QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH BÌNH THUẬN
V/v Ban hành quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình Thuận
______________
CHỦ TỊCH UBND TỈNH BÌNH THUẬN
- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) đã được Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 5 thông qua ngày 21/6/1994.
- Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành kèm theo Lệnh số 08/CT-HĐNN7 của Chủ tịch Hội đồng Nhà nước ngày 11/12/1982.
- Căn cứ Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác luu trữ.
- Theo đề nghị của Ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh Bình Thuận.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Nay ban hành bản quy định về công tác lưu trữ áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và địa phương thuộc tỉnh Bình Thuận
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với những quy định kèm theo quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3: Các Ông Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành thuộc Tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Phan Thiết có trách nhiệm thi hành quyết định này./.
QUY ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 48/2000/QĐ-UBBT
ngày 13 tháng 10 năm 2000 của UBND Tỉnh Bình Thuận)
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Tài liệu lưu trữ được bảo quản ở các kho lưu trữ Nhà nước thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố Phan Thiết là tài liệu có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học - kỹ thuật ...được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể và cá nhân trên địa bàn Tỉnh, trải qua các thời kỳ lịch sử; để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính của văn kiện hoặc là tài liệu khác ghi trên giấy, phim, ảnh, băng đĩa ghi âm hoặc các phương pháp ghi tin khác; trong trường hợp không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính.
Đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật phải lập bản sao để bảo hiểm và phải được bảo quản, sử dụng theo chế độ đặc biệt do Chính phủ quy định.
Điều 2: Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Thuận và Lưu trữ các huyện, thành phố là cơ quan nghiệp vụ chuyên môn giúp UBND tỉnh, UBND huyện, thành phố thực hiện chế độ quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước đối với công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ và hướng dẫn việc tổ chức thực hiện cho các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.
Điều 3: Thủ trưởng cơ quan các ngành, các cấp, trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
CHƯƠNG II
LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Điều 4: Cán bộ, công chức làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, công chức làm các công tác chuyên môn khác nhưng có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải tuân theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu Trữ Nhà nước quy định.
Điều 5: Hồ sơ công việc của cán bộ, công chức khi lập phải bảo đảm mối quan hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề , một sự việc từ lúc phát sinh, quá trình theo dõi giải quyết, cho đến khi kết thúc vấn đề , sự việc đó. Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo trật tự thời gian và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.
Điều 6: Hồ sơ tên gọi : Gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi cơ quan, được phân loại thành từng hồ sơ có các văn bản cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn ... tùy theo khối luợng văn bản trong hồ sơ nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, quý, 6 tháng hoặc một năm.
Văn thư cơ quan phải bảo đảm lưu đủ tài liệu, văn bản (bản chính và phụ lục kèm theo), sắp xếp theo thứ tự đúng với số đã đăng ký trong sổ công văn đi và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.
Điều 7: Hồ sơ nguyên tắc gồm những văn bản pháp quy như : Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn hoặc giải thích về chế độ, chính sách. Mỗi cán bộ, công chức tùy theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng lĩnh vực nghiệp vụ nhất định làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày, để lập hồ sơ nguyên tắc.
Hồ sơ nguyên tắc thuộc loại tư liệu của cơ quan không ai được chiếm dụng riêng, không phải nộp vào lưu trữ; cán bộ, công chức khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại cho người thay thế mình để tiếp tục công việc.
CHƯƠNG III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1:
Thu nhập bổ sung tài liệu lưu trữ.
Điều 8: 1- Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đoàn thể nhân dân chỉ được bảo quản tài liệu do cơ quan mình sản sinh ra trong một thời gian nhất định để giải quyết công việc. Sau đó phải lựa chọn những hồ sơ tài liệu có giá trị và có ý nghĩa lịch sử để nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh.
2- Nguồn tài liệu nộp vào Trung tâm lưu trữ Tỉnh là tài liệu của những cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, đoàn thể nhân dân được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mình có giá trị và có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn trong phạm vi Tỉnh (là những cơ quan được ban hành theo Quyết định số 33/2000/QĐ-UBBT ngày 04/8/2000 của UBND tỉnh Bình Thuận).
3- Ngoài các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu được ban hành theo Quyết định 33/2000/QĐ-UBBT ngày 04/8/2000 của UBND tỉnh Bình Thuận, những đơn vị thuộc các Sở, ngành như trường học, bệnh viện, nhà máy, công ty... có thành tích đặc biệt xuất sắc, nếu xét thấy tài liệu của những đơn vị này có ý nghĩa đối với lịch sử của tỉnh thì cũng nộp về Trung tâm Lưu trữ Tỉnh.
