QUYẾT ĐỊNH CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
Về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước
THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
- Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997;
- Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/03/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
- Căn cứ Quyết định số 196/TTg ngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng các dữ liệu thông tin trên vật mang tin để làm chứng từ kế toán và thanh toán các Ngân hàng và Tổ chức Tín dụng;
- Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế cho Quyết định số 469/1998/QĐ-NHNN2 ngày 31/12/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Cục trưởng Cục công nghệ Tin học Ngân hàng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
KT.THỐNG ĐỐC
PHÓ THỐNG ĐỐC
Đã ký
Nguyễn Văn Giàu
QUY TRÌNH KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ
TRONG HỆ THỐNG NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 134/2000/QĐ-NHNN2
ngày 18 tháng 04 năm 2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)
PHẦN I
CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi áp dụng
Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử này quy định các thủ tục và trình tự xử lý về kiểm soát và hạch toán kế toán các khoản chuyển tiền giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước với nhau, bao gồm chuyển tiền thuộc hoạt động nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước hoặc hoạt động thanh toán, điều chuyển vốn của các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.
Điều 2. Kiểm soát và đối chiếu trong chuyển tiền điện tử
Chuyển tiền điện tử giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước theo quy trình này được thực hiện theo phương thức kiểm soát và đối chiếu tập trung trên hệ thống máy vi tính theo quy trình: Việc chuyển tiền từ Ngân hàng Nhà nước bên A (sau đây gọi tắt là Ngân hàng A) sẽ phải qua Vụ Kế toán - Tài chính Ngân hàng Nhà nước để kiểm soát trước khi Ngân hàng Nhà nước bên B (sau đây gọi tắt là Ngân hàng B) nhận được.
1/ Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm kiểm soát và đối chiếu toàn bộ doanh số chuyển tiền phát sinh giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước;
2/ Các đơn vị chuyển tiền điện tử (các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Cục Quản trị, Văn phòng đại diện Ngân hàng Nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Kế toán - Tập trung thuộc Vụ Kế toán - Tài chính) có nhiệm vụ lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày theo quy định để phục vụ cho việc kiểm soát, đối chiếu tập trung tại Vụ Kế toán - Tài chính.
Điều 3. Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử
Chứng từ ghi sổ trong kế toán chuyển tiền điện tử là Lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử). Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập Lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán sử dụng để chuyển tiền liên hàng và liên ngân hàng theo chế độ hiện hành.
1/ Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ số tiền do Ngân hàng Nhà nước quy định phải đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ theo quy định tại Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
2/ Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu Ngân hàng Nhà nước quy định cụ thể và phải thực hiện đúng các quy định có liên quan tại Quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 308/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
Điều 4. Chuyển tiền Nợ trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước
Tất cả các khoản chuyển tiền Nợ trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước đều phải có uỷ quyền trước, trong đó:
1/ Các khoản chuyển tiền Nợ sau đây của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước được mặc nhiên coi là chuyển tiền Nợ có uỷ quyền (không cần Hợp đồng chuyển Nợ):
- Điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh toán (theo lệnh của cấp có thẩm quyền) giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước với nhau;
- Chuyển số chênh lệch thiếu (số tiền kiểm đếm thực tế nhỏ hơn số tiền ghi trên chứng từ) khi có điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh toán giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước theo biên bản kết quả kiểm đếm của Hội đồng giao nhận kiểm đếm;
- Thanh toán séc chuyển tiền, thư tín dụng do Ngân hàng Nhà nước phát hành;
- Đòi tiền nhượng giấy tờ in quan trọng giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước;
- Thanh toán mua hộ ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước;
- Chuyển số chênh lệch thu nhỏ hơn chi của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước về Vụ Kế toán - Tài chính sau khi quyết toán được duyệt;
- Chuyển giá trị còn lại (chưa khấu hao hết) của tài sản cố định khi được phép thanh lý hoặc điều chuyển;
- Thanh toán Tín phiếu, Trái phiếu Ngân hàng Nhà nước và Tín phiếu, Trái phiếu Kho bạc Nhà nước đến hạn;
- Chuyển tiền Nợ trong các trường hợp từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ và chuyển tiêu số liệu quyết toán chuyển tiền;
- Đối với chuyển các khoản Nợ về tạm ứng phải có văn bản đề nghị của thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Nhà nước nhận Nợ trong phạm vi chế độ tạm ứng cho phép;
2/ Đối với các khoản chuyển tiền Nợ của khách hàng (các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước): Các bên khách hàng phải ký Hợp đồng chuyển nợ với nhau và phải được Ngân hàng Nhà nước (Vụ Kế toán - Tài chính) chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Điều 5. Chuyển tiền giá trị cao và chuyển tiền khẩn
1/ Chuyển tiền giá trị cao là chuyển tiền Có có giá trị từ 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng) trở lên.
2/ Các chuyển tiền khẩn là các chuyển tiền Có mà khách hàng yêu cầu chuyển khẩn.
Điều 6. Thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử
1/ Các thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử được quy định như sau:
a/ Đối với Ngân hàng Nhà nước A (Ngân hàng A):
- Về tiếp nhận chứng từ chuyển tiền của khách hàng là các Tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước: chỉ tiếp nhận trong ngày làm việc; và chỉ tiếp nhận đến 15 giờ 00 hàng ngày;
- Về xử lý chuyển tiền đi của Ngân hàng A hàng ngày: chỉ xử lý chuyển đi cho đến thời điểm 15 giờ 15, cụ thể như sau:
+ Tất cả các chứng từ chuyển tiền nhận được 11 giờ 30 buổi sáng và các chuyển tiền giá trị cao, chuyển tiền khẩn được xử lý chuyển đi Ngân hàng Nhà nước B (Ngân hàng B) ngay trong ngày, trừ trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác;
+ Các chứng từ chuyển tiền nhận sau 11 giờ 30 cho đến 15 giờ 00 sẽ được tiếp tục xử lý chuyển đi Ngân hàng B trong ngày hoặc sang ngày làm việc kế tiếp; trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác thì sẽ chuyển đi sau khi sự cố đó được khắc phục;
+ Trường hợp cá biệt, có nhận chứng từ chuyển tiền sau 15 giờ 00 thì được xử lý chuyển đi vào buổi sáng của ngày làm việc kế tiếp.
b/ Đối với Vụ Kế toán - Tài chính:
Thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền đến của các ngân hàng A muộn nhất là 15 giờ 15 và ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi cho các Ngân hàng B là 15 giờ 45. Từ 15 giờ 45, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ đối chiếu và xác nhận số liệu chuyển tiền đi và chuyển tiền đến trong ngày với tất cả các đơn vị chuyển tiền điện tử;
c/ Từ 15 giờ 45 trở đi, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đối chiếu và xác nhận số liệu chuyển tiền đi, đến trong ngày với Vụ Kế toán - Tài chính. Sau khi đơn vị chuyển tiền điện tử hoàn thành việc đối chiếu và xác nhận với Vụ Kế toán - Tài chính thì mới được coi là hoàn tất công việc trong ngày, trừ trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin không thể đối chiếu và xác nhận xong trong ngày thì việc đối chiếu, xác nhận được thực hiện vào buổi sáng của ngày làm việc kế tiếp.
2/ Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện chuyển tiền điện tử phải chấp hành đúng quy định về thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử trên đây để đảm bảo chuyển tiền được tiến hành thuận lợi, chính xác, kịp thời và an toàn tài sản.
