QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng Phát triển Việt Nam
------------------------------------------
TỔNG GIÁM ĐỐC NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
Căn cứ Quyết định số 108/2006/QĐ-TTg ngày 19/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Ngân hàng Phát triển Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 110/2006/QĐ-TTg ngày 19/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Phát triển Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 60/2006/QĐ-NHNN ngày 27/12/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý và giấy tờ có giá;
Căn cứ Quyết định số 40/QĐ-HĐQL ngày 29/12/2006 của Hội đồng quản lý về việc ban hành Quy chế hoạt động thanh toán trong nước qua Ngân hàng Phát triển Việt Nam;
Căn cứ công văn số 696/NHNN-PHKQ ngày 19/01/2007 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc hướng dẫn thực hiện Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo Quyết định số 60/2006/QĐ-NHNN ngày 27/12/2006 của Ngân hàng Nhà nước;
Theo đề nghị của Trưởng Ban Tài chính Kế toán – Kho quỹ Ngân hàng Phát triển Việt Nam,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế cho Quyết định số 660/QĐ-NHPT ngày 29/12/2006.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Ngân hàng Phát triển Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
QUY ĐỊNH
Giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý,
giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng Phát triển Việt Nam
(Ban hành kèm theo Quyết định số 443/QĐ-NHPT ngày 16/6/2008
của Tổng Giám đốc Ngân hàng Phát triển Việt Nam)
________________________
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Văn bản này quy định chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá áp dụng đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Ngân hàng Phát triển Việt Nam (sau đây gọi tắt là NHPT). Các khách hàng có quan hệ giao dịch tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá với NHPT cũng thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Tiền mặt: tiền giấy, tiền kim loại do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam (sau đây gọi tắt là NHNN) phát hành.
2. Tiền giấy: tiền cotton và tiền polymer.
3. Tài sản quý: ngoại tệ, kim khí quý, đá quý và các loại tài sản quý khác.
4. Giấy tờ có giá: ngân phiếu thanh toán, tín phiếu, trái phiếu và các loại giấy tờ có giá khác theo quy định của pháp luật.
5. Tờ: từng đơn vị riêng lẻ (về số lượng) của tiền giấy, ngoại tệ, giấy tờ có giá.
6. Miếng: từng đơn vị riêng lẻ (về số lượng) của tiền kim loại.
7. Bó tiền: bó tiền giấy đóng gói theo quy định.
8. Túi tiền: túi tiền kim loại (tiền đã qua lưu thông) đóng gói theo quy định.
9. Hộp tiền: hộp tiền kim loại (tiền mới đúc) đóng gói theo quy định.
10. Bao tiền: bao tiền giấy đóng gói theo quy định.
11. Thùng tiền: thùng tiền kim loại (tiền đã qua lưu thông) đóng gói theo quy định.
12. Niêm phong bó, túi, hộp, bao tiền: đóng gói bó, túi, hộp, bao tiền theo quy định và ghi dấu hiệu (dán giấy niêm phong hoặc kẹp chì) để không cho phép tự tiện mở; đảm bảo bó, túi, bao tiền được giữ nguyên, đầy đủ.
13. Kẹp chì: là một phương pháp niêm phong túi, bao, thùng tiền; hai đầu dây đã buộc miệng túi, bao, thùng tiền bị kẹp chặt qua viên chì bằng một loại kìm chuyên dùng; dấu hiệu của đơn vị có tiền phải nổi rõ, đầy đủ trên bề mặt viên chì sau khi kẹp.
14. Khách hàng: cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp (ngoài hệ thống ngân hàng) có giao dịch tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá với NHPT.
15. NHNN chi nhánh: NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc Sở Giao dịch NHNN.
16. Đơn vị: là các đơn vị thuộc và trực thuộc NHPT đang thực hiện hoạt động ngân quỹ.
Chương II
KIỂM ĐẾM, ĐÓNG GÓI VÀ GIAO NHẬN TIỀN MẶT,
TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
Mục I
QUY ĐỊNH VỀ ĐÓNG GÓI, NIÊM PHONG TIỀN MẶT,
TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
Điều 3. Đóng gói tiền mặt
Một bó tiền giấy gồm 10 (mười) thếp tiền cùng mệnh giá. Một thếp tiền gồm 100 (một trăm) tờ tiền cùng mệnh giá. Một bó tiền giấy có 1.000 (một nghìn) tờ tiền cùng mệnh giá.
Một bao tiền gồm 20 (hai mươi) bó tiền cùng mệnh giá.
Một túi tiền kim loại gồm 20 (hai mươi) thỏi cùng mệnh giá. Một thỏi tiền kim loại gồm 50 (năm mươi) miếng cùng mệnh giá. Một túi tiền kim loại có 1.000 (một nghìn) miếng cùng mệnh giá.
Một hộp tiền kim loại gồm 40 (bốn mươi) thỏi cùng mệnh giá. Một thỏi tiền gồm 50 (năm mươi) miếng cùng mệnh giá.
Một thùng tiền kim loại gồm 10 (mười) túi tiền cùng mệnh giá.
1. Đóng gói tiền cotton
a) Đóng thếp tiền: 100 (một trăm) tờ tiền cotton cùng mệnh giá (không lẫn tiền polymer) đóng thành một thếp, buộc ở vị trí 1/3 (một phần ba) chiều dài của thếp tiền bằng dây đay nhỏ, dây gai hoặc quấn bằng băng giấy.
b) Đóng bó tiền: sắp xếp đủ 10 (mười) thếp tiền cùng mệnh giá (không lẫn tiền polymer), đặt 5 (năm) thếp có hàng dây buộc cùng phía và 5 (năm) thếp kia có hàng dây buộc đối diện, đóng bó bằng dây xe (sợi, đay, gai,...). Tại các điểm giao nhau giữa các dây, phải cuốn vòng qua lại để giữ cho bó tiền chắc chắn, nút buộc thắt 2 đầu dây đặt trên bề mặt tờ lót niêm phong bó tiền.
- Các loại tiền mệnh giá nhỏ từ 500đ (năm trăm đồng) trở xuống buộc 2 vòng ngang song song, cách đều và một vòng chạy giữa chiều dọc bó tiền (gọi là 2 ngang, 1 dọc).
- Các loại tiền có mệnh giá từ 1.000đ (một nghìn đồng) trở lên buộc 3 ngang, 1 dọc.
Trường hợp dùng băng giấy thay thế dây để đóng bó tiền thì cách đóng bó cũng như trên.
2. Đóng gói tiền polymer
a) Đóng thếp tiền: 100 (một trăm) tờ tiền polymer cùng mệnh giá (không lẫn tiền cotton) đóng thành một thếp, có thể sắp xếp các tờ tiền cùng chiều, cùng mặt, quấn thếp bằng băng giấy rộng 2-3 cm (hai đến ba centimét). Khi đóng thếp tiền phải quấn băng giấy ở vị trí 1/3 (một phần ba) của tờ bạc và ở phía đối diện với mệnh giá tiền in bằng số; băng giấy là loại giấy dai, bền, dán 2 đầu băng giấy bằng băng dính hoặc dùng băng giấy chuyên dùng có sẵn keo dán.
b) Đóng bó tiền:
- Sắp xếp đủ 10 (mười) thếp tiền để chuẩn bị đóng bó như đối với tiền cotton, dùng 2 miếng bìa cứng (dày khoảng 0,5mm (không phẩy năm milimét)), kích thước phù hợp với kích thước loại tiền để chặn giữ 2 mặt bó tiền.
- Ở mặt dán niêm phong: đặt tờ lót niêm phong lên trên bìa cứng, dán giấy niêm phong lên trên nút buộc bó tiền.
- Ở mặt trước bó tiền (mặt không dán niêm phong) đặt miếng bìa cứng có ô trống định vị khớp đúng với vị trí in mệnh giá tiền bằng số (để nhìn rõ mệnh giá).
- Đóng bó tiền bằng dây sợi xe buộc 3 ngang, 1 dọc như đối với tiền cotton (hay dùng băng giấy), nhưng lưu ý không ép bó tiền quá chặt.
c) Đóng gói tiền polymer không đủ tiêu chuẩn lưu thông sẽ hướng dẫn ở 1 văn bản riêng.
d) Khi nộp tiền polymer vào NHNN: Đơn vị có thể chủ động áp dụng biện pháp cần thiết để tăng cường đảm bảo an toàn bó tiền. Đơn vị có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:
- Tăng cường thêm dây buộc bó tiền trên mức quy định (3 ngang, 1 dọc), có thể buộc 3 ngang, 2 dọc…Việc buộc bó tiền 3 ngang, 2 dọc do người đóng gói tự quyết định hoặc Đơn vị quy định.
- Bảo quản bó tiền polymer trong túi nilon chuyên dùng (loại túi màu trắng, trong suốt, mỏng, dai, bền) có keo dính đặc biệt (khi dán kín sử dụng được một lần) hay niêm phong túi nilon bằng giấy niêm phong chuyên dùng: trường hợp áp dụng biện pháp này, đơn vị cần thống nhất với NHNN về mẫu túi nilon, mẫu niêm phong để bảo quản bó tiền polymer.
3. Đóng gói tiền kim loại
a) Đóng thỏi tiền kim loại: Dùng giấy quấn tròn, giấu kín hai đầu giấy vào mép dọc thỏi hoặc dùng túi nilon chuyên dùng để đóng thỏi tiền.
b) Đóng túi tiền kim loại: Sắp xếp các thỏi tiền kim loại, thành hình khối, buộc thắt chặt miệng túi tiền và niêm phong
- Túi vải đóng tiền kim loại: vải sợi bông loại tốt, dày (có thể dùng vải bạt mỏng, loại không phun sơn), chọn cách may giấu đi các đường chỉ ở đáy và thành túi. Túi có số sọc và màu sắc sọc của từng loại mệnh giá tiền giống bao tiền cotton. Loại tiền mệnh giá 1.000đ (một nghìn đồng), 2.000đ (hai nghìn đồng), 5.000đ (năm nghìn đồng) dùng túi kích thước 20cm x 30cm; khoảng cách từ đáy túi đến sọc đầu tiên khoảng 6cm (sáu centimét). Loại tiền mệnh giá 200đ (hai trăm đồng), 500đ (năm trăm đồng) dùng túi kích thước 18cm x 30cm; khoảng cách từ đáy túi đến sọc đầu tiên khoảng 4cm (bốn centimét).
- Giấy niêm phong túi tiền kim loại cần viết 2 tờ như nhau (2 liên) để có 1 tờ đặt trong túi tiền trước khi niêm phong, trợ giúp xử lý các trường hợp rách hoặc mất niêm phong túi tiền.
- Túi tiền kim loại nộp NHNN phải niêm phong kẹp chì, giấy niêm phong túi tiền bảo quản trong túi nilon (màu giấy hoặc màu chữ giấy niêm phong túi tiền kim loại giống giấy niêm phong tiền cotton cùng mệnh giá).
Điều 4. Niêm phong tiền mặt
1. Giấy niêm phong tiền mặt:
Giấy niêm phong bó tiền của NHPT thống nhất là giấy mỏng màu trắng chữ đen, kích thước phù hợp với từng loại tiền, in sẵn một số yếu tố.
Trên giấy niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền phải ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố: tên đơn vị; loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền; họ tên và chữ ký của người kiểm đếm, đóng gói; ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong.
- Tên Đơn vị, số tờ (miếng) hoặc số bó (túi…) tiền, số tiền (thành tiền): có thể in sẵn hoặc ghi tay;
- Họ và tên, chữ ký của người kiểm đếm, đóng gói niêm phong; ngày, tháng, năm đếm, đóng gói niêm phong: phải ghi bằng tay. Dùng bút bi mực tốt, không dùng mực dễ phai hoặc bút chì, bút đỏ, không đánh máy, không photocopy. Người có họ và tên, chữ ký trên giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản về bó, túi, hộp hay bao, thùng tiền đã niêm phong.
Niêm phong bó tiền không được ghi tên tập thể hoặc ba người trở lên.
2. Niêm phong bó, túi, bao tiền:
Giấy niêm phong bó tiền phải dán trên tờ giấy lót và mối dây buộc thắt nút 2 đầu dây.
Niêm phong túi, bao tiền: Dùng dây xe (sợi, gai, đay,...) tốt, không nối; khâu, buộc thắt chặt miệng bao, túi (hoặc gấp miệng, khâu kín 2 lần qua lại, mũi khâu dày, cách nhau 2-3 cm (hai đến ba centimét) (đối với bao tiền), dán tờ niêm phong sát nút buộc miệng túi, bao, khi dán giấy niêm phong (hoặc dùng phương pháp kẹp chì) phải tách riêng cho 2 đầu dây cách nhau.
Giấy niêm phong bao, túi, thùng tiền đã qua lưu thông được bảo quản trong túi nilon, không ép plastic.
3. Niêm phong kẹp chì:
Khi niêm phong kẹp chì phải xuyên 2 đầu dây buộc qua bao (túi) và qua viên chì, giấy niêm phong rồi mới kẹp chì, sau khi kẹp dấu hiệu của đơn vị phải nổi rõ giữa mặt viên chì.
- Kìm chuyên dùng để kẹp chì của Đơn vị có dấu hiệu riêng biệt, phải đảm bảo bí mật mẫu dấu kẹp chì.
- Tổng giám đốc NHPT hướng dẫn các nội dung về mẫu dấu kẹp chì, bảo quản và sử dụng kẹp chì để đảm bảo an toàn tài sản. Thời gian trước mắt, khi chưa có kìm chuyên dùng để kẹp chì, Đơn vị có thể duy trì cách niêm phong túi tiền kim loại theo điểm 2 (niêm phong túi, bao tiền) trên đây.
Điều 5. Đóng gói, niêm phong tài sản quý, giấy tờ có giá
1. Đóng bó, niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá thực hiện như đóng bó, niêm phong tiền giấy.
