Căn cứ Luật Tổ chức Tòa án nhân dân ngày 24 tháng 11 năm 2014;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án ngày 16 tháng 6 năm 2020;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học Tòa án nhân dân tối cao;
Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành Thông tư quy định chi tiết trách nhiệm của Tòa án nhân dân trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định chi tiết về trách nhiệm của các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
Điều 2. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án
1. Trách nhiệm của Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học Tòa án nhân dân tối cao
a) Là đơn vị thường trực giúp việc cho lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao trong việc theo dõi, đôn đốc việc thi hành Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án (sau đây viết tắt là Luật); là đầu mối phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện các nhiệm vụ theo quy định.
b) Tổ chức rà soát văn bản quy phạm pháp luật có liên quan; tham mưu đề xuất việc bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật mới đảm bảo phù hợp với quy định của Luật.
c) Tham mưu cho Chánh án Tòa án nhân dân tối cao trong công tác xây dựng, ban hành văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật.
d) Tham mưu cho Chánh án Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
đ) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng hoặc theo sự phân công của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao.
2. Trách nhiệm của Học viện Tòa án
a) Xây dựng tài liệu tập huấn, bồi dưỡng, giảng dạy về hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
b) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, cấp chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ hòa giải, đối thoại đối với những người được tuyển chọn để bổ nhiệm Hòa giải viên.
c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hòa giải, đối thoại đối với Hòa giải viên, Thẩm phán, công chức, viên chức và người lao động của Tòa án.
d) Tổ chức giảng dạy cho các đối tượng khác về hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
đ) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng hoặc theo sự phân công của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao.
3. Trách nhiệm của Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao
a) Tham mưu cho Chánh án Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn về công tác tuyển chọn, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm Hòa giải viên.
b) Theo dõi, quản lý, cập nhật danh sách Hòa giải viên.
c) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng hoặc theo sự phân công của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao.
4. Trách nhiệm của Cục Kế hoạch - Tài chính Tòa án nhân dân tối cao
a) Tham mưu, giúp lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao lập dự toán, tổng hợp dự toán chi tiết kinh phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án, gửi Bộ Tài chính tổng hợp, báo cáo Chính phủ để trình Quốc hội quyết định.
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng, quyết toán kinh phí và sử dụng tài sản trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án của các Tòa án và đơn vị dự toán thuộc Tòa án nhân dân tối cao theo quy định của pháp luật về hòa giải, đối thoại tại Tòa án và pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.
c) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng hoặc theo sự phân công của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao.
5. Trách nhiệm của Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao
a) Tham mưu, giúp Chánh án Tòa án nhân dân tối cao trong công tác thống kê, tổng hợp, đánh giá, cung cấp số liệu thống kê và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
b) Xây dựng hệ thống Sổ nghiệp vụ, biểu mẫu thống kê, phần mềm quản lý hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án liên thông với các phần mềm có liên quan áp dụng thống nhất cho Tòa án các cấp.
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn, tổ chức tập huấn về công tác thống kê, tổng hợp, lưu trữ hồ sơ và sử dụng phần mềm trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
d) Định kỳ hoặc đột xuất cung cấp thông tin thống kê về hòa giải, đối thoại theo yêu cầu của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao hoặc cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.
đ) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng hoặc theo sự phân công của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao.
6. Các đơn vị khác thuộc Tòa án nhân dân tối cao căn cứ chức năng, nhiệm vụ của mình chủ trì, phối hợp thực hiện các hoạt động triển khai thi hành Luật hoặc theo sự phân công của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao.
Điều 3. Trách nhiệm của Tòa án nhân dân cấp tỉnh trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án
1. Trách nhiệm của Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án
a) Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách, xem xét bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, xử lý vi phạm Hòa giải viên; cấp và thu hồi thẻ Hòa giải viên tại Tòa án nhân dân hai cấp thuộc tỉnh mình theo quy định tại Thông tư số 04/2020/TT-TANDTC ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quy định chi tiết quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, xử lý vi phạm; cấp và thu hồi thẻ Hòa giải viên.
b) Phân công công chức, người lao động tại các đơn vị trong bộ máy giúp việc của Tòa án mình thực hiện trách nhiệm quy định tại khoản 2 Điều này.
c) Phân công Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại đối với mỗi vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính.
d) Phân công Thẩm phán khác tham gia phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án trong trường hợp Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại tại Tòa án không thể tham gia vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan.
