THÔNG TƯ
Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng
__________________________
Căn cứ Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001;
Căn cứ Nghị định số 36/2003/NĐ-CP ngày 04/4/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
Căn cứ Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng như sau:
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1) Mục đích lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng:
Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý; nghiên cứu; bảo trì công trình; kiểm tra, giám định công trình khi công trình có sự cố kỹ thuật hoặc khi có yêu cầu; giải quyết tranh chấp phát sinh liên quan đến công trình.
2) Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng:
Thông tư này quy định việc lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công các công trình xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp, không phân biệt nguồn vốn đầu tư và hình thức sở hữu.
Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng, nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, cơ quan lưu trữ nhà nước thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng theo quy định tại Thông tư này.
3) Thời hạn lưu trữ:
- Đối với chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, cơ quan lưu trữ nhà nước, hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được lưu trữ theo tuổi thọ công trình.
Riêng các công trình xây dựng sau đây, bản vẽ hoàn công phải được lưu trữ quốc gia, thời hạn lưu trữ vĩnh viễn: Công trình có ý nghĩa quan trọng về lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, quốc phòng, an ninh được Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư;công trình bắt buộc phải thi tuyển thiết kế kiến trúc có quy mô cấp I, cấp đặc biệt; công trình có giá trị đặc biệt về văn hóa được xếp hạng.
- Đối với nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng, thời hạn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng là 10 năm kể từ khi kết thúc bảo hành công trình.
4) Trường hợp thay đổi chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng, hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được bàn giao cho người kế thừa hợp pháp để lưu trữ.
5) Việc giao nộp, bảo quản, khai thác, phục chế, tiêu huỷ hồ sơ lưu trữ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
II. LƯU TRỮ HỒ SƠ THIẾT KẾ, BẢN VẼ HOÀN CÔNG
CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG
1) Thành phần hồ sơ lưu trữ và nơi lưu trữ
a) Đối với chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng:
Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng lưu trữ hồ sơ thiết kế cơ sở, hồ sơ thiết kế kỹ thuật (trường hợp thiết kế ba bước), hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng. Thành phần hồ sơ lưu trữ gồm:
- Thuyết minh và các bản vẽ thiết kế cơ sở, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế cơ sở, văn bản thẩm định thiết kế cơ sở, văn bản phê duyệt dự án, văn bản phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật (trường hợp chỉ phải lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật).
- Thuyết minh và các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế kỹ thuật, báo cáo kết quả thẩm tra thiết kế kỹ thuật (nếu có), văn bản thẩm định thiết kế kỹ thuật, văn bản phê duyệt thiết kế kỹ thuật.
- Thuyết minh (nếu có) và các bản vẽ thi công, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế bản vẽ thi công (nếu có), báo cáo kết quả thẩm tra thiết kế bản vẽ thi công (nếu có), văn bản thẩm định thiết kế bản vẽ thi công (trường hợp thiết kế hai bước), văn bản phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công.
- Bản vẽ hoàn công công trình xây dựng lập theo quy định tại Điều 27, Nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ.
b) Đối với nhà thầu thiết kế:
Nhà thầu thiết kế tham gia thiết kế công trình xây dựng lưu trữ phần hồ sơ thiết kế do mình thực hiện. Riêng nhà thầu đảm nhận tổng thầu thiết kế phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ thiết kế công trình xây dựng bao gồm hồ sơ thiết kế cơ sở, hồ sơ thiết kế kỹ thuật (trường hợp thiết kế ba bước), hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công do mình và các nhà thầu phụ thiết kế thực hiện. Thành phần hồ sơ lưu trữ gồm:
- Thuyết minh và các bản vẽ thiết kế cơ sở, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế cơ sở.
- Thuyết minh và các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế kỹ thuật, các tài liệu tính toán.