2. Việc đóng gói, niêm phong, kiểm đếm, giao nhận các loại kim khí quý, đá quý và các tài sản quý khác được thực hiện theo quy định tại một văn bản khác của Thống đốc NHNN.
Mục II
KIỂM ĐẾM VÀ GIAO NHẬN TIỀN MẶT, NGOẠI TỆ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
Điều 6. Nguyên tắc thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá
1. Mọi khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải thực hiện thông qua quỹ của Đơn vị.
2. Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Trước khi thu, chi phải kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán.
Tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ quỹ. Sau khi thu hay chi tiền mặt, chứng từ kế toán phải có chữ ký của người nộp (hay lĩnh tiền) và thủ quỹ hoặc thủ kho tiền, hoặc giao dịch viên (trường hợp giao dịch một cửa).
Điều 7. Bảng kê các loại tiền thu (chi)
Mỗi chứng từ kế toán thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kèm theo một Bảng kê các loại tiền thu (chi) hoặc một biên bản giao nhận.
Bảng kê thu tiền do khách hàng lập; Bảng kê chi tiền do Thủ quỹ hoặc Thủ kho tiền hoặc Giao dịch viên lập (trường hợp giao dịch một cửa) căn cứ vào cơ cấu các loại tiền tại quỹ. Có thể dùng một Bảng kê phân loại tiền cho một hoặc nhiều chứng từ, thu, chi nếu do một khách hàng nộp hoặc lĩnh cùng một lúc. Tổng số tiền trên bảng kê thu, chi phải khớp đúng với số tiền bằng chữ và bằng số trên chứng từ thu, chi.
Các yếu tố của bảng kê hay biên bản giao nhận như: Họ và tên, địa chỉ khách hàng; loại tiền, số lượng, giá trị từng loại tiền, tổng số tiền; ngày, tháng, năm phải đầy đủ và khớp đúng với chứng từ kế toán, sổ quỹ. Sau khi thu (chi) hay xuất (nhập) tiền mặt, trên bảng kê (hoặc biên bản giao nhận) phải có chữ ký của người giao (nhận) tiền và Thủ quỹ (hoặc Thủ kho tiền). Sau khi hoàn thành mỗi món thu hay chi, phải trả lại cho người giao tiền (hay người nhận) 1 liên bảng kê hoặc 1 liên biên bản giao nhận.
Hàng ngày bảng kê phân loại tiền đóng thành tập, phần thu xếp trên, phần chi ở dưới; Trong từng phần xếp theo thứ tự chứng từ kế toán. Cuối tháng đóng lại thành tập theo thứ tự ngày làm việc.
Bảng kê thu, chi và biên bản giao nhận là cơ sở để xử lý khi tranh chấp thừa, thiếu tiền và được bảo quản trong thời hạn 02 năm.
Điều 8. Kiểm đếm tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá
Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm chính xác.
Người nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến khi Đơn vị kiểm đếm. Người lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy giao dịch của Đơn vị.
Đơn vị phải tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng chứng kiến việc kiểm đếm của Đơn vị và kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy giao dịch. Đơn vị không chịu trách nhiệm đền bù số tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá bị thiếu mất khi khách hàng đã ký nhận đủ trên chứng từ kế toán và rời khỏi quầy chi.
Điều 9. Thu, chi tiền mặt với khách hàng
1. Thu, chi tiền mặt với khách hàng phải kiểm đếm tờ (đối với tiền giấy) hoặc kiểm đếm miếng (đối với tiền kim loại) và theo đúng quy trình nghiệp vụ.
Việc chọn lọc, kiểm đếm tờ (miếng) đối với tiền mặt do khách hàng nộp vào thực hiện theo trình tự sau:
- Kiểm đếm tổng số: phải nhận cùng một lúc toàn bộ số tiền khách hàng nộp theo bảng kê (nếu có); kiểm đếm tổng số bó (mỗi bó đủ 10 thếp), túi…; sau đó kiểm đếm tờ (miếng) lẻ;
- Kiểm đếm tờ (miếng): mở bó (túi) tiền ra đếm kiểm từng tờ (miếng); vừa kiểm đếm, vừa chọn lọc, sắp xếp tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông riêng, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông riêng. Chú ý phát hiện tiền lẫn loại, tiền giả, tiền mẫu… và xử lý theo chế độ hiện hành.
Không để lẫn lộn tiền đã đếm kiểm với tiền chưa đếm kiểm.
Để thực hiện được trình tự trên, cần phải hướng dẫn khách hàng sắp xếp tiền theo thếp, bó; phân loại riêng tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành hay không đủ tiêu chuẩn lưu thông... trước khi nộp vào ngân hàng.
Trong bất kỳ trường hợp nào, cũng không được chi bó (túi, bao) tiền nguyên niêm phong (trên niêm phong ghi tên NHPT, NHNN, các TCTD hoặc Kho bạc Nhà nước (sau đây gọi tắt là KBNN)) cho khách hàng.
Khi thu, chi tiền mặt đối với khách hàng phải thực hiện theo đúng quy định tại phụ lục: PL 01/QĐ-KQ-04.
2. Thu nhận tiền theo túi niêm phong:
Để thu nhận hết tiền mặt cho khách hàng vào cuối ngày làm việc. Đơn vị có thể tổ chức thu nhận theo túi niêm phong. Khách hàng muốn thực hiện hình thức này phải có giấy đề nghị thu tiền mặt theo túi niêm phong (BM 01/QĐ-KQ-04) và lập giấy giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong (BM 02/QĐ-KQ-04) gửi đến Ngân hàng. Ngày làm việc tiếp theo, Đơn vị phải tổ chức kiểm đếm tờ (đối với tiền giấy) hoặc kiểm đếm miếng (đối với tiền kim loại) có sự chứng kiến của khách hàng, hoặc thành lập Hội đồng kiểm đếm đếm nếu khách hàng có giấy uỷ quyền cho Đơn vị thu tiền theo túi niêm phong (BM 03/QĐ-KQ-04).
Việc thu tiền theo túi niêm phong được thực hiện khi khách hàng có đủ các điều kiện sau:
- Có tài khoản tiền gửi đang hoạt động tại Đơn vị.
- Có tín nhiệm với Đơn vị trong việc nộp tiền mặt.
- Thường xuyên nộp tiền mặt vào Đơn vị với số lượng lớn.
Nếu khách hàng nộp tiền, Đơn vị chưa kịp kiểm đếm thu theo túi niêm phong thì không được hạch toán ghi Có cho khách hàng ngay trong ngày làm việc; nếu Đơn vị đang kiểm đếm dở dang mà hết giờ làm việc thì được hạch toán ghi Có cho khách hàng toàn bộ số tiền khách hàng nộp (bao gồm số tiền đã kiểm đếm và chưa kiểm đếm).
Việc giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong phải được thực hiện theo đúng quy trình tại phụ lục PL 02/QĐ-KQ-04.
3. Đối với việc thu giữ hộ tiền mặt qua đêm: Khách hàng không đủ các điều kiện nộp tiền theo túi niêm phong, nếu nộp tiền vào cuối ngày làm việc, Đơn vị không thể kiểm đếm được ngay thì nhận giữ hộ tiền mặt cho khách hàng qua đêm. Trước khi nhận giữ hộ, Thủ kho tiền (hoặc Thủ quỹ) phải chứng kiến khách hàng bỏ tiền vào túi; túi đựng tiền phải chắc chắn, không rách. Việc niêm phong miệng túi phải do khách hàng nộp tiền thực hiện. Niêm phong phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, ngày, tháng, năm và ký tên.
Sau khi niêm phong tiền đưa vào kho bảo quản, Đơn vị lập giấy giao nhận tiền mặt giữ hộ qua đêm (BM 05/QĐ-KQ-04), lập 2 bản: khách hàng giữ 01 bản, Đơn vị giữ 01 bản.
Ngày làm việc tiếp theo, Đơn vị phải tổ chức kiểm đếm tờ trước sự chứng kiến của khách hàng và tiến hành thu lại của khách hàng giấy giao nhận tiền mặt giữ hộ qua đêm.
4. Tổ chức thu, chi tiền lưu động tại doanh nghiệp.
Tuỳ theo tình hình đặc điểm của từng Đơn vị, Tổng Giám đốc giao cho Giám đốc Đơn vị quyết định nhưng phải đảm bảo yêu cầu an toàn tuyệt đối và phải thực hiện theo đúng quy trình thu chi tiền mặt, chấp hành các quy định có tính nguyên tắc:
a) Đơn vị phải cùng khách hàng ký kết hợp đồng để thoả thuận những điều khoản cụ thể về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên.
b) Đơn vị phải có quyết định giao nhiệm vụ, có giấy uỷ quyền cho tổ lưu động. Tuỳ theo khối lượng tiền mà bố trí lao động nhưng ít nhất phải có 02 người trong đó có một người chịu trách nhiệm chính. Có nội quy làm việc và giao trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên.
c) Tổ chức áp tải, bảo vệ trên đường vận chuyển theo đúng quy định về vận chuyển hàng đặc biệt trong quy định này.
Điều 10: Giao nhận tiền mặt trong ngành Ngân hàng
1. Giao nhận tiền mặt giữa Đơn vị với NHNN, KBNN và TCTD khác trong cùng tỉnh, thành phố:
1.1. Nguyên tắc giao nhận:
Thực hiện kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong hoặc túi tiền nguyên niêm phong. Trường hợp cần kiểm đếm tờ (miếng) số tiền đã nhận, phải thành lập Hội đồng kiểm đếm, và kiểm đếm xong trong phạm vi 15 ngày làm việc, đơn vị giao cử người chứng kiến; trường hợp tín nhiệm bên nhận, đơn vị giao uỷ quyền bằng văn bản cho đơn vị nhận tổ chức hội đồng kiểm đếm.
Các loại tiền mới in, đúc được giao nhận theo bao, hộp, thùng nguyên niêm phong kẹp chì của nhà máy in, đúc tiền hoặc của NHNN; Các loại tiền được kiểm đếm, phân loại, đóng bó (túi) liên hoàn, trực tuyến của Trung tâm xử lý tiền NHNN, TCTD được giao nhận theo nguyên tắc nêu trên.
1.2. Bó, túi tiền giao nộp với NHNN:
Những bó (túi) tiền Đơn vị giao nộp cho NHNN phải là những bó (túi) tiền của chính Đơn vị mình hoặc của Đơn vị khác cùng hệ thống NHPT trong cùng tỉnh, thành phố, kể cả những bó (túi) tiền Đơn vị đã nhận của KBNN
1.3. Hội đồng kiểm đếm:
- Đơn vị tổ chức Hội đồng kiểm đếm là đơn vị nhận tiền theo bó, túi nguyên niêm phong
- Đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc NHPT, thành phần của Hội đồng kiểm đếm tại đơn vị như sau:
+ Chủ tịch hội đồng: Giám đốc hoặc Phó giám đốc Chi nhánh.
+ Các thành viên: Trưởng phòng Tài chính kế toán, Trưởng phòng Tổ chức hành chính, Trưởng phòng Kiểm tra (nếu có).
+ Hội đồng được quyền trưng tập một số cán bộ giúp việc như: thủ kho, thủ quỹ, kiểm ngân, bảo vệ.
Trong phạm vi thời gian 15 ngày, nếu đơn vị không tổ chức kiểm đếm, xảy ra thừa thiếu đơn vị phải tự chịu trách nhiệm xử lý thừa thiếu đó.
1.4. Thông báo hình thức kiểm đếm: Sau khi đã giao nhận bó tiền, túi tiền nguyên niêm phong, bên nhận phải thông báo ngay tại địa điểm nhận tiền một trong các cách kiểm đếm: kiểm đếm tờ (miếng) ngay hay không kiểm đếm tờ (miếng) mà chấp nhận đủ số tiền hoặc có lập Hội đồng kiểm đếm…Trường hợp lập Hội đồng kiểm đếm, hai bên phải thoả thuận ngày kiểm đếm (trong thời hạn quy định), bên giao cử người (hoặc thông báo cho TCTD, KBNN đại diện) chứng kiến hay uỷ quyền cho Đơn vị nhận lập Hội đồng kiểm đếm.
1.5. Người chứng kiến: Là người đại diện cho bên giao tiền đến chứng kiến việc tổ chức kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm bên nhận theo quy định tại Điều 10. Người chứng kiến phải trực tiếp xem xét, chứng kiến việc kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm bên nhận; xác nhận sự sai sót của bó (túi) tiền, ký xác nhận vào mặt sau của niêm phong bó (túi) tiền sai sót, ký biên bản...
- Đơn vị có tiền giao trực tiếp cử người đến Đơn vị (cùng, tỉnh thành phố) nhận tiền chứng kiến.
- Đối với trường hợp tiền đã điều chuyển về Kho tiền Trung ương, sau đó điều chuyển đi tỉnh, thành phố khác; khi Đơn vị có tiền yêu cầu trực tiếp chứng kiến, phải có văn bản đề nghị Cục phát hành và Kho quỹ (thông qua NHNN chi nhánh), Cục Phát hành và Kho quỹ sẽ thông báo thời gian, địa điểm kiểm đếm tiền. Đối với những trường hợp cụ thể này, Kho tiền Trung ương không uỷ quyền cho Đơn vị nhận tổ chức Hội đồng kiểm đếm.
1.6. Kiểm đếm tại Đơn vị giao: Trường hợp Đơn vị nhận tiền là KBNN, TCTD yêu cầu kiểm đếm tờ (miếng) ngay tại trụ sở của Đơn vị, Đơn vị tạo điều kiện để Đơn vị nhận kiểm đếm (nếu trụ sở có mặt bằng phục vụ cho kiểm đếm…). Đơn vị nhận tiền chủ động tự lo các phương tiện, máy móc phục vụ cho kiểm đếm.
