THÔNG TƯ
Về việc tăng cường quản lý quỹ dự phòng ngoại tệ các sứ quán ta ở nước ngoài.
________________________
Thi hành Thông tư số 102 TTg-TM ngày 10/4/1968 của Thủ tướng chính phủ, bộ Tài chính đã ra các thông tư số 66 TC/NT ngày 8/5/1968, số 56 TC/NT ngày 27/11/1972 quy định và hướng dẫn thi hành các nguyên tắc quản lý "quỹ dự phòng bằng ngoại tệ đặt tại 6 (sáu) sứ quán ta ở: Trung quốc, Liên xô, Tiệp khắc, Cộng hoà dân chủ Đức, Ba lan và Hung ga ri.
Trong những năm qua, quỹ dự phòng nói trên đã có tác dụng:
- Giải quyết kịp thời những nhu cầu chi tiêu đột xuất của các đoàn cán bộ ta đi công tác ở nước ngoài mà khi ra đi chưa thể lường trước nên chưa dự trù và cấp phát được;
- Góp phần đưa việc quản lý tài chính tại các cơ quan ta ở nước ngoài đi vào nền nếp, khắc phục tình trạng sử dụng kinh phí của sứ quán để tạm ứng cho các công việc không phải của sứ quán; hạn chế tình trạng nợ nần dây dưa giữa các cơ quan trong nước và ngoài nước.
Tuy nhiên, việc quản lý dự phòng trong thời gian qua còn những thiếu sót sau đây:
1- Một số sứ quán đã trích quỹ dự phòng để tạm ứng:
- Một số khoản chi không phải đột xuất, đáng lẽ phải được dự trù trước và ghi vào kế hoạch hàng năm của ngành chủ quản như: tiền ăn tiêu chờ tầu của lưu học sinh, thực tập sinh, nghiên cứu sinh ta từ một nước ngoài về nước qua một nước khác, tiền tầu xe cho cán bộ quản lý đi theo học sinh v.v...
- Một số khoản chi cho hoạt động của bản thân sứ quán đáng lẽ phải tính vào kinh phí của sứ quán như: tiền xe cho cán bộ sứ quán đi đưa đón phái đoàn, tiền mặt tặng khách quốc tế, tiền chiêu đãi Bạn, tiền chi cho các chuyến đi công tác của đồng chí Đại sứ kiêm nhiệm hai nước, v.v...
- Một số khoản chi ngoài chế độ quy định như mua thuốc thông thường cho các Đoàn qua lại.
2- Một hiện tượng khác khá phổ biến là việc ghi thu thẳng vào quỹ dự phòng các khoản cấp thừa mà các Đoàn trả lại cho ngân sách Nhà nước; có trường hợp còn ghi thu vào quỹ dự phòng cả tiền Bạn gửi nhờ chuyển hộ cho cơ quan trong nước.
3- Kỷ luật báo cáo về tình hình tạm ứng quỹ dự phòng nói chung chưa được chấp hành đầy đủ:
- Có sứ quán, mấy quý liền không báo cáo, có sứ quán đợi hết năm mới báo cáo một lần;
- Hồ sơ báo cáo của một số nơi lại không đầy đủ, không gửi kèm theo các chứng từ quy định hoặc gửi thiếu giấy đề nghị tạm ứng của các Đoàn;
- Nội dung báo cáo thường chỉ liệt kê các phiếu chi theo thứ tự thời gian, không tổng hợp được các khoản đã tạm ứng theo từng Đoàn, từng cơ quan chủ quản. Việc ghi chép nhiều khi không rõ ràng, thiếu các chi tiết cụ thể, cần thiết cho việc xét cấp ngoại tệ hoàn trả quỹ dự phòng.
Về phía các Đoàn thì nhiều Đoàn, khi về nước, không báo cáo quyết toán kịp thời với Bộ Tài chính, không báo cáo rõ các khoản tiền Đoàn đã vay hoặc đã gửi lại sứ quán hay mang về nước để Bộ Tài chính giải quyết.
