CHỈ THỊ
Về việc tăng cường quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Bình
_____________________________
Ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, công tác văn thư, lưu trữ được chấn chỉnh, bảo quản tài liệu an toàn, đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội.
Tuy nhiên, qua 2 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ (sau đây gọi tắt là Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg), công tác văn thư, lưu trữ có nhiều chuyển biến tích cực song chưa đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ đặt ra; một số cơ quan, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử; việc chấp hành các quy định của pháp luật về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành chưa nghiêm, việc xây dựng, bố trí kho để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế... bên cạnh đó cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị thường kiêm nhiệm các công việc khác, phần lớn chưa được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ nên phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác này.
Để khắc phục tình trạng trên, đồng thời thực hiện nghiêm chỉnh Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia (sau đây gọi tắt là Nghị định số 111/2004/NĐ-CP); Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư (sau đây gọi tắt là Nghị định số 110/2004/NĐ-CP) và các văn bản khác có liên quan, nhằm tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Bình; ủy ban Nhân dân tỉnh yêu cầu:
1. Giám đốc các sở, ban, ngành, Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp; các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình tăng cường công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ, về trách nhiệm giữ gìn, bảo quản, lập hồ sơ công việc và thực hiện các chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của Nhà nước; đồng thời tăng cường chỉ đạo thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc theo hướng dẫn của Trung ương và của tỉnh; bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị nhằm bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ và bố trí cán bộ có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ làm công tác văn thư, lưu trữ; quan tâm, giải quyết chế độ độc hại và phụ cấp trách nhiệm cho cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan, đơn vị; thu thập, chỉnh lý tài liệu chuẩn bị nộp vào trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định (sau khi có kho lưu trữ lịch sử mới).
Chỉ đạo bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị thực hiện tốt, chặt chẽ công tác ban hành văn bản đi và xử lý văn bản đến theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; việc ban hành văn bản phải đảm bảo đúng thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; việc quản lý và sử dụng con dấu phải thực hiện theo quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, lập kế hoạch, nhiệm vụ lưu trữ hàng năm; tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ công tác văn thư, lưu trữ ở các sở, ban, ngành và địa phương; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn công tác tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh. Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và Sở Kế hoạch & Đầu tư căn cứ theo Điều 4, Chương I, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg để lập kế hoạch dự toán ngân sách xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh; dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ nhiều năm nay của các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu tại Lưu trữ lịch sử để nộp vào kho lưu trữ tỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; hướng dẫn các ngành điều chỉnh, bố trí lại nguồn chi từ dự toán của đơn vị được giao đầu năm, đảm bảo đủ kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ thường xuyên. Hướng dẫn lập kế hoạch mua sắm thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.
3. Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh nghiêm túc chỉ đạo thực hiện Nghị định 14/2008/ NĐ-CP ngày 04/2/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, trong đó chuyển chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và kho lưu trữ huyện sang phòng Nội vụ quản lý; cử cán bộ chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ và danh mục hồ sơ tài liệu của cơ quan, đơn vị theo hướng dẫn của cấp trên và của Sở nội vụ; ban hành Quyết định danh mục số l các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ cấp huyện; bố trí phòng, kho lưu trữ cấp huyện, thành phố; trong quy hoạch xây dựng cơ quan phải có kho lưu trữ chuyên dụng đúng tiêu chuẩn để đảm bảo các yêu cầu về bảo quản an toàn và lâu dài về tài liệu lưu trữ.
Chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của cấp huyện, thành phố theo chế độ quy định hiện hành; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc, các xã, phường, thị trấn làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo định kỳ.
4. Giao trách nhiệm cho Sở Thông tin và Truyền thông, Báo Quảng Bình, Đài phát thanh và Truyền hình Quảng Bình phối hợp với Sở Nội vụ trong việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời đưa tin bài, các gương tốt trong lĩnh vực này.
Nhận được Chỉ thị này, yêu cầu Giám đốc các Sở, ban, ngành, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện, định kỳ hàng năm báo cáo về Uỷ ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ tổng hợp).