1.7. Kiểm đếm tại đơn vị nhận thực hiện theo trình tự sau:
a) Giao nhận theo bao tiền: Đếm đủ tổng số bao sau đó kiểm tra tình trạng nguyên niêm phong, trên giấy niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố của từng bao tiền.
b) Giao nhận theo bó (túi) tiền: Đếm đủ tổng số bó (túi) tiền, sau đó kiểm tra tình trạng nguyên niêm phong (đối với bó tiền giấy phải đủ 10 thếp), trên giấy niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố của từng bó (túi) tiền.
c) Kiểm đếm tờ (miếng) của bó (túi) tiền: Trước hết phải kiểm soát kỹ bó (túi) tiền đóng gói, niêm phong theo đúng quy định không? sau đó mới cắt dây buộc của bó (túi) tiền để kiểm đếm tờ (miếng), giữ giấy niêm phong cho đến khi đếm xong bó (túi) tiền. Không được để lẫn giấy niêm phong của bó (túi) tiền này với giấy niêm phong bó (túi) tiền khác.
d) Trường hợp giao nhận theo bao nguyên niêm phong kẹp chì mà phải tổ chức kiểm đếm tờ: Hội đồng kiểm đếm tổ chức kiểm đếm các bó tiền trong bao, cuối cùng là kiểm đếm tờ các bó tiền.
1.8. Các trường hợp được coi như đã nhận đủ tiền:
Đơn vị đã nhận tiền mặt theo bó (túi) tiền nguyên niêm phong từ NHNN chi nhánh cùng tỉnh, thành phố (kể cả trường hợp KBNN nhận tiền từ Đơn vị), coi như đã nhận đủ số tiền trong các trường hợp sau:
- Không thành lập Hội đồng kiểm đếm hoặc Hội đồng kiểm đếm thành lập không đúng quy định;
- Có thành lập Hội đồng kiểm đếm nhưng không thông báo cho Đơn vị giao cử người chứng kiến hoặc không có uỷ quyền bằng văn bản;
- Kiểm đếm ngoài thời hạn quy định (15 ngày làm việc);
Sau khi đã nhận theo bó tiền đủ 10 thếp nguyên niêm phong, túi tiền nguyên niêm phong từ NHNN, TCTD khác; Đơn vị nhận tiền chấp thuận không kiểm đếm tờ (miếng) thì phải xé bỏ ngay niêm phong bó (túi) tiền.
1.9. Xử lý kết quả kiểm đếm:
Bó (túi) tiền không thừa, thiếu, lẫn loại (gây ra thừa hoặc thiếu tiền) thì huỷ ngay giấy niêm phong; đóng gói, dán niêm phong mới.
Người kiểm đếm phát hiện bó (túi) tiền có phát sinh thừa, hoặc thiếu, lẫn loại, có tiền giả…thì báo cáo Hội đồng kiểm đếm và người chứng kiến (nếu có) để kiểm tra lại; khi Hội đồng kiểm đếm đã xác định đúng sự sai sót thì người kiểm đếm ghi ở mặt sau của tờ niêm phong về các yếu tố: ngày, tháng, năm kiểm đếm, kết quả kiểm đếm bó (túi) tiền thừa hay thiếu (số tờ, miếng, thành tiền), kể cả trường hợp lẫn loại dẫn đến thiếu hoặc thừa tiền và ký tên xác nhận, đồng thời yêu cầu người chứng kiến (nếu có) ký tên, sau đó nộp cho Hội đồng kiểm đếm để làm căn cứ lập biên bản, ký xác nhận trên biên bản.
Đơn vị kiểm đếm gửi biên bản kèm niêm phong của bó (túi) tiền có sai sót đã được Hội đồng kiểm đếm xác nhận cho Đơn vị, TCTD hoặc KBNN giao tiền chịu trách nhiệm thanh toán.
Đơn vị kiểm đếm tiền đã nhận từ NHNN có thể chuyển giấy tờ, giấy niêm phong…có liên quan đến việc xử lý thừa thiếu về NHNN chi nhánh.
2. Giao nhận tiền mặt trong nội bộ NHPT:
2.1. Việc giao nhận tiền mặt giữa các Đơn vị trong hệ thống NHPT thực hiện việc kiểm đếm theo bó đủ mười thếp nguyên niêm phong (đối với tiền giấy), hoặc theo túi đủ 1.000 (một nghìn) miếng nguyên niêm phong (đối với tiền kim loại); đối với số thếp lẻ, tờ, miếng lẻ thực hiện việc kiểm đếm, giao nhận từng tờ, miếng. Không thực hiện giao nhận theo túi, hòm, thùng nguyên niêm phong. Trường hợp cần kiểm đếm tờ, miếng, Đơn vị bên nhận thành lập Hội đồng kiểm đếm và thực hiện nhiệm vụ kiểm đếm theo các nội dung đã hướng dẫn tại khoản 1 nêu trên.
2.2. Tại các Đơn vị có tồn quỹ cuối ngày vượt so với hạn mức quy định mà không có kho, hoặc kho không đảm bảo an toàn thì Đơn vị ký hợp đồng với Ngân hàng thương mại khác trên cùng địa bàn để gửi tiền qua đêm.
2.3. Việc giao nhận tiền mặt giữa dây thu, dây chi quỹ nghiệp vụ phải thông qua Thủ kho tiền; Phải mở sổ, ghi chép và ký nhận đầy đủ theo từng lần giao nhận vào sổ giao nhận.
Dây thu trực tiếp giao tiền thu được (đã được kiểm đếm, đóng gói, niêm phong theo quy định) cho Thủ kho tiền từng lần trong ngày và cuối ngày.
Dây chi trực tiếp nhận tiền từ Thủ kho tiền để chi cho khách hàng trong ngày.
Mỗi dây thu, dây chi bố trí một Thủ quỹ. Dây thu không được giao tiền trực tiếp cho dây chi.
2.4. Giao dịch một cửa, Giao dịch viên (teller) thực hiện theo quy trình giao dịch một cửa do Tổng Giám đốc NHPT quy định riêng và theo quy định này.
Điều 11: Giao nhận ngoại tệ, giấy tờ có giá
1. Các khoản thu, chi ngoại tệ giữa Đơn vị với khách hàng; giữa Đơn vị với các Đơn vị trong cùng hệ thống; giữa Đơn vị với NHNN, KBNN và TCTD khác phải thực hiện kiểm đếm tờ theo đúng quy trình thu, chi tiền mặt quy định tại phụ lục PL 01/QĐ-KQ-04.
2. Chỉ thực hiện thu, chi ngoại tệ và giấy tờ có giá trị ngoại tệ mà NHPT quy định; Mở sổ theo dõi thu, chi riêng cho từng loại ngoại tệ, giấy tờ có giá.
3. Giao nhận giấy tờ có giá thực hiện như sau:
3.1. Giao nhận giữa Đơn vị và khách hàng, giữa Đơn vị với các Đơn vị khác trong cùng hệ thống, giữa Đơn vị với NHNN chi nhánh, các TCTD, KBNN phải kiểm đếm tờ và thực hiện theo quy trình thu chi tiền mặt.
3.2. Giấy tờ có giá mới in giao nhận theo bao, bó nguyên niêm phong (nếu không chẵn bao); đối với số bó lẻ, tờ lẻ thực hiện kiểm đếm giao nhận theo tờ. Đơn vị nhận phải thành lập Hội đồng kiểm đếm trước khi nhập kho.
3.3. Giấy tờ có giá đã qua lưu thông, hỏng, hết thời hạn lưu hành thì thực hiện kiểm đếm giao nhận theo tờ .
3.4. Giấy tờ có giá do Đơn vị lưu ký tại NHNN để tham gia các nghiệp vụ thị trường tiền tệ, thực hiện giao nhận theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong, trường hợp không đủ bó thì giao nhận theo tờ.
Chương III
QUẢN LÝ TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ,
GIẤY TỜ CÓ GIÁ VÀ KHO TIỀN
Điều 12. Trách nhiệm của Giám đốc
Giám đốc Đơn vị (sau đây gọi tắt là Giám đốc) chịu trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và hoạt động của kho tiền tại Đơn vị mình; phải trang bị những phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn theo quy định; chỉ đạo áp dụng những biện pháp cần thiết chống mất mát, nhầm lẫn; đề phòng trộm cướp, cháy nổ, lụt bão, ẩm mốc, mối mọt và các nguyên nhân khác, đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền.
Giám đốc quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá lớp cánh ngoài cửa kho tiền (lớp 1); trực tiếp mở, khoá cửa để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền.
Điều 13. Trách nhiệm của Trưởng phòng Tài chính kế toán
Trưởng phòng Tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền, có nhiệm vụ:
1. Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo chế độ kế toán - thống kê, hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách của Thủ kho tiền, Thủ quỹ;
2. Quản lý và giữ chìa khoá một ổ cánh cửa ngoài kho tiền (lớp 2), trực tiếp mở, khoá cửa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền;
3. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của Thủ kho tiền, Thủ quỹ đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp và sự khớp đúng;
4. Trực tiếp tham gia kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo sự khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với sổ kế toán và sổ sách của Thủ kho tiền, Thủ quỹ; ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho;
5. Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ;
6. Tổ chức việc thu, chi (xuất - nhập), bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định;
7. Tổ chức kiểm đếm, đóng gói, giao nhận, sắp xếp, bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định;
8. Chuẩn bị các điều kiện cho kiểm kê tài sản và tham gia kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá;
9. Theo dõi, đề xuất với lãnh đạo về việc trang bị, sửa chữa, thay thế các phương tiện bảo vệ an toàn kho quỹ; về việc cải tạo, nâng cấp kho tiền để đảm bảo theo đúng quy định.
Điều 14. Trách nhiệm của Thủ kho tiền
Thủ kho tiền chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền.
1. Thủ kho tiền có nhiệm vụ:
1.1. Thực hiện việc nhập - xuất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá chính xác, kịp thời, đầy đủ theo đúng lệnh của cấp có thẩm quyền, đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp;
1.2. Mở sổ quỹ; sổ theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản; thẻ kho; các sổ sách cần thiết khác; ghi chép và bảo quản các sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác;
1.3. Tổ chức sắp xếp tiền mặt, tài sản trong kho tiền gọn gàng, khoa học, đảm bảo vệ sinh kho tiền; áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền;
1.4. Quản lý, giữ chìa khoá một ổ khoá của lớp cánh trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao, các ổ khoá cửa gian kho và các phương tiện bảo quản trong kho tiền (két, tủ sắt) tuyệt đối an toàn đúng chế độ; chấp hành chế độ vào, ra kho theo đúng quy định;
1.5. Giám sát việc niêm phong tiền, tài sản, giấy tờ có giá trước khi nhập vào kho bảo quản;
1.6. Thực hiện kiểm quỹ cuối ngày theo đúng chế độ quy định;
1.7. Thực hiện kiểm kê, đảo kho, làm các báo cáo nghiệp vụ thống kê và phân tích đánh giá theo định kỳ về tài sản trong kho.
2. Thủ kho tiền có quyền:
2.1. Từ chối xuất, nhập, thu, chi bất cứ tài sản nào trong kho tiền nếu không có lệnh của Giám đốc, chứng từ không hợp lệ hợp pháp;
2.2. Không nhập vào kho tiền những tài sản, giấy tờ không được quy định bảo quản trong kho tiền;
2.3. Không cho những người không có nhiệm vụ, không được lệnh của cấp có thẩm quyền vào kho tiền;
3. Giúp Thủ kho tiền trong việc kiểm đếm, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá có một số nhân viên phụ kho.
Điều 15. Trách nhiệm của Thủ quỹ
Thủ quỹ chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền mặt, ngoại tệ, tài sản quý, giấy tờ có giá thuộc quỹ nghiệp vụ.
1. Thủ quỹ có nhiệm vụ:
1.1. Thực hiện thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; quản lý, ghi chép sổ quỹ và các sổ sách cần thiết khác đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nghiệp vụ phát sinh qua quỹ nghiệp vụ;
1.2. Kiểm đếm giao nhận thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá chính xác;
1.3. Thực hiện kiểm quỹ cuối ngày theo đúng chế độ quy định;
1.4. Chịu trách nhiệm bảo quản an toàn về tiền mặt, tài sản được giao;
1.5. Phát hiện và không thu vào quỹ nghiệp vụ các loại tiền giả.
2. Bộ phận ngân quỹ có một hoặc một số Thủ quỹ. Từng Thủ quỹ chịu trách nhiệm trong phạm vi tài sản được giao.
3. Căn cứ vào tình hình thực tế, Giám đốc bố trí một Thủ kho tiền chuyên trách hoặc một Thủ quỹ kiêm Thủ kho tiền. Thủ quỹ kiêm Thủ kho tiền thì Thủ quỹ được hưởng các quyền lợi như Thủ kho tiền.
Điều 16. Trách nhiệm của kiểm ngân
Kiểm ngân có nhiệm vụ:
1. Kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá;
2. Đảm bảo kiểm đếm, đóng gói, niêm phong tiền theo đúng quy trình nghiệp vụ;
3. Chứng kiến việc kiểm đếm, giao nhận tiền của khách hàng;
4. Hoàn thành các chỉ tiêu định mức về kiểm đếm và chi trả tiền;
5. Chịu trách nhiệm về tài sản đối với tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong phạm vi được giao kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói.
Điều 17. Nhiệm vụ của nhân viên an toàn kho tiền
1. Nhân viên an toàn kho tiền có nhiệm vụ:
1.1. Kiểm tra tại chỗ các điều kiện đảm bảo an toàn cho việc nhập, xuất tài sản trong kho tiền và khi tổ chức bốc xếp, vận chuyển đi, đến theo lệnh của cấp có thẩm quyền; kiểm tra công tác an toàn kho tiền trong giờ làm việc;
1.2. Kiểm soát và giám sát những người được vào làm việc trong kho tiền; được quyền kiểm tra, soát xét những người vào ra kho tiền khi có nghi vấn;
1.3. Kiểm tra việc chấp hành quy định vào, ra kho tiền;
1.4. Đề xuất và kiến nghị với Giám đốc về các biện pháp tổ chức bảo vệ an toàn trong kho tiền.
