CHỈ THỊ
Về việc tăng cường thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Cao Bằng
________________________
Sau hơn một năm triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Cao Bằng cơ bản đã đi vào nề nếp và có nhiều chuyển biến tích cực; các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đã giải quyết kịp thời các yêu cầu về chứng thực hợp đồng, giao dịch, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đáp ứng nhu cầu của cá nhân, tổ chức; Bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính, do đó phần nào đã tạo thuận lợi cho người dân, tạo sự yên tâm cho cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, trong quá trình thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Do nhận thức và trình độ của một số công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã về các quy định của pháp luật về chứng thực chưa đầy đủ, dẫn đến một số trường hợp giải quyết việc chứng thực sai thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng thực chưa tuân thủ đúng quy định; vẫn còn tình trạng một số cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao từ sổ gốc, bản sao chứng thực từ bản chính vẫn yêu cầu xuất trình bản chính, đặc biệt nhiều trường học trên địa bàn tỉnh khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính vẫn yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính, việc làm này đã gây phiền hà, tốn kém, thêm thủ tục hành chính không cần thiết cho cá nhân, tổ chức.
Để nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác chứng thực và khắc phục những hạn chế nêu trên, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh chỉ thị:
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành
a) Tiếp tục tổ chức phổ biến, quán triệt sâu rộng về nội dung của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị nhằm nâng cao nhận thức và tự giác chấp hành các quy định về chứng thực;
b) Trong quá trình giải quyết công việc thuộc thẩm quyền, khi cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính nộp bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp nộp bản sao không có chứng thực nhưng có bản chính để xuất trình thì người yêu cầu tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận trên bản sao, không được yêu cầu cá nhân, tổ chức phải nộp bản sao có chứng thực.
2. Sở Tư pháp
a) Chủ động tham mưu, đề xuất cho UBND tỉnh các giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác chứng thực trên địa bàn. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Báo Cao Bằng, Đài Phát thanh- Truyền hình tỉnh tiếp tục đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến sâu rộng nội dung của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành;
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng;
c) Thường xuyên rà soát các quy định của pháp luật về chứng thực để kịp thời đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay thế những nội dung không còn phù hợp;
d) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm phát hiện, khắc phục, sửa chữa kịp thời những sai sót, hạn chế trong công tác chứng thực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh.
3. Sở Giáo dục và Đào tạo
a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn trong toàn ngành;
b) Chỉ đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo các huyện, thành phố và các cơ sở giáo dục, đào tạo trực thuộc thực hiện nghiêm túc nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
4. Sở Nội vụ
Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và UBND cấp huyện tiến hành rà soát, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp cấp huyện, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã; trên cơ sở đó tham mưu cho UBND tỉnh phương án kiện toàn đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp cấp huyện, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã; thực hiện tốt công tác quy hoạch, đào tạo cán bộ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức tư pháp cấp huyện, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã.
5. Sở Tài chính
Hướng dẫn, kiểm tra việc thu, nộp lệ phí chứng thực và sử dụng kinh phí trong hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh theo quy định.
6. Sở Thông tin và Truyền thông, Báo Cao Bằng, Đài Phát thanh - Truyền hình Cao Bằng
Phối hợp với Sở Tư pháp tuyên truyền, phổ biến nội dung của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành đến các cấp, các ngành, cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn tỉnh; kịp thời phản ánh những hành vi sách nhiễu, gây phiền hà của cán bộ, công chức khi giải quyết yêu cầu của người dân trong lĩnh vực chứng thực.
7. UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn
a) Tiếp tục tuyên truyền những quy định của pháp luật về chứng thực và các văn bản hướng dẫn thi hành bằng các hình thức và biện pháp thích hợp cho cán bộ, công chức, viên chức và người dân trên địa bàn mình quản lý;
b) Chủ động phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại các xã, phường, thị trấn;
c) Chỉ đạo Phòng Tư pháp thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện trong quản lý nhà nước về chứng thực; thường xuyên tiến hành kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm đối với các hành vi vi phạm; có biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn mình quản lý;
d) Chỉ đạo, kiểm tra công chức Tư pháp - Hộ tịch, bộ phận nhận và trả kết quả thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác chứng thực.
đ) Thực hiện lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; thực hiện niêm yết công khai các thủ tục hành chính về chứng thực đã được Chủ tịch UBND tỉnh công bố;
e) Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc tuyển dụng, bố trí những người có năng lực, trình độ đạt tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật để đảm nhiệm công việc.
g) Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo theo quy định.
8. Các Tổ chức hành nghề công chứng
a) Các Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc việc chứng thực được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
b) Thực hiện lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Sở Tư pháp theo quy định.
9. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị liên quan: Có trách nhiệm triển khai thực hiện Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, giải quyết.
Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện Chỉ thị và định kỳ báo cáo, đề xuất với UBND tỉnh các giải pháp thực hiện.
Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành./.