PHẦN II
THỦ TỤC KẾ TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ
TẠI CÁC ĐƠN VỊ NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
I/ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC PHÁT SINH CHUYỂN TIỀN ĐI (Ngân hàng A):
Điều 7. Nhiệm vụ xử lý chuyển tiền đi
1/ Nhiệm vụ xử lý của Kế toán viên giữ tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản nội bộ (sau đây gọi tắt là kế toán viên giao dịch):
1.1- Đối với chứng từ giấy:
- Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
- Đối chiếu kiểm soát số dư tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ thanh toán chuyển tiền;
- Hạch toán vào tài khoản thích hợp (nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp, đủ số dư);
- Nhập vào máy vi tính (tạo) các yếu tố sau đây theo chứng từ gốc chuyển tiền:
+ Tài khoản chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Nhà nước;
+ Người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Địa chỉ/số CMND của người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Tài khoản của người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Ngân hàng phục vụ người phát lệnh, người nhận lệnh;
+ Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh: Ngân hàng gửi lệnh là ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước có tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước A, để Ngân hàng Nhà nước A trích tài khoản và chuyển tiền đi, Ngân hàng nhận lệnh là ngân hàng hay Kho bạc Nhà nước có tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước B và được Ngân hàng Nhà nước B chuyển tiền vào tài khoản của Ngân hàng nhận lệnh này. Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh phải ghi đúng theo quy định tại Quyết định số 59/2000/QĐ-NHNN2 ngày 22/02/2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy định về hệ thống Mã Ngân hàng, Tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước có mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước để trực tiếp giao dịch thanh toán; và Thông báo Mã Ngân hàng hiện hành của Ngân hàng Nhà nước (Vụ Kế toán - Tài chính);
+ Nội dung chuyển tiền;
+ Số tiền.
- Kiểm soát lại các dữ liệu đó nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền điện tử (từ đây gọi tắt là kế toán viên chuyển tiền) xử lý tiếp.
1.2- Đối với chứng từ điện tử:
Khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ và theo quy định đối với chứng từ điện tử, cụ thể phải thực hiện:
a/ Kiểm soát kỹ thuật thông tin:
- Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đó quy định;
- Các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mó đó quy định;
- Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định, kiểm soát bảo đảm không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ;
- Nội dung chứng từ hợp lệ.
b/ Kiểm soát nội dung nghiệp vụ:
- Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khóa bảo mật trên chứng từ;
- Kiểm tra tên, số liệu tài khoản, số dư tài khoản để trả số tiền trên chứng từ;
- Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buột của chứng từ.
Nếu chứng từ không có sai sót thì kế toán viên giao dịch in (chuyển hóa) chứng từ điện tử ra giấy (1 liên, để phục vụ cho các khâu kiểm soát sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng) và xử lý:
c/ Hạch toán và nhập (tạo) dữ liệu gốc chuyển tiền:
- Nếu chưa có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử: Kế toán viên giao dịch phải căn cứ chứng từ in ra (chứng từ điện tử đó chuyển hoá) để hạch toán và nhập dữ liệu như đối với xử lý chứng từ giấy đó quy định tại khoản 1 điều này.
- Nếu có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử thì xử lý dữ liệu theo quy định của chương trình phần mềm về hạch toán và tạo đầy đủ các dữ liệu chuyển tiền.
d/ Luân chuyển chứng từ: Kế toán viên giao dịch phải kiểm soát lại việc hạch toán và nhập dữ liệu chuyển tiền, ký vào chứng từ (cả chứng từ giấy in ra và chứng từ điện tử) sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng vi tính chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển tiền cho kế toán viên chuyển tiền xử lý tiếp, trước khi người kiểm soát xử lý.
2/ Nhiệm vụ xử lý của kế toán viên chuyển tiền:
2.1- Kiểm soát: Khi tiếp nhận chứng từ (chứng từ gốc bằng giấy hoặc chứng từ in ra) và dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán viên giao dịch. Đối với Lệnh chuyển Nợ còn phải kiểm tra có uỷ quyền hợp lệ không?. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót gỡ trên chứng từ hoặc dữ liệu phải chuyển chứng từ lại cho kế toán viên giao dịch để xử lý lại. Kế toán viên chuyển tiền nhất thiết không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng như dữ liệu đó nhập của kế toán viên giao dịch (chương trình không cho phép). Nếu không có sai sót thì xác định ngày chuyển tiền giá trị thấp hay chuyển tiền khẩn, chuyển tiền giá trị cao để xử lý cho thích hợp.
2.2- Lập Lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền lập riêng cho từng chứng từ thanh toán. Ngoài các dữ liệu đó được kế toán viên giao dịch nhập vào (tạo), kế toán viên chuyển tiền bổ sung thêm các dữ liệu quy định còn lại để hoàn chỉnh Lệnh chuyển tiền theo đúng mẫu quy định (mẫu tại phụ lục số 1). Các dữ liệu này bao gồm:
- Số lệnh;
- Ngày lập lệnh;
- Mã chứng từ và loại nghiệp vụ;
- Ngày giá trị;
- Tên và mã Ngân hàng Nhà nước A, Ngân hàng Nhà nước B;
- Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh (nhập lại để kiểm soát);
- Số tiền (nhập lại để kiểm soát).
Sau khi đó vào đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền phải ký vào chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra) đồng thời ghi chữ ký điện tử của mình vào Lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển chứng từ giấy và file (tệp) dữ liệu chuyển tiền cho người kiểm soát để kiểm soát tiếp và ký duyệt cho chuyển đi.
3/ Nhiệm vụ xử lý của người kiểm soát:
Người kiểm soát phải sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu (yếu tố) của Lệnh chuyển tiền vừa lập, đảm bảo dữ liệu đá được nhập đẩy đủ, chính xác, theo đúng mẫu biểu, khớp đúng với chứng từ chuyển tiền khách hàng nộp vào (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) và chữ ký của kế toán viên chuyển tiền theo quy định. Nếu có sai lệch thì phải chuyển lại cho kế toán viên giao dịch hoặc kế toán viên chuyển tiền để xử lý lại. Người kiểm soát không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của Lệnh chuyển tiền (chương trình không cho phép). Nếu đúng, người kiểm soát duyệt (ghi chữ ký điện tử vào Lệnh chuyển tiền) để chuyển đi.
Điều 8. Hạch toán và xử lý các khoản chuyển tiền đi
1/ Khi gửi Lệnh chuyển tiền đi:
- Đối với Lệnh chuyển Có:
Nợ TK thích hợp của đơn vị chuyển
Có TK Chuyển tiền đi năm nay.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay.
Có TK Nội bộ thích hợp (đối với Lệnh chuyển Nợ của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước) hoặc TK Các khoản chờ thanh toán khác (đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền của khách hàng)
Khi nhận được Thông báo chấp nhận chuyển Nợ của Ngân hàng B, Ngân hàng A sẽ trả tiền cho khách hàng (lập phiếu chuyển khoản để ghi Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác, ghi Có TK khách hàng thích hợp). Thông báo chấp nhận chuyển Nợ được lưu cùng với Lệnh chuyển Nợ.
2/ Xử lý đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao: Ngân hàng A còn phải làm thủ tục xác nhận như sau:
Ngay khi nhận được điện Yêu cầu xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao (sau đây gọi tắt là Yêu cầu xác nhận) của Ngân hàng B, kế toán viên chuyển tiền phải in ra giấy, kiểm soát và đối chiếu lại với Lệnh chuyển Có giá trị cao đó gửi đi, nếu đúng thì nhập dữ liệu Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao, ký tên trên Yêu cầu xác nhận để chuyển sang Người kiểm soát.
Người kiểm soát phải kiểm soát lại, nếu không có sai sót thì ghi chữ ký điện tử lên điện Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao, truyền lại ngay cho Ngân hàng B. Yêu cầu xác nhận và Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao đều phải in ra có đầy đủ chữ ký, dấu (kế toán) được lưu trữ như đối với chứng từ giấy.
3/ Xử lý trong trường hợp nhận được Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) của Ngân hàng B, Ngân hàng A phải kiểm soát lại chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán.
+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Nợ: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ của Ngân hàng B ghi
Nợ TK Thích hợp (tài khoản trước đây đó ghi Có)
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B ghi
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay
Có TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã trích chuyển).
Ngân hàng A phải gửi lại cho khách hàng Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền.
4/ Xử lý trường hợp không gửi được Lệnh chuyển tiền đi do sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác: Sau thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày. Ngân hàng A phải thông báo ngay cho các khách hàng biết (nếu có điều kiện thông tin liên lạc) về Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được và nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Ngân hàng A còn phải lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử” theo quy định. Xử lý các Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được như sau:
a- Trả lại chứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu);
b- Hoặc ghi nhập “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật và các lý do khách quan khác” (nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại được);
c- Trường hợp đó tiếp nhận chứng từ qua thanh toán bị trừ và hạch toán (bắt buộc) thì Ngân hàng A được hạch toán chứng từ chuyển Có của khách hàng vào tài khoản “Các khoản khác phải trả khách hàng”.