2. Trường hợp không bố trí nhân viên an toàn kho tiền chuyên trách thì những nhiệm vụ trên do Thủ kho tiền kiêm nhiệm.
Điều 18. Tiêu chuẩn chức danh Thủ kho tiền, Thủ quỹ, Kiểm ngân
Mô hình tổ chức, tiêu chuẩn chức danh Thủ kho tiền, Thủ quỹ, Kiểm ngân trong hệ thống NHPT thực hiện theo quy định tại phụ lục PL 03/QĐ-KQ-04.
Giám đốc Đơn vị xem xét quyết định bổ nhiệm và bãi miễn cán bộ giữ các chức danh Thủ kho tiền, Thủ quỹ, Kiểm ngân, Giao dịch viên, an toàn kho tiền và phụ kho (nếu có) theo quy chế phân cấp quản lý cán bộ hiện hành; bố trí cán bộ, nhân viên theo đúng chức danh hoặc kiêm nhiệm chức danh cấp dưới theo thứ tự (Trưởng quỹ, Thủ quỹ, Kiểm ngân) hoặc (Thủ kho tiền, Phụ kho tiền)…
Điều 19. Các trường hợp không được bố trí làm cán bộ quản lý kho quỹ ngân hàng
Không bố trí vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột (kể cả anh, chị, em ruột vợ hoặc chồng) của Giám đốc, Phó Giám đốc làm Thủ kho tiền, Thủ quỹ. Không bố trí những người có quan hệ vợ chồng, bố mẹ, anh chị em ruột cùng tham gia giữ chìa khoá cửa kho tiền; cùng tham gia kiểm kê, kiểm đếm tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá hoặc cùng công tác trên một xe hay một đoàn xe vận chuyển hàng đặc biệt.
Điều 20. Quy định uỷ quyền của các thành viên tham gia quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền
1. Giám đốc được uỷ quyền bằng văn bản cho các Phó Giám đốc (BM 10/QĐ-KQ-04) thực hiện nhiệm vụ quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền trong một thời gian nhất định (mỗi lần uỷ quyền tối đa không quá 12 tháng). Có thể uỷ quyền cho một Phó Giám đốc phụ trách công tác tài chính kế toán, kho quỹ tại đơn vị là người thay thế thứ nhất, một Phó Giám đốc là người thay thế thứ hai khi người thay thế thứ nhất đi vắng. Khi Phó Giám đốc đang giữ chìa khoá cửa kho tiền phải nghỉ, đi công tác…thì trực tiếp bàn giao cho Phó Giám đốc khác (đã được Giám đốc uỷ quyền), không phải làm văn bản uỷ quyền từng lần.
Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền theo quy định này và theo quy định của pháp luật.
Trong trường hợp Giám đốc và các Phó Giám đốc được uỷ quyền đi vắng hoặc đối với các Đơn vị còn thiếu cán bộ lãnh đạo thì Giám đốc được uỷ quyền bằng văn bản cho một Trưởng phòng (không phải là Trưởng phòng Tài chính kế toán); người được uỷ quyền phải có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, tin cậy thay mình quản lý kho quỹ trong một thời gian nhất định; người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc quản lý kho quỹ theo quy định này và quy định của pháp luật.
2. Trưởng phòng Tài chính kế toán được uỷ quyền bằng văn bản cho Phó trưởng phòng, nếu không có Phó trưởng phòng thì được uỷ quyền cho một cán bộ kế toán (BM 11/QĐ-KQ-04) thay mình quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền trong một thời gian nhất định (mỗi lần uỷ quyền tối đa không quá 12 tháng). Việc uỷ quyền phải được Giám đốc chấp thuận bằng văn bản; người được uỷ quyền phải có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, tin cậy; người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc về quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền theo quy định này và theo quy định của pháp luật.
3. Thủ kho tiền là người chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tuyệt đối tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá bảo quản trong kho tiền (phải hoàn toàn chịu trách nhiệm cá nhân đối với tài sản bảo quản trong kho tiền) của thời gian được giao nhiệm vụ. Mỗi lần Thủ kho cần nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi họp, đi học phải có văn bản đề nghị và được Giám đốc chấp thuận. Giám đốc có văn bản cử người thay thế (BM 12/QĐ-KQ-04) và tổ chức kiểm kê, bàn giao tiền và tài sản trong kho. Người thay thế chịu trách nhiệm đảm bảo bí mật, an toàn tuyệt đối tài sản và hoạt động nghiệp vụ bình thường trong thời gian được giao nhiệm vụ.
Trường hợp Thủ kho tiền nghỉ việc đột xuất thì Giám đốc quyết định người thay thế (BM 13/ QĐ-KQ-04).
4. Khi hết thời hạn uỷ quyền phải bàn giao lại tài sản, người được uỷ quyền phải báo cáo công việc đã làm về quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền cho người uỷ quyền. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền tiếp cho người khác.
Người thay thế Thủ kho tiền cũng thực hiện theo quy định tại điểm 3 điều này.
5. Bàn giao tài sản khi uỷ quyền, có thể bàn giao toàn bộ hay một phần tài sản do các thành viên quản lý kho tiền quyết định. Phần không bàn giao phải được niêm phong lại, thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản. Người nhận cùng các thành viên quản lý kho tiền phải tiến hành kiểm kê phần bàn giao, nếu xảy ra thiếu, mất tài sản, người giao, người nhận và các thành viên quản lý kho tiền phải chịu trách nhiệm.
Riêng thủ kho, mỗi lần thay thế phải kiểm kê toàn bộ tài sản có trong kho tiền để bàn giao.
Việc uỷ quyền, bàn giao đều phải ghi vào sổ theo dõi.
Mỗi lần bàn giao chìa khoá, hai bên phải trực tiếp giao, nhận và ký nhận vào sổ bàn giao chìa khoá, mã khoá. Người giao phải xoá mã số, người nhận phải cài đặt mã số của mình tại ổ khoá được giao quản lý (không sử dụng mã khoá của người bàn giao).
6. Đối với Thủ quỹ, Giao dịch viên (nếu có): tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá do Thủ quỹ hay Giao dịch viên quản lý được kiểm kê vào cuối ngày làm việc. Khi Thủ quỹ hoặc Giao dịch viên cần nghỉ việc (có lý do), thì Trưởng phòng báo cáo Giám đốc Đơn vị và tổ chức cho người thay thế Thủ quỹ (Giao dịch viên) tham gia kiểm kê tài sản cuối ngày, đồng thời nhận bàn giao ngay sau khi kiểm kê.
Trường hợp Thủ quỹ kiêm Thủ kho tiền thì tổ chức thực hiện như điểm 3 điều này.
Chương IV
BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
Mục I
SẮP XẾP BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
TẠI QUẦY GIAO DỊCH VÀ TRONG KHO TIỀN
Điều 21. Nội quy kho tiền, quầy giao dịch tiền mặt
1. Những người có nhiệm vụ vào trong quầy giao dịch tiền mặt hoặc kho tiền phải mặc bảo hộ lao động không có túi hoặc trang phục giao dịch không có túi (áo dài, đồng phục không túi, áo choàng không túi); không được mang theo túi xách, ví, cặp, tiền, tài sản cá nhân khác. Đơn vị phải bố trí nơi thay quần áo, nơi để túi xách, tài sản cá nhân của nhân viên làm công tác kho quỹ ở một nơi riêng biệt ngoài quầy giao dịch và kho tiền.
2. Người không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch hoặc kho tiền.
3. Quầy giao dịch, kho tiền phải có nội quy do Giám đốc quy định, gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
3.1. Nội quy quầy giao dịch:
a) Đối với khách hàng:
- Xuất trình chứng minh thư nhân dân;
- Viết giấy nộp tiền và lập bảng kê nộp tiền theo mẫu của Ngân hàng;
- Không được vào trong quầy giao dịch;
- Chứng kiến Ngân hàng kiểm đếm tiền và kiểm tra lại tiền trước khi rời quầy giao dịch.
b) Đối với Ngân hàng:
- Kiểm tra chứng minh thư nhân dân của khách hàng;
- Hướng dẫn khách hàng viết giấy nộp tiền, lập bảng kê (khách hàng nộp tiền);
- Lập bảng kê chi tiền cho khách hàng (khách hàng lĩnh tiền);
- Yêu cầu khách hàng ký nhận trên giấy lĩnh tiền và bảng kê chi tiền;
- Nghiêm cấm việc thu, chi tiền mặt để ngoài sổ sách;
- Không thu vào quỹ Ngân hàng các loại tiền giả, tiền bị phá hoại;
- Khi ra khỏi quầy giao dịch phải cất hết tiền vào thùng, két sắt và khoá lại;
- Giờ nghỉ buổi trưa, tiền, tài sản phải đưa vào trong kho, hoặc két sắt khoá lại và niêm phong;
- Hết giờ làm việc phải khoá cửa quầy giao dịch.
3.2. Nội quy kho tiền:
a) Người không có nhiệm vụ không được vào kho, người có nhiệm vụ vào kho phải mặc trang phục đúng quy định.
b) Tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá bảo quản trong kho phải được phân loại, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, sắp xếp gọn gàng, khoa học.
c) Không được để trong kho tiền các vật dụng có thể cắt, mở và các chất dễ cháy nổ.
d) Không nhập những tài sản, giấy tờ không được quy định bảo quản trong kho.
e) Từ chối xuất, nhập, thu, chi bất cứ tài sản nào trong kho nếu không có lệnh của Giám đốc và chứng từ không hợp pháp.
f) Hết giờ làm việc, toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải được bảo quản trong kho.
g) Nghiêm cấm làm thêm hoặc sao chụp chìa khoá, việc sửa chữa hoặc thay mới chìa khoá do thợ khoá của Ngân hàng đảm nhiệm.
h) Tuyệt đối không cho người khác xem, cầm, cất, giữ hộ chìa khoá; không mang chìa khoá ra khỏi cơ quan.
i) Mỗi lần vào ra kho tiền phải đăng ký vào sổ đăng ký vào ra kho tiền.
j) Ra khỏi kho tiền phải kiểm tra lại các hệ thống thiết bị an toàn.
k) Hết giờ làm việc phải khoá các cửa thuộc khu vực kho.
4. Quầy thu, chi tiền phải bố trí riêng biệt, phải có vách ngăn. Mặt quầy và bàn kiểm đếm tiền phải bố trí hợp lý, đảm bảo cho khách hàng ở ngoài quầy vẫn quan sát, chứng kiến được tiền của mình.
5. Cán bộ, nhân viên thu, chi chọn lọc, kiểm đếm tiền mặt trước khi ra khỏi nơi làm việc phải cất hết tiền vào thùng, két sắt và khoá lại.
Điều 22. Sắp xếp, bảo quản tài sản trong kho tiền
1. Trong giờ làm việc hàng ngày:
1.1. Mỗi khi xuất, nhập kho tiền, cả 3 thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền phải có mặt đầy đủ để mở, đóng cửa kho tiền. Không được mở khoá cửa kho tiền từ đầu ngày giao dịch rồi bỏ trống cho đến khi kết thúc ngày giao dịch mới khoá.
1.2. Tại quầy giao dịch, tất cả tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp trong hòm tôn, két, tủ sắt theo từng loại; không để tiền, tài sản đã giao nhận, kiểm đếm trên mặt quầy gần với khách hàng.
2. Hết giờ làm việc hàng ngày, toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải được bảo quản trong kho tiền.
Các loại tài sản bảo quản trong kho tiền phải được phân loại, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, sắp xếp gọn gàng, khoa học; bảo quản trong kho tiền theo từng loại, từng khu vực, tuỳ theo tính chất hoặc quyền sở hữu.
3. Trong thời gian nghỉ buổi trưa:
3.1. Hết giờ làm việc buổi sáng, tuỳ theo đặc điểm hoạt động và mức độ an toàn của Đơn vị, Giám đốc quyết định đưa tiền mặt và tài sản vào bảo quản trong kho tiền hay gian đệm, song phải đảm bảo tuyệt đối an toàn.
3.2. Trường hợp Đơn vị thực hiện giao dịch một cửa hoặc những nơi không có kho tiền, hoặc trường hợp không đưa tiền mặt và tài sản vào bảo quản trong kho tiền thì phải đưa tiền mặt và tài sản vào bảo quản trong két sắt có ổ khoá số khoá lại và niêm phong (niêm phong phải có chữ ký của 02 người là Thủ quỹ và Kiểm ngân, hoặc Giao dịch viên và Thủ quỹ, hoặc Thủ quỹ và người phụ trách trực tiếp, hoặc Giao dịch viên và người phụ trách trực tiếp).
3.3. Chìa khoá các thùng, két sắt đựng tiền mặt và tài sản của ai quản lý, người đó có trách nhiệm bảo quản trong két sắt tại nơi làm việc, không được mang ra khỏi cơ quan.
3.4. Đối với các đơn vị không có lực lượng bảo vệ thì trường hợp tiền và tài sản để trong két sắt và niêm phong, đơn vị phải bố trí người trực (thay phiên nhau) trong thời gian nghỉ làm việc vào buổi trưa.
4. Trong thời gian chưa xây dựng được kho tiền, Đơn vị có thể gửi tiền và tài sản vào kho tiền NHNN, KBNN, hoặc TCTD khác gần nhất.