- Thuyết minh (nếu có) và các bản vẽ thi công, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế bản vẽ thi công (nếu có), các tài liệu tính toán (trường hợp thiết kế hai bước).
c) Đối với nhà thầu thi công xây dựng:
Nhà thầu thi công xây dựng lưu trữ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng do mình thực hiện. Riêng nhà thầu đảm nhận tổng thầu thi công xây dựng phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công do mình và các nhà thầu phụ thi công xây dựng thực hiện. Thành phần hồ sơ lưu trữ gồm:
- Thuyết minh (nếu có) và các bản vẽ thi công, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế bản vẽ thi công (nếu có).
- Bản vẽ hoàn công công trình xây dựng lập theo quy định tại Điều 27, Nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ.
d) Đối với cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng:
- Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thẩm định thiết kế cơ sở lưu trữ hồ sơ thiết kế cơ sở do mình thẩm định.
- Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp phép xây dựng lưu trữ hồ sơ thiết kế xin cấp phép xây dựng do mình cấp phép.
đ) Đối với cơ quan lưu trữ nhà nước:
- Cơ quan lưu trữ nhà nước cấp quốc gia lưu trữ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng đối với công trình theo quy định phải lưu trữ quốc gia, thời hạn lưu trữ vĩnh viễn.
- Cơ quan lưu trữ nhà nước cấp Tỉnh lưu trữ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng cấp II, cấp I, cấp đặc biệt, được xây dựng trên địa bàn, trừ các công trình do cơ quan lưu trữ quốc gia lưu trữ.
- Cơ quan lưu trữ cấp Huyện lưu trữ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng cấp IV, cấp III, được xây dựng trên địa bàn.
- Công trình xây dựng theo tuyến đi qua nhiều địa bàn, trường hợp thuộc dự án do các Bộ, ngành quyết định đầu tư thì bản vẽ hoàn công lưu trữ tại cơ quan lưu trữ quốc gia; trường hợp thuộc dự án do UBND cấp Tỉnh quyết định đầu tư thì bản vẽ hoàn công lưu trữ tại cơ quan lưu trữ nhà nước cấp Tỉnh.
- Trường hợp dự án có nhiều công trình xây dựng với cấp khác nhau thì bản vẽ hoàn công công trình lưu trữ tại cơ quan lưu trữ nhà nước tương ứng với cấp công trình theo quy định tại điểm đ, mục 1, phần II của Thông tư này.
- Công trình xây dựng có giá trị đặc biệt về văn hoá và có hồ sơ đang lưu trữ tại cơ quan lưu trữ nhà nước cấp Tỉnh, cấp Huyện, khi đã được xếp hạng thì hồ sơ được chuyển lưu trữ tại cơ quan lưu trữ quốc gia.
- Thành phần hồ sơ lưu trữ nộp cơ quan lưu trữ nhà nước theo hướng dẫn tại Phụ lục 02 của Thông tư này.
2) Hình thức, quy cách hồ sơ lưu trữ
a) Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng nộp lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của tổ chức, cá nhân lập hồ sơ, có chữ ký của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế (đối với hồ sơ thiết kế); được bảo quản trong hộp theo khổ A4, bìa hộp ghi các thông tin theo hướng dẫn tại Phụ lục 04 của Thông tư này.
Các bản vẽ thiết kế phải đảm bảo hình thức, quy cách theo tiêu chuẩn hoặc quy định hiện hành. Các bản vẽ hoàn công phải có dấu “Bản vẽ hoàn công” của nhà thầu thi công xây dựng theo hướng dẫn tại Phụ lục 01 và có danh mục bản vẽ theo hướng dẫn tại Phụ lục 03 của Thông tư này.
b) Các văn bản trong hồ sơ lưu trữ như văn bản phê duyệt dự án, văn bản phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật (trường hợp chỉ phải lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật), văn bản thẩm định thiết kế, văn bản phê duyệt thiết kế, văn bản nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng... trường hợp không còn bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
c) Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng có thể được lưu trữ dưới dạng băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp, thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hồ sơ lưu trữ theo quy định tại mục 1, phần II của Thông tư này.
3) Trách nhiệm trong việc lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng
a) Đối với chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng:
- Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng theo thời hạn quy định; bảo quản an toàn hồ sơ theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.