Sang ngày làm việc hôm sau, khi đó khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật và các nguyên nhân bất khả kháng” đồng thời tất toán khoản tạm ghi trên tài khoản “Các khoản khác phải trả khách hàng” (nếu có).
II/ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC NHẬN CHUYỂN TIỀN ĐẾN (NGÂN HÀNG B):
Điều 9. Quy trình xử lý và hạch toán chuyển tiền đến
1/ Kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến:
- Người kiểm soát: Khi nhận được Lệnh chuyển tiền của Ngân hàng A (qua Vụ Kế toán - Tài chính), người kiểm soát phải sử dụng mật mã và chương trình tính, kiểm soát chữ ký điện tử của Vụ Kế toán - Tài chính (từ đây gọi tắt là chương trình) để xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền để xử lý tiếp.
- Kế toán viên chuyển tiền phải in Lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy 3 liên (1 liên dùng làm chứng từ hạch toán và lưu tại Ngân hàng B, 2 liên gửi khách hàng) sau đó kiểm soát kỹ các yếu tố của Lệnh chuyển tiền đến để xác định:
+ Có đúng Lệnh chuyển tiền gửi cho Ngân hàng mình không?
+ Các yếu tố trên Lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không? (Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền không?)
+ Nội dung có gì nghi vấn không?
Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào Lệnh chuyển tiền in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý, hạch toán thích hợp.
- Kế toán viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán cho khách hàng.
2/ Hạch toán:
2.1- Đối với Lệnh chuyển Có đến:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay.
Có TK Thích hợp (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng, ...).
Đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao trước khi trả tiền cho khách hàng còn phải làm thủ tục xác nhận như sau:
- Khi nhận được Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính sẽ tự động tạo điện Yêu cầu xác nhận (phụ lục số 14), kế toán viên chuyển tiền và người kiểm soát phải kiểm soát lại sau đó gửi (truyền qua mạng) ngay cho Ngân hàng A;
- Khi nhận được điện Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao của Ngân hàng A, người kiểm soát giải mã và kiểm soát tính xác thực của điện Xác nhận này sau đó chuyển cho Kế toán viên chuyển tiền in ra, đối chiếu lại với Lệnh chuyển Có giá trị cao để trả tiền cho khách hàng. Điện xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao của Ngân hàng A (bản ghi ra) được đính kèm Lệnh chuyển Có giá trị cao lưu tại Ngân hàng B theo quy định đối với chứng từ giấy;
- Trường hợp sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày vẫn không nhận được điện Xác nhận Ngân hàng A thì Ngân hàng B hạch toán Lệnh chuyển Có giá trị cao vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý và phải in ra giấy, ký tên, đóng dấu (kế toán) đúng quy định để tiếp tục theo dõi, đôn đốc xác nhận. Khi nhận được xác nhận của Ngân hàng A và xử lý xong các thủ tục theo quy định thì được phép hủy bỏ Yêu cầu xác nhận (bản in ra) này.
2.2- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
- Trường hợp chuyển Nợ của một bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước:
Nợ TK nội bộ thích hợp
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
- Trường hợp chuyển Nợ của khách hàng:
Chỉ Lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên tài khoản của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền để trả thì Ngân hàng B mới hạch toán:
Nợ TK Tiền gửi của khách hàng nhận lệnh (Ngân hàng, Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước phải trả)
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Sau đó phải gửi ngay Thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho Ngân hàng A (qua Vụ Kế toán - Tài chính) và báo Nợ cho khách hàng.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền đến nhưng khách hàng không đủ khả năng thanh toán.
+ Ngân hàng B phải thông báo ngay cho khách hàng (Ngân hàng, Tổ chức tín dụng hoặc Kho bạc Nhà nước) nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định (tối đa là 02 giờ làm việc kể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ đến).
+ Trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B hạch toán:
Nợ TK Thích hợp của khách hàng (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng....).
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Hết thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ và căn cứ vào Thông báo này lập Lệnh chuyển Nợ đi để chuyển trả lại Ngân hàng A. Trong trường hợp này hạch toán:
Căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ đến ghi:
Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Căn cứ vào Thông báo từ chối chấp hành Lệnh chuyển Nợ để lập Lệnh chuyển Nợ đi gửi ngân hàng A:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Ngân hàng B phải mở Sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ đến không thanh toán được để có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền điện tử theo quy định.
2.3- Đối với Lệnh chuyển tiền khẩn:
Ngân hàng B phải thực hiện theo quy định tại Điều 10 của Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
PHẦN III
KIỂM SOÁT VÀ ĐỐI CHIẾU TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ
I- TẠI CÁC ĐƠN VỊ CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ:
Điều 10. Lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày
1/ Về nguyên tắc, các đơn vị chuyển tiền điện tử có phát sinh chuyển tiền đi và nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành việc lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày và gửi (truyền) Vụ Kế toán - Tài chính ngay trong ngày phát sinh chuyển tiền (trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin).
2/ Báo cáo chuyển tiền đi và đến trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử được thiết kế và lập theo mẫu tại phụ lục 4 và 5. Báo cáo chuyển tiền trong ngày phải được mã hóa, có chữ ký điện tử của người lập, người kiểm soát và được bảo quản chặt chẽ như báo cáo kế toán của Ngân hàng Nhà nước.
3/ Ngay sau thời điểm Vụ Kế toán - Tài chính ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi cho các đơn vị đó quy định, các chuyển tiền điện tử phải lập và gửi (truyền) ngay cho Vụ Kế toán - Tài chính Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày (phụ lục số 4) và Báo cáo nhận chuyển tiền đến trong ngày (phụ lục số 5).
4/ Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải thực hiện đầy đủ và chính xác các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ (theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm đối với công việc này) để việc lập và gửi Báo cáo chuyển tiền hàng ngày được chính xác, kịp thời đúng quy định.
Điều 11. Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày
Khi nhận được “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán -Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được trong ngày” (phụ lục 7) của Vụ Kế toán - Tài chính, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đối chiếu với các Lệnh chuyển tiền đó hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đi năm nay và tài khoản chuyển đến năm nay và với Báo cáo chuyển tiền trong ngày, nếu số liệu khớp đúng hoàn toàn thì mới được phép lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh chuyển tiền.
Điều 12. Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu chuyển tiền
- Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm:
+ Chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày;
+ Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng;
+ Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.
- Khi phát hiện sai sót, đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra soát ngay Vụ Kế toán - Tài chính (nếu sai sót do đơn vị phát hiện) hoặc trả lời tra soát (nếu sai sót do Vụ Kế toán - Tài chính phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.
- Mọi sau sót phát hiện qua đối chiếu, đơn vị chuyển tiền điện tử phải phối hợp với Vụ Kế toán -Tài chính và các đơn vị có liên quan xử lý xong ngay trong ngày phát hiện sai sót, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin.
1/ Trường hợp chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày:
Nếu đơn vị chuyển tiền điện tử chưa gửi (truyền) Báo cáo chuyển tiền trong ngày tới Vụ Kế toán - Tài chính thì phải truyền ngay theo quy định tại Điều 10 trên đây.
2/ Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính không có hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng):
Đơn vị chuyển tiền điện tử phải rà soát lại các Lệnh chuyển tiền gửi đi và nhận được và khâu lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày để xác định rõ nguyên nhân, lập Biên bản và xử lý:
- Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền không phải của mình hoặc Lệnh chuyển tiền bị thất lạc phải thông báo ngay cho Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị có liên quan (Ngân hàng A hoặc Ngân hàng B) để có biện pháp xử lý thích hợp và có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Vụ Kế toán -Tài chính và các đơn vị có liên quan giải quyết kịp thời, đảm bảo an toàn tài sản.
- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thỡ đơn vị được phép điều chỉnh lại theo hướng dẫn của Vụ Kế toán - Tài chính.
3/ Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin:
Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến cuối ngày làm việc - thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, vẫn không gửi được hoặc không gửi hết Báo cáo chuyển tiền trong ngày về Vụ Kế toán - Tài chính thì đơn vị chuyển tiền điện tử phải lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử”. Biên bản này kèm với Báo cáo chuyển tiền trong ngày (in ra giấy và ký tên đóng dấu đơn vị) để ghi Sổ theo dõi Báo cáo chuyển tiền trong ngày chưa gửi đi. Sang ngày làm việc kế tiếp, khi đó khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, đơn vị chuyển tiền điện tử phải truyền ngay Báo cáo chuyển tiền đó tới Vụ Kế toán - Tài chính.