đ) Phân công Thẩm phán xem xét ra quyết định công nhận hoặc không công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành tại Tòa án.
e) Trên cơ sở tài sản và kinh phí được Tòa án nhân dân tối cao phân bổ để giao kinh phí cho các đơn vị dự toán thuộc phạm vi quản lý đảm bảo đúng quy định, sử dụng hiệu quả, tránh lãng phí; hướng dẫn sử dụng, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản và kinh phí; bố trí địa điểm, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các điều kiện khác để tiến hành hòa giải, đối thoại tại Tòa án nhân dân hai cấp thuộc tỉnh mình.
g) Tổ chức việc hỗ trợ, hướng dẫn Hòa giải viên tiến hành hòa giải, đối thoại tại Tòa án mình.
h) Định kỳ hàng năm hoặc khi cần thiết, tổ chức rút kinh nghiệm, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hòa giải, đối thoại cho Hòa giải viên làm việc tại Tòa án nhân dân hai cấp thuộc tỉnh mình.
i) Đánh giá, nhận xét kết quả hoạt động của Hòa giải viên làm việc tại Tòa án mình.
k) Xem xét, giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định của Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh về việc buộc thôi làm Hòa giải viên đối với Hòa giải viên làm việc tại Tòa án nhân dân hai cấp thuộc tỉnh mình.
l) Báo cáo về hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án của Tòa án nhân dân hai cấp thuộc tỉnh mình.
m) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức cùng cấp tại địa phương thực hiện tuyên truyền, phổ biến Luật và văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành bằng các hình thức khác nhau.
n) Thực hiện và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ khác về hòa giải, đối thoại tại Tòa án mình theo quy định.
2. Các đơn vị trong bộ máy giúp việc của Tòa án nhân dân cấp tỉnh tham mưu, giúp Chánh án thực hiện những trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này và những trách nhiệm sau đây:
a) Lập dự toán, tổng hợp dự toán, quản lý kinh phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án nhân dân hai cấp thuộc tỉnh mình;
b) Chuẩn bị cơ sở vật chất bảo đảm phục vụ hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án, chi trả thù lao cho Hòa giải viên; thu, chi và quyết toán chi phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án mình;
c) Tiếp nhận, xử lý đơn khởi kiện, đơn yêu cầu, xác định vụ việc đủ điều kiện hòa giải, đối thoại tại Tòa án;
d) Giao, nhận hồ sơ vụ việc trong quá trình hòa giải, đối thoại và trong quá trình xem xét công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành tại Tòa án;
đ) Quản lý, theo dõi vụ việc hòa giải, đối thoại tại Tòa án;
e) Quản lý, cập nhật danh sách Hòa giải viên, việc sử dụng thẻ của Hòa giải viên, kết quả giải quyết vụ việc của Hòa giải viên tại Tòa án nhân dân hai cấp thuộc tỉnh mình;
g) Nắm bắt thông tin về trình độ, năng lực thực tiễn, nhu cầu bồi dưỡng, tập huấn của Hòa giải viên tại Tòa án nhân dân hai cấp thuộc tỉnh mình, báo cáo Tòa án nhân dân tối cao để tổ chức tập huấn, bồi dưỡng;
h) Lưu trữ các giấy tờ, tài liệu trong quá trình hòa giải, đối thoại tại Tòa án và công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành tại Tòa án;
i) Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ hòa giải, đối thoại của Hòa giải viên tại Tòa án mình theo từng tháng;
k) Xây dựng báo cáo về hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án;
l) Thực hiện nhiệm vụ khác theo chức năng, nhiệm vụ hoặc theo sự phân công của lãnh đạo Tòa án.