Trường hợp trụ sở làm việc đảm bảo và bảo vệ được an toàn, Đơn vị bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong két sắt được lắp đặt 03 ổ khoá ngoại chất lượng cao, bao gồm: 01 ổ khoá số (tổ hợp từ 03 chữ số trở lên) có thể đổi số dễ dàng, có chìa định vị và 02 ổ khoá chìa. Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Thủ quỹ mỗi người quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá của két sắt. Trong trường hợp này, Giám đốc tăng cường các biện pháp hỗ trợ đảm bảo an toàn tài sản (như tính toán định mức tồn quỹ, thời gian nộp tiền, tăng cường bảo vệ, lắp đặt hệ thống camera,…).
Mỗi lần cần bàn giao chìa khoá két, 02 bên phải trực tiếp giao, nhận chìa khoá và ký nhận vào sổ bàn giao chìa khoá. Trường hợp dùng mã số (Trưởng phòng Tài chính kế toán và Thủ quỹ), cả 03 thành viên giữ chìa khoá két phải có mặt để mở, người giao chìa khoá phải khoá mã số, người nhận cài đặt mã số của mình ở ổ khoá được giao quản lý. Sau đó từng thành viên tiến hành khoá két theo quy định (khi mở két theo trình tự: Giám đốc - Trưởng phòng Tài chính kế toán - Thủ quỹ; khi khoá két thì theo trình tự ngược lại, nghĩa là: Thủ quỹ - Trưởng phòng Tài chính kế toán - Giám đốc).
5. Không để trong kho tiền các vật dụng có thể cắt, mở và các chất dễ cháy nổ. Nghiêm cấm dùng ngọn lửa trần (đuốc, đèn dầu, diêm,…) trong kho tiền. Bóng đèn chiếu sáng trong kho tiền phải là bóng chuyên dụng, chống cháy, nổ ...v.v.
Điều 23. Bảo quản tài sản khi thực hiện các dịch vụ ngân quỹ khác
1. Việc thực hiện dịch vụ cho thuê két sắt, Tổng Giám đốc có hướng dẫn riêng.
2. Dịch vụ bảo quản tài sản quý, giấy tờ có giá, giữ hộ tiền mặt qua đêm:
2.1. Các đơn vị thực hiện dịch vụ này cần đáp ứng những điều kiện sau đây
- Có khả năng quản lý tốt.
- Kho được xây dựng và gia cố chắc chắn, đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định, có thể bố trí được các gian kho riêng biệt hay khu riêng biệt trong các gian kho.
- Trong kho phải có đủ các phương tiện bảo quản như két, tủ sắt có khoá chắc chắn đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản cho khách hàng và Ngân hàng.
2.2. Tài sản quý, giấy tờ có giá của từng khách hàng phải được bảo quản trong hộp riêng, do khách hàng tự khoá (bằng khoá của khách hàng) và niêm phong (rõ chữ ký của khách hàng trên niêm phong).
2.3. Khi cung cấp dịch vụ bảo quản cho khách hàng, đơn vị phải lập hợp đồng bảo quản. Trong hợp đồng phải có các điều khoản về tên, địa chỉ, chứng minh thư người gửi hoặc tổ chức,người đại diện pháp nhân; các điều khoản về tài sản: số lượng, giá trị, quyền sở hữu hợp pháp của tài sản... quyền và trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng, mức phí dịch vụ bảo quản, thời hạn bảo quản, trường hợp bất khả kháng, nếu hợp đồng được ký theo sự uỷ quyền thì giấy uỷ quyền phải được kèm theo cùng với hợp đồng.
2.4. Nhận và trả tài sản cho khách hàng:
Thủ quỹ (hoặc thủ kho) phải hướng dẫn và chứng kiến, giám sát khi khách hàng tự tay gói và niêm phong hiện vật quý, giấy tờ có giá của mình trước khi đưa vào trong hộp bảo quản cùng với bảng kê tài sản, tự khoá bằng khoá của khách hàng và niêm phong bên ngoài hộp tài sản.
Khi trả lại tài sản, thủ quỹ (hoặc thủ kho) yêu cầu khách hàng phải kiểm tra khoá và niêm phong hộp tài sản trước khi mở để nhận lại tài sản. Tự tay khách hàng huỷ niêm phong, mở khoá hộp tài sản với sự chứng kiến của Đơn vị.
Trường hợp niêm phong bị thay đổi mà tài sản bị thiếu hụt thì thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Khi giao, nhận tài sản phải có biên bản giao nhận giữa khách hàng và Đơn vị.
2.5. Thủ kho phải mở sổ sách theo dõi và thực hiện kiểm kê đối chiếu định kỳ theo quy định hiện hành.
2.6. Đơn vị phải đảm bảo bí mật các thông tin về tài sản khách hàng gửi tại Đơn vị.
3. Quản lý hồ sơ tài sản thế chấp (TSTC), cầm cố (CC):
3.1. Lập hồ sơ TSTC, CC:
a) Phòng Tín dụng lưu giữ bản sao hồ sơ TSTC, CC. Phòng Kế toán lưu giữ bản gốc (đã niêm phong). Việc xuất, nhập kho bản gốc hồ sơ TSTC, CC phải có lệnh của Giám đốc Đơn vị hoặc Phó Giám đốc Đơn vị được Giám đốc ủy quyền.
b) Trưởng phòng tín dụng phải kiểm tra toàn bộ các hồ sơ tài liệu trước khi cán bộ tín dụng thực hiện niêm phong, đồng thời phải chứng kiến và giám sát toàn bộ quá trình niêm phong do cán bộ tín dụng thực hiện.
c) Sau khi toàn bộ hồ sơ đã được Trưởng phòng tín dụng kiểm tra, cán bộ tín dụng cho toàn bộ các giấy tờ gốc vào một túi hồ sơ dán kín lại và ký niêm phong (ký ít nhất 03 chữ ký vào những điểm giáp nối) sau đó lấy thêm chữ ký của Trưởng phòng tín dụng và Giám đốc Đơn vị. Thực hiện chuyển hồ sơ gốc TSTC, CC cho Thủ kho để lưu giữ và bảo quản.
Trên túi hồ sơ phải ghi rõ những nội dung sau:
- Số hồ sơ, số hợp đồng tín dụng và số khế ước;
- Tên chủ đầu tư;
- Tên bên bảo đảm;
- Số tiền vay;
- Tên tài sản bảo đảm và giấy tờ của TSTC, CC;
- Giá trị TSTC, CC.
3.2. Giao hồ sơ niêm phong cho Thủ kho:
Khi nhận hồ sơ TSTC, CC Thủ kho căn cứ:
a) Phiếu nhập kho TSTC, CC do kế toán lập (03 liên) có đầy đủ chữ ký của Kế toán viên, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Giám đốc.
b) Các giấy tờ ghi trên phiếu nhập kho do cán bộ tín dụng chuyển cho Thủ kho.
Thủ kho kiểm tra túi niêm phong hồ sơ TSTC, CC về tính nguyên vẹn của bao bì hồ sơ, có đầy đủ chữ ký theo quy định thì ký vào phiếu nhập kho và nhận bảo quản trong két, tủ sắt có khóa để trong kho.
Phiếu nhập kho TSTC, CC được xử lý như sau:
- 1 liên Thủ kho lưu để ghi sổ;
- 1 liên giao cho cán bộ tín dụng để theo dõi;
- 1 liên giao cho kế toán làm chứng từ nhập ngoại bảng.
3.2. Khi xuất kho TSTC, CC: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho do kế toán lập (03 liên) có đầy đủ chữ ký của Kế toán viên, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Giám đốc; tiến hành giao hồ sơ TSTC, CC cho cán bộ tín dụng.
a) Nếu vẫn còn nguyên niêm phong thì cán bộ tín dụng ký nhận vào phiếu xuất kho, sau đó làm thủ tục trả cho khách hàng.
b) Nếu còn nguyên niêm phong và xảy ra thiếu mất hồ sơ TSTC, CC thì cán bộ tín dụng, Trưởng phòng tín dụng phải chịu trách nhiệm cá nhân.
c) Nếu mất niêm phong và xảy ra thiếu mất hồ sơ TSTC, CC thì Thủ kho phải chịu trách nhiệm cá nhân.
d) Nếu mất niêm phong và xảy ra thiếu mất hồ sơ TSTC, CC do nguyên nhân khách quan như bị kẻ gian đột nhập phá hoại…thì xác định trách nhiệm đối với những người liên quan đến quản lý kho tiền.
Phiếu xuất kho TSTC, CC được xử lý như sau:
- 1 liên Thủ kho lưu để ghi sổ;
- 1 liên giao cho cán bộ tín dụng để theo dõi;
- 1 liên giao cho kế toán làm chứng từ xuất ngoại bảng.
Thủ kho phải mở sổ sách (BM 09/QĐ-KQ-04), ghi chép nhập, xuất từng lần giao dịch và thực hiện kiểm đếm, đối chiếu định kỳ khớp đúng với sổ sách kế toán.
Mục II
SỬ DỤNG VÀ BẢO QUẢN CHÌA KHOÁ KHO TIỀN
Điều 24. Chìa khoá kho tiền, két sắt
Mỗi ổ khoá cửa kho tiền, cửa gian kho, két, tủ sắt phải luôn có đủ và đúng hai chìa: một chìa sử dụng hàng ngày và một chìa dự phòng. Chìa khoá của ổ khoá số là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị (nếu có).
Điều 25. Bảo quản chìa khoá cửa kho tiền
1. Bảo quản chìa khoá cửa kho tiền:
1.1. Từng thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền phải bảo quản an toàn chìa khoá sử dụng hàng ngày trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc trong trụ sở Đơn vị.
1.2. Phải trang bị két sắt có ổ khoá số (có thể sử dụng két mã số không có chìa định vị) để bảo quản chìa khoá cửa kho tiền.
2. Quản lý và sử dụng chìa khoá cửa kho tiền:
Trường hợp cửa kho tiền sử dụng khoá số, tự tay từng người quản lý ổ khoá đặt mã số và ghi lại mã số chính xác, dễ đọc lên giấy (phải ghi hai đến ba mã số, trong đó có một mã số đang dùng và một đến hai mã số để thay đổi thường xuyên - cũng chính là các mã số dự phòng), từng mã số đưa vào 01 phong bì riêng dán kín, niêm phong và cùng với chìa khoá định vị (dự phòng) bảo quản tại két sắt riêng của từng thành viên. Chỉ khi nào quên mã số, mới bóc niêm phong để xem, sau đó niêm phong mới để bảo quản. Nếu muốn sử dụng mã số khác ngoài các mã số đã được niêm phong, phải có văn bản báo cáo Giám đốc, khi được cho phép bằng văn bản phải làm thủ tục mở chìa khoá dự phòng, thay mã số khác và gửi chìa khoá dự phòng cửa kho tiền theo quy định tại Điều 29.
Trường hợp cửa kho tiền, két sắt có ổ khoá không cần sử dụng (thừa); Giám đốc tổ chức lập biên bản niêm phong ổ khoá không cần dùng, các chìa khoá của ổ khoá này được quản lý như chìa khoá dự phòng.
Điều 26. Bảo quản chìa khoá gian kho, két sắt
1. Chìa khoá sử dụng hàng ngày của các tủ, két sắt (nếu có) của gian kho nào thì được để trong một hộp sắt nhỏ bảo quản ở một trong những két sắt đặt tại gian kho đó.
2. Chìa khoá sử dụng hàng ngày của khoá gian kho, chìa khoá két sắt bảo quản hộp chìa khoá nêu ở khoản 1 điều này; chìa khoá đang dùng của két sắt, tủ sắt bảo quản tài sản tại quầy giao dịch được bảo quản như chìa khoá đang dùng của cửa kho tiền.
Điều 27. Bàn giao chìa khoá cửa kho tiền
Mỗi lần bàn giao chìa khoá kho tiền, nguời giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khoá và ký nhận vào sổ bàn giao chìa khoá kho tiền. Đối với khoá số, khi bàn giao chìa khoá cửa kho tiền, người nhận phải đổi mã số.
Khi bàn giao chìa khoá cửa kho tiền, cả ba thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền đều phải có mặt để mở cửa kho tiền. Người giao xoá mã số, giao chìa khoá định vị, người nhận cài đặt mã số của mình. Sau đó, từng thành viên khoá cửa kho tiền theo quy định.
Điều 28. Niêm phong và gửi chìa khoá dự phòng khóa cửa kho tiền
Việc niêm phong chìa khoá dự phòng cửa kho tiền được các thành viên giữ chìa khoá và cán bộ kiểm soát chứng kiến, lập biên bản, cùng ký tên trên niêm phong. Hộp chìa khoá dự phòng được gửi vào kho tiền NHNN chi nhánh, TCTD khác, Đơn vị khác cùng hệ thống ngay trong ngày. Đơn vị nhận gửi có trách nhiệm bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khoá dự phòng kho tiền của mình.
Hộp bảo quản chìa khoá dự phòng của cửa kho tiền có 2 ổ khoá, Giám đốc và Thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổ; chìa khoá hộp này được bảo quản như chìa khoá đang dùng của cửa kho tiền.
Từng thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền phải tự tay đưa chìa khoá của ổ khoá do mình quản lý vào phong bì hoặc túi vải tốt niêm phong lại, kèm theo bảng kê ghi rõ, chính xác số lượng chìa khoá, số hiệu từng chìa khoá, họ và tên, chức vụ, ngày tháng năm, ký tên. Trên niêm phong phải ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết như bảng kê. Nếu khoá mã số thì từng thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền (kể cả người được uỷ quyền) phải ghi từ 02 đến 03 mã số (trong đó: 01 mã số đang dùng và 01 đến 02 mã số dự phòng) và làm thủ tục niêm phong chìa khóa dự phòng như Điều 25 nêu trên. Cả ba thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền và cán bộ kiểm tra nội bộ chứng kiến việc đưa các túi niêm phong chìa khoá dự phòng vào một hộp tôn khoá lại, niêm phong; lập biên bản và cùng ký tên trên niêm phong.