Báo cáo chuyển tiền của ngày bị ảnh hưởng sự cố phải được lập và truyền riêng, không được lập chung với báo cáo chuyển tiền của (những) ngày kế tiếp.
II. TẠI VỤ KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH
Điều 13. Kiểm soát và Hạch toán các Lệnh chuyển tiền
1/ Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm tiếp nhận Lệnh chuyển tiền của các Ngân hàng A, thực hiện việc kiểm soát, hạch toán và truyền tiếp đi các Ngân hàng B có liên quan. Toàn bộ các khâu tiếp nhận, kiểm soát, hạch toán, truyền dẫn Lệnh chuyển tiền và lưu trữ dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính được xử lý tự động trên hệ thống máy tính Quy trình xử lý cụ thể như sau:
a/ Khi nhận được Lệnh chuyển tiền do Ngân hàng A chuyển đến, người kiểm soát chuyển tiền của Vụ Kế toán - Tài chính sử dụng mật mã và chương trình để kiểm soát tính hợp pháp và đúng đắn của Lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm soát theo các quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể sau:
- Chữ ký điện tử và ký hiệu mật ghi trên Lệnh chuyển tiền có đúng không?;
- Địa chỉ gửi và nhận Lệnh chuyển tiền: Mã Ngân hàng A, Ngân hàng B; Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh theo quy định tại tiết 1.1 khoản 1 và tiết 2.2 khoản 2 điều 7 Quy trình này;
- Các yếu tố khác của Lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, Ngày lập, Loại Lệnh chuyển tiền (kỳ hiệu Lệnh).
b/ Các Lệnh chuyển tiền đến sau khi được Vụ Kế toán -Tài chính kiểm soát, nếu không có sai sót sẽ được tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các Ngân hàng B có liên quan. Trên Lệnh chuyển tiền phải có ký hiệu xác nhận đó kiểm soát và tên người chịu trách nhiệm kiểm soát chuyển tiền của Vụ Kế toán - Tài chính.
c/ Hạch toán tại Vụ Kế toán - Tài chính:
- Đối với các Lệnh chuyển Có đến, Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).
Có TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB).
Đối với các Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động hiển thị trên màn hình để phục vụ cho việc xử lý ưu tiên (nếu cần) và đôn đốc các bên liên quan xác nhận theo quy định đồng thời thống kê lại để có số liệu báo cáo khi cần thiết.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB).
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHA).
2/ Khi kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến nếu phát hiện có sai sót, Vụ Kế toán - Tài chính phải tra soát ngay Ngân hàng A để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp, đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống. Xử lý sai sót như sau:
- Nếu nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật thì Vụ Kế toán - Tài chính được hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Ngân hàng A gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng để thay thế;
- Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải lập Biên bản và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đồng thời phải thông báo ngay cho các đơn vị liên quan để phối hợp ngăn chặn lợi dụng và giải quyết.
Vụ Kế toán - Tài chính phải mở Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để có số liệu báo cáo khi cần thiết và để đánh giá, quản lý hệ thống.
3/ Đối với các Lệnh chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đó tiếp nhận được từ các Ngân hàng A nhưng không thể truyền tiếp đi ngay trong ngày cho các Ngân hàng B liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì xử lý như sau:
- Sau thời điểm hoàn thành đối chiều chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử” và “Bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý” để lập phiếu chuyển khoản để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý vào tài khoản “Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay” theo tiểu khoản thích hợp:
+ Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).
Có TK Thanh toán chuyển tiền chờ xử lý năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHB).
+ Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý).
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).
- Sang ngày làm việc tiếp theo, khi đó khắc phục xong sự cố kỹ thuật truyền tin, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ truyền tiếp Lệnh chuyển tiền cho Ngân hàng B liên quan và tất toán tài khoản thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay, hạch toán:
+ Đối với Lệnh chuyển Nợ:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB)
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý)
+ Đối với Lệnh chuyển Có, Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ thì hạch toán ngược lại.
Điều 14. Đối chiếu số liệu chuyển tiền điện tử trong ngày
Về nguyên tắc, toàn bộ doanh số chuyển tiền phát sinh hàng ngày giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử phải được Vụ Kế toán -Tài chính đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin.
Việc đối chiếu chuyển tiền trong toàn hệ thống được thực hiện cho từng ngày riêng biệt. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu xong trong ngày theo quy định thì được phép thực hiện đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày kế tiếp nhưng vẫn phải phản ảnh theo ngày phát sinh các chuyển tiền đó.
Ngày phát sinh chuyển tiền được quy định trong đối chiếu như sau:
- Đối với Ngân hàng A: là ngày lập Lệnh chuyển tiền và cũng chính là ngày gửi (truyền) Lệnh chuyển tiền đi.
- Đối với Ngân hàng B: là ngày nhận được Lệnh chuyển tiền.
1/ Đối chiếu chuyển tiền:
a/ Khi nhận được Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử, Vụ Kế toán - Tài chính thực hiện đối chiếu dữ liệu chuyển tiền của các đơn vị với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Việc đối chiếu này được xử lý tự động trên hệ thống máy tính.
Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, các Lệnh chuyển tiền đó đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) sẽ được máy tính của Vụ Kế toán -Tài chính phân loại và phản ảnh trên “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được rong ngày” (phụ lục 7) theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử.
b/ Khi đó đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử nào thì Vụ Kế toán - Tài chính phải truyền lại ngay cho đơn vị đó “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được trong ngày” (phụ lục 7) để xác nhận lại cho đơn vị chuyển tiền điện tử.
c/ Đối với (các) đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả khỏng thì Vụ Kế toán - Tài chính in ra “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán- Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được trong ngày” (phụ lục 7) của đơn vị đó để theo dõi riêng (theo dõi theo ngày) và tiếp tục đôn đốc đối chiếu trong (những) ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng.
d/ Số liệu chuyển tiền và đối chiếu chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống Ngân hàng Nhà nước được coi là chính xác và khớp đúng khi trên “Bảng tổng hợp và đối chiếu phát sinh chuyển tiền đi của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trong ngày” (phục lục số 9) và “Bảng tổng hợp và đối chiếu nhận chuyển tiền đến của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trong ngày” (phụ lục số 10) thể hiện các cân đối sau:
|
Tổng số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền).
|
=
|
Tổng số chuyển tiền đến Vụ Kế toán - Tài chính trong ngày (số món và số tiền)
|
|
Tổng số chuyển tiền do Vụ Kế toán - Tài chính đó chuyển đi cho các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền)
|
=
|
Tổng số chuyển tiền đến các đơn vị NHNN đó nhận được trong ngày (số món và số tiền)
|
|
Tổng số chuyển tiền đi của Vụ Kế toán - Tài chính trong ngày (số món và số tiền)
|
=
|
Tổng số chuyển tiền đến Vụ Kế toán - Tài chính trong ngày (số món và số tiền)
|
+
|
Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý của (những) ngày hôm trước đó được xử lý trong ngày tại Vụ Kế toán - Tài chính (số món và số tiền)
|
-
|
Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý phát sinh (mới) trong ngày tại Vụ Kế toán - Tài chính (số món và số tiền)
|
|
Tổng số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền)
|
=
|
Tổng số chuyển tiền đến của các đơn vị NHNN trong ngày (số mó và số tiền)
|
+
|
Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý phát sinh (mới) trong ngày tại Vụ Kế toán - Tài chính (số món và số tiền)
|
-
|
Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý (những) ngày hôm trước đó được xử lý trong ngày tại Vụ Kế toán - Tài chính (số món và số tiền)
|
2/ Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật:
Khi thực hiện đối chiếu, nếu Vụ Kế toán - Tài chính phát hiện thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày hoặc có sự chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng thì xử lý như sau:
a/ Trường hợp thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày:
Máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động kiểm soát việc lập (tạo) và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong toàn hệ thống; trợ giúp phát hiện và tra soát ngay các đơn vị chuyển tiền điện tử không hoặc chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày kịp thời theo quy định.
b/ Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu tại Vụ Kế toán - Tài chính không có Lệnh chuyển tiền này hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng):
Vụ Kế toán - Tài chính phải điện tra soát ngay đơn vị chuyển tiền điện tử đồng thời rà soát lại các Lệnh chuyển tiền đó tiếp nhận và đó gửi đi trong ngày cho đơn vị và các khâu xử lý dữ liệu liên quan để xác định rõ nguyên nhân, lập biên bản và xử lý:
- Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền giả mạo, nghi giả mạo phải thông báo ngay cho các đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (Ngân hàng A, Ngân hàng B) và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết để bảo đảm an toàn tài sản.
- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì phải điều chỉnh lại đồng thời hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (bằng điện giao dịch) để điều chỉnh lại (nếu cần thiết). Vụ Kế toán - Tài chính phải vào sổ theo dừi sự cố kỹ thuật chuyển tiền điện tử và thông báo kịp thời cho các đơn vị có liên quan để khắc phục, chỉnh sửa ngay.
c/ Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin:
Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính vẫn không nhận được hoặc chưa nhận đủ Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử. Trong trường hợp này, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ xử lý theo quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 điều này.
d/ Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu chuyển tiền, Vụ Kế toán - Tài chính phải phối hợp và hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý xong trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin.
PHẦN IV
ĐIỀU CHỈNH SAI SÓT TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ
Điều 15. Các nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử
1/ Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa Ngân hàng A, Ngân hàng B với Vụ Kế toán - Tài chính. Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Nghiêm cấm việc tự ý sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử.
2/ Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm trễ tới công tác thanh toán. Việc điều chỉnh sai sót phải tuân theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng được quy định tại điều 15, Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước để đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng.
3/ Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót, tùy theo mức độ lỗi sẽ bị xử phạt theo quy định và phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan.
Điều 16. Hủy lệnh chuyển tiền
Việc hủy Lệnh chuyển tiền phải thực hiện đúng các quy định tại Điều 16 của Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, cụ thể như sau:
1/ Đối với Hủy lệnh chuyển tiền của khách hàng là các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước:
- Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền chỉ được hủy khi khách hàng đó trả lại số tiền được hưởng cho Ngân hàng A.
- Lệnh chuyển Có chỉ được hủy khi Ngân hàng B chưa ghi Có vào tài khoản của khách hàng hoặc đó ghi Có vào tài khoản của khách hàng nhưng khách hàng đó trả lại.
2/ Đối với Hủy lệnh chuyển tiền của bản thân Ngân hàng Nhà nước: Các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc Ngân hàng Nhà nước chỉ được hủy Lệnh chuyển tiền trong trường hợp lập sai Lệnh chuyển tiền và cũng phải tuân thủ nguyên tắc sau:
- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ được hủy khi Ngân hàng A chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc trả rồi nhưng đó thu hồi lại được.
- Lệnh chuyển Có chỉ được hủy khi Ngân hàng B chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc trả rồi nhưng đó thu hồi lại được.
3/ Chứng từ hủy Lệnh chuyển tiền gồm có:
- Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có: Do Ngân hàng A lập và gửi cho Ngân hàng B đề nghị hủy Lệnh chuyển Có bị sai sót (hủy một phần hoặc toàn bộ số tiền tùy theo từng trường hợp sai sót cụ thể); Là căn cứ để Ngân hàng B lập Lệnh chuyển Có đi, trả lại tiền cho Ngân hàng A trên cơ sở đó thu hồi lại được tiền đó trả (đối với hủy Lệnh chuyển Có của bản thân Ngân hàng Nhà nước) hoặc khách hàng đã chuyển trả (đối với hủy Lệnh chuyển Có của khách hàng).
- Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ: Có giá trị như một Lệnh chuyển Có, do Ngân hàng A lập và gửi Ngân hàng B để hủy Lệnh chuyển Nợ bị sai sót (hủy một phần hoặc toàn bộ số tiền).
4/ Các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc Ngân hàng Nhà nước khi xử lý và thực hiện Hủy lệnh chuyển tiền phải thực hiện khẩn trương như đối với Lệnh chuyển tiền khẩn.
Điều 17. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng A
1/ Điều chỉnh sai sót ở thời điểm trước khi truyền Lệnh chuyển tiền đi:
a/ Nếu sai sót của Lệnh chuyển tiền được phát hiện ngay trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.
b/ Nếu sai sót trên Lệnh chuyển tiền được phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử thì phải lập Biên bản hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ, ngày, hủy Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toán viên chuyển tiền và kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản được lưu cùng với Lệnh chuyển tiền bị hủy (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi. Lưu ý: không sử dụng lại số của Lệnh chuyển tiền bị hủy.
c/ Trường hợp Vụ Kế toán – Tài chính phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng A cũng xử lý đối với Lệnh chuyển tiền bị sai sót phát hiện sau khi người kiểm soát đó ghi chữ ký điện tử nêu tại điểm b, khoản 1, điều này.
2/ Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đó chuyển tiền đi:
Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, Ngân hàng A phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho Ngân hàng B để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng A phải lập Biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý.
a/ Trường hợp sai thiếu:
Căn cứ biên bản để lập Lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi Ngân hàng B. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ “chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số... ngày... năm... Số tiền đó chuyển...” và phải gửi kèm theo biên bản đã lập trên, sau đó hạch toán:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thiếu:
Nợ TK Thích hợp Số tiền chuyển Có còn thiếu
Có TK Chuyển tiền đi năm nay
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay Số tiền chuyển Nợ còn thiếu
Có TK Thích hợp
Ngân hàng A phải đăng ký sai sót vào “Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót” để có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền theo quy định.
b/ Trường hợp sai thừa:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa:
Căn cứ biên bản lập Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có (yêu cầu hủy số tiền đó chuyển thừa) gửi ngay cho Ngân hàng B đồng thời lập Phiếu chuyển khoản ghi:
Nợ TK Các khoản phải thu Số tiền đó chuyển
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) thừa trên Lệnh chuyển Có
Có TK Thích hợp
Ghi Nhập “Sổ theo dõi yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi đi”
Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B trả lại số tiền thừa nói trên, Ngân hàng A hạch toán:
Ghi xuất “Sổ theo dõi Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có gửi đi” và
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Số tiền Ngân hàng B đó
Có TK Các khoản phải thu thu hồi và chuyên trả
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)
Trường hợp Ngân hàng B từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì Ngân hàng A phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa:
Căn cứ Biên bản lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ để hủy số tiền đó chuyển thừa, hạch toán
|
Nợ TK thích hợp: (một trong các tài khoản sau đây)
+ Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng)
+ Tiền gửi của khách hàng (nếu đó trả cho khách hàng)
+ Các khoản phải thu (nếu đó trả tiền và tài khoản tiền gửi của khách hàng không còn đủ số dư để thu hồi)
+ TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ của nội bộ NHNN)
Có TK Chuyển tiền đi năm nay.
|
Số tiền đó chuyển thừa trên Lệnh chuyển Nợ
|
Trường hợp đó trả tiền cho khách hàng nhưng tài khoản của khách hàng không đủ số dư để thực hiện Lệnh Hủy lệnh chuyển nợ đối với số tiền chuyển thừa thì Ngân hàng A hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tiểu khoản người gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định.
c/ Trường hợp sai ngược vế:
Ngân hàng A phải lập Biên bản đồng thời lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ (đối với Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế) hoặc Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có (đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế) để hủy toàn bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngược vế sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng gửi Ngân hàng B.
- Điều chỉnh Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế:
+ Đáng lẽ chuyển: Nợ TK thích hợp
Có TK chuyển tiền đi năm nay
+ Nhưng đó chuyển: Nợ TK chuyển đi năm nay
Có TK thích hợp
+ Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ gửi Ngân hàng B và hạch toán:
Nợ TK thích hợp Toàn bộ số tiền đó
Có TK chuyển tiền đi năm nay chuyển sai
+ Sau đó lập Lệnh chuyển Có đúng gửi đi.
- Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế:
+ Đáng lẽ chuyển: Nợ TK chuyển đi năm nay
Có TK thích hợp
+ Nhưng đó chuyển: Nợ TK thích hợp
Có TK chuyển tiền đi năm nay
+ Nay phải sửa lại là: lập Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng B và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán::
Nợ TK Các khoản thu Toàn bộ số tiền đó chuyển sai
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)
Có TK thích hợp
+ Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.
+ Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B chuyển trả lại số tiền chuyển sai, Ngân hàng A hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu để tất toán số tiền chuyển sai.
