THÔNGTƯ
Hướngdẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài theo Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 03/3/2000 của Chínhphủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
Ngày 03tháng 3 năm 2000 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 05/2000/NĐ-CP về xuất cảnh,nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây gọi tắt là Nghị định). Bộ Ngoạigiao hướng dẫn cụ thể về việc cấp, gia hạn, sửa đổi và bổ sung hộ chiếu ngoạigiao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) ở nướcngoài như sau:
I. NHỮNGQUY ĐỊNH CHUNG
1. Cơquan đại diện ngoại giao, cơ quanlãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của ViệtNam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là cơ quanđại diện) là cơ quan tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc cấp, gia hạn, sửa đổivà bổ sung hộ chiếu ở nước ngoài.
2. Nhữngtrường hợp sau đây được cấp, gia hạn, bổ sung hoặc sửa đổi hộ chiếu ở nướcngoài:
a) Người đãđược cấp hộ chiếu theo quy định tại Điều 7, 8 của Nghị định; khi đang ở nướcngoài bị mất hộ chiếu, hộ chiếu bị hư hỏng, hết trang hay hết thời hạn sử dụnghoặc có yêu cầu bổ sung, sửa đổi hộ chiếu với điều kiện người đó tiếp tục thựchiện nhiệm vụ chính thức của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, đơn vịquân đội nhân dân hoặc công an nhân dân.
b) Người đãđược cấp hộ chiếu theo quy định tại khoản 5 Điều 7 và khoản 8 Điều 8 của Nghịđịnh, trong thời gian công tác ở nước ngoài có quyết định được cử giữ chức vụngoại giao hoặc thay đổi chức vụ ngoại giao.
c) Ngườiđang mang hộ chiếu phổ thông ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên Cơ quanđại diện của Việt Nam ở nước ngoài; phóng viên thông tấn và báo chí nhànước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài; hoặc là vợ (chồng), con dưới 18 tuổicủa thành viên các cơ quan nêu trên.
d) Con dưới 18tuổi của những người thuộc diện quy định tại khoản 5 Điều 7 và từ khoản 1 - 8Điều 8 Nghị định có tên và ảnh trong hộ chiếu của cha (mẹ), nếu có yêu cầu đượccấp hộ chiếu riêng.
3. Việc cấp hộ chiếu ở nướcngoài cần tuân thủ các quy định về đối tượng được cấp hộ chiếu nêu tại Điều 7,8 Nghị định và Mục II Thông tư số 04/2000/TT-BNG ngày 08/11/2000 củaBộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lýhộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ởtrong nước theo Nghị định số05/2000/NĐ-CP ngày 03/3/2000 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dânViệt Nam.
4. Thờihạn giá trị của hộ chiếu:
a) Hộ chiếucấp cho thành viên gia đình quy định tại khoản 6 Điều 7 và thành viên gia đìnhcủa những người nêu tại khoản 8 Điều 8 của Nghị định có thời hạn giá trị phùhợp với nhiệm kỳ công tác của thân nhân họ ở nước ngoài, nhưngkhông quá 6 tháng, kể từ ngày cán bộ, viên chức hết thời hạn công tác tại Cơquan đại diện.
b) Ngoài quyđịnh tại mục a nêu trên, hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 18 tuổi có thời hạn giátrị tính đến ngày trẻ em đó đủ 18 tuổi, nhưng không quá 5 năm. Khi trẻ em đủ 18tuổi, Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu phổ thông và hủy hộchiếu ngoại giao hoặc công vụ đã cấp.
5. Công dân Việt Nam đang ở nướcngoài có yêu cầu được cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu phải trực tiếpđến làm thủ tục tại cơ quan đại diện. Trường hợp người đó đang ở nướcchưa có cơ quan đại diện của Việt Nam, do ốm đau, bệnh tậthoặc vì lý do đặc biệt khác không trực tiếp đến được thì người đứng đầu Cơ quanđại diện xem xét, quyết định trên cơ sở đơn và giấy ủy quyền của người đề nghị.