4- Về phía Bộ Tài chính thì chưa tích cực đôn đốc các Đoàn quyết toán và không kịp thời bổ sung quỹ dự phòng ở hai sứ quán lớn.
Để tăng cường thêm một bước việc quản lý quỹ dự phòng, bảo đảm quỹ luôn luôn có đủ tiền để đáp ứng các khoản chi cấp thiết có thể xẩy ra đối với các đoàn của ta đi công tác ở nước ngoài (dưới đây gọi tắt là đoàn) và bảo đảm quỹ dự phòng được sử dụng đúng mục đích đã quy định và đúng các chế độ, tiêu chuẩn chi hiện hành, Bộ Tài chính căn cứ vào kinh nghiệm quản lý quỹ dự phòng trong thời gian qua, hướng dẫn việc sử dụng và quản lý quỹ dự phòng cho phù hợp với tình hình mới như sau:
A- NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ CHẾ ĐỘ QUỸ DỰ PHÒNG.
- Quỹ dự phòng là một quỹ thuộc ngân sách Nhà nước do Bộ Tài chính uỷ nhiệm cho các sứ quán của ta ở nước ngoài giữ và quản lý việc cấp phát. Quỹ dự phòng chỉ dùng vào việc tạm ứng cho các đoàn trong những trường hợp cần thiết do Bộ Tài chính quy định; tuyệt đối không được dùng vào bất kỳ việc nào khác.
- Cấp phát quỹ dự phòng phải đúng đối tượng và phải áp dụng đúng các tiêu chuẩn, chế độ chi tiêu hiện hành; tuyệt đối không được làm sai các tiêu chuẩn đó.
- Quỹ dự phòng phải được Bộ Tài chính bổ sung kịp thời bằng vốn ngân sách Nhà nước. Các khoản tiền cấp ở trong nước thừa mà các Đoàn ta đi công tác nước ngoài gửi lại sứ quán cũng như các khoản tiền khác gửi lại sứ quán, đều phải hạch toán riêng vài tài khoản tạm giữ của sứ quán và báo cáo về Bộ Tài chính để giải quyết; không được ghi thu vào Quỹ dự phòng.
B- NHỮNG TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC TẠM ỨNG BẰNG QUỸ DỰ PHÒNG.
Đối tượng được xét để tạm ứng ngoại tệ bằng quỹ dự phòng là các đoàn cán bộ ta từ trong nước ra; nhất thiết không được dùng quỹ dự phòng đối với cán bộ thuộc biên chế các cơ quan đại diện ta ở ngoài nước, trong bất kỳ trường hợp nào.
Việc xét tạm ứng cho các Đoàn bằng quỹ dự phòng chỉ đặt ra trong những trường hợp sau đây:
- Đoàn phải có thêm thời gian chờ tầu;
- Đoàn phải kéo dài thời hạn công tác, thực tập;
(Trong trường hợp này đoàn phải báo cáo kịp thời với sứ quán để sứ quán điện kịp thời về nước xin quyết định của Thủ tướng phủ: sứ quán tạm ứng sau khi có quyết định của Thủ tướng phủ và theo đúng nội dung quyết định đó)
- Đoàn phải mua trang phục chống rét;
- Đoàn chưa được cấp đủ kinh phí theo đúng tiêu chuẩn chế độ đã quy định;
- Đoàn do Bạn nhận chịu chi phí nhưng Bạn chưa kịp đưa tiền cho Đoàn;
- Đoàn có người ốm phải đưa đi cấp cứu và điều trị tại bệnh viện của Bạn.
Ngoài ra, Quỹ dự phòng còn được sử dụng để tạm ứng:
- Mua hàng đặc biệt hoặc trả cước vận chuyển hàng đặc biệt của Văn phòng Phủ thủ tướng hay Văn phòng Trung ương Đảng;
- Chi tiêu cho các đoàn khách nước ngoài sang thăm nước ta và do ta chịu chi phí;
- Chi đổi rúp và nhân dân tệ cho lưu học sinh nghiên cứu sinh ta về nghỉ hè theo quy định trong công văn số 182 TC/NT ngày 2/6/1971 của Bộ Tài chính.