4- Các ngành Công an, Quân sự trong Tỉnh được thành lập Phòng, Kho lưu trữ riêng không phải nộp hồ sơ tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương, và hàng năm báo cáo thống kê tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ về Trung tâm lưu trữ Tỉnh.
Điều 9: Thành phần hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải là những bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện tài liệu quản lý Nhà nước; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp...) tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự...); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học nghệ thuật; âm bản và dương bản các bộ phim, các bức ảnh, micro phim; tài liệu ghi âm, khuôn đúc, đĩa, sổ công tác, nhật ký, hồi ký; tranh vẽ hoặc in tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi, sách báo nội bộ và tài liệu khác...được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong các thời kỳ lịch sử; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hóa của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt hoạt động, trong các thời kỳ lịch sử.
Điều10: Cán bộ, công chức làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ công chức làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ chỉ được giữ những hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm, phải đem hồ sơ, tài liệu đó nộp vào lưu trữ cơ quan.
Thời gian giao nộp tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh được quy định như sau:
1- Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc đó kết thúc và nộp vào lưu trữ cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ tài liệu đó vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh.
2- Cơ quan nào muốn giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải báo cáo rõ lý do và được sự đồng ý của Trung Tâm lưu trữ Tỉnh. Trong thời gian hồ sơ, tài liệu chưa nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh thì hồ sơ tài liệu được sản sinh ra ở cơ quan nào do thủ trưởng cơ quan đó chịu trách nhiệm trong việc bảo quản.
Điều 11: Thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ Tỉnh:
1- Vào tháng 01 của mỗi năm, Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho các cơ quan biết kế hoạch nộp hồ sơ, tài liệu của từng cơ quan vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh. Sau khi nhận được thông báo của Văn phòng UBND tỉnh, các cơ quan giao cho cán bộ lưu trữ kiểm tra lại khối lượng hồ sơ đã đến hạn nộp lưu và hoàn thiện những công việc cần thiết ( như kiểm tra hồ sơ lập đã hoàn chỉnh chưa, nếu chưa thì tiếp tục hoàn thiện: đối chiếu mục lục hồ sơ nộp lưu với thực tế hồ sơ đã phù hợp chưa, chuẩn bị biên bản giao nhận...).
2- Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu được tiến hành tại Trung tâm Lưu trữ Tỉnh và phải lập biên bản giao nhận (xem phụ lục 1) có kèm theo mục lục hồ sơ giao nộp (lập thành 03 bản như nhau : bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản, và 01 bản gửi cho cơ quan quản lý lưu trữ tương ứng). Khi giao nhận phải kiểm tra thực tế hồ sơ với mục lục hồ sơ. Sau khi kiểm tra đầy đủ thì hai bên cùng ký nhận. Đối với những Phông lưu trữ lần đầu tiên nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ Tỉnh thì phải có Lịch sử đơn vị hình thành Phông và Lịch sử Phông kèm theo để giúp cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu về sau được thuận lợi.
3- Phương tiện vận chuyển do bên giao hồ sơ tài liệu đảm nhận. Lưu trữ Tỉnh chỉ nhận những tài liệu đã được lập thành hồ sơ. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý (chưa phân loại, chưa được lập thành hồ sơ) thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. Phương pháp chỉnh lý theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Điều 12: Cán bộ, công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác phải kiểm tra lại khối lượng hồ sơ tài liệu do mình quản lý và hoàn thiện những công việc cần thiết để bàn giao những hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu cho bộ phận lưu trữ cơ quan và bàn giao những hồ sơ tài liệu về những công việc còn phải tiếp tục giải quyết cho người thay thế (có biên bản bàn giao và sự chứng kiến của bộ phận lưu trữ cơ quan).
Điều 13: Việc giao nộp hồ sơ tài liệu của các cơ quan, đơn vị hợp nhất, phân chia, giải thể :
1- Hai hay nhiều Sở, ban, ngành thuộc tỉnh (dưới đây gọi chung là Sở) hợp nhất thành một cơ quan mới thì hồ sơ, tài liệu của các Sở cũ được nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh. (Hồ sơ tài liệu của mỗi Sở mới khi đến hạn nộp lưu thì nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh). Hồ sơ tài liệu của hai hay nhiều đơn vị thuộc một Sở hợp nhất thành một đơn vị mới thì được nộp vào tổ (hoặc bộ phận) lưu trữ của Sở đó.
