường hợp sau:
- Khi cơ quan, tổ chức trong Danh mục nguồn nộp lưu đã ban hành có sự thay đổi về tên gọi do: chia, tác, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp Nhà nước, nhưng vẫn thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tương ứng;
- Khi trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử có thành lập cơ quan, tổ chức mới được xác định thuộc nguồn nộp lưu.
- Khi kiểm tra, khảo sát thực tế phát hiện những cơ quan, tổ chức đủ tiêu chuẩn là nguồn nộp lưu, nhưng chưa có trong Danh mục đã ban hành.
2. Tổ chức ban hành Danh mục nguồn nộp lưu
Các cấp có thẩm quyền quyết định ban hành Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
b. Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là tỉnh) ban hành Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
c. Chủ tịch UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là huyện) ban hành Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện theo đề nghị của Lưu trữ huyện.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo.
Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và cơ quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội và tổ chức kinh tế Nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ lịch sử các cấp trong việc xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình có trách nhiệm phổ biến, triển khai và tổ chức kiểm tra việc thực hiện văn bản này.