6. Đối với hộ chiếu được Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoạivụ thành phố Hồ Chí Minh cấp với thời hạn dưới 2 năm (cấp ngoạilệ theo Điều 7 khoản 7 và Điều 8 khoản 11 của Nghị định), nếu người mang hộchiếu có yêu cầu cấp lại hoặc gia hạn do mất, hư hỏng, hết trang hay hết hạn,Cơ quan đại diện thông báo các yếu tố nhân sự và fax văn bản cử đi nướcngoài hoặc xác nhận tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính thức ở nướcngoài cho Cục Lãnh sự và chỉ cấp hộ chiếu mới hoặc gia hạn hộ chiếu khi có sựđồng ý của Cục Lãnh sự. Trường hợp này, hộ chiếu được cấp hoặc gia hạn với thờihạn giá trị theo thông báo của Cục Lãnh sự.
7. Mụcchức danh của người được cấp hộ chiếu (tại trang 2 của hộ chiếu) được ghi như sau:
Đối với cácchức vụ quy định từ khoản 2 đến khoản 7 Điều 8 của Nghị định: ghi chức danhbằng tiếng Việt, trừ trường hợp cơ quan chủ quản đề nghị không ghi chức danhcủa người được cấp hộ chiếu;
Bộ trưởng,Thứ trưởng Ngoại giao, thành viên Cơquan đại diện và thành viên giađình: ghi chức danh bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Đối với cácchức vụ khác: không ghi chức danh trong hộ chiếu.
8. Vănbản cử đi nước ngoài hoặc xác nhận cán bộ, viên chức tiếp tục thực hiện nhiệmvụ chính thức ở nước ngoài cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Chưa quá 6tháng kể từ ngày ký;
Ghi rõ họtên, chức danh của người được cử đi nước ngoài hoặc đang thực hiện nhiệm vụchính thức của cơ quan, tổ chức mình ởnước ngoài, mục đích, nguồn kinhphí cho chuyến đi;
Do người cóthẩm quyền quy định tại Điều 15 Nghị định ký trực tiếp (không phải chữ ký saochụp) và đóng dấu cơ quan.
Trường hợpngười đề nghị cấp hộ chiếu là cán bộ của doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Thủ tướngChính phủ, văn bản cử đi nước ngoài hoặc xác nhận tiếp tục thực hiện nhiệm vụchính thức ở nước ngoài phải đo Chủ tịch Hội đồng quản trị(đối với thành viên Hội đồng quản trị) hoặc Tổng giám đốc (đối với Phó Tổnggiám đốc và các cán bộ khác) ký trực tiếp và đóng dấu của doanh nghiệp đó.
Nếu văn bảngồm 2 trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang.
Nếu có sửađổi, bổ sung trong văn bản thì phải đóng dấu lên các sửa đổi, bổ sung đó.
Người đềnghị cấp, gia hạn hộ chiếu hoặc cơ quan, tổ chức cử người đó đi công tác ở nướcngoài có thể thông qua Cục Lãnh sự gửi văn bản nêu tại mục này cho Cơ quanđại diện.
Đối vớithành viên Cơ quan đại diện, văn bản nêu ởmục này có thể được thay bằng xácnhận của người đứng đầu Cơ quan đại diện ký trực tiếp vào Tờ khaixin cấp hộ chiếu.
9. Khi cấp lại hộ chiếu, Cơ quanđại diện ghi vào trang bị chú của hộ chiếu mới nội dung "Hộ chiếu này thaycho hộ chiếu số ..........., do ....... cấp ngày . . . . tháng ...... năm........." bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
II. THỦTỤC CẤP HỘ CHIẾU
1. Cấplại hộ chiếu do bị mất:
1.1. Hồ sơgồm:
1 Tờ khaiđề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu quy định).
3 ảnh giốngnhau, cỡ 4 x 6 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính mầu, chụpchưa quá 1 năm, trong đó 1 ảnh dán vào Tờkhai, 2 ảnh đính kèm. Sĩ quan, quânnhân chuyên nghiệp trong quân đội nhân dân, công an nhân dân, cán bộ, nhân viêncác ngành có sắc phục riêng cần nộp ảnh mặc thường phục.