2- Khi một Sở được phân chia thành hai hay nhiều Sở mới thì hồ sơ, tài liệu của Sở cũ phải được nộp vào Trung tâm lưu trữ Tỉnh. Một đơn vị thuộc Sở phân chia thành hai hay nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp vào tổ (hoặc bộ phận) lưu trữ của Sở chủ quản.
3- Hồ sơ, tài liệu của một Sở khi giải thể phải được nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh. Hồ sơ tài liệu của một đơn vị thuộc Sở khi giải thể thì nộp vào tổ (hoặc bộ phận) lưu trữ của Sở.
Điều 14: Dựa vào các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh xây dựng đầy đủ các loại bảng kê, bảng thời hạn bảo quản để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, chỉnh lý và tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được tốt.
Điều 15: Hàng năm Trung tâm Lưu trữ Tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức thu thập tài liệu của các cá nhân và cơ quan giải thể; sưu tầm và bổ sung những tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử. Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ thu thập, đánh giá tài liệu và theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ, tránh việc tiêu hủy một cách tùy tiện những tài liệu có giá trị nghiên cứu, giá trị lịch sử hay giá trị thực tiễn.
Điều 16: Xác định giá trị tài liệu.
1 - Việc xác định gía trị tài liệu để bảo quản hoặc loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ do Hội đồng xác định gía trị tài liệu lưu trữ thực hiện theo đúng quy định của Chính phủ. Thành phần của Hội đồng xác định gía trị tài liệu lưu trữ gồm có:
- Thủ trưởng cơ quan làm Chủ tịch Hội đồng.
- Đơn vị có tài liệu lưu trữ làm uỷ viên.
- Cán bộ lưu trữ cơ quan làm uỷ viên.
2 - Việc tiêu huỷ tài liệu của các Sở, Ban, Ngành thuộc Tỉnh do UBND Tỉnh xét duyệt.
3 - Việc tiêu huỷ tài liệu của các phòng, ban và các cơ quan thuộc huyện, thành phố do UBND các huyện, thành phố xét duyệt.
Điều 17: Chỉ được phép tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đánh giá của Hội đồng xác định gía trị tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền xét duyệt. Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ, phải được tiêu huỷ bằng cách xé vụn, đưa vào làm nguyên liệu cho nhà máy giấy hoặc đem đốt. Dù tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu dưới hình thức nào cũng lập biên bản và có sự chứng kiến của cán bộ lưu trữ và đơn vị có tài liệu (Mẫu số 9).
Mục 2:
Thống kê - bảo quản tài liệu lưu trữ:
Điều 18: Để tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh thực hiện đúng chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Các cơ quan là nguồn nộp lưu (QĐ số 33/2000/QĐ-UBBT ngày 04/8/2000 của UBND Tỉnh Bình Thuận) gửi báo cáo về UBND Tỉnh trước ngày 31/1 năm báo cáo. Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm tổng hợp và gửi báo cáo về Cục Lưu trữ Nhà nước trước ngày 28/2 năm báo cáo.
Điều 19: Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải có chế độ kiểm kê định kỳ 3 năm một lần về số lượng và tình trạng tài liệu lưu trữ ở kho lưu trữ Huyện, Thành phố Phan Thiết, lưu trữ các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh kịp thời phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, đánh giá, thống kê, tổ chức sử dụng... để có biện pháp khắc phục, nhằm đảm bảo cho sự hoàn chỉnh của mỗi hồ sơ và mỗi Phông tài liệu của các địa phương và các cơ quan trong Tỉnh (mẫu biên bản kiểm kê trình trạng tài liệu theo phụ lục số 02).
Những vùng có thiên tai, hỏa hoạn, hoặc có tình hình khẩn cấp đột xuất khác thì Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tổ chức kiểm kê đột xuất và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời.
Điều 20: Các kho lưu trữ phải đảm bảo đủ sổ sách thống kê và các công cụ tra tìm như sau:
1- Sổ nhập tài liệu: để thống kê tình hình nhập tài liệu vào kho lưu trữ. Bất cứ từ nguồn nào nhập và nhập bằng cách nào cũng phải đăng ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ (xem phụ lục số 3). Số liệu và tình hình thực tế tài liệu thống kê vào sổ nhập phải căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu khi nhập, tránh không được sao chép theo văn bản hay sổ sách kèm theo mà không có sự kiểm tra.