Điều 4. Trách nhiệm của Tòa án nhân dân cấp huyện trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án
1. Trách nhiệm của Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện trong hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án
a) Những trách nhiệm quy định tại các điểm b, c, d, đ, g, i, m và n khoản 1 Điều 3 của Thông tư này.
b) Tổ chức thực hiện việc tuyển chọn, tiếp nhận hồ sơ và lập danh sách những người đủ điều kiện để đề nghị Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét bổ nhiệm Hòa giải viên, đề nghị Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh khen thưởng hoặc xử lý vi phạm đối với Hòa giải viên theo quy định tại Thông tư số 04/2020/TT-TANDTC ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quy định chi tiết quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, xử lý vi phạm; cấp và thu hồi thẻ Hòa giải viên.
c) Bố trí địa điểm, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các điều kiện khác để phục vụ cho hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án mình.
d) Định kỳ hàng năm hoặc khi cần thiết, tổ chức rút kinh nghiệm về hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án mình; hỗ trợ việc bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Hòa giải viên.
đ) Báo cáo về hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án mình theo yêu cầu của Tòa án cấp trên.
2. Các đơn vị trong bộ máy giúp việc của Tòa án nhân dân cấp huyện tham mưu, giúp Chánh án thực hiện những trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này và những trách nhiệm sau đây:
a) Thực hiện những trách nhiệm quy định tại các điểm b, c, d, đ, h, i, k và l khoản 2 Điều 3 của Thông tư này;
b) Lập dự toán, quản lý tài sản, kinh phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án của đơn vị;
c) Quản lý, cập nhật danh sách Hòa giải viên, việc sử dụng thẻ của Hòa giải viên, kết quả giải quyết vụ việc của Hòa giải viên tại Tòa án mình;
d) Đánh giá nhu cầu bồi dưỡng, tập huấn của Hòa giải viên tại Tòa án mình, báo cáo Tòa án nhân dân cấp tỉnh tổng hợp, báo cáo Tòa án nhân dân tối cao.
Điều 5. Trách nhiệm của Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại
1. Chỉ định Hòa giải viên thực hiện hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
2. Tham gia phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
Trường hợp vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan mà không thể tham gia phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án thì báo cáo Chánh án để phân công Thẩm phán khác tham gia hoặc thông báo Hòa giải viên để hoãn phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
3. Xem xét công nhận hoặc không công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành tại Tòa án đối với những vụ việc mà mình tham gia phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
Trường hợp vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan hoặc có lý do chính đáng mà không thể xem xét quyết định công nhận hoặc không công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành tại Tòa án đối với những vụ việc mà mình tham gia phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án thì báo cáo Chánh án để phân công một Thẩm phán khác xem xét quyết định công nhận hoặc không công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành tại Tòa án đối với vụ việc đó.
4. Hỗ trợ, hướng dẫn Hòa giải viên về chuyên môn, nghiệp vụ hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
5. Giúp Chánh án trong việc thực hiện đánh giá, nhận xét kết quả hoạt động của Hòa giải viên.
Điều 6. Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án
1. Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện bố trí phòng làm việc của Hòa giải viên, phòng hòa giải, đối thoại và cơ sở vật chất khác phục vụ hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án mình. Phòng làm việc của Hòa giải viên và phòng hòa giải, đối thoại được đặt tại trụ sở Tòa án.
2. Nguyên tắc bố trí phòng làm việc của Hòa giải viên
Bên ngoài cửa phòng lắp đặt biển hiệu có nội dung “Phòng làm việc của Hòa giải viên”.
