CHỈ THỊ
Về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Gia Lai
____________________
Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001, các văn bản hướng dẫn thi hành của Trung ương và Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 19/3/2007 của UBND tỉnh về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, công tác văn thư, lưu trữ nhà nước trên địa bàn tỉnh trong thời gian qua đã từng bước đi vào nề nếp; đa phần các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Từ đó góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng – an ninh trên địa bàn tỉnh.
Tuy nhiên, bên cạnh các mặt đã được, công tác văn thư, lưu trữ nhà nước trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tồn tại, cụ thể: một số cơ quan, đơn vị và địa phương trong tỉnh chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ các cấp còn thiếu về số lượng và yếu về chuyên môn nghiệp vụ; cơ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu; kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập; việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thực hiện chưa nghiêm; tài liệu tồn đọng qua nhiều năm chưa được thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, khai thác đúng quy định, có nguy cơ hư hỏng, thất thoát; việc cập nhật và triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ chưa kịp thời...
Để tiếp tục phát huy những mặt đã đạt được, khắc phục kịp thời những hạn chế, bất cập trong thời gian qua; đồng thời, đảm bảo thực hiện đúng các quy định mới ban hành, sửa đổi, bổ sung của pháp luật về văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012, thay thế Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan..., Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện một số nội dung sau:
1. Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo, phổ biến, quán triệt và triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ; tổ chức và thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước; Hàng năm, bố trí kinh phí cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ; Ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản, biểu mẫu, sổ sách cho phù hợp với pháp luật về văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan...
Riêng Sở Nội vụ có trách nhiệm chủ động tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo trong công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; Danh mục thành phần tài liệu các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh đến năm 2020; Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; phấn đấu đến năm 2020, các cơ quan, tổ chức và địa phương trong tỉnh sử dụng phần mềm chuẩn để quản lý văn bản và tra tìm hồ sơ, tài liệu trên máy vi tính. Triển khai thực hiện văn bản điện tử trong trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc các cơ quan nhà nước với các doanh nghiệp, cá nhân.
3. Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật. Phấn đấu đến năm 2015 không còn cơ quan, tổ chức và địa phương nào chưa bố trí công chức, viên chức văn thư, lưu trữ hoặc bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ không đảm bảo tiêu chuẩn ngạch theo quy định. Tăng cường công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ. Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ngành nghề đặc thù và các chính sách ưu đãi khác đối với người làm văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
4. Chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Tăng cường kiểm tra việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
5. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh. Chú trọng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn. Phấn đấu đến năm 2020, các cơ quan, tổ chức và địa phương phải giải quyết xong tình trạng tài liệu còn tồn đọng qua nhiều năm chưa được thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản tại các Kho lưu trữ theo đúng quy định.
6. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ trữ lịch sử tỉnh khi chia, tách, sáp nhập, giải thể hoặc tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp phải được thu thập, chỉnh lý, thống kê và bàn giao vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo theo quy định của pháp luật.
7. Lập kế hoạch xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp để bố trí phòng, kho lưu trữ chuyên dụng (kho lưu trữ tài liệu) đảm bảo các yêu cầu, tiêu chuẩn quy định của nhà nước đối với kho lưu trữ phù hợp với nhu cầu của từng loại hình cơ quan, đơn vị, tổ chức, nhằm đáp ứng tốt và kịp thời việc khai thác, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị; mua sắm các trang thiết bị chuyên dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Xây dựng các công cụ tra cứu để phục vụ tốt các nhu cầu nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lụt bão, phòng chống côn trùng, nấm mốc, bảo quản an toàn tài liệu tại các phòng, kho lưu trữ. Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, quản lý, khai thác tốt tài liệu lưu trữ.
8. Thực hiện nghiêm túc, đúng quy định chế độ thông tin, báo cáo, nhất là báo cáo thống kê tổng hợp định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ. Kết quả công tác văn thư, lưu trữ là một trong những tiêu chí đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ gắn với việc thực hiện Chỉ thị này; thường xuyên theo dõi, tổng hợp và kịp thời báo cáo, đề xuất UBND tỉnh xem xét, giải quyết đối với những vấn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện; đồng thời, định kỳ tổ chức sơ kết, đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Chỉ thị này thay thế Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 19/3/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai và có hiệu lực thi hành sau 10 (mười) ngày kể từ ngày ký ban hành./.