QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ
cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ
---------------------------------------
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCA ngày 05 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Giao thông - Vận tải, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn việc trao đổi, cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm giữa cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền lưu hành tài sản;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 11/TTr-STP ngày 13 tháng 4 năm 2018.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 5 năm 2018.
Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Tư pháp, Tài chính, Tài nguyên và Môi trường; Giám đốc Công an tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và Thủ trưởng các sở, ngành, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
Quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ
cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 06 /2018/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2018
của Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ.
2. Đối tượng áp dụng: Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng: Bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
2. Thông tin ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền, là căn cứ để công chứng viên không thực hiện hoặc tạm dừng công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.
3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó trước đây hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật, là căn cứ để công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản trước đó bị ngăn chặn.
4. Tài khoản: Là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống (gồm tên người sử dụng và mật khẩu).
5. Thông tin về hợp đồng, giao dịch: Là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode, các chương trình kiểm tra và diệt virút phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm
1. Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác.
2. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao. Sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và các thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Thay đổi hệ thống quản lý, vận hành sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, chính xác vào cơ sở dữ liệu công chứng.
7. Tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
8. Những hành vi vi phạm pháp luật khác.
Điều 5. Sao lưu
1. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên.
2. Sở Tư pháp phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm dữ liệu công chứng tổ chức, hướng dẫn việc sao lưu, lưu trữ đảm bảo lâu dài, đúng mục đích, đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực, Phòng Bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp;
b) Nhân viên quản trị cơ sở dữ liệu công chứng;
c) Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;
d) Tổ chức, cá nhân khác để phục vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.
2. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Tổ chức hành nghề công chứng được chuyển nhượng, bị giải thể, bị chấm dứt hoạt động;
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu;
c) Tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện nghĩa vụ tài chính với đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng;
d) Các trường hợp khác theo quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp.
5. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp, khóa tài khoản theo Quy chế này.
Điều 7. Chi phí liên quan đến khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng phải nộp các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Đơn vị cung cấp và phối hợp quản trị phần mềm quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng thực hiện việc thu các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng theo hợp đồng đã ký với các tổ chức hành nghề công chứng.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1
Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn
và thông tin giải tỏa ngăn chặn
Điều 8. Tiếp nhận thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn để quản lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng, gồm:
a) Thông tin về việc áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp cưỡng chế liên quan đến tài sản bị hạn chế hoặc cấm dịch chuyển quyền về tài sản do Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân các huyện, thành, thị cung cấp;
b) Thông tin ngăn chặn giao dịch đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác do Công an tỉnh, Công an các huyện, thành, thị cung cấp;
c) Thông tin về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự do Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành, thị cung cấp;
d) Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp theo quy định của pháp luật.
2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 9. Cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong vòng 24 giờ (Hai mươi tư giờ), Sở Tư pháp tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần thông tin ngăn chặn.
2. Đối với thông tin ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin đã có phù hợp 100% với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin ngăn chặn.
3. Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có, thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì trong vòng 24 giờ (hai mươi tư giờ) phải báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp để chuyển trả thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do không chấp nhận.
4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật thông tin phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.
Mục 2
Quy trình vận hành và sử dụng
hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng
Điều 10. Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng; tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức hành nghề công chứng phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự.
Mọi sự thay đổi nội dung thông tin cũng phải được cung cấp, cập nhật lên cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi có sự thay đổi.
2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng (Các trường thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu công chứng là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
a) Đối với thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;
b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có);
c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích (nếu có);
d) Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
đ) Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại giao dịch, số giao dịch, ngày giao dịch;
e) Các thông tin khác có liên quan.
3. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.
Điều 11. Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng
1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Trước khi ký công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra về tình trạng của tài sản.
3. Người tra cứu phải in kết quả tra cứu, đưa cho người yêu cầu công chứng xem. Kết quả tra cứu phải có chữ ký của công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đó và được lưu trữ trong hồ sơ công chứng.
4. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản:
a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.
b) Nếu tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch chưa được hủy thì tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để xử lý theo quy định của pháp luật. Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì báo cho cơ quan cảnh sát điều tra nơi giao dịch để phối hợp giải quyết.
c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất nhưng chưa giải chấp trên cơ sở dữ liệu công chứng thì vẫn được tiếp tục công chứng; tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp có trách nhiệm đăng thông tin giải chấp lên cơ sở dữ liệu công chứng.
d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.
Điều 12. Khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng
1. Các tổ chức hành nghề công chứng bắt buộc phải cài đặt phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng trước khi đề nghị cấp giấy đăng ký hoạt động. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.
3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu công chứng để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.
2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng; triển khai tốt việc lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin.
3. Kiểm tra xác minh việc cài đặt cơ sở dữ liệu công chứng và việc đảm bảo các điều kiện vật chất khác theo đề án thành lập trước khi cấp giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề công chứng; xem xét trình Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập đối với tổ chức hành nghề công chứng không thiết lập, vận hành, không cập nhật thường xuyên, liên tục cơ sở dữ liệu công chứng hoặc không đảm bảo duy trì điều kiện hoạt động khác theo quy định của pháp luật.
4. Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
5. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
6. Theo dõi, đôn đốc, thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong việc chấp hành Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.
Điều 14. Trách nhiệm của các sở, ngành có liên quan
1. Hàng năm, căn cứ vào điều kiện thực tế của địa phương, Sở Tài chính chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để vận hành, duy trì, nâng cấp, hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường và các Sở, ngành khác có liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới thực hiện việc cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.
3. Các sở, ngành và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.
Điều 15. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia cơ sở dữ liệu công chứng. Các hợp đồng, giao dịch đã công chứng từ ngày 01/01/2015 hiện chưa được cập nhật phải được cập nhật bổ sung vào cơ sở dữ liệu công chứng, việc cập nhật bổ sung hoàn thành trước ngày 01/01/2019.
Đối với các hợp đồng, giao dịch đã công chứng trước ngày 01/01/2015 và còn giá trị lưu trữ, giao Sở Tư pháp hướng dẫn và xác định lộ trình cập nhật bổ sung cụ thể.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm để xây dựng, duy trì, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng trong suốt quá trình hoạt động;
b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;
c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng, sao lưu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;
d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng;
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;
f) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa, xóa các thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.
Điều 16. Xử lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị khóa tài khoản hoặc áp dụng hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật./.