3. Nguyên tắc bố trí Phòng hòa giải, đối thoại tại Tòa án
a) Bên ngoài cửa phòng lắp đặt biển hiệu có nội dung “Phòng hòa giải, đối thoại”; niêm yết "Quy chế hòa giải, đối thoại tại Tòa án" và danh sách Hòa giải viên.
b) Bàn ghế trong phòng được thiết kế theo kiểu dáng bàn, ghế văn phòng, tạo sự thân thiện, gần gũi, được bố trí trên cùng một mặt phẳng, sắp xếp vị trí ngồi của các bên tham gia hòa giải, đối thoại thể hiện sự bình đẳng và thống nhất theo hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao.
c) Các trang thiết bị, cách thức bố trí trong phòng hòa giải, đối thoại tại Tòa án, kích thước, màu sắc của biển hiệu phải thống nhất theo hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao.
d) Không được lắp hoặc sử dụng các thiết bị ghi âm, ghi hình khi hòa giải, đối thoại. Trường hợp cần ghi âm, ghi hình buổi hòa giải, đối thoại phục vụ các công tác khác như báo cáo, truyền thông hoặc tập huấn trong hòa giải, đối thoại thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của các bên tham gia hòa giải, đối thoại.
Điều 7. Các biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư
1. Biểu mẫu sử dụng trong quá trình hòa giải tại Tòa án
a) Mẫu số 01-HG: Thông báo về quyền lựa chọn hòa giải và lựa chọn Hòa giải viên.
b) Mẫu số 02-HG: Thông báo lần thứ 2 về quyền lựa chọn hòa giải và lựa chọn Hòa giải viên.
c) Mẫu số 03-HG: Biên bản ghi nhận ý kiến của người khởi kiện/người yêu cầu về việc lựa chọn hòa giải, lựa chọn Hòa giải viên.
d) Mẫu số 04-HG: Thông báo về ý kiến của Hòa giải viên (Đối với trường hợp Hòa giải viên được lựa chọn không thuộc danh sách Hòa giải viên của Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ việc).
đ) Mẫu số 05-HG: Thông báo về ý kiến của Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc (Đối với trường hợp Hòa giải viên được lựa chọn không thuộc danh sách Hòa giải viên của Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ việc).
e) Mẫu số 06-HG: Quyết định chỉ định Hòa giải viên.
g) Mẫu số 07-HG: Thông báo về việc chuyển vụ việc sang hòa giải.
h) Mẫu số 08-HG: Giấy mời tham gia phiên hòa giải.
i) Mẫu số 09-HG: Giấy mời tham gia phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải.
k) Mẫu số 10-HG: Thông báo hoãn phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải.
l) Mẫu số 11-HG: Biên bản ghi nhận kết quả hòa giải.
2. Biểu mẫu sử dụng trong quá trình đối thoại tại Tòa án
a) Mẫu số 01-ĐT: Thông báo về quyền lựa chọn đối thoại và lựa chọn Hòa giải viên.
b) Mẫu số 02-ĐT: Thông báo lần thứ 2 về quyền lựa chọn đối thoại và lựa chọn Hòa giải viên.
c) Mẫu số 03-ĐT: Biên bản ghi nhận ý kiến của người khởi kiện về việc lựa chọn đối thoại, lựa chọn Hòa giải viên.
d) Mẫu số 04-ĐT: Thông báo về ý kiến của Hòa giải viên (Đối với trường hợp Hòa giải viên được lựa chọn không thuộc danh sách Hòa giải viên của Tòa án có thẩm quyền giải quyết khiếu kiện).
đ) Mẫu số 05-ĐT: Thông báo về ý kiến của Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc (Đối với trường hợp Hòa giải viên được lựa chọn không thuộc danh sách Hòa giải viên của Tòa án có thẩm quyền giải quyết khiếu kiện).
e) Mẫu số 06-ĐT: Quyết định chỉ định Hòa giải viên.
g) Mẫu số 07-ĐT: Thông báo về việc chuyển vụ việc sang đối thoại.
h) Mẫu số 08-ĐT: Giấy mời tham gia phiên đối thoại.
i) Mẫu số 09-ĐT: Giấy mời tham gia phiên họp ghi nhận kết quả đối thoại.
k) Mẫu số 10-ĐT: Thông báo hoãn phiên họp ghi nhận kết quả đối thoại.
l) Mẫu số 11-ĐT: Biên bản ghi nhận kết quả đối thoại.
Điều 8. Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2021.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc đề xuất, kiến nghị thì phản ánh cho Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học) để có hướng dẫn kịp thời. Việc sửa đổi, bổ sung Thông tư này do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quyết định./.