Đơn trìnhbáo mất hộ chiếu có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.
Văn bản cửđi nước ngoài hoặc xác nhận cán bộ, viên chức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chínhthức ở nước ngoài nêu tại mục 8 Phần I Thôngtư này.
1.2. Cơ quanđại diện giải quyết như sau:
Cơ quan đạidiện gửi yếu tố nhân sự kèm theo ảnh (ảnh thật hoặc ảnh chuyển qua thư điện tử)của người đề nghị cấp hộ chiếu đến cơ quan đã cấp hộ chiếu cũ để xác minh.
Trong thờihạn 10 ngày làm việc, cơ quan đã cấp hộ chiếu có trách nhiệm kiểm tra và trảlời yêu cầu xác minh của Cơ quan đại diện.
Trong thờihạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cơ quanđại diện cấp hộ chiếu mới nếu cơ quan được yêu cầu xác minh trả lời có cấp hộchiếu đó.
Trường hợphộ chiếu bị mất do chính Cơ quan đại diện cấp hoặc người bị mất hộ chiếu đãđăng ký công dân tại Cơ quan đại diện thì Cơ quanđại diện kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ lưu hoặc hồ sơ đăng ký công dân, nếu xácđịnh yếu tố nhân sự và các chi tiết hộ chiếu cũ mà người đề nghị cấp lại hộchiếu khai là chính xác thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủhồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện cấp lại hộ chiếu.
Sau khi cấphộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo hủy hộ chiếu đã mất cho Cục Lãnh sự, Cục Quảnlý xuất nhập cảnh và cơ quan có chức năng quản lý xuất nhập cảnh của nước sởtại.
2. Cấplại hộ chiếu do hết trang, hư hỏng (rách, bẩn...) hoặc hết thời hạn sử dụng(đối với hộ chiếu đã được gia hạn một lần):
2.1. Hồ sơgồm:
1 Tờ khaiđề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu quy định);
3 ảnh theoquy định;
Văn bản cửđi nước ngoài hoặc xác nhận cán bộ, viên chức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chínhthức ở nước ngoài nêu tại mục 8 Phần I Thôngtư này;
Hộ chiếu bịhư hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng (đã gia hạn một lần).
2.2. Cơ quanđại diện giải quyết như sau:
Cơ quanđại diện kiểm tra hộ chiếu cũ, nếu khẳng định đúng là hộ chiếu hợp lệ và cácchi tiết nhân thân và ảnh vẫn rõ ràng, chính xác thì xem xét cấp hộ chiếu mớitrong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợpcó cơ sở nghi ngờ hộ chiếu cũ bị tẩy xóa, thay ảnh hoặc bị rách, bẩn tại trangnhân thân hay trang ảnh mà không đảm bảo được tính xác thực của chi tiết nhânthân và ảnh trong hộ chiếu, thì cơquan đại diện gửi yếu tố nhân sựkèm theo ảnh (ảnh thật hoặc gửi qua thư điện tử) của người đề nghị cấp hộ chiếuđến cơ quan đã cấp hộ chiếu cũ để xác minh.
Trong thờihạn 10 ngày làm việc, cơ quan đã cấp hộ chiếu có trách nhiệm kiểm tra và trảlời yêu cầu xác minh của Cơ quan đại diện.
Trong thờihạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cơ quanđại điện cấp hộ chiếu mới nếu cơ quan được yêu cầu xác minh xác nhận có cấp hộchiếu đó.
Cơ quanđại diện chụp lưu hồ sơ trang nhân thân hộ chiếu cũ, sau đó cắt góc, đóng dấuhủy và trả lại cho người được cấp lại hộ chiếu.