3/ Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh chuyển tiền, sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu nội dung nghiệp vụ v.v... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát, đối chiếu). Khi nhận được tra soát của Ngân hàng B, Ngân hàng A phải trả lời tra soát ngay.
Điều 18. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng B
1/ Khi tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ Vụ Kế toán - Tài chính, phát hiện các sai sót như:
+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật (nếu có);
+ Sai các yếu tố đối chiếu của Lệnh chuyển tiền như số lệnh, tên và mã Ngân hàng A;
+ Lệnh chuyển tiền ghi không đúng tên và mã của ngân hàng mình (sai địa chỉ Ngân hàng B).
Các trường hợp này Ngân hàng B không được phép hạch toán phải tra soát ngay Vụ Kế toán - Tài chính để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định như sau:
- Hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Vụ Kế toán - Tài chính gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai soát do lỗi kỹ thuật gây ra.
- Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Vụ Kế toán - Tài chính và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết bảo đảm an toàn tài sản và an toàn hệ thống.
2/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu:
Khi nhận được Lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng A, Ngân hàng B phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và Lệnh chuyển tiền bổ sung, Nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh chuyển tiền bổ sung như Lệnh chuyển tiền đúng bình thường khác.
3/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thừa:
a/ Phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản khách hàng: Nếu Ngân hàng B nhận được thông báo hoặc tra soát của Ngân hàng A về chuyển tiền thừa trước khi nhận được Lệnh chuyển tiền thì Ngân hàng B phải ghi sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.
Khi nhận được Lệnh chuyển tiền đến, Ngân hàng B kiểm soát, đối chiếu với nội dung thông báo nhận được, nếu xác định sai sót như đã được thông báo thì sẽ xử lý như sau:
- Nếu là Lệnh chuyển Có, ghi:
Nợ TK chuyển tiền đến năm nay : Toàn bộ số tiền chuyển đến
Có TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền chuyển thừa
Có TK khách hàng : Số tiền đúng
- Nếu là Lệnh chuyển Nợ, ghi:
Nợ TK khách hàng : Số tiền đúng
Nợ TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền thừa
Có TK chuyển tiền đến năm nay : Toàn bộ số tiền chuyển đến
Khi nhận được Yêu cầu Hủy lệnh chuyển tiền Có đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của Ngân hàng A thì xử lý:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có đi hoàn trả Ngân hàng A số tiền thừa ghi:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý Số tiền chuyển thừa trên
Có TK Chuyển tiền đi năm nay Lệnh chuyển Có bị sai thừa
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ, ghi:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Số tiền chuyển thừa trên
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa
b/ Trường hợp nhận được thông báo của Ngân hàng A sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì Ngân hàng B ghi Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót và xử lý:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận được Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền chuyển thừa của Ngân hàng A, nếu kiểm soát đúng Ngân hàng B xử lý:
+ Trường hợp tài khoản của khách hàng có đủ số dư: Căn cứ vào Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có đi, chuyển trả Ngân hàng A số tiền chuyển thừa:
Nợ TK tiền gửi của khách hàng Số tiền chuyển thừa
Có TK chuyển tiền đi năm nay phải trả lại Ngân hàng A
+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì Ngân hàng B ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện Yêu cầu Hủy này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được, lập Lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng A và hạch toán như đó hướng dẫn trên.
+ Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, thì Ngân hàng B phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, toà án, v.v... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì Ngân hàng B được từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có: Lập Thông báo từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại Ngân hàng A đồng thời ghi xuất sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được.
4/ Điều chỉnh các sai sót khác:
a/ Đối với Lệnh chuyển tiền sai địa chỉ khách hàng (Lệnh chuyển tiền chuyển đúng Ngân hàng B nhưng không có người nhận lệnh hoặc người nhận lệnh mở tài khoản ở ngân hàng khác): Ngân hàng B hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý sau đó lập Lệnh chuyển tiền chuyển trả lại Ngân hàng A kèm với Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối). Nghiêm cấm Ngân hàng B chuyển tiền tiếp.
b/ Khi kiểm soát các Lệnh chuyển tiền đến, nếu phát hiện các sai sót như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh chuyển tiền (đúng tên nhưng sai số hiệu tài khoản hoặc ngược lại), ký hiệu chứng từ, ký hiệu loại nghiệp vụ:
Ngân hàng B chưa thực hiện hạch toán Lệnh chuyển tiền mà phải tra soát ngay Ngân hàng A, chỉ khi nhận được điện trả lời tra soát của Ngân hàng A và sau khi kiểm soát lại đúng mới được xử lý tiếp. Ngân hàng B phải thống kê các sai sót này vào sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót
Trường hợp cuối ngày không nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng A, Nước ngoài B hạch toán:
- Đối với Lệnh chuyển Có:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ:
Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Khi nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng A, Ngân hàng B hạch toán tất toán tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý để ghi Nợ hoặc Có tài khoản thích hợp của khách hàng.
Điều 19. Đối với Hủy Lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng
1/ Xử lý tại Ngân hàng A:
Khi tiếp nhận Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có - gọi tắt là Yêu cầu Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Có) hoặc Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ (theo mẫu phụ lục số 2) - gọi tắt là Lệnh Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, Ngân hàng A phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy, đối chiếu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy với Lệnh chuyển tiền sẽ bị hủy. Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy hợp lệ thì xử lý như sau:
1.1- Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền chưa được thực hiện hoặc chưa gửi đi: Ngân hàng A không thực hiện Lệnh chuyển tiền bị hủy; lưu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy cùng với 1 liên Lệnh chuyển tiền bị hủy của khách hàng. Trường hợp này Ngân hàng A không được hạch toán (kể cả đối với Lệnh Hủy).
1.2- Nếu Hủy một Lệnh chuyển tiền đó được thực hiện và gửi đi:
- Đối với Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có:
+ Căn cứ vào Yêu cầu Hủy hợp lệ của khách hàng, kế toán viên chuyển tiền bổ sung các yếu tố cần thiết của yêu cầu Hủy theo quy định (phụ lục số 3) và ghi chữ ký điện tử của mình lờn Yêu cầu Hủy.
+ Người kiểm soát phải kiểm soát lại các yếu tố của Yêu cầu Hủy vừa lập với Yêu cầu Hủy của khách hàng để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng, người kiểm soát ký chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu Hủy để gửi ngân hàng B.
+ Ngân hàng A ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu lệnh chuyển Có gửi đi (không hạch toán nội bảng).
+ Khi nhận đủ số tiền (của Lệnh chuyển Có bị hủy) do Ngân hàng B hoàn trả, Ngân hàng A hạch toán trả lại tiền cho khách hàng. Căn cứ Lệnh chuyển có của Ngân hàng B, hạch toán:
ghi Xuất Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi đi.
và
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay.
Có TK Thích hợp của khách hàng (TK trước đây đó trích chuyển)
- Đối với Lệnh hủy lệnh chuyển Nợ có ủy quyền:
Căn cứ Lệnh Hủy, Ngân hàng A hạch toán trích tài khoản của khách hàng số tiền đó ghi Có trước đây để chuyển cho Ngân hàng B:
Nợ TK Thích hợp sau:
- Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả tiền cho khách hàng).
- Tiền gửi của đơn vị chuyển (nếu đã trả tiền cho khách hàng).
Có TK Chuyển tiền đi năm nay.
2/ Xử lý tại Ngân hàng B:
2.1- Khi nhận được Yêu cầu Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Có), hoặc Lệnh Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Nợ) của Ngân hàng A, Ngân hàng B phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu hủy (hoặc Lệnh hủy) và đối chiếu Yêu cầu hủy (hoặc Lệnh hủy) với Lệnh chuyển tiền đó nhận được.
- Nếu phát hiện Yêu cầu hủy bị sai sót thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có (ghi rõ lý do từ chối) gửi trả lại Ngân hàng A (không hạch toán).
- Nếu Lệnh Hủy bị sai sót thì Ngân hàng B xử lý như đối với Lệnh chuyển Có đến bị sai sót.