Ngoài những trường hợp kể trên, đồng chí Đại sứ không được trích quỹ dự phòng để ứng chi cho bất cứ một việc gì khác (như chi về chiêu đãi, mua sách báo tài liệu, dụng cụ v.v..)
C- THỂ THỨC TẠM ỨNG QUỸ DỰ PHÒNG.
1. Các đoàn cán bộ ta đi công tác nước ngoài có nhu cầu đột xuất cần xin tạm ứng bằng quỹ dự phòng trong các trường hợp quy định của thông tư này, nhất thiết phải xuất trình đầy đủ cho sứ quán ta:
- Bản sao quyết định của Thủ tướng phủ cử đoàn đi.
- Bản dự trù kinh phí chi tiêu của Đoàn đã được Bộ Tài chính ghi số kinh phí được cấp trước khi lên đường (có chữ ký của cán bộ có thẩm quyền và đóng dấu của Bộ Tài chính).
Đoàn phải làm giấy "đề nghị tạm ứng" để sứ quán xét duyệt, có ghi rõ:
- Tên gọi của đoàn theo nhiệm vụ được giao: ví dụ đoàn đi khảo sát chế độ tiền lương ở Liên xô; đoàn đi thực tập về máy tính ở CHLB Đức v.v...
- Tên cơ quan chịu trách nhiệm lập dự toán và quyết toán của Đoàn (chú ý: không lẫn với cơ quan nơi công tác của người đứng ra vay tiền cho Đoàn)
- Tên, họ trưởng đoàn
- Lý do xin tạm ứng
- Số tiền xin tạm ứng, có tính toán chi tiết cụ thể theo chế độ tiêu chuẩn hiện hành.
2. Sau khi đã xét kỹ hồ sơ xin tạm ứng và kiểm tra cụ thể số tiền xin tạm ứng trên cơ sở các tiêu chuẩn chế độ hiện hành, sứ quán lập giấy tạm ứng theo mẫu biểu số 1 đính kèm thông tư này.
Giấy tạm ứng làm thành 3 bản: 1 lưu ở sứ quán, 1 gửi về Bộ Tài chính kèm giấy đề nghị của Đoàn và 1 giao đồng chí trưởng đoàn mang về nước làm chứng từ quyết toán.
D- KỶ LUẬT BÁO CÁO VỀ QUỸ DỰ PHÒNG.
Hàng tháng, các sứ quán ta phải báo cáo về Bộ Tài chính tình hình tạm ứng quỹ dự phòng trong tháng theo mẫu biểu số 2 đính kèm thông tư này. Báo cáo này phải gửi theo đường dây nội bộ nên tuỳ thuộc vào các chuyến giao thông do đó có thể về không kịp ngày; vì vậy các sứ quán cần điện về cho Bộ Tài chính biết tổng số tiền đã ứng chi trong tháng trước và tổng số tiền tồn quỹ cuối tháng trước để Bộ Tài chính kịp thời hoàn trả tiền cho quỹ dự phòng. Nếu Bộ Tài chính thấy số chi đã vượt quá 50% quỹ thì tạm cấp ngay thêm tiền cho quỹ để sứ quán khỏi gặp khó khăn. Khi nhận được báo cáo của sứ quán theo mẫu biểu số 2, Bộ Tài chính sẽ xét cấp chính thức (nếu có chênh lệch thì điều chỉnh).
Các sứ quán cần mở sổ theo rõi chi tiết quỹ dự phòng để hạch toán riêng các khoản được cấp bổ sung và các khoản tạm ứng cho từng Đoàn có ghi rõ thuộc cơ quan chủ quản nào theo đúng mẫu biểu số 3 đính kèm thông tư này. Hàng tháng sứ quán lấy tài liệu trong sổ chi tiết này để điện báo và lập báo cáo gửi về nước.