3. Cấp hộchiếu trong trường hợp được cử giữ chức vụ ngoại giao hoặc thay đổi chức vụngoại giao:
Hồ sơ gồm:
1 Tờ khaiđề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu quy định);
3 ảnh theoquy định;
Quyết địnhhoặc thông báo của Bộ Ngoại giao về việc cử giữ chức vụ ngoại giaohoặc thay đổi chức vụ ngoại giao;
Hộ chiếuđang sử dụng.
Cơ quan đạidiện cấp hộ chiếu mới trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơhợp lệ. Sau khi cấp hộ chiếu mới, Cơ quan đại diện chụp lưu hồ sơ trang nhânthân hộ chiếu cũ, sau đó cắt góc, đóng dấu hủy và trả lại cho người được cấp hộchiếu.
4. Cấp hộ chiếu cho người đang mang hộ chiếu phổthông ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên Cơ quanđại diện Việt Nam ở nước ngoài, phóng viên thông tấn và báo chí nhà nước củaViệt Nam thường trú ở nước ngoài hoặc là vợ (chồng) hoặc con dưới 18tuổi của thành viên cơ quan nêu trên:
Hồ sơ gồm:
1 Tờ khaiđề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu quy định);
3 ảnh theoquy định;
Quyết địnhhoặc thông báo của Bộ Ngoại giao về việc bổ nhiệm làm thành viên cơ quanđại diện hoặc phóng viên thông tấn và báo chí nhà nước của Việt Nam thường trúở nước ngoài;
Ý kiến của Vụ Tổ chức - Cán bộ, Bộ Ngoạigiao (đối với trường hợp đi thăm, đi theo thành viên cơ quanđại diện quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định);
Hộ chiếuđang sử dụng.
Cơ quan đạidiện cấp hộ chiếu mới trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơhợp lệ. Sau khi cấp hộ chiếu mới, Cơquan đại diện chụp lưu hồ sơ trangnhân thân hộ chiếu cũ, sau đó cắt góc, đóng dấu hủy và trả lại cho người đượccấp hộ chiếu.
5. Cấp hộ chiếu riêng cho trẻ em là con của nhữngngười thuộc diện quy định tại khoản 5 Điều 7 và từ khoản 1 - 8 Điều 8 Nghị địnhcó tên và ảnh trong hộ chiếu của cha (mẹ):
Trẻ em cótên, ảnh trong hộ chiếu của cha (mẹ), nếu có yêu cầu thì được cấp hộ chiếuriêng.
Hồ sơ gồm:
1 tờ khaiđề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu);
3 ảnh theoquy định;
Bản chụp hộchiếu của cha (mẹ) có tên và ảnh của trẻ em đó; cần xuất trình bản chính để đốichiếu;
Bản sao Giấykhai sinh, Quyết định công nhận nuôi con nuôi; cần xuất trình bản chính để đốichiếu;
Cơ quan đạidiện đối chiếu các dữ liệu về trẻ em trong hộ chiếu của cha (mẹ), Giấy khaisinh, Quyết định công nhận nuôi con nuôi và cấp hộ chiếu cho trẻ em đó trongvòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Cơ quanđại diện bị chú việc xóa tên trẻ em vào hộ chiếu của cha (mẹ).
III. THỦTỤC GIA HẠN, BỔ SUNG, SỬA ĐỔI HỘ CHIẾU
1. Giahạn hộ chiếu:
Trước khi hộchiếu hết hạn, người được cấp hộ chiếu phải làm thủ tục gia hạn. Trường hợp hộchiếu đã hết hạn hoặc đã được gia hạn một lần thì phải làm thủ tục cấp lại hộchiếu theo quy định tại mục 2 Phần II.