2.2- Nếu Yêu cầu Hủy (hoặc Lệnh Hủy) hợp lệ thì xử lý như sau:
a/ Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền đến chưa được thực hiện:
Ngân hàng B gửi ngay cho Ngân hàng A Thông báo chấp nhận Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy và xử lý:
- Trường hợp hủy Lệnh chuyển Có đến:
+ Căn cứ vào Lệnh chuyển Có đến (Lệnh chuyển Có bị hủy), hạch toán:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay. Số tiền ghi trên
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Lệnh chuyển Có bị hủy
+ Căn cứ Yêu cầu Hủy để lập Lệnh chuyển Có đi trả lại cho Ngân hàng A, hạch toán:
Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Số tiền ghi trên Lệnh chuyển
Có TK Chuyển tiền đi năm nay. Có trả lại cho Ngân hàng A
- Trường hợp hủy Lệnh chuyển Nợ đến:
+ Căn cứ Lệnh chuyển Nợ đến (Lệnh chuyển Nợ bị hủy) ghi:
Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Có TK Chuyền tiền đến năm nay.
+ Đồng thời căn cứ Lệnh Hủy đến hạch toán:
Nợ TK Chuyền tiền đến năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
b/ Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền đó được thực hiện:
- Đối với Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đến:
+ Nếu Lệnh chuyển Có đến đã được thực hiện thì Ngân hàng B phải gửi ngay Yêu cầu Hủy cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt, lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyển trả thì Ngân hàng B mới được phép thực hiện Yêu cầu Hủy, bút toán ghi:
Nợ TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Có theo Lệnh chuyển Có bị hủy)
Có TK Chuyển tiền đi năm nay
Sau đó phải gửi lại thông báo chấp nhận Yêu cầu hủy cho khách hàng và Ngân hàng A biết.
+ Đối với Yêu cầu Hủy không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng theo quy định trên thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận Yêu cầu Hủy có ghi rõ lý do gửi lại Ngân hàng A (không hạch toán nội bảng)
- Đối với Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến:
Căn cứ vào Lệnh Hủy đến, Ngân hàng B hạch toán:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay
Có TK Thích hợp (tài khoản trước đây đó ghi Nợ)
Sau đó phải gửi Thông báo chấp nhận Lệnh Hủy cho khách hàng và Ngân hàng A biết.
LƯU Ý: Nếu Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có hoặc Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ kèm theo Lệnh chuyển tiền đúng để thay thế Lệnh chuyển tiền bị hủy thì Ngân hàng B phải mở sổ theo dõi chặt chẽ Lệnh chuyển tiền để tránh trả tiền 2 lần cho khách hàng. Chỉ sau khi thực hiện hủy Lệnh chuyển tiền xong mới được xử lý và hạch toán Lệnh chuyển tiền đúng như hướng dẫn tại phần B mục II của văn bản này.
PHẦN V
BÁO CÁO VÀ QUYẾT TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ
I- BÁO CÁO CHUYỂN TIỀN TRONG NGÀY:
Điều 20. Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử bao gồm
- Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày (phụ lục số 4).
- Báo cáo nhận chuyển tiền trong ngày (phụ lục số 5).
Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải hoàn thành việc lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày theo đúng quy định tại điều 10 của Quy trình này.
1/ Đối với các đơn vị chuyển tiền điện tử nhận được ngay xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính (mẫu tại phụ lục số 6 và 7), sau khi kiểm soát, đối chiếu lại khớp đúng thì xử lý lưu trữ báo cáo chuyển tiền trong ngày như sau:
a/ Chứng từ giấy: đơn vị chuyển tiền điện tử in Báo cáo chuyển tiền trong ngày (phụ lục số 4 và 5) và xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính (phụ lục số 6 và 7) để ký tên, đóng dấu đơn vị và lưu trữ theo quy định đối với chứng từ giấy.
b/ Chứng từ điện tử: Báo cáo chuyển tiền trong ngày và xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính được lưu trữ theo quy định đối với chứng từ điện tử.
2/ Đối với các đơn vị chuyển tiền điện tử chưa nhận được xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính thì - sau thời điểm 16 giờ 15, vẫn phải in Báo cáo chuyển tiền trong ngày (có chữ ký tay của kế toán và người kiểm soát chuyển tiền) để tiếp tục theo dõi cho đến khi nhận được xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính, kiểm soát, đối chiếu lại khớp đúng mới được lưu trữ theo quy định tại khoản 1, điều này.
Điều 21. Tại Vụ Kế toán - Tài chính
1/ Lập và kiểm soát Báo cáo chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống:
Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính (Phòng Kiểm soát chuyển tiền và Thanh toán bù trừ) phải lập (tạo) Báo cáo chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống theo quy định sau đây:
a/ Dưới dạng chứng từ điện tử, gồm có:
- Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được trong ngày (phụ lục số 6);
- Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày (phụ lục số7);
- Sao kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý (phụ lục số 8);
- Bảng tổng hợp và đối chiếu phát sinh chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (phụ lục số 9);
- Bảng tổng hợp và đối chiếu nhận chuyển tiền đến của các đơn vị NHNN trong ngày (phụ lục số 10);
b/ Dưới dạng chứng từ giấy: Phải in ra giấy các mẫu biểu được quy định tại phụ lục số 8, 9 và 10 nêu trên.
c/ Người kiểm soát chuyển tiền của Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ Báo cáo chuyển tiền trong ngày (bao gồm cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy) và kiểm tra các cân đối được quy định tại tiết d khoản 1 Điều 14 của quy trình này để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng của khâu lập báo cáo và số liệu thể hiện trên các mẫu biểu.
2/ Lưu trữ Báo cáo chuyển tiền trong ngày:
a/ Báo cáo chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống chỉ được phép lưu trữ - theo quy định đối với chứng từ giấy và chứng từ điện tử, sau khi đã được kiểm soát và đối chiếu khớp đúng hoàn toàn theo quy định.
Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử (phụ lục số 4 và 5), sau khi sử dụng cho đối chiếu và lập báo cáo, Vụ Kế toán - Tài chính phải lưu trữ theo quy định đối với chứng từ điện tử.
b/ Trường hợp Vụ Kế toán - Tài chính chưa đối chiếu và xử lý xong các sai sót với các đơn vị chuyển tiền điện tử ngay trong ngày phát sinh thì - sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính (Phòng Kiểm soát chuyển tiền và thanh toán bù trừ) còn phải in ra giấy (in thêm) các mẫu biểu quy định tại phụ lục số 6 và 7 cho từng đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu chuyển tiền xong với Vụ Kế toán - Tài chính để tiếp tục theo dõi trong các ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng mới được lưu trữ theo quy định tại tiết a khoản này.
3/ Để phục vụ cho các khâu kiểm soát và hạch toán các Lệnh chuyển tiền qua Vụ Kế toán - Tài chính, cuối ngày, Vụ Kế toán - Tài chính phải in ra giấy:
- Bảng kê các chuyển tiền đã nhận được từ đơn vị trong ngày (phục lục số 19);
- Bảng kê các chuyển tiền đã chuyển đi cho đơn vị trong ngày (phụ lục số 20).
Sau khi dùng đối chiếu với số liệu đã hạch toán trên các tài khoản thanh toán chuyển tiền, các Bảng kê này được lưu trữ theo quy định đối với chứng từ kế toán.
II- BÁO CÁO CHUYỂN TIỀN THÁNG:
Điều 22. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo kế toán định kỳ, các đơn vị chuyển tiền điện tử định kỳ hàng tháng phải lập và gửi các Báo cáo chuyển tiền tháng (từ đây gọi tắt là Báo cáo tháng) về Vụ Kế toán - Tài chính.
1/ Báo cáo tháng bao gồm:
- Báo cáo chuyển tiền tháng (phụ lục số 11).
- Sao kê số dư tài khoản Chuyển tiền đến chờ xử lý (phụ lục số 12).
Báo cáo tháng phải bảo đảm tính trung thực, đầy đủ, kịp thời theo quy định. Thủ trưởng của các đơn vị chuyển tiền phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của Báo cáo tháng do đơn vị của mình lập.
2/ Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử:
a/ Lập và gửi Báo cáo tháng:
Vào ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải căn cứ vào số liệu của các tài khoản chuyển tiền (tài khoản chuyển tiền đi năm nay, tài khoản chuyển tiền đến năm nay, tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay) và Lệnh chuyển tiền đó được thực hiện tại đơn vị mình để lập Báo cáo theo mẫu quy định:
- Báo cáo tháng được lập gồm có dư đầu tháng, doanh số trong tháng, số dư cuối tháng và doanh số từ đầu năm đến thời điểm báo cáo của các tài khoản chuyển tiền (tài khoản chuyển tiền đi năm nay, tài khoản chuyển tiền đến năm nay và tài khoản chuyển tiền chờ xử lý năm nay).
