CHỈ THỊ CỦA UBND TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
V/v chấn chỉnh việc cung cấp hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác cho tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng
___________
Từ khi Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực thi hành đến nay, việc quản lý, sử dụng hồ sơ tài liệu thuộc bí mật Nhà nước trên địa bàn tỉnh đã được thực hiện một cách nghiêm túc chặt chẽ theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong thời gian qua, các hồ sơ tài liệu có liên quan đến công tác của một số cơ quan, đơn vị trong tỉnh, mặc dù không thuộc danh mục bí mật Nhà nước nhưng có tầm quan trọng nhất định đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị này, lại không được quản lý chặt chẽ. Đã xảy ra trường hợp việc cung cấp và sử dụng hồ sơ, tài liệu không đúng đối tượng, không đúng mục đích gây khó khăn cho quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị. Do đó, để việc khai thác, sử dụng các hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ cho việc giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị trong tĩnh đúng mục đích, đúng đối tượng, cần thiết phải có quy định cụ thể và chặt chẽ.
Trước mắt khi chưa có quy định, để chấn chỉnh tình hình trên và đưa công tác quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác đi vào nề nếp, UBND tỉnh chỉ thị:
1. Yêu cầu các cơ quan, đơn vị không được tùy tiện cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cho các tổ chức, cá nhân khác sử dụng khi chưa có ý kiến quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị là người có thẩm quyền quyết định việc cung cấp hay không cung cấp tài liệu, hồ sơ do cơ quan, đơn vị mình ban hành hoặc đang lưu giữ và phải chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về vấn đề này.
3. Đối với các tài liệu, văn bản do UBND tỉnh ban hành gửi cho các cơ quan, đơn vị để giải quyết công việc, phải được sự đồng ý của UBND tỉnh mới được cung cấp cho cá nhân, đơn vị khác sử dụng (trừ các văn bản pháp quy đã được chỉ định phổ biến rộng rãi).
4. Đối với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài, các cơ quan báo chí, cơ quan bảo vệ pháp luật... khi cần sử dụng tài liệu của cơ quan đơn vị khác đều phải có giấy giới thiệu do Thủ trưởng cơ quan chủ quản cấp và có ghi rõ mục đích sử dụng tài liệu. Các tổ chức, cá nhân khi đã được cung cấp hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm quản lý, sử dụng theo đúng mục đích đã yêu cầu.
5. Giao trách nhiệm cho Giám đốc Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Công an tỉnh, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh nghiên cứu dự thảo Bản quy định việc quản lý, khai thác, phổ biến và sử dụng hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh; trình UBND tỉnh xem xét ban hành để triển khai thực hiện ngay từ tháng 4-1998.
Yêu cầu các cơ quan, đơn vị địa phương trong tỉnh triển khai ngay việc thực hiện các quy định trên đây. Giao trách nhiệm cho Công an tỉnh hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện nội dung chỉ thị này; thường xuyên tập hợp và báo cáo tình hình để UBND tỉnh theo dõi, chỉ đạo.