Cần chú ý đối chiếu các số liệu để đảm bảo là tổng số dư nợ cuối tháng của các đơn vị trong sổ chi tiết quỹ dự phòng mà Bộ Tài chính đã cấp cho sứ quán còn thiếu ở trong sổ chi tiết tạm giữ cuối tháng đó của sứ quán.
E- NGUYÊN TẮC VỀ THANH TOÁN HOÀN TRẢ QUỸ DỰ PHÒNG.
- Trong vòng mười ngày sau khi nhận được báo cáo chính thức về quỹ dự phòng của sứ quán, Bộ Tài chính ra thông tư duyệt y báo cáo gửi lại sứ quán đồng thời cấp hoàn trả ngay và đủ cho quỹ dự phòng tổng số tiền tạm ứng đã được duyệt.
- Trong vòng mười ngày sau ngày về nước, các Đoàn lập hồ sơ quyết toán chi tiêu của Đoàn, có Bộ chủ quản xác nhận gửi đến Bộ Tài chính xét.
Tiền Đoàn chi thừa nếu đã nộp sứ quán và có biên lai xác minh thì được coi như đã hoàn trả ngân sách Nhà nước.
Tiền Đoàn vay của sứ quán trong phạm vi quy định của quỹ dự phòng phải được coi như đã hoàn trả ngân sách Nhà nước.
Tiền Đoàn vay của sứ quán trong phạm vi quy định của quỹ dự phòng phải được cơ quan chủ quản trích kinh phí (mục Đoàn ra) của cơ quan mình, nộp trả ngân sách Nhà nước bằng tiền Việt nam (vì Bộ Tài chính đã trích vốn ngân sách Nhà nước tạm ứng đổi ngoại tệ thanh toán thẳng cho sứ quan hàng tháng).
Để đảm bảo thi hành nghiêm chỉnh chế độ quỹ dự phòng và đưa công tác quản lý quỹ này vào nền nếp, Bộ Tài chính đề nghị đồng chí Đại sứ:
- Tổ chức hướng dẫn các bộ phận trong sứ quán có liên quan đến việc giao dịch, phục vụ các Đoàn như: bộ phận đưa đón, bộ phận quản lý chiêu đãi, sở, bộ phận tài vụ kế toán...
- Tổ chức sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận nói trên, đảm bảo cho việc ghi chép ban đầu làm thật rành mạch ở từng bộ phận, cung cấp tài liệu chính xác cho việc theo rõi và lập báo cáo của sứ quán về tình hình tạm ứng quỹ dự phòng.
- Bộ phận đưa đón, khi thanh toán tiền khách sạn, tiền đăng ký mua vé hoặc tiền xe cho các Đoàn, cần lập hoá đơn riêng cho từng Đoàn. Trường hợp hóa đơn lập chung thì cần ghi rõ ở phía sau là chi cho những đoàn nào, mỗi đoàn có bao nhiêu người để bộ phận tài vụ kế toán của sứ quán phân bổ lại cho từng Đoàn số tiền mà mỗi Đoàn phải chịu.
Bộ phận quản lý chiêu đãi sở, khi tạm ứng tiền ăn tiêu chờ tầu, cần hỏi kỹ các đoàn để ghi đầy đủ các chi tiết cần thiết vào những chỗ để trống trong giấy tạm ứng in sẵn, giúp cho bộ phận tài vụ kết toán của sứ quán có cơ sở hạch toán được chính xác.
Trong quá trình thi hành thông tư này, nếu có khó khăn mắc mứu, đề nghị các Đại sứ quán phản ánh cho Bộ Tài chính biết để nghiên cứu giải quyết.
Thông tư này có hiệu lực từ ngày ban hành và huỷ bỏ những quy định trước đây khác với những quy định mới.