2- Sổ đăng ký các Phông lưu trữ: đối với những kho lưu trữ có nhiều tài liệu khác nhau về thành phần và chất liệu thì phải nộp sổ đăng ký Phông lưu trữ để thống kê số Phông có được trong kho (xem phụ lục số 4).
3- Mục lục hồ sơ: để thống kê trực tiếp từng đơn vị bảo quản, nắm được số lượng và cố định vị trí các hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc lập mục lục hồ sơ phải được căn cứ vào đặc điểm tài liệu trong Phông lưu trữ, tình hình tổ chức chỉnh lý tài liệu và đơn vị hình thành Phông đang hoạt động hay đã giải thể. Mỗi mục lục hồ sơ chỉ được thống kê tài liệu trong phạm vi một Phông lưu trữ, không được thống kê nhiều Phông lưu trữ vào một mục lục hồ sơ.
4- Các bộ thẻ tra tìm tài liệu: để giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng và chính xác (xem phụ lục số 5).
Điều 21: Kho lưu trữ.
1- Kho lưu trữ là loại kho chuyên dùng nên phải được bố trí ở nơi cao ráo, thoáng mát, có ánh sáng thích hợp, cửa khóa chắc chắn, thuận tiện cho việc bảo vệ và phòng cháy, chửa cháy. Không được bố trí tài liệu ở những nơi ẩm thấp, nhiều người qua lại hoặc để chung với các tài sản khác của cơ quan.
2- Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản tài liệu như: hóa chất chống ẩm, diệt côn trùng; giá, tủ , hộp đựng tài liệu, cặp ba giây, bìa sơ mi để kẹp tài liệu, các thiết bị phòng chống cháy...
3- Các kho lưu trữ phải xây dựng được nội quy, quy chế ra vào và làm việc trong kho lưu trữ, về việc đưa tài liệu ra khai thác và sử dụng tài liệu, về chế độ thống kê, kiểm tra tài liệu, về chế độ làm vệ sinh kho, khử trùng tài liệu, về công tác phòng gian bảo mật, về phòng chống cháy, phòng chống thiên tai, bão lụt.
Điều 22: Chỉ có cán bộ, công chức lưu trữ mới được làm việc trong kho lưu trữ. Người không có nhiệm vụ không được vào kho lưu trữ. Người nào cần vào kho để khai thác tài liệu lưu trữ phải được sự đồng ý của cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định. Không được mang chất nổ, chất gây cháy, axít, các loại hoá chất, các loại thực phẩm vào kho lưu trữ. Không được hút thuốc trong kho lưu trữ.
Khi nhập hoặc xuất tài liệu ra, vào kho lưu trữ phải đăng ký vào sổ theo thứ tự và phải tổ chức ký nhận đầy đủ (mẫu sổ xuất tài liệu - xem phụ lục số 6).
Mục 3:
Sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 23:
1- Trung Tâm lưu trữ Tỉnh, Lưu trữ các huyện, thành phố và Lưu trữ các cơ quan, đơn vị phải tổ chức tốt phòng đọc để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu và góp phần bảo vệ bí mật Quốc gia.
2- Phòng đọc Trung Tâm lưu trữ Tỉnh phục vụ các đối tượng độc giả từ các cơ quan trong nước, nước ngoài và nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ.
3- Phòng đọc lưu trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ, công nhân viên chức của cơ quan để thực hiện nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, phòng đọc còn có nhiệm vụ phục vụ cho các đối tượng khác có yêu cầu nghiên cứu tài liệu để phục vụ cho việc công.
4- Người đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý người đó. Trong giấy giới thiệu phải ghi rõ nội dung của tài liệu cần nghiên cứu, mục đích nghiên cứu và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Điều 24: Để tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tổ chức nhiều hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như:
1- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc:
Phòng đọc phải được đặt ở nơi yên tĩnh, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu. Cần bố trí cán bộ phụ trách phòng đọc để thực hiện các nhiệm vụ sau:
a/ Tiếp nhận và hướng dẫn độc giả đến nghiên cứu tài liệu, lập hồ sơ về các yêu cầu khai thác tại phòng đọc. Độc giả đến nghiên cứu tài liệu phải đăng ký vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ (xem phụ lục số 7,8 - mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu).
b/ Quản lý tài liệu đưa ra phòng đọc và các trang thiết bị của phòng đọc; giám sát việc thực hiện quy chế khai thác và nội quy của phòng đọc.
c/ Trả lời hoặc tiếp nhận các đề nghị của độc giả.