Hồ sơ gồm:
1 Tờ khaiđề nghị gia hạn hộ chiếu (theo mẫu);
Hộ chiếu;
Văn bản cửđi nước ngoài hoặc xác nhận cán bộ, viên chức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chínhthức ở nước ngoài nêu tại mục 8 Phần I Thôngtư này.
Nếu xác địnhhộ chiếu của người đề nghị gia hạn còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị tẩyxóa, sửa chữa ở trang nhân thân, không bị thay ảnh, thay tranghoặc khâu lại hộ chiếu, không bị hư hỏng, hết trang thì Cơ quanđại diện gia hạn hộ chiếu trong thời gian 2 ngày làm việc.
2. Bổ sung,sửa đổi hộ chiếu:
2.1. Bổ sung,sửa đổi các yếu tố nhân thân trong hộ chiếu:
Hồ sơ gồm:
1 Tờ khaiđề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu (theo mẫu quy định);
3 ảnh theoquy định (nếu thuộc trường hợp cần cấp hộ chiếu mới);
Hộ chiếu;
Bản sao(xuất trình bản chính để đối chiếu) giấy tờ hợp lệ chứng minh các yếu tố nhânthân cần bổ sung, sửa đổi trong hộ chiếu.
Cơ quan đạidiện kiểm tra tính xác thực của các giấy tờ này; nếu đúng thì bổ sung, sửa đổivà bị chú vào hộ chiếu.
Đối với yêucầu sửa đổi họ, tên, chữ đệm theo quyết định cho phép thay đổi hoặc cải chínhhọ, tên, chữ đệm của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ươngthì Cơ quan đại diện không bị chú vào hộ chiếu mà yêucầu làm thủ tục cấp hộ chiếu mới.
2.2. Bổ sungtrẻ em đang ở nước ngoài là con dưới 16 tuổi của những ngườithuộc diện quy định tại khoản 5 Điều 7 và từ khoản 1 đến khoản 8 Điều 8 củaNghị định hoặc được những người này giám hộ vào hộ chiếu của cha, mẹ hay ngườigiám hộ (nếu có yêu cầu được ghi chung vào hộ chiếu của cha, mẹ hay người giámhộ):
Hồ sơgồm:
1 Tờ khaiđề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu (theo mẫu quy định) có dán ảnh trẻ em đó;
2 ảnh củatrẻ;
Hộ chiếu củacha (mẹ) hay người giám hộ;
Bản sao Giấykhai sinh, Quyết định công nhận nuôi con nuôi, Quyết định công nhận giám hộ(xuất trình bản chính để đối chiếu);
Ý kiến của Vụ Tổ chức - Cán bộ, Bộ Ngoạigiao (đối với trường hợp trẻ em đi theo hoặc đi thăm thành viên Cơ quanđại diện quy định tại khoản 6 Điều 7 hoặc khoản 9 Điều 8 của Nghị đinh).
Cơ quan đạidiện xem xét giải quyết trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồsơ hợp lệ. Sau khi bổ sung trẻ em vào hộ chiếu của cha, mẹ hay người giám hộ,Cơ quan đại diện bị chú vào hộ chiếu.
IV. TỔCHỨC THỰC HIỆN
1. Cục Lãnhsự có trách nhiệm hướng dẫn các Cơquan đại diện thực hiện Thông tưnày.
2. Sau khicấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện có trách nhiệm thông báo kịp thờicho Cục Lãnh sự danh sách những người được cấp hộ chiếu, nêu rõ yếu tố nhânthân, số, ngày cấp hộ chiếu cũ và hộ chiếu mới, thời hạn giá trị hộ chiếu mới,lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu.
3. Thông tưnày có hiệu lực sau 30 ngày, kể từ ngày ký và thay thế các quy định liên quanđến việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nướcngoài trong Thông tư số 163/NG-TT ngày 25/5/1995 của Bộ Ngoạigiao hướng dẫn thực hiện Nghị định số 24/CP ngày 24/3/1995 của Chính phủ về thủtục xuất cảnh, nhập cảnh./.