CHỈ THỊ
Về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn Tỉnh Bình Dương
Những năm qua, việc tổ chức thực hiện Chỉ thị số 17/2007/CT-UBND ngày 15/5/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đã góp phần quan trọng trong việc quản lý ban hành văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ, cung cấp lượng thông tin phục vụ kịp thời cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức trong tỉnh. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính còn sai sót, một số nơi ban hành văn bản sai thẩm quyền; quản lý và sử dụng con dấu không đúng quy định hiện hành; cán bộ, công chức, viên chức chưa lập hồ sơ công việc; một số cơ quan, tổ chức chưa bố trí kho lưu trữ; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý sắp xếp khoa học, có nơi tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, thất thoát nhiều năm; việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm…
Để đảm bảo thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, khắc phục những tồn tại, hạn chế trong thời gian qua, đưa công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả hơn, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Giám đốc các doanh nghiệp Nhà nước:
a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến triển khai Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ để lãnh đạo cơ quan, tổ chức; cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản và công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
b) Bố trí công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ. Đối với những cơ quan, tổ chức đã bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nhưng không đúng chuyên ngành đào tạo thì tạo điều kiện tham dự bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
c) Xây dựng và ban hành các văn bản để quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ như: Danh mục hồ sơ cơ quan, danh mục thành phần tài liệu của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
d) Đối với công tác văn thư
- Thường xuyên kiểm tra, thanh tra việc thực hiện quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; thẩm quyền ban hành văn bản; quản lý chặt chẽ văn bản đi, văn bản đến và văn bản mật theo quy định pháp luật hiện hành;
- Thực hiện nghiêm túc việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
đ) Đối với công tác lưu trữ
- Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức không để thất thoát, hư hỏng tài liệu. Đưa các nội dung này để làm tiêu chí bình xét thi đua hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức và của cơ quan, tổ chức;
- Chỉnh lý khoa học hồ sơ, tài liệu, đến cuối năm 2016 các cơ quan, tổ chức phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng;
- Tổ chức thực hiện nghiêm túc quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh về kế hoạch thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu;
- Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ, cụ thể: bố trí diện tích kho lưu trữ phù hợp nhằm bảo quản tốt tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện để phục vụ công tác lưu trữ theo quy định; chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ẩm ướt và nấm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ.
e) Hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương theo đúng quy định của pháp luật.
g) Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo đúng quy định.
h) Hàng năm, trong dự toán kinh phí các cơ quan, tổ chức phải bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.
i) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng nhằm phục vụ khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
k) Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
2. Sở Nội vụ
a) Tổ chức triển khai Chỉ thị này đến các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, thường xuyên hướng dẫn, định kỳ tổ chức sơ kết tình hình triển khai thực hiện Chỉ thị; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh những vấn đề khó khăn, vướng mắc phát sinh để kịp thời giải quyết.
b) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi tiến độ xây dựng và trang bị các phương tiện, trang thiết bị bảo quản tài liệu của kho lưu trữ chuyên dụng tại Trung tâm chính trị - hành chính tập trung của tỉnh.
c) Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
d) Tổ chức triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
đ) Tăng cường kiểm tra, thanh tra hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
e) Thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
3. Sở Tài chính
a) Phối hợp với các sở, ban, ngành có liên quan thẩm định, bố trí kinh phí và hướng dẫn lập dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng theo quy định pháp luật hiện hành.
b) Phân bổ kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, tổ chức, địa phương để thực hiện tốt quy định về công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư kinh phí để cải tạo, nâng cấp, xây dựng kho lưu trữ đủ diện tích và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu của các cơ quan, tổ chức.
Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Giám đốc các doanh nghiệp Nhà nước nghiêm túc triển khai thực hiện Chỉ thị này.
Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký và bãi bỏ Chỉ thị số 17/2007/CT-UBND ngày 15 tháng 5 năm 2007 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ./.