Sau khi niêm phong và lập biên bản, hộp chìa khoá dự phòng được vận chuyển đi gửi ở kho tiền NHNN chi nhánh, KBNN, TCTD khác trên địa bàn, hoặc Đơn vị khác cùng hệ thống trong ngày. Giao nhận và tổ chức vận chuyển, bảo vệ phải thực hiện đúng quy định vận chuyển hàng đặc biệt. Giám đốc cử hai thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền trực tiếp áp tải.
Đơn vị nhận căn cứ vào giấy đề nghị, biên bản niêm phong hộp chìa khoá dự phòng; biên bản giao nhận do Đơn vị gửi lập để lập phiếu nhập kho, làm thủ tục và giao nhận, ghi sổ sách theo dõi và có nhiệm vụ bảo quản an toàn.
Điều 29. Quản lý chìa khoá dự phòng khoá cửa gian kho, két sắt
Chìa khoá dự phòng cửa gian kho, két, tủ sắt được làm thủ tục niêm phong như đối với chìa khoá dự phòng cửa kho tiền và bảo quản tại két sắt của Giám đốc.
Điều 30. Các trường hợp mở hộp khoá chìa dự phòng
Hộp chìa khoá dự phòng chỉ được mở trong các trường hợp sau đây:
1. Mất chìa khoá đang dùng hàng ngày hoặc cần phải mở cửa kho trong trường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa khoá vắng mặt.
2. Cất thêm các chìa khoá dự phòng của các ổ khoá mới, thay mã số khác hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý, giữ chìa khoá.
3. Rút các chìa khoá dự phòng của các ổ khoá đã được thay mới.
4. Kiểm tra, kiểm kê chìa khoá dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Giám đốc hoặc Thủ trưởng cấp trên.
Khi mở hộp chìa khoá dự phòng phải có sự chứng kiến trực tiếp của Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Thủ kho tiền, cán bộ kiểm tra nội bộ. Mỗi lần mở hộp chìa khoá dự phòng phải có văn bản được Giám đốc chấp thuận và phải lập biên bản về việc mở hộp chìa khoá dự phòng (BM 08/QĐ-KQ-04).
Giám đốc chỉ định một trong ba thành viên giữ chìa khoá kho tiền mở hộp chìa khoá dự phòng.
Trường hợp khẩn cấp phải sử dụng chìa khoá dự phòng mà người giữ chìa khoá vắng mặt thì Giám đốc chỉ định người được uỷ quyền thay người vắng mặt đó chứng kiến việc mở hộp chìa khoá dự phòng.
Điều 31. Sửa chữa thay thế khoá cửa kho tiền
Nghiêm cấm làm thêm hoặc sao chụp chìa khoá cửa kho tiền, két sắt. Trường hợp ổ khoá hoặc chìa khoá cửa kho tiền bị hỏng, cần sửa chữa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp thuận. Việc sửa chữa hoặc thay mới do thợ khoá của Ngân hàng hoặc thợ khoá của Công ty cơ khí Ngân hàng đảm nhiệm dưới sự chứng kiến của người giữ chìa khoá hoặc người được uỷ quyền. Tuyệt đối không thuê thợ khoá ngoài đối tượng đã quy định trên để sửa chữa ổ khoá hoặc làm chìa khoá kho tiền.
Điều 32. Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá kho tiền, két sắt
1. Bảo đảm an toàn bí mật chìa khoá được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng. Tuyệt đối không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ.
2. Không mang chìa khoá ra ngoài trụ sở Đơn vị.
3. Trường hợp chìa khoá cửa kho tiền đang dùng hàng ngày bị mất, người làm mất chìa khoá phải báo cáo ngay với Giám đốc bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khoá. Chìa khoá cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc phải báo ngay với cơ quan công an cùng cấp và NHPT; sau đó lập biên bản về việc mất chìa khoá và làm thủ tục xin lấy hộp chìa khoá dự phòng để sử dụng. Việc thay khoá mới phải được thực hiện kịp thời trong thời gian không quá 36 giờ; trong thời gian này, phải tăng cường các biện pháp bảo vệ đảm bảo tuyệt đối an toàn tài sản.
Điều 33. Trách nhiệm tổ chức bảo mật chìa khoá cửa kho tiền
Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng vì điều động cán bộ hay bất cứ nguyên nhân nào khác mà lần lượt các chìa khoá của các ổ khoá cửa kho tiền giao vào tay một người. Nếu xảy ra tình trạng này (coi như tất cả các ổ khoá cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khoá cửa kho tiền.
Điều 34. Xử lý khi làm mất, lộ bí mật chìa khoá kho tiền, két sắt
Các chìa khoá cửa kho tiền, gian kho, két, tủ sắt... không bảo quản theo đúng quy định tại quyết định này được coi là đã bị lộ bí mật. Khi bị lộ bí mật chìa khoá, phải thay thế ổ khoá mới hoặc mã số mới. Người làm lộ, làm mất chìa khoá phải kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khoá mới và các thiệt hại khác; phải chịu kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 35. Xử lý cửa kho tiền trong trường hợp khẩn cấp
Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếu một hay hai người giữ chìa khoá cửa kho tiền thì Giám đốc cho phép sử dụng chìa khoá dự phòng; nếu quá khẩn cấp thì Giám đốc cho phá kho để cứu tài sản và báo cáo Ngân hàng cấp trên kịp thời.
Mục III
VÀO, RA KHO TIỀN
Điều 36. Đối tượng được vào kho tiền
Khi thực hiện nhiệm vụ, những đối tượng sau được phép vào kho tiền:
1. Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khoá cửa kho tiền.
2. Thống đốc, Phó Thống đốc NHNN kiểm tra các kho tiền trong ngành Ngân hàng. Cán bộ được Thống đốc NHNN cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền trong hệ thống NHPT.
3. Chủ tịch Hội đồng quản lý, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc kiểm tra kho tiền thuộc hệ thống. Cán bộ được Tổng Giám đốc NHPT cho phép bằng văn bản kiểm tra kho tiền trong hệ thống.
4. Giám đốc Chi nhánh NHNN, cán bộ được Giám đốc Chi nhánh NHNN trên địa bàn có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền của Đơn vị.
5. Cán bộ kiểm tra nội bộ vào kho tiền để giám sát việc nhập, xuất tài sản; kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc duyệt.
6. Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức và bốc xếp, vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền.
7. Các thành viên của Hội đồng kiểm kê tài sản định kỳ và đột xuất.
8. Cán bộ giám sát và cán bộ kỹ thuật, công nhân viên làm nhiệm vụ sửa chữa, lắp đặt, bảo dưỡng các thiết bị, các ổ khoá trong kho tiền, có giấy đề nghị được Giám đốc chấp thuận bằng văn bản cho phép vào kho tiền.
Điều 37. Các trường hợp được vào kho tiền
Các trường hợp được vào kho tiền:
1. Thực hiện lệnh, phiếu xuất, nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.
2. Nhập tiền mặt thuộc quỹ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vào bảo quản trong kho tiền hoặc xuất ra để sử dụng hàng ngày.
3. Kiểm tra, kiểm kê tài sản trong kho tiền theo định kỳ hoặc đột xuất.
4. Vệ sinh kho tiền, bốc xếp, đảo kho.
5. Sửa chữa, lắp đặt, kiểm tra trang thiết bị trong kho tiền.
6. Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp.
7. Nhập, xuất tài sản làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý, dịch vụ ngân quỹ khác của Đơn vị.
Điều 38. Quy định vào, ra kho tiền.
Mỗi lần vào ra kho tiền phải đăng ký vào Sổ đăng ký vào ra kho tiền. Khi vào, thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra, thủ kho tiền ra cuối cùng. Việc mở và đóng các ổ khoá cửa kho tiền theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ tự, khi mở kho tiền: Giám đốc - Trưởng phòng kế toán - Thủ kho tiền; ngược lại, khi đóng cửa kho tiền: Thủ kho tiền - Trưởng phòng kế toán - Giám đốc. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ đăng ký vào ra kho tiền.
Trước khi vào và sau khi ra khỏi kho tiền, các thành viên phải có mặt đầy đủ tại gian đệm, đứng cách cửa kho tiền một khoảng cách nhất định để chứng kiến các thành viên giữ chìa khoá kho tiền mở, đóng cửa kho, đảm bảo bí mật mã số và chìa khoá cửa kho tiền.
Điều 39. Kiểm tra trước khi vào, ra kho tiền
1. Trước khi mở khoá, nhân viên an toàn kho, các thành viên giữ chìa khoá kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài của ổ khoá và cửa kho tiền.
1.1. Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn trước khi mở khoá.
1.2. Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiện trường để công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mới mở khoá vào kho tiền.
2. Trước khi ra khỏi kho tiền:
2.1. Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho.
2.2. Kiểm tra lại hệ thống thiết bị an toàn.
2.3. Thủ kho tiền và nhân viên an toàn kho phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền.
Mục IV
CANH GÁC, BẢO VỆ KHO TIỀN, QUẦY GIAO DỊCH
Điều 40. Về làm việc ngoài giờ tại trụ sở kiêm kho tiền
Hết giờ làm việc, phải khoá cửa quầy giao dịch và các cửa thuộc khu vực kho tiền. Ngoài lực lượng bảo vệ, nhân viên trực điều khiển thiết bị an toàn kho tiền đã được phân công (nếu có), không ai được tự ý ở lại một mình tại nơi làm việc trong trụ sở Đơn vị (trụ sở kiêm kho tiền). Nếu có yêu cầu làm việc ngoài giờ, ít nhất phải có 2 người, được Giám đốc Đơn vị cho phép bằng văn bản và thông báo cho bộ phận bảo vệ biết.
Điều 41. Canh gác, bảo vệ kho tiền
Kho tiền phải được canh gác bảo vệ thường xuyên đảm bảo an toàn 24/24 giờ kể cả ngày nghỉ, lễ, Tết. Đơn vị cần phối hợp chặt chẽ với lực lượng công an trên địa bàn xây dựng phương án bảo vệ kho tiền, đồng thời có sự hỗ trợ kịp thời khi có sự cố bất ngờ xẩy ra. Việc bảo vệ kho tiền được kết hợp chặt chẽ với việc bảo vệ trụ sở cơ quan; có phương án bảo vệ đối với phòng giao dịch đảm bảo tuyệt đối an toàn tiền và tài sản. Đơn vị có thể ký hợp đồng thuê công an hoặc bảo vệ chuyên trách để bảo vệ, phòng chống tội phạm đột nhập, cướp giật tiền và tài sản của Ngân hàng cũng như của khách hàng trong khu vực trụ sở của Ngân hàng.
Điều 42. Trách nhiệm của bảo vệ
Những người có nhiệm vụ bảo vệ kho tiền phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền trong phạm vi được phân công.
Chương V
VẬN CHUYỂN HÀNG ĐẶC BIỆT
Điều 43. Quy trình vận chuyển hàng đặc biệt
Hàng đặc biệt quy định trong chương này bao gồm: tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.
Việc tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt phải tuân theo quy trình: bắt đầu từ khi nhận, đóng gói niêm phong tài sản và phương tiện bảo quản; bốc xếp lên phương tiện vận chuyển, vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận; giao hàng và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc.
Điều 44. Trách nhiệm tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt
1. Vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài phải có lệnh của Tổng Giám đốc NHPT.
2. Vận chuyển hàng đặc biệt trong nội bộ Đơn vị, giữa Hội sở chính với các Đơn vị trực thuộc, Tổng Giám đốc giao Giám đốc Đơn vị ký lệnh điều chuyển hàng đặc biệt (BM 06/QĐ-KQ-04).
Trường hợp thường xuyên phải vận chuyển tiền mặt để tiếp quỹ cho các phòng giao dịch thì giấy đề nghị tiếp quỹ, hoặc giấy nộp tiền có chữ ký của lãnh đạo Đơn vị cơ sở được coi như một lệnh điều chuyển tiền nội bộ.
3. Vận chuyển hàng đặc biệt giữa các Đơn vị trong hệ thống (cùng địa bàn và khác địa bàn), Tổng Giám đốc giao cho Giám đốc đơn vị có hàng đặc biệt chuyển đi ký lệnh điều chuyển hàng đặc biệt (BM 06/QĐ-KQ-04).
4. Vận chuyển hàng đặc biệt giữa các đơn vị với NHNN, TCTD khác trên địa bàn, Tổng Giám đốc giao cho Giám đốc Đơn vị ký lệnh điều chuyển hàng đặc biệt (BM 06/QĐ-KQ-04).
5. Khi thực hiện vận chuyển hàng đặc biệt, Đơn vị phải có quyết định thành lập tổ vận chuyển áp tải hàng đặc biệt: có tổ trưởng và giao trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong tổ; hoặc cũng có thể giao luôn trong lệnh điều chuyển.
6. Vận chuyển hàng đặc biệt phải trang bị các phương tiện thông tin liên lạc, phương tiện bảo vệ.
Điều 45. Giấy uỷ quyền vận chuyển hàng đặc biệt
1. Khi giao nhận và vận chuyển hàng đặc biệt, người áp tải phải có giấy uỷ quyền của Giám đốc Đơn vị (BM 07/QĐ-KQ-04).
2. Về kiểm tra giấy uỷ quyền giao nhận, vận chuyển hàng đặc biệt : trước khi giao hàng cho người nhận, phải kiểm tra giấy uỷ quyền và tình hình thực tế của tổ chức vận chuyển về các yếu tố (thẩm quyền của người uỷ quyền; nội dung nhiệm vụ; thời gian vận chuyển; nơi giao, nơi nhận hàng; phương tiện bảo quản; phương tiện vận chuyển; số lượng, giá trị hàng đặc biệt, tuyến đường đi; điều kiện nhân thân của người áp tải, người điều khiển phương tiện, cảnh sát bảo vệ về các nội dung: Họ tên, chức vụ, nơi công tác, chứng minh nhân dân hay quân nhân) mới cho phép vận chuyển hàng ra khỏi trụ sở Đơn vị.
