CHỈ THỊ
Về việc tăng cường công tác lưu trữ và bảo vệ tài liệu lưu trữ
________________
Ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và để đưa hoạt động lưu trữ của tỉnh đi vào nề nếp, công tác tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố, tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng có hiệu quả yêu cầu của người khai thác sử dụng tài liệu, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:
1. Các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu về Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Vũng Tàu, thị xã Bà Rịa có trách nhiệm:
a) Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác này.
b) Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các sở, ban, ngành có nhiều hồ sơ, tài liệu và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Bà Rịa, thành phố Vũng Tàu phải có kho lưu trữ chuyên dụng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; các cơ quan, đơn vị có ít hồ sơ và các xã, phường, thị trấn phải bố trí diện tích thỏa đáng trong trụ sở làm việc để tập trung bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị của đơn vị mình.
c) Thực hiện nghiêm chỉnh công tác thu thập tài liệu và chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định các cơ quan, đơn vi phải sắp xếp, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống trong kho lưu trữ. Tránh để tài liệu bị hư hỏng, thất lạc, mất mát do không được bảo quản an toàn.
d) Tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm lưu trữ chuyên trách theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt động lưu trữ.
đ) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm:
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp tục tham mưu, đề xuất trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn chủ trì, đề xuất phương án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của lưu trữ tỉnh. Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh lập dự toán kinh phí hàng năm để thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh. Đến năm 2010 phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang tồn đọng, tích đống trong kho lưu trữ của các sở, ban, ngành, tiến tới thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu về Trung tâm Lưu trữ tỉnh; tăng cường hướng dẫn thi hành và phổ biến pháp luật về lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Đồng thời, tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị trong tỉnh.
b) Phối hợp với Sở Nội vụ kiện toàn tổ chức và bố trí biên chế lưu trữ chuyên trách cho các sở, ban, ngành (cấp tương đương sở) và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Vũng Tàu, thị xã Bà Rịa.
c) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính tỉnh, Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh hướng dẫn các cơ quan, đơn vị lập dự toán kinh phí hàng năm phục vụ công tác lưu trữ và dự án xây kho lưu trữ, bảo đảm điều kiện cho các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt các quy định về công tác lưu trữ.
3. Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Vũng Tàu, thị xã Bà Rịa và các cơ quan, đơn vị Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Chỉ thị này.
4. Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Chỉ thị này và hàng năm có tổng kết báo cáo kết quả thực hiện cho Ủy ban nhân dân tỉnh./.