- Việc sao kê tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý: Phải kê chi tiết các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý còn lại đến ngày cuối tháng chưa được xử lý;
- Báo cáo tháng - dưới dạng chứng từ giấy in ra, được lập thành 2 bản (để gửi Vụ Kế toán - Tài chính và lưu tại đơn vị) và phải có đầy đủ chữ ký, dấu của đơn vị theo đúng quy định tại phụ lục số 11 và 12; Báo cáo tháng - dưới dạng file (tệp) dữ liệu điện tử, truyền qua mạng cho Vụ Kế toán - Tài chính phải được mã hóa và bảo mật theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước về thông tin, báo cáo qua mạng.
- Chậm nhất là ngày 5 tháng sau, đơn vị chuyển tiền điện tử phải hoàn trả thành việc gửi Báo cáo tháng (dưới dạng chứng từ giấy in ra) đồng thời truyền Báo cáo tháng qua mạng về Vụ Kế toán - Tài chính.
b/ Xử lý các sai sót của Báo cáo tháng:
Khi nhận được tra sot của Vụ Kế toán - Tài chớnh do thiếu Báo cáo tháng hoặc Báo cáo tháng có sai sót thì đơn vị chuyển tiền điện tử phai rà soát, đối chiếu lại với các Sổ kế toán chi tiết của các tài khoản chuyển tiền và với các Lệnh chuyển tiền đó phát sinh trong tháng tại đơn vị mình, xác định nguyên nhân và xử lý ngay.
3/ Tại Vụ Kế toán - Tài chính:
a/ Khi nhận được Báo cáo tháng - dưới dạng chứng từ giấy, của các đơn vị chuyển tiền điện tử, Vụ Kế toán - Tài chính phải kiểm soát, đối chiếu liệu trên Báo cáo tháng của các đơn vị chuyển tiền điện tử với số liệu thể hiện trên các tài khoản chuyển tiền mở cho từng đơn vị tại Vụ Kế toán - Tài chính để đảm bảo sự khớp đúng và chính xác; Nếu phát hiện thiếu Báo cáo tháng hoặc Báo cáo tháng có sai sót, nhầm lẫn thì Vụ Kế toán - Tài chính phải trả soát ngay đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan để xác định nguyên nhân, phối hợp và hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý kịp thời, đảm bảo an toàn tài sản.
b/ Khi nhận được Báo cáo tháng - dưới dạng file (tệp) dữ liệu điện tử, truyền qua mạng của các đơn vị chuyển tiền điện tử, máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động kiểm tra đối chiếu dữ liệu trên Báo cáo tháng của các đơn vị chuyển tiền điện tử với dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính, kiểm tra sự cân đối về tổng doanh số dư trên các tài khoản chuyển tiền của toàn hệ thống.
III- QUYẾT TOÁN CHUYỂN TIỀN NĂM:
Điều 23. Cuối ngày 31/12 hàng năm, Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử phải xử lý xong tất cả các Lệnh chuyển tiền trong năm và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12, doanh số chuyển tiền tháng và doanh số chuyển tiền của cả năm, đảm bảo số liệu khớp đúng để chuẩn bị chuyển tiêu.
- Để phân biệt doanh số chuyển tiền của từng năm, sang ngày làm việc đầu tiên của năm mới, các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính phải chuyển số dư (đến cuối ngày 31/12) của các tài khoản chuyển tiền năm nay sang các tài khoản chuyển tiền năm trước (không phải lập phiếu chuyển khoản).
- Tất cả các Lệnh chuyển tiền phát sinh từ ngày 31/12 trở về trước (thuộc năm cũ) các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính phải hạch toán vào các tài khoản chuyển tiền năm trước. Các Lệnh chuyển tiền phát sinh vào các ngày đầu tháng của năm mới các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính phải hạch toán vào các tài khoản chuyển tiền năm nay. Trên Bảng cân đối tài khoản mở đầu tài khoản (nhập khóa) các tài khoản chuyển tiền năm nay không có số dư, trái lại các tài khoản chuyển tiền năm trước vẫn còn số dư phản ảnh tình hình chuyển tiền đến cuối ngày 31/12 năm trước.
- Chỉ khi số liệu thanh toán giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính hoàn toàn khớp đúng, tất cả các Lệnh chuyển tiền đó được đối chiếu khớp đúng, mọi sau sót đó được xử lý xong đảm bảo các điều kiện:
Thứ nhất: Doanh số tiền đi năm trước phải bằng doanh số tiền đến năm trước của cả hệ thống, thể hiện:
+ Tại Vụ Kế toán - Tài chính: Số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đi năm trước phải bằng số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đến năm trước.
+ Tại các đơn vị chuyển tiền (thể hiện Bảng cân đối toàn hàng): Số dư tài khoản chuyển tiền đi năm trước phải bằng số dư tài khoản chuyển tiền đến năm trước.
+ Số dư tài khoản Chuyển tiền đi năm trước của các đơn vị chuyển tiền phải bằng số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đến năm trước tại Vụ Kế toán - Tài chính; Số dư tải khoản Thanh toán chuyển tiền đi năm trước tại Vụ Kế toán - Tài chính phải bằng số dư tài khoản Chuyển tiền năm trước của các đơn vị chuyển tiền.
Thứ hai: Tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý năm trước hết số dư (số dư bằng 0): cả ở Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền
Vụ Kế toán - Tài chính sẽ ra lệnh quyết toán chuyển tiêu số liệu chuyển tiền năm trước và yêu cầu các đơn vị chuyển tiền điện tử lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư tài khoản chuyển tiền đi năm trước và tài khoản chuyển tiền đến năm trước về Vụ Kế toán - Tài chính. Xử lý quyết toán chuyển tiêu chuyển tiền năm trước như sau:
1/ Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử:
Ví dụ 1: Tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X có số liệu về chuyển tiền điện tử như sau:
- TK chuyển tiền đi năm trước – dư Có : 100.000đ
- TK chuyển tiền đến năm trước – dư Nợ : 150.000đ
Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. lập phiếu chuyển khoản tất toán số dư 2 tài khoản nói trên và lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư về Vụ Kế toán - Tài chính:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm trước: 100.000đ
Có TK Chuyển tiền đi năm nay: 100.000đ
và
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay: 150.000đ
Có TK Chuyển tiền đến năm trước: 150.000đ
Ví dụ 2: Tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y có số liệu về chuyển tiền điện tử như sau:
- TK Chuyển tiền đi năm trước - dư Có: 250.000đ
- TK Chuyển tiền đến năm trước - dư Nợ: 150.000đ
Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. lập phiếu chuyển khoản tất toán số dư 2 tài khoản nói trên và lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư về Vụ Kế toán - Tài chính:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm trước: 250.000đ
Có TK Chuyển tiền đi năm nay: 250.000đ
và
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay: 150.000đ
Có TK Chuyển tiền đến năm trước: 150.000đ
2. Tại Vụ Kế toán - Tài chính:
Nhận được Lệnh chuyển tiền quyết toán do các đơn vị chuyển tiền điện tử gửi, Vụ Kế toán - Tài chính phải kiểm soát chặt chẽ và đối chiếu với số dư tài khoản chuyển tiền đi năm trước và chuyển tiền đến năm trước của từng đơn vị trong dữ liệu của mình nếu khớp đúng sẽ hạch toán:
- Căn cứ Lệnh chuyển tiền quyết toán của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. (theo ví dụ 1) hạch toán:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH X.): 100.000đ
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm trước (tiểu khoản NH X.): 100.000đ
và
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm trước (tiểu khoản NH X.): 150.000đ
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH X.): 150.000đ
- Căn cứ Lệnh chuyển tiền quyết toán của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. (theo ví dụ 2) hạch toán:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH Y.): 250.000đ
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm trước (tiểu khoản NH Y.): 250.000đ
và
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm trước (tiểu khoản NH Y.): 150.000đ
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH Y.): 150.000đ
Sau khi nhận và hành tự hết các Lệnh chuyển tiền quyết toán của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong hệ thống, các tài khoản Chuyển tiền đi năm trước và Chuyền tiền đến năm trước (cả ở Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử) phải hết số dư.
PHẦN VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 24. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra thực hiện Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước.
Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định./.