Điều 46. Phương tiện vận chuyển hàng đặc biệt
Vận chuyển hàng đặc biệt phải sử dụng xe chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng.
Trường hợp chưa được trang bị xe chuyên dùng hoặc Đơn vị có nhu cầu vận chuyển tiền đi nhiều điểm cùng một lúc, không đủ xe chuyên dùng; hoặc những nơi có đường giao thông khó khăn không thể dùng xe ô tô chuyên dùng được, Giám đốc Đơn vị bố trí các phương tiện thích hợp đảm bảo vận chuyển phải tuyệt đối an toàn.
Đối với các phương tiện vận chuyển không có két an toàn thì người áp tải, người bảo vệ phải cùng ở trong một khoang xe, không được để tiền ở cốp xe và phải có phương án đảm bảo an toàn tài sản trong quá trình vận chuyển.
Trường hợp đột xuất hoặc khối lượng vận chuyển và giá trị tài sản lớn, vận chuyển đường dài, phải thuê phương tiện khác như: máy bay, tàu hoả, tàu biển do Tổng Giám đốc NHPT quyết định.
Điều 47. Đảm bảo bí mật thông tin vận chuyển hàng đặc biệt
1. Hàng đặc biệt khi vận chuyển phải được đóng gói, niêm phong.
Vận chuyển bằng ô tô chuyên dùng: hàng đặc biệt phải được đóng gói, niêm phong. Trong khoang chứa hàng chỉ được chứa hàng đặc biệt theo đúng lệnh điều chuyển của cấp có thẩm quyền.
Khi vận chuyển tài sản quý phải đóng gói niêm phong, bảo quản trong hòm tôn, cài then ngang, khoá chắc chắn và được niêm phong kẹp chì.
2. Những người tổ chức và tham gia vận chuyển hàng đặc biệt phải tuyệt đối giữ bí mật các thông tin về thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản theo quy định bảo đảm bí mật Nhà nước.
Trước khi xe hàng xuất phát, Đơn vị giao phải điện báo nội bộ cho Đơn vị nhận về thời gian, địa điểm xuất phát, tuyến đường đi, dự kiến thời gian đến để bên nhận phối hợp với cơ quan công an địa phương bảo vệ hàng trên đường và tổ chức tiếp nhận hàng chu đáo, an toàn.
3. Người không có nhiệm vụ không được đi trên phương tiện vận chuyển hàng đặc biệt.
4. Về bảo quản chìa khoá thùng chở tiền trên xe chuyên dùng:
- Trường hợp thùng bảo quản tiền có trang bị khóa mã số: phải thay đổi mã số thường xuyên hoặc khi thay đổi người sử dụng.
- Trường hợp dùng chìa khoá hoặc chìa định vị và mã số của khoá mã số: phải bảo quản bí mật chìa khoá (có thể bảo quản trong két đặt tại nơi làm việc trong trụ sở cơ quan hoặc bảo quản trong hộp tôn nhỏ có khoá, niêm phong gửi tại két sắt của thủ quỹ, kế toán…), mở sổ theo dõi giao, nhận chìa khoá khi thay đổi người sử dụng. Chìa khoá dự phòng được niêm phong và bảo quản như chìa khoá dự phòng của két sắt bảo quản tiền.
Điều 48. Đảm bảo an toàn trên đường vận chuyển hàng đặc biệt
Phải tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt vào ban ngày (trừ trường hợp đặc biệt như vận chuyển bằng tàu hoả, máy bay…), hạn chế giao nhận hàng vào ban đêm. Phải chuẩn bị làm thủ tục giấy tờ, giao nhận hàng xong vào thời gian hợp lý (do Giám đốc Đơn vị quy định) để xe hàng xuất phát, đi trên đường và tới điểm giao hàng, đỗ xe nghỉ qua đêm theo đúng lịch trình đã duyệt.
Vận chuyển đường dài, cần nghỉ dọc đường không được đỗ xe ở nơi đông người. Trường hợp nghỉ trên đường qua đêm, phải đưa xe hàng vào trụ sở NHNN, TCTD khác hoặc đơn vị công an, quân đội để có điều kiện đảm bảo an toàn, phối hợp bố trí trực canh gác xe hàng hoặc gửi hàng vào bảo quản trong kho tiền.
Khi đang trên đường vận chuyển phải nghỉ qua đêm, nếu kho tiền (tại địa điểm nghỉ) có đủ sức chứa để gửi hàng thì người áp tải làm Giấy đề nghị gửi hàng, ghi rõ từng loại tiền, số lượng (bao), thời gian gửi từ … đến …; có chữ ký xác nhận của Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Thủ kho tiền nhận gửi và chữ ký của người áp tải (hay trưởng đoàn vận chuyển). Khi nhận lại hàng, phải ghi cụ thể số lượng (bao) của từng loại và chữ ký xác nhận của các thành phần trên.
Điều 49. Phối hợp bảo vệ trên tuyến đường vận chuyển hàng đặc biệt
Đơn vị nhận được thông báo xe vận chuyển hàng đặc biệt của hệ thống NHPT có sự cố tại địa phương mình phải chủ động liên lạc, phối hợp với cơ quan cảnh sát, cùng lực lượng của xe vận chuyển có biện pháp đảm bảo an toàn tài sản. Trường hợp cần thiết, phải đề nghị Uỷ ban nhân dân địa phương phối hợp và có trách nhiệm xử lý kịp thời những sự cố xảy ra.
Điều 50. Tổ chức tiếp nhận hàng đặc biệt
Khi hàng đặc biệt vận chuyển đến nơi nhận, Đơn vị nhận hàng phải huy động lực lượng lao động trong Đơn vị tiếp nhận hàng nhanh nhất (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ) đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn.
Điều 51. Lực lượng lao động vận chuyển hàng đặc biệt và trách nhiệm của người áp tải
1. Khi vận chuyển hàng đặc biệt phải có đủ lực lượng điều khiển phương tiện, áp tải, bảo vệ.
Căn cứ khối lượng, giá trị và tính chất của mỗi chuyến hàng mà Giám đốc Đơn vị quyết định số lượng người đi bảo vệ. Trong tất cả mọi trường hợp vận chuyển hàng đặc biệt, tối thiểu lực lượng áp tải, bảo vệ phải có 03 người, bao gồm các thành viên:
- Người áp tải là chủ hàng được Giám đốc uỷ quyền.
- Một bảo vệ chuyên trách hoặc công an.
- Một lái xe.
Trường hợp vận chuyển đường xa từ 200 km và số tiền giá trị từ 5 tỷ đồng trở lên hoặc phải qua các vùng hẻo lánh, an ninh phức tạp, cần tăng thêm bảo vệ, trong đó phải có ít nhất một công an.
Trường hợp đường xa, khối lượng, giá trị hàng đặc biệt vận chuyển lớn phải tổ chức thành đoàn xe, tổ áp tải, bảo vệ thì Giám đốc đơn vị chỉ định một cán bộ áp tải làm tổ trưởng và có ít nhất 02 công an.
Trường hợp vận chuyển bằng máy bay, tầu thuỷ, tầu hoả, không có lái xe, cũng cần tăng thêm lực lượng bảo vệ, để ít nhất trong đoàn phải có 3 người.
Người tham gia vận chuyển hàng đặc biệt phải là người ký hợp đồng không xác định thời hạn, không vi phạm kỷ luật. Trên chuyến xe vận chuyển hàng đặc biệt nhất thiết phải có điện thoại di động để liên lạc khi cần thiết.
2. Vận chuyển tiền mặt đầu ngày, trong ngày và cuối ngày giữa Hội sở chính với các Đơn vị và ngược lại do Thủ quỹ của Đơn vị thực hiện áp tải và giao nhận tiền, có một công an hoặc bảo vệ chuyên trách đi cùng. Việc giao nhận tiền phải được ký xác nhận trong sổ theo dõi.
3. Người áp tải hàng đặc biệt là người phụ trách chung trên đường vận chuyển, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn hàng đặc biệt; tổ chức thực hiện việc giao nhận, vận chuyển, bảo vệ theo đúng những nội dung hướng dẫn tại quy định này.
Điều 52. Trách nhiệm bảo vệ vận chuyển hàng đặc biệt
Lực lượng bảo vệ hoặc cảnh sát bảo vệ hàng đặc biệt có trách nhiệm: có phương án bảo vệ hàng, người và phương tiện từ khi bắt đầu nhận hàng đến khi giao hàng xong và trở về trụ sở Đơn vị an toàn; chấp hành đúng quy định trong vận chuyển theo quy định này; xử lý các trường hợp cụ thể xảy ra, không để xe bị kiểm tra, khám xét dọc đường. Khi xảy ra sự cố mất an toàn, phải trực tiếp chiến đấu và phân công các thành viên trong đoàn cùng phối hợp bảo vệ người, hàng đặc biệt và phương tiện.
Điều 53. Trách nhiệm của người điều khiển phương tiện
Người điều khiển phương tiện chịu trách nhiệm về kỹ thuật của phương tiện vận chuyển; chấp hành đúng quy định vận chuyển hàng đặc biệt theo quy định này; chấp hành luật lệ giao thông, chủ động xin giấy ưu tiên hoặc mua vé qua cầu, phà nhanh chóng.
Điều 54. Sổ sách theo dõi vận chuyển hàng đặc biệt
Đơn vị tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt phải mở sổ theo dõi từng chuyến hàng, từ bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển.
Chương VI
KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO, XỬ LÝ
THỪA THIẾU TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
Mục I
KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO
TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
Điều 55. Kiểm tra, kiểm kê
1. Kiểm tra toàn diện công tác đảm bảo an toàn kho quỹ và tổng kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá mỗi năm 02 lần vào thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 07.
2. Kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và các tài sản khác tại kho tiền của đơn vị mỗi tháng 01 lần vào thời điểm 0 giờ ngày 01 hàng tháng (nếu trùng vào ngày nghỉ thì chuyển sang ngày làm việc tiếp theo).
3. Kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá tại quỹ nghiệp vụ vào cuối giờ làm việc hàng ngày.
4. Kiểm tra, kiểm kê đột xuất trong các trường hợp:
- Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền;
- Khi thay đổi ổ khoá hoặc bị mất chìa khoá cửa kho tiền;
- Khi nghi có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu, chi tiền mặt hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất, nhập kho tiền và thu, chi tiền mặt;
- Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của cấp có thẩm quyền quy định tại khoản 2, 3, 4, 5, 6 Điều 36 của quy định này;
- Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn tiền mặt.
5. Giám đốc có quyền kiểm kê, tổng kiểm kê đột xuất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá bất kỳ lúc nào.
Điều 56. Bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá
1. Khi thay đổi một trong ba thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền (Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Thủ kho tiền) phải tiến hành bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Tuỳ theo yêu cầu công việc, thời gian nghỉ, Giám đốc có thể quyết định bằng văn bản việc bàn giao từng phần hay toàn bộ tài sản.
Người nhận phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, kiểm đếm, không được uỷ quyền cho người khác làm thay.
2. Nội dung bàn giao toàn bộ như sau:
- Tất cả các loại tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, TSTC, CC;
- Tất cả sổ sách, tài liệu, chứng từ, số liệu về tiền và tài sản;
- Tất cả sổ sách, giấy tờ về công tác quản lý tiền mặt, tài sản các quỹ và các tài sản khác bảo quản trong kho tiền;
- Chìa khoá cửa kho tiền, các gian kho, chìa khoá két, tủ sắt;
- Tất cả các phương tiện chuyên dùng cho công tác kho quỹ;
- Tình hình đội ngũ nhân viên kho quỹ;
- Các công việc khác về kho quỹ đang làm dở.
Điều 57. Hội đồng kiểm kê tiền
Khi thực hiện kiểm kê định kỳ và các trường hợp bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải có quyết định của Giám đốc thành lập Hội đồng kiểm kê.
Mỗi lần tổ chức kiểm đếm tờ các loại tiền, giấy tờ có giá đã nhận theo bao, thùng tiền hay bó, túi tiền nguyên niêm phong, Giám đốc có quyết định thành lập Hội đồng kiểm đếm tiền.
1. Thành phần của Hội đồng kiểm kê:
- Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc hoặc Phó giám đốc Chi nhánh.
- Các uỷ viên: Trưởng phòng Tài chính kế toán, Trưởng phòng Kiểm tra nội bộ (hoặc cán bộ kiểm tra nội bộ).
- Hội đồng trưng tập một số cán bộ giúp việc do Chủ tịch Hội đồng quyết định.
- Hội đồng lập biên bản kiểm kê và xử lý thừa thiếu tài sản theo quy định hiện hành.
2. Việc kiểm kê cuối ngày do Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính kế toán thực hiện. Trường hợp vắng mặt không tham gia trực tiếp được thì từng thành viên nói trên có thể uỷ quyền cho cán bộ cấp phó hoặc người có trách nhiệm thay mình thực hiện việc kiểm kê. Giám đốc có thể huy động thêm một số cán bộ nhân viên giúp việc kiểm kê cuối ngày. Trưởng phòng Kiểm tra nội bộ (hoặc cán bộ kiểm tra nội bộ) giám sát việc kiểm kê cuối ngày.
3. Trường hợp cần kiểm kê, kiểm tra đột xuất phải thành lập Hội đồng kiểm kê, thành phần Hội đồng do Thủ trưởng cấp quyết định kiểm tra, kiểm kê quy định, nhưng không được ít hơn thành phần quy định tại Khoản 1 Điều này.
Để đảm bảo tính chính xác, khách quan của việc kiểm tra, kiểm kê thì không nên cử những người đang trực tiếp giữ chìa khoá kho tiền tham gia Hội đồng. Quyết định phải ghi đích danh họ tên, chức vụ từng thành viên trực tiếp tham gia kiểm tra, kiểm kê, kể cả người được trưng tập giúp việc Hội đồng.