2- Cấp phát cho độc giả các bản chứng nhận lưu trữ, bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ.
3- Tổ chức các cuộc triển lãm, trưng bày để giới thiệu tài liệu lưu trữ vào các dịp kỷ niệm, các ngày lễ lớn hàng năm hoặc nhân dịp cho các sự kiện lớn, quan trọng của cả nước hoặc của địa phương.
4- Tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị, các buổi tọa đàm với các độc giả hoặc các cơ quan thường xuyên có nhu cầu nghiên cứu tài liệu lưu trữ.
5- Biên soạn, công bố và giới thiệu cho các cơ quan hữu quan các bản thông báo tài liệu lưu trữ, giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề và bản phụ lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề.
6- Hàng năm Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tiến hành thống kê, phân tích và tổng hợp tình hình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để đánh giá, rút kinh nghiệm và lập báo cáo thống kê tổng hợp tình hình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để báo cáo Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, UBND Tỉnh, và đưa vào báo cáo hàng năm của Trung tâm Lưu trữ Tỉnh gửi về Cục Lưu trữ Nhà nước.
Điều 25: Về thẩm quyền duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.
1- Mọi công dân trong nước muốn khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phải có đơn trình bày rõ lý do và có chứng nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú của người đó.
2- Đối với người nước ngoài muốn khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ tỉnh phải được Chủ tịch UBND Tỉnh phê duyệt và thực hiện đầy đủ theo quy chế về khai thác sử dụng tài liệu.
3- Đối với các loại tài liệu quan trọng, tài liệu quý hiếm hoặc tài liệu thuộc phạm vi bí mật quốc gia phải được thực hiện theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành năm 1991. Đối với các loại tài liệu thường thì do người phụ trách Trung Tâm lưu trữ Tỉnh quyết định.
4- Việc cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ của Trung Tâm Lưu trữ Tỉnh: Hình thức khai thác này chỉ được áp dụng trong trường hợp hết sức cần thiết và chỉ được áp dụng đối với một số đối tượng hạn chế như: Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND Tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND Tỉnh. Việc cho mượn tài liệu phải được quy định chặt chẽ trong quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 26: Về sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ.
1- Trong quá trình sử dụng tài liệu, những độc giả có nguyện vọng sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của bản thân thì phải viết đơn yêu cầu và phải được người có thẩm quyền ký duyệt.
2- Việc sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phòng đọc tổ chức thực hiện theo hình thức dịch vụ. Công việc này nếu độc giả có điều kiện thì có thể tự làm lấy. Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu đã sao lục, trích lục. Tất cả các bản sao lục đều phải được chứng thực của Trung tâm Lưu trữ Tỉnh và phải đăng ký vào sổ quản lý sử dụng tài liệu ở phòng đọc.
CHƯƠNG IV
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Ở CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Điều 27: Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ, bộ phận hoặc cán bộ lưu trữ các huyện, thành phố và các Sở, ban, ngành trong tỉnh thực hiện thống nhất các chế độ, quy định; các thủ tục, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở địa phương. Theo dõi, quản lý việc xác định gía trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu của các cơ quan, đơn vị trong Tỉnh. Theo dõi thu nhận hồ sơ tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh giải thể.
Điều 28: Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm giúp Chánh Văn Phòng UBND Tỉnh cụ thể hóa các văn bản pháp quy của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, các chủ trương của UBND Tỉnh về công tác lưu trữ thành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể và chương trình kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ phù hợp với tình hình địa phương.
Điều 29: Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có nhiệm vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh để quản lý cán bộ lưu trữ, có kế hoạch tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ các cơ quan, đơn vị trong Tỉnh.
Điều 30: Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ tin học vào công tác lưu trữ, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý sử dụng văn bản và nghiên cứu khoa học.
CHƯƠNG V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 31: Giao Chánh Văn phòng UBND Tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện bản quy định này.
Điều 32: Sở Tài chính - Vật giá và Văn phòng UBND Tỉnh có nhiệm vụ bảo đảm cơ sở vật chất cho việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác lưu trữ trong phạm vi Tỉnh.
Điều 33: Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và các địa phương thuộc Tỉnh có nhiệm vụ chỉ đạo việc tổ chức thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện bản quy định này ở cơ quan, đơn vị và địa phương mình.
Điều 34: Các cơ quan, tập thể và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện bản quy định này thì được khen thưởng theo quy định của Nhà nước; nếu vi phạm thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.