- Chậm nhất 03 tháng kể từ khi nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng, chủ đầu tư phải nộp hồ sơ lưu trữ vào cơ quan lưu trữ nhà nước quy định tại điểm đ, mục 1, phần II của Thông tư này; đảm bảo thành phần, hình thức và quy cách hồ sơ; đảm bảo thủ tục giao nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật nếu không nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định vào cơ quan lưu trữ nhà nước; phải chịu các chi phí phát sinh do việc cơ quan lưu trữ nhà nước phải đến thu nhận hồ sơ không được chủ đầu tư nộp đúng thời hạn quy định.
- Không yêu cầu nộp lưu trữ nhà nước hồ sơ lưu trữ các công trình xây dựng mới theo quy định chỉ phải lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật; các công trình cải tạo, sửa chữa, nâng cấp theo quy định chỉ phải lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật nhưng không làm thay đổi kiến trúc, kết cấu chịu lực chính; các công trình xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp theo quy định phải có giấy phép xây dựng.
b) Đối với nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng:
- Nhà thầu thiết kế, ngoài trách nhiệm tự lưu trữ phần hồ sơ thiết kế do mình lập, phải nộp hồ sơ thiết kế cho nhà thầu đảm nhận tổng thầu thiết kế để lưu trữ.
- Nhà thầu thi công xây dựng, ngoài trách nhiệm tự lưu trữ phần bản vẽ hoàn công do mình lập, phải nộp bản vẽ hoàn công cho nhà thầu đảm nhận tổng thầu thi công xây dựng để lưu trữ.
- Nhà thầu đảm nhận tổng thầu thi công xây dựng, ngoài việc lưu trữ toàn bộ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng, phải tập hợp bản vẽ hoàn công theo từng lĩnh vực chuyên môn của công trình nộp cho chủ đầu tư để chủ đầu tư lưu trữ và nộp cơ quan lưu trữ nhà nước.
- Nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về tính xác thực của hồ sơ lưu trữ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng do mình lập; phải đền bù thiệt hại do việc sử dụng hồ sơ lưu trữ không đảm bảo tính xác thực gây ra.
c) Đối với cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng:
Cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng nêu tại điểm d, mục 1, phần II của Thông tư này có trách nhiệm bảo quản an toàn hồ sơ thiết kế cơ sở do mình thẩm định, hồ sơ thiết kế do mình cấp phép xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.
d) Đối với cơ quan lưu trữ nhà nước:
Cơ quan lưu trữ nhà nước quy định tại điểm đ, mục 1, phần II của Thông tư này có trách nhiệm tiếp nhận kịp thời hồ sơ lưu trữ công trình xây dựng theo quy định, đảm bảo thời hạn lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ; cung cấp hồ sơ lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu, khai thác theo đúng đối tượng và các quy định hiện hành.
Cơ quan lưu trữ nhà nước phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật nếu không tiếp nhận hồ sơ lưu trữ công trình xây dựng do chủ đầu tư nộp theo quy định; phải chịu các chi phí phát sinh do việc chủ đầu tư phải vận chuyển, bảo quản hồ sơ lưu trữ không được cơ quan lưu trữ nhà nước tiếp nhận theo quy định.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ HIỆU LỰC THI HÀNH
1) Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp chỉ đạo các chủ đầu tư, chủ sở hữu, chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng, nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng, trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình, thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng, định kỳ hàng năm gửi danh mục lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng theo hướng dẫn tại Phụ lục 05 của Thông tư này về Bộ Xây dựng để theo dõi.
2) Bộ Xây dựng là đầu mối theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng trong phạm vi cả nước. Sở Xây dựng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là đầu mối theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng trên địa bàn.
3) Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng tại Thông tư này, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, bị xử lý, xử phạt hành chính theo quy định của Pháp luật.
4) Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
Trong quá trình thực hiện, đề nghị các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức, cá nhân liên quan phản ánh những vướng mắc về Bộ Xây dựng để nghiên cứu giải quyết./.