Điều 58. Nội dung, phương pháp kiểm tra, kiểm kê
1.1. Kiểm tra toàn diện hoặc từng mặt việc chấp hành văn bản quy phạm pháp luật, chế độ an toàn kho quỹ của NHNN, NHPT, có nhận xét đánh giá bằng văn bản; nêu rõ, cụ thể những vấn đề còn tồn tại và kiến nghị biện pháp khắc phục.
Kiểm tra sự chính xác của việc ghi chép sổ sách, chấp hành quy định sửa chữa số liệu do ghi chép sai; sự khớp đúng số liệu trên chứng từ, sổ quỹ với sổ kế toán.
1.2. Kiểm kê hiện vật các loại tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và các tài sản khác để đảm bảo sự khớp đúng giữa tài sản thực tế hiện có (tồn quỹ thực tế) với số dư trên sổ kế toán và sổ quỹ (hoặc sổ theo dõi xuất nhập tài sản).
Các thành viên tham gia kiểm kê phải trực tiếp kiểm đếm từng bó, gói, bao nguyên niêm phong và tờ lẻ; xem xét niêm phong bó, bao tiền hoặc tài sản quý, giấy tờ có giá. Nếu thấy khả nghi, phải mở ra kiểm đếm hiện vật bên trong hoặc đếm lại từng tờ (đối với tiền giấy), từng miếng (đối với tiền kim loại). Kiểm đếm xong loại này mới sang loại khác. Khi kiểm kê phải phân biệt rõ ràng tài sản đã kiểm rồi và phần chưa kiểm đếm; phải ghi kết quả kiểm kê (chi tiết các loại tài sản theo số lượng, giá trị) vào sổ sách quy định. Đối chiếu tài sản thực tế đã kiểm kê (số lượng, giá trị) với số dư trên sổ sách của kế toán và Thủ kho tiền (hoặc Thủ quỹ); nếu có chênh lệch thừa hoặc thiếu thì phải lập biên bản, truy cứu trách nhiệm tài sản, ghi sổ kế toán và xử lý nghiêm túc, kịp thời theo quy định hiện hành.
2. Thủ kho tiền (hoặc Thủ quỹ) có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ điều kiện cho kiểm tra, kiểm kê:
- Đóng gói, niêm phong, sắp xếp tài sản gọn gàng, khoa học theo đúng quy định; xuất trình đầy đủ hiện vật, chứng từ, sổ sách có liên quan phục vụ cho kiểm tra, kiểm kê.
- Có mặt tại chỗ để bảo quản tài sản, sổ sách và chứng kiến việc kiểm tra, kiểm kê, tạo điều kiện cho kiểm tra, kiểm kê được chính xác, đầy đủ; nhưng không được trực tiếp tham gia kiểm đếm tài sản kiểm kê.
- Thủ kho tiền (hoặc Thủ quỹ) có quyền và nhiệm vụ xem xét lại toàn bộ tài sản, sổ sách, giấy tờ, nội dung biên bản, trước khi xác nhận kết quả kiểm tra, kiểm kê để ký vào biên bản.
3. Biên bản được thông qua công khai, các thành viên Hội đồng kiểm kê, Thủ kho tiền (hoặc Thủ quỹ) phải ký xác nhận. Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Thủ kho tiền (hoặc Thủ quỹ) phải ký xác nhận số liệu kiểm kê trên sổ quỹ hoặc sổ kiểm kê (nếu có).
4. Cuối giờ làm việc hàng ngày, khi đã dừng giao dịch với khách hàng, Giám đốc phải tổ chức kiểm kê tồn quỹ. Các thành viên kiểm kê phải trực tiếp xem xét kỹ việc đóng và niêm phong bó, bao theo đúng quy định. Đối với tiền chưa chẵn bó, phải kiểm đếm tờ. Khi cần thiết có thể mở một số bao, bó hoặc tất cả các bao, bó tiền trong quỹ nghiệp vụ kiểm đếm từng tờ. Sau khi kiểm đếm xong phải đóng bó, bao, niêm phong lại theo đúng quy định; phải ghi chi tiết từng loại tiền vào sổ quỹ (hoặc sổ kiểm kê). Đối chiếu tổng số tiền mặt thực tế đã kiểm kê với số dư trên sổ quỹ và sổ kế toán, nếu có sự chênh lệch giữa tiền mặt thực tế với sổ sách thì phải xử lý kịp thời theo quy định.
5. Công tác tự kiểm tra, kiểm soát của Đơn vị:
5.1. Bộ phận kho quỹ của Đơn vị chịu trách nhiệm thường xuyên tự kiểm tra việc chấp hành chế độ, quy trình nghiệp vụ đảm bảo an toàn kho quỹ; thực hiện việc chỉnh sửa và khắc phục kịp thời những sai sót, vi phạm qua việc thanh tra, kiểm tra, kiểm soát.
5.2. Bộ phận kiểm tra nội bộ của Đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra toàn diện công tác an toàn kho quỹ. Thực hiện kiểm kê định kỳ, đột xuất theo chương trình, kế hoạch được Giám đốc phê duyệt; báo cáo kết quả kiểm tra, đề xuất biện pháp xử lý sai phạm, giám sát quá trình sửa chữa, khắc phục sau thanh tra, kiểm tra, kiểm soát.
6. Công tác kiểm tra, phúc tra, giám sát:
6.1. Ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ giám sát các Đơn vị thành viên thực hiện, chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo tự kiểm tra của các Đơn vị để báo cáo Tổng Giám đốc.
6.2. Ban Tài chính kế toán và kho quỹ có chương trình, kế hoạch kiểm tra, phúc tra thường xuyên, đột xuất phát hiện sai phạm, báo cáo Tổng Giám đốc biện pháp xử lý.
Mục II
XỬ LÝ THỪA, THIẾU TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
Điều 59. Xử lý thừa (thiếu) tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong khâu kiểm đếm, đóng gói
1. Trường hợp thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê theo nội dung hướng dẫn của quy định này, người có tên trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu. Nếu tái phạm thì tuỳ mức độ, phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật.
Trường hợp đã giao nhận tiền theo bao, bó tiền sau đó mới kiểm đếm tờ, mọi trường hợp thừa, thiếu đều phải lập biên bản, ghi rõ loại tiền; tên Đơn vị có bao, bó tiền; họ tên người đếm kiểm; họ tên người chứng kiến; ngày tháng năm đóng bao, đóng bó; thừa, thiếu, lẫn loại tiền (số lượng, thành tiền); giữ lại niêm phong bao, bó tiền đó gửi kèm biên bản cho Đơn vị có bao, bó tiền để xử lý:
1.1. Nếu trong bao tiền (thiếu bó, thiếu thếp trong các bó tiền), thiếu tờ trong các thếp mà trên niêm phong bó tiền không đủ các yếu tố để truy cứu được trách nhiệm cá nhân người kiểm đếm, đóng gói thì những người có tên trên niêm phong bao tiền phải bồi thường 100% giá trị tiền thiếu.
1.2. Nếu thiếu thếp, thiếu tờ trong bó tiền mà niêm phong trên bó tiền không đủ các yếu tố để truy cứu được trách nhiệm cá nhân người kiểm đếm, đóng gói thì người nhận bó tiền cuối cùng phải bồi thường 100% giá trị tiền thiếu.
1.3. Nếu thiếu thếp, thiếu tờ trong bó tiền mà niêm phong trên bó tiền ghi đầy đủ các yếu tố thì người có tên trên niêm phong phải bồi thường 100% giá trị tiền thiếu.
2. Các trường hợp phát hiện thừa, thiếu tiền mặt trong khi kiểm tra, kiểm kê định kỳ hay đột xuất; các trường hợp thừa, thiếu tờ trong các bó tiền của NHNN, TCTD khác trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố có biên bản của Hội đồng kiểm đếm của Đơn vị đã nhận tiền cũng được xử lý theo quy định này.
2.1. Theo biên bản của Hội đồng kiểm đếm tiền, nếu chênh lệch thừa tiền (tổng số tiền thừa lớn hơn tổng số tiền thiếu) thì báo Có cho Đơn vị bên giao; nếu chênh lệch thiếu tiền (tổng số tiền thừa nhỏ hơn tổng số tiền thiếu) thì báo Nợ cho Đơn vị bên giao.
2.2. Các trường hợp thừa tiền trong bó tiền thì hạch toán riêng để xử lý.
Điều 60. Trình tự xử lý các trường hợp thừa (thiếu) tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá bảo quản trong kho tiền, quầy giao dịch, trên đường vận chuyển
1. Các trường hợp phát hiện thiếu hoặc thừa tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển: Giám đốc phải quyết định kiểm kê ngay tại chỗ toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Trưởng phòng Kiểm tra nội bộ phải trực tiếp kiểm tra xem xét, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị tài sản thiếu, mất.
Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập, lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường báo cáo cơ quan công an.
2. Những vụ thiếu, mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá có giá trị từ 10 (mười) triệu đồng trở lên, Đơn vị phải điện báo cáo NHPT-HSC và NHNN trên địa bàn trong vòng 24 giờ .
Những vụ thiếu mất quỹ nghiệp vụ có giá trị từ 5 (năm) triệu đồng trở lên thì Giám đốc Đơn vị phải quyết định tạm thời đình chỉ công tác những người có liên quan, đồng thời truy cứu tìm nguyên nhân để xử lý bồi thường và kỷ luật theo quy định.
3. Việc xử lý kỷ luật đối với các vụ thiếu mất tiền được phân cấp, uỷ quyền như sau:
3.1. Hội đồng xử lý kỷ luật cấp chi nhánh xử lý đối với các vụ thiếu mất quỹ nghiệp vụ có giá trị từ 20 (hai mươi) triệu đồng trở xuống.
3.2. Hội đồng xử lý kỷ luật NHPT xử lý đối với các vụ thiếu, mất quỹ nghiệp vụ có giá trị từ trên 20 (hai mươi) triệu đồng, trên cơ sở Hội đồng xử lý kỷ luật cấp chi nhánh đã thực hiện các trình tự, thủ tục xem xét, mức độ bồi thường và hình thức xử lý kỷ luật, cùng toàn bộ hồ sơ, biên bản có liên quan gửi về Hội sở chính.
Điều 61. Xử lý thiếu mất tiền
1. Do sơ suất trong nghiệp vụ:
Trường hợp do sơ suất trong giao nhận, đếm kiểm, bảo quản dẫn đến thiếu mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
2. Do nguyên nhân chủ quan:
2.1. Giám đốc và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.
2.2. Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.
2.3. Những vi phạm chế độ đã được nhắc nhở qua các lần thanh tra, kiểm tra, kiểm soát nhưng vẫn tái phạm mặc dù chưa xảy ra tổn thất, thiếu mất tiền vẫn phải xử lý kỷ luật.
Điều 62. Khen thưởng, kỷ luật và quyền lợi của cán bộ kho quỹ
1. Những cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ quản lý, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và chiến sỹ cảnh sát làm nhiệm vụ bảo vệ có thành tích xuất sắc dũng cảm bảo vệ tài sản thì được khen thưởng.
2. Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và bị xử lý kỷ luật đến mức sa thải; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Những cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ được hưởng phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp độc hại, nặng nhọc; bồi dưỡng độc hại bằng hiện vật; trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân…theo quy định của Nhà nước và của NHPT.
Điều 63. Các loại sổ sách, báo cáo
1. Các loại sổ ghi chép quỹ nghiệp vụ:
1.1. Các loại sổ thu, chi nghiệp vụ:
- Sổ quỹ (tiền mặt VNĐ, ngoại tệ, giấy tờ có giá);
- Sổ theo dõi giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong;
- Sổ theo dõi nhập, xuất ấn chỉ, giấy tờ có giá;
- Sổ theo dõi xuất, nhập tài sản thế chấp, cầm cố;
- Sổ theo dõi trả tiền thừa cho khách hàng;
- Sổ theo dõi thiếu mất tiền;
- Sổ theo dõi phát hiện và giao nộp tiền giả;
- Sổ xuất nhập đá quý, kim loại quý khác;
- Thẻ kho;
- Các loại sổ khác.
1.2. Các loại sổ giao nhận, kiểm kê:
- Sổ đăng ký vào ra kho tiền;
- Sổ bàn giao chìa khoá cửa kho tiền;
- Sổ theo dõi giao nhận tiền trong nội bộ;
- Sổ kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày.
Lưu ý:
Các loại sổ sách phải được đánh số quyển, số trang và đóng dấu giáp lai, có chữ ký của Giám đốc Đơn vị và đóng dấu xác nhận sự chính xác của số trang sổ và các số liệu trên trang sổ. Không được sửa chữa số liệu trên trang sổ bằng bất kỳ hình thức nào. Việc quản lý, sử dụng và lưu trữ sổ sách, đĩa từ thực hiện theo chế độ hiện hành.
2. Báo cáo:
2.1. Hàng năm, Đơn vị tổ chức tổng kết năm về công tác an toàn kho quỹ. Báo cáo gửi về NHNN trên địa bàn và NHPT. NHPT gửi báo cáo tổng kết về NHNN Việt Nam (Cục Phát hành và kho quỹ).
2.2. Các biên bản thanh tra, kiểm tra về công tác an toàn kho quỹ, gồm: biên bản tự kiểm tra của Đơn vị; biên bản thanh tra, kiểm tra trong và ngoài ngành, chậm nhất sau 10 ngày kết thúc thanh tra, kiểm tra Đơn vị phải sao y gửi đầy đủ và kịp thời về NHPT.
Chương VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 64. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan
Đơn vị, cá nhân có liên quan trong hệ thống NHPT có trách nhiệm thực hiện đúng quy định này.
Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Tổng Giám